Comunicación y Atención al cliente - UD 4 - 2ªEv

¿Qué datos hay que anotar en el libro registro de la correspondencia de entrada?. La fecha de salida. El tipo de documento. El nombre de la persona que lo abre. Lo que hacemos con ese documento.

Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son ciertas: El correo electrónico recibido nunca se imprime, es suficiente con tenerlo en el ordenador. Se abrirán todos los documentos que lleguen a la empresa. Es necesario comprobar bien el contenido de los sobres. Si un documento afecta a más de un departamento, se le da al de más alto nivel jerárquico.

Trabajas en la secretaría de un instituto de educación secundaria. Relaciona cada tipo de información con la forma en que debería ser destruido. Recuerda que es muy importante tirar la documentación que no es necesaria en la empresa. Informe de un alumno. Correo electrónico masivo. Publicidad de una empresa de productos informático.

Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: Hay que comprobar que los datos del destinatario de la carta coinciden con los del sobre. No es necesario hacer copias de los documentos. Hay que comprobar que hemos incluido todos los anexos indicados en el documento. El documento debe ir firmado por la persona responsable.

¿Sabes lo que es la norma ISO 27000?.

Para conseguir la seguridad de información en las empresas se debe…. Evitar cambiar las claves de acceso con frecuencia. Hacer copias de seguridad solo de los archivos informáticos. Realizar un control de las consultas de los archivos. Debemos colocar los archivos en las zonas bajas de los edificios.

Relaciona cada modalidad de envío con sus principales características. Carta Ordinaria. Carta Certificada Urgente. Postal Exprés. Carta Certificada con aviso de recibo.

Indica las respuestas correctas: Las valijas son un intercambio de correspondencia periódica. Para enviar paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra podemos usar la paquetería internacional. En la paquetería internacional, el paquete no puede sobrepasar los 20 kilos. La paquetería urgente tiene un plazo de entrega que no supera las 24 horas.

Señala la o las respuestas correctas. El reembolso…. Es el cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía. No necesita dar números de tarjetas de crédito. Sólo tiene cobertura nacional. Sólo tiene cobertura internacional.

¿Conoces el servicio de Correos “Tu sello”?.

Señala la o las respuestas correctas. Sólo existe un sistema de clasificación de la información: el alfabético. Dependerá de muchos factores el que se elija un sistema de clasificación de la documentación u otro. Sólo se deben guardar los documentos por exigencias legales. Los documentos deben ser fácilmente localizables para que tengan utilidad.

Los documentos deben ser fácilmente localizables para que tengan utilidad. Sólo podemos archivar los documentos recibidos. Se ordenan los documentos según una fecha. Se comienza archivando por la fecha más antigua. Su principal ventaja es la sencillez de uso.

El sistema de clasificación temático... Necesita de otros sistemas de clasificación para completarse. Su mayor ventaja es su sencillez. Su mayor inconveniente es que se puede archivar ilimitadamente. Clasificamos por temas o asuntos.

En el sistema de clasificación geográfico…. Ordenamos por áreas o zonas geográficas. Su principal ventaja es la sencillez. Su principal inconveniente es que es necesario conocer el tema del que trata el documento. No necesita otros sistemas de clasificación.

En el sistema de clasificación numérico…. Aparece el inconveniente de que se puede tener un peor control de la documentación. Se puede combinar con el sistema del último dígito. Se debe llevar un índice. Se suele usar para ordenar facturas o albaranes.

¿Qué utilidad tiene el archivo?. Reproducir documentos de la empresa. Conservar y ordenar los documentos de la empresa. Custodiar los documentos de la empresa para que nadie tenga acceso a ellos. Rápida localización de los documentos.

Relaciona cada característica con el tipo de archivo al que corresponde. Archivo al que se accede habitualmente. Archivo que necesita de un ordenador para el almacenamiento de la información. Archivo localizado en un único sitio. Archivo sin utilidad operativa (que no suele ser consultado). Los documentos se distribuyen horizontalmente. Archivo que almacena papeles.

Un buen archivo debe…. Ocupar mucho espacio. Estar actualizado. Ser de fácil uso. No tiene que cumplir normas de seguridad.

Las bases de datos…. Menos usadas son las relacionales. Son grandes almacenes de información relacionada y organizada. Contienen columnas, también llamadas registros. Más usadas son las que están en formato papel.

En la dirección de correo electrónico tiene que aparecer…. El usuario. El dominio. La aplicación informática. El servidor.

Algunos de los principios que debe seguir un sistema de seguridad en las empresas son: Confidencialidad. Disponibilidad. Integridad.

En el sistema de clasificación alfabético: La principal ventaja es su utilidad con documentación como facturas o recibos. El principal inconveniente es su dificultad. La Principal ventaja es su sencillez. El principal inconveniente es su duplicidad en archivos grandes.

El sistema de ordenación cronológica: No es muy sencillo de usar. Su principal inconveniente es que hay que conocer las fechas para encontrar un documento. Consiste en clasificar los documentos por orden alfabético. Comienza ordenando por la fecha más reciente.

La correspondencia de la empresa: No se debe controlar en empresas pequeñas. Su gestión es una de las principales funciones de los administrativos. Solo engloba la de salida. Siempre debe gestionarse por el departamento que la origina.

En la correspondencia de entrada, