Las agrupaciones documentales

La unidad documental archivística puede ser: Simple, si es un solo documento (por ejemplo, un informe) o compuesta, si es un conjunto de documentos (por ejemplo, el expediente). Simple, si es un solo documento (por ejemplo, un informe) o compleja, si son varios documentos (por ejemplo, el expediente). Física, si está en papel, o digital, si está en formato electrónico. Simple, si es un solo documento (por ejemplo, un informe) o mixta, si es un conjunto de documentos (por ejemplo, el expediente).

Según el Diccionario de terminología archivística, un expediente es: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Impreso normalizado que sustituye a una unidad documental y/o de instalación desplazada de su colocación habitual, en el cual deben figurar la signatura, el destino y la fecha de salida. Agrupación de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unívoca. Todas son correctas.

El conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento se denomina: Serie documental. Sección. Sección funcional. Subfondo.

Cada una de las divisiones de un archivo o de un fondo documental, establecida en función de criterios orgánicos o funcionales, que engloba series documentales y sus correspondientes unidades archivísticas se denomina: Expediente. Sección. Colección. Subfondo.

La división de la sección según la estructura orgánica y las líneas de acción de la entidad generadora del fondo se denomina: Subsección. Subfondo. Fondo. Serie.

La subdivisión del fondo que consiste en un conjunto de documentos relacionados entre sí que se corresponde con las subdivisiones administrativas de la institución que lo origina se denomina: Subsección. Sección. Subfondo. Serie.

El conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias se denomina: Fondo. Colección. Sección. Serie.

Una colección documental es: a) Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia. b) Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés. c) a y b son correctas. d) Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias.

Los principales instrumentos de descripción en un archivo son: Guías, inventarios, catálogos, índices. Censos, inventarios, catálogos. Registros, censos, inventarios. Registros, censos, inventarios, índices.

La guía es: Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios. Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano. Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. Debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.

El inventario es: Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios. Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano. Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. Debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.

El catálogo es: Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios. Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano. Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. Debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.

El índice es: Instrumento de referencia que describe globalmente fondos documentales de uno o varios archivos, indicando las características fundamentales de los mismos: organismos que los originan, series que los forman, fechas extremas que comprenden y volumen de la documentación. Además, recoge la información sobre el archivo, su historia y formación, horarios y servicios a los usuarios. Instrumento de referencia en el que, con la finalidad de informar sobre una materia u objeto específico, se describen unidades documentales relacionadas por su autor en razón de una afinidad temática, cronológica, paleográfica o formal o por otro criterio subjetivo establecido de antemano. Instrumento de referencia que describe las series documentales de un fondo, siguiendo su organización y que, por motivos de localización, se encuentran fraccionadas en unidades de instalación. Debe recoger, imprescindiblemente, una introducción histórica explicativa de la evolución del organismo productor de los documentos y el cuadro de clasificación del fondo descrito. Instrumento de referencia formado por encabezamientos onomásticos, toponímicos, cronológicos y de conceptos contenidos tanto en los propios documentos como en los instrumentos de referencia y descripción.

¿Cuál es el instrumento de control y difusión, actualmente automatizado, que permite reunir y coordinar la información sobre archivos y fondos documentales que forman el Patrimonio Documental, y sobre su accesibilidad?. Censo. Inventario. Catálogo. Índice.

El inventario somero: a) Debe incluir los datos básicos obligatoriamente (signatura, título, fecha, nivel de descripción y volumen) y, además, profundiza en la información de las series hasta llegar a la unidad archivística. b) Incluye un resumen del contenido, información sobre valoración y eliminación, sistema de organización, condiciones de accesibilidad... c) Refleja solamente los datos básicos de las series: signatura, título, fecha, nivel de descripción y volumen. d) a y b son correctas.

El inventario analítico: a) Debe incluir los datos básicos obligatoriamente (signatura, título, fecha, nivel de descripción y volumen) y, además, profundiza en la información de las series hasta llegar a la unidad archivística. b) Incluye un resumen del contenido, información sobre valoración y eliminación, condiciones de accesibilidad... c) Refleja solamente los datos básicos de las series: signatura, título, fecha, nivel de descripción y volumen. d) a y b son correctas.

Un inventario o registro topográfico es un instrumento de control que relaciona el contenido de las unidades de conservación de un depósito de archivo: Siguiendo correlativamente el orden que ocupan físicamente en el depósito. Siguiendo el orden cronológico de su ingreso en el archivo. Siguiendo el orden intelectual establecido en el cuadro de clasificación. Siguiendo un orden geográfico, en función de la información contenida en los propios documentos.

El cuadro de clasificación es: Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc....). Relación de documentos y/o series contenidas en el manual de normas correspondiente, cuya propuesta de eliminación ha sido previamente autorizada, por los órganos competentes. Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un período determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.). Todas son correctas.

El grupo de fondos es: Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un archivo, generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar procedencias de ámbito superior. Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos. La subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia.

Una sección facticia es: Un tipo de sección que se origina en un órgano dentro de la institución. Un tipo de sección que se crea artificialmente para fines prácticos de organización o consulta, pero que no se corresponde ni a una oficina ni a una función. Un tipo de sección que se determina por la función de los documentos. Un tipo de sección que no responde a ningún criterio definido.