Auxiliar administrativo

¿Qué es la gestión documental?. a) Un sistema informático de gestión de datos. b) El conjunto de normas, técnicas y prácticas de datos. c) La destrucción periódica de datos. d) La organización de la base de datos.

¿Cuál de estas variables No es un elemento esencial del documento?. a) Soporte. b) Mensaje. c) Firma. d) Sistema informático.

¿Qué características principales tiene un documento de archivo?. a) Seriación. b) Unicidad. c) Subjetividad. d) Todas son correctas.

¿Qué función cumple un archivo?. a) Reunir y organizar documentación. b) Mantener documentos seguros. c) Facilitar el acceso a los documentos. d) Todas son correctas.

¿Qué tipo de registro se utiliza para anotar toda la documentación que entra y sale de una organización?. a) Registro auxiliar. b) Registro general. c) Registro de archivo. d) Registro personal.

¿Qué tipo de archivo conserva documentos durante su uso frecuente y tramitación?. a) Archivo histórico. b) Archivo intermedio. c) Archivo central. Archivo de oficina o de gestión.

¿Qué característica tienen los archivos históricos?. a) Conservar documentos de valor permanente. b) Gestionar documentos en trámite. c) Custodiar documentos de más de 40 años. d) A y C son correctas.

¿Cuál de los siguientes soportes tiene mayor durabilidad estimada?. a) Papel tradicional. b) Papel industrial. c) Soporte óptico. d) Soporte magnético.

Según el ciclo de vida documental, ¿qué edad corresponde al valor histórico de los documentos?. a) Edad primaria. b) Edad secundaria. c) Edad Terciaria. d) Ninguna.

¿Qué edad es la signatura?. a) Un elemento de representación del contenido para orientar al archivero y al usuario. b) Un elemento de identificación y localización del documento o expediente para localizarlo topográficamente y en el reposito. c) Un elemento de identificación y representación del documento o expediente para ubicar su procedencia.

La depuración o exfolio documental debe hacerse según... a) Un comité específico, pero por norma se retiran de las carpetas los documentos repetidos, separados y hojas en blanco siempre que no sea parte de una serie o expediente judicial. b) El criterio del técnico o director del archivo, pero por normas se retiran de las carpetas los documentos repetidos, separadores y hojas en blanco siempre que no sea parte de una serie o expediente judicial. c) Un comité específico, pero por normas se retiran de las carpetas los documentos repetidos, separados y hojas en blanco, aunque no formen parte de una serie o expediente judicial.

¿Cuáles son los tipos de archivo según sus fondos documentales?. a) Archivo centralizados y descentralizados. b) Archivos históricos, archivos intermedios, archivos centrales, archivos de gestión. c) Archivos activos e inactivos.

El archivo central es: a) Aquel donde se reúne la documentación en trámite que sigue consultándose administrativamente. b) La unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. c) Aquel al que se transfieren los documentos de archivo de conservación permanente.

¿Cúal es el principio archivístico que indica que los documentos deben mantenerse en el orden en que fueron producidos?. a) Principio de procedencia. b) Principio de orden original. c) Principio de jerarquía. d) Principio de valoración.

¿Qué niveles forman la estructura jerárquica de los fondos documentales?. a) Fondo. b) Sección, serie. c) Expediente. d) Todas son correctas.

¿Qué instrumento es obligatorio para garantizar la integridad de los expedientes en archivos de oficina?. a) Calendario de conservación. b) Inventario. c) Cuadro de clasificación. d) B y C son correctas.

¿Qué norma internacional se utiliza para la descripción archivística?. a) ISO 9001. b) ISAD (G). c) UNE-ISO 15489. d) ISAAR.

¿Qué tipo de ordenación consiste en seguir el apellido de las personas o los temas tratados?. a) Orden cronológico. b) Orden alfabético. c) Orden topográfico. d) Orden funcional.

La signatura documental incluye información sobre: a) Fondo. b) Número de caja. c) Número de expediente. d) Todas son correctas.

¿Qué tipos de mobiliarios son adecuados para la instalación de documentos en soporte papel?. a) Estanterías. b) Armarios. c) Estanterías modulares. d) Todas.

¿Qué operación consiste en trasladar documentación de un archivo a otro?. a) Transferencia. b) Expurgo. c) Clasificación. d) Descripción.

¿Qué documento puede ser objeto de expurgo sin necesidad de valoración?. a) Papeles en blanco. b) Faxes con originales conservados. c) Borradores si existen originales. d) Todas son correctas.

¿Qué temperatura debe mantenerse en un archivo para la correcta conservación del papel?. a) Entre 10º y 15ºC. b) Entre 15º y 21ºC. c) Entre 21º y 25ºC. d) Entre 5º y 10ºC.

¿Qué norma el tratamiento de los datos personales en España en la actualidad?. a) La ley orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales. b) Ley Orgánica 7/2021 de 26 de mayo, de protección de datos personales. c) Ley 25/2007 de 18 de octubre, de conservación de datos relativos a las comunicaciones electrónicas y a las redes públicas de comunicación.

¿Qué criterios debe tener el consentimiento para el tratamiento de datos personales?. a) Expreso. b) Basado en el principio de limitación de finalidad. c) Revocable. d) Todas son correctas.

¿Qué tipo de acceso requiere autorización administrativa previa por contener datos sensibles?. a) Documentos públicos. b) Documentos de libre acceso. c) Documento con datos personales. d) Documentos históricos.

¿Qué documentos deben conservarse permanentemente en un archivo histórico?. a) Documentos de más de 40 años. b) Documentos administrativos en trámite. c) Documentos con valor histórico o cultural. d) A y C.

¿Cuál es el primer nivel jerárquico en la organización de un fondo documental?. a) Serie. b) Fondo. c) Unidad documental simple. d) Unidad documental compuesta.

¿Qué medida es adecuada para proteger documentos de soporte electrónico?. a) Copias de seguridad periódicas. b) Mantener temperatura entre 10º y 20ºC. c) Guardar duplicados en la nube. d) Todas son correctas.

¿Qué archivo coordina a los archivos de oficina en una organización?. a) Archivos intermedios. b) Archivos de gestión. c) Archivo central. d) Archivo histórico.

¿Qué soportes son más usados actualmente en la administración pública según la ley 39/2015?. a) soporte de papel industrial. b) Soportes de microfilm. c) Soportes electrónicos. d) Soporte magnéticos.

¿Qué instrumento permite la recuperación de documentos mediante nombres, materiales o lugares?. a) Repertorio de series. b) Índices. c) Catálogo de archivos. d) Registro topográfico.

¿Qué factores externos deben evitarse en un archivo?. a) Humedad excesiva. b) Exposición directa al sol. c) Luz artificial constante. d) A y B.

¿Qué sistema de clasificación organiza documentos primero por estructura administrativa y luego por funciones?. a) Clasificación funcional. b) Clasificación orgánica. c) Clasificación orgánico-funcional. d) Clasificación por materias.

¿Qué criterios debe seguir la eliminación de documentos (expurgos)?. a) Aquellos dictados por la comisión específica de valoración y expurgo. b) El impacto histórico, social o administrativo. c) Necesidades de análisis estadísticos de la entidad. d) todas son correctas.

¿Qué archivo realizan la transferencia de documentos con menos de 5 años de antigüedad?. a) Archivo central. b) Archivo intermedio. c) Archivo de oficina. d) Archivo histórico.

¿Qué ley española regula actualmente el derecho de acceso a la información pública?. a) Ley 39/2015, de 1 de 0ctubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas. b) Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno. c) Ley 25/2007 de 18 de octubre, de conservación de datos relativos a las comunicaciones electrónicas y a las redes públicas de comunicación. d) Real decreto 1708/2011 de 18 de noviembre, por el que se establece el sistema español de archivos y se regula el sistema de archivo de la administración general del estado y de sus organismos públicos y su régimen de acceso.

¿Qué tipo de documentos se consideran reservados o de acceso restringido?. a) Documentos privados. b) Documentos con información sensible. c) Documentos confidenciales. d) Todas son correctas.

¿Qué tipo de archivos reciben documentos cuando la consulta es ya esporádica pero aún no definitiva?. a) Archivo de oficina. b) Archivo central. c) Archivo intermedio. d) Archivo histórico.

¿Qué tipo de daños se deben prevenir en la conservación del papel industrial?. a) Amarilleo por la exposición solar. b) Fragilidad por acidez. c) Daños por hongos, oxidación de tinta. d) Todas son correctas.

¿Qué norma de protección de datos de carácter personal se aplica en el archivo?. a) Según en qué tipo de archivo se conserve la documentación. Los que tengan datos personales o de otro índole que afecten el enunciado, a su honor, seguridad y su propia vida no podrán ser consultados sin previo consentimiento de los afectados hasta que transcurran veinticinco años desde su muerte, si se conoce la fecha, o cincuenta años atendiendo a la del documento. b) Según en qué tipo de archivo se conserve la documentación. Los que contengan datos personales o de otra índole que afecten el enunciado, a su honor, seguridad y su propia vida no podrán ser consultado sin previo consentimiento de los afectados hasta que transcurran quince años desde su muerte, si se conoce la fecha, o 40 años atendiendo a la del documento.

¿Qué es un archivo?. a) Una base de datos digital para almacenar imágenes. b) Un conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por una persona o institución. c)Un programa informático de procedimiento de texto. d) una biblioteca pública de libros antiguos.

¿Cuál de los siguientes No es un tipo de archivo según su función?. a) Archivo de gestión. b) archivo intermedio. c) Archivo histórico. d) Archivo estructural.

¿Qué función cumple un archivo intermedio?. a) Conservar documentos de valor permanente para la historia. b) Custodia documentos de uso diario en oficinas. c) Almacena documentos que han perdido uso frecuente pero aún tienen valor legal o administrativo. d) Destruye documentos innecesarios.

¿Qué criterio se utiliza para organizar documentos en un archivo?. a) Orden alfabético, cronológico, temático u orgánico. b) Color de la carpeta. c) Tamaño de los documentos. d) Frecuencia de uso.

¿Qué tipo de archivo conserva documentos de carácter permanente por su valor histórico o cultural. a) Archivo de gestión. b) Archivo electrónico. c) archivo intermedio. d) Archivo histórico.

¿Cuál es uno de los objetivos principales de la organización archivística?. a) Eliminar la mayor cantidad de documentos. b) Facilitar la consulta y recuperación eficiente de la información. c) Crear copias digitales de todos los documentos. d) Clasificar los documentos por color.

¿Qué significa el principio de procedencia en archivística?. a) Clasificación de documento por orden de llegada. b) Conservar el origen institucional o personal del documento. c) Dividir los documentos según su estado físico. d) Digitalizar los documentos antes de archivarlos.

¿Cuál de los siguientes es un ejemplo de archivo electrónico?. a) Una carpeta de papel con informes. b) Un disco duro con documentos digitales organizados. c) Una biblioteca digital pública. d) Un libro escaneado sin organizar.

¿Qué es un cuadro de clasificación documental?. a) Un gráfico de productividad. b) Una lista de empleado. c) Una herramienta para organizar los documentos según su función y origen. d) Un inventario de bienes físicos.

¿Qué documentos deben conservarse en un archivo histórico?. a) Solo los que no ocupen mucho espacio. b) Los que tengan valor legal por más de 5 años. c) Aquellos con valor permanente por su importancia cultural, histórica o administrativa. d) Todos los datos recibidos y facturas de compras menores.

¿Qué documentos no se deben conservar en un archivo histórico?. a) Actas fundacionales. b) Documentos contables del siglo XIX. c) Correspondencia administrativa sin relevancia histórica. d) Informes anuales de actividades institucionales.

¿Cuál es la diferencia principal entre un archivo y una biblioteca?. a) La biblioteca conserva solo documentos digitales. b) El archivo conserva documentos únicos y originales; La biblioteca, documentos reproducidos. c) El archivo permite el préstamo de documentos; La biblioteca no. d) En el archivo se almacenan libros en la biblioteca no.

¿Cuál es el nombre del sistema que agrupa documentos según su origen y función?. a) Sistema decimal. b) Clasificación topográfica. c) Cuadro de clasificación. d) Ficha bibliográfica.

¿Qué tipo de archivo se corresponde al que se usa diariamente en oficinas?. a) Archivo definitivo. b) Archivo de gestión. c) Archivo histórico. d) archivo general.

¿Qué principio archivístico indica que los documentos deben mantenerse en el orden original en que fueron producidos?. a) Principio de accesibilidad. b) Principio de clasificación. c) Principio de procedencia. d) Principio de respeto al orden original.

¿Qué se entiende por ciclo de vida del documento?. a) El tiempo que tarda un documento en digitalizarse. b) La evolución de un documento desde su creación hasta su eliminación o conservación permanente. c) La cantidad de veces que un documento es consultado. d) El paso de un documento por varios formatos físicos.

¿Cuál de las siguientes no es una etapa del ciclo vital del documento?. a) Archivo de gestión. b) Archivo intermedio. c) Archivo permanente o histórico. d) Archivo duplicado.

¿Qué instrumento permite localizar y describir documentos en un archivo?. a) Inventario documental. b) Manual del usuario. c) Catálogo bibliográfico. d) Directorio de personal.

¿Qué son las series documentales?. a) Lista de documentos qué se envían a otras instituciones. b) Conjunto de documentos que tienen la misma función y se producen de forma continua. c) Libros numerados cronológicamente. d) Documentos clasificados por colores.

¿Cuál es el formato más adecuado para conservar documentos digitales a largo plazo?. a) Docx. b) jpg. c) pdf/A. d) mp4.

¿Qué norma internacional establece directrices para la gestión de documentos?. a) ISO 9001. b) ISO 15489. c) ISO 14001. d) ISO 26000.

¿Qué es un expediente en archivística?. a) Un documento clasificado como confidencial. b) Un conjunto de documentos relacionados por un mismo asunto o trámite. c) Una carpeta de almacenamiento digital. d) Un tipo de informe técnico anual.

¿Cuál es el soporte documental más utilizado en archivos históricos?. a) Papel. b) USB. c) CD-ROM. d) Microfilm.

¿Qué es la tabla de retención documental?. a) Una lista de carpetas de archivos. b) Un cuadro que establece los plazos de conservación y disposición de los documentos. c) Un software de organización de archivo. d) Una estructura de almacenamiento digital.

¿Qué significa eliminación documental?. a) Transferencia de documentos a otro archivo. b) Digitalización de documentos físicos. c) Destrucción autoriza de documentos sin valor legal, administrativo o histórico. d) Reorganización de documentos en archivos.

¿Qué tipo de archivo debe garantizar la conservación permanente de documentos?. a) Archivo activo. b) Archivo intermedio. c) Archivo histórico. d) Archivo de gestión.

¿Qué característica distingue al archivo electrónico de otros tipos de archivo?. a) Está formado por documentos en papel escaneados. b) Solo conserva documentos confidenciales. c) Almacena y gestiona documentos en formato digital. d) Es de acceso exclusivo para personal técnico.

¿Cuál es el objetivo principal de la clasificación documental?. a) Separar documentos por colores. b) Facilitar la destrucción de documentos innecesarios. c) Organizar los documentos según su origen y función para una recuperación eficiente. d) Digitalizar todos los documentos existentes.

¿Qué institución suele tener la responsabilidad de conservar el patrimonio documental de un pais?. a) El ministerio de cultura. b) La oficina nacional de estadísticas. c) La biblioteca nacional. d) El archivo general de la nación ( o equivalente en cada país).

¿Qué tipo de archivo gestiona documentos con valor administrativo inmediato?. a) Archivo histórico. b) Archivo de gestión. c) Archivo definitivo. d) Archivo pasivo.

¿Cuál es el principal valor de los documentos que se conservan en un archivo histórico?. a) Valor legal. b) Valor informativo y testimonial. c) Valor contable. d) Valor comercial.

¿Qué tipo de archivo conserva documentos que han perdido su valor administrativo, pero pueden tener interés histórico?. a) Archivo de gestión. b) Archivo técnico. c) Archivo histórico. d) Archivo operativo.

¿Qué se entiende por " valor secundario" de un documento?. a) El valor que tiene para ser destruido. b) El valor administrativo inmediato. c) El valor culturar, científico o histórico que adquiere con el tiempo. d) El valor estético del documento.

¿Cuál de las siguientes acciones forma parte de la organización de un archivo?. a) Restauración de edificios. b) Clasificación, ordenación y descripción de documentos. c) Digitalización de libros antiguos. d) Publicación de artículos científicos.

¿Qué instrumento permite conocer la estructura jerárquica de un fondo documental?. a) Cuadro de clasificación. b) Tabla de retención. c) Inventario general. d) Reglamento de archivo.

¿Cuál de la siguientes opciones describe mejor un archivo central?. a) Un archivo de consulta pública. b) Un archivo donde se conserva documentos en uso frecuente en distintas oficinas. c) Un archivo que reúne los documentos de varias oficinas dentro de una misma institución. d) Un archivo digital en la nube.

¿Cuál de los siguientes documentos debe conservarse de forma permanente por su valor histórico?. a) Facturas menores. b) Documentos de solicitud de vacaciones. c) Actas fundacionales y constitutivas. d) Comunidades internas sin valor.

¿Qué acción permite transferir documentos desde el archivo de gestión al archivo intermedio?. a) Clasificación automática. b) Inventario. c) Evaluación documental. d) Escaneo de documentos.

¿Qué es la evaluación documental?. a) Proceso para verificar la autenticidad de un documento. b) Valoración para determinar la conservación o eliminación de documentos. c) Revisión de ortografía y estilo. d) Digitalización de documentos antiguos.

¿Qué principio archivístico se aplica al conservar los documentos según su fondo original, sin mezclarlo con otros?. a) Principio de respeto al orden original. b) Principio de procedencia. c) Principio de valoración. d) Principio de acceso libre.

¿Cuál es el objetivo principal de la descripción archivística?. a) Eliminar documentos antiguos. b) Facilitar la búsqueda y recuperación de los documentos. c) Clasificar los documentos por colores. d) Digitalizar todo los documentos.

¿Qué termino se refiere al conjunto de documentos producidos o recibidos por una persona o institución en el ejercicio de sus funciones?. a) Fondo documental. b) Archivo muerto. c) Registro general. d) Biblioteca.

¿Qué significa "ordenación" en el contexto archivístico?. a) Eliminar documentos duplicados. b) Establecer un orden lógico dentro de cada serie documental. c) Clasificar por colores. d) Rescribir los documentos antiguos.

¿Cuál es el nivel más básico en la organización jerárquica de los documentos en un archivo?. a) Fondo. b) Sección. c) Serie. d) Documento.

¿Qué función tiene el archivo de gestión?. a) Conservar documentos con valor histórico. b) Eliminar documentos duplicados. c) Facilitar el acceso inmediato a documentos en uso diario. d) Archivar publicaciones periódicas.

¿Qué se hace primero en el proceso de archivo?. a) Clasificación. b) Descripción. c) Digitalización. d) Restauración.

¿Qué es un archivo activo?. a) Archivo donde se eliminan documentos obsoletos. b) Archivos donde se digitalizan documentos. c) Archivos que contiene documentos de consulta frecuente. d) Archivo histórico con acceso restringido.

¿Qué entiende por archivo descentralizado?. a) Un archivo que depende directamente del archivo central. b) Un archivo que gestiona documentos de varias instituciones. c) Un archivo gestionado por cada unidad administrativa en su propia oficina. d) Un archivo que solo almacena documentos electrónicos.

¿Qué hace la valoración documental?. a) Elige los documentos con mejor redacción. b) decide qué documentos deben conservarse y cuáles pueden eliminarse. c) Enumera los documentos más importantes. d) Clasifica los documentos en orden alfabética.

¿Qué debe hacer antes de transferir documentos al archivo histórico?. a) Clasificarlos por autor. b) Reescribir los documentos dañados. c) Evaluar su valor histórico y organizarlos adecuadamente. d) Encargarlo a una empresa externa.

¿Qué característica define a un documento de archivo?. a) Tiene valor únicamente literario. b) Está destinado al préstamo público. c) Es único, auténtico y producido en el curso de una actividad. d) Se puede modificar libremente después de archivarse.

¿Cuál es la diferencia entre una serie y una subserie documental?. a) No existe ninguna. b) La serie es más reciente que la subserie. c) La subserie es una subdivisión de la serie basada en criterios funcionales. d) La subserie solo se aplica en archivos electrónicos.

¿Qué tipo de valor permite conservar un documento por razones legales?. a) Valor secundario. b) Valor administrativo. c) Valor probatorio o legal. d) Valor testimonial.

¿Cuál de las siguientes no es una función del archivo?. a) Almacenamiento y conservación. b) Destrucción indiscriminada de documentos. c) Clasificación y descripción. d) Recuperación eficiente de la información.

¿Qué principio archivístico establece que los documentos deben mantenerse en el orden en que fueron organizados originalmente?. a) Principio de procedencia. b) Principio de descripción. c) Principio de valoración. d) Principio de respeto al orden original.

¿Qué tipo de archivo reúne documentos procedentes de distintas instituciones o personas, generalmente por donación o adquisición?. a) Archivo administrativo. b) Archivo centralizado. c) Archivo histórico abierto. d) Archivo misceláneo.

¿Cuál es el principal problema de conservación en archivos con documentos en papel?. a) Ataques cibernéticos. b) Pérdida de metadatos. c) Deterioro físico por humedad, plagas o luz. d) Falta de conexión a internet.

¿Qué documento contiene instrucciones para la organización y funcionamiento del archivo?. a) Manual de usuario. b) Reglamento de archivo. c) Tabla de retención documental. d) Registro general.

¿Qué documento acompaña a una transferencia documental?. a) Tabla de valores. b) Guía de archivo. c) Acta de transferencia. d) Resumen de digitalización.

¿Qué elemento es indispensable en la digitalización de documentos de archivo?. a) Convertir los archivos a formato .jpg. b) Incorporar metadatos para su identificación y recuperación. c) Reducir el tamaño del archivo para ahorrar espacio. d) Utilizar solo teléfonos móviles para escanear.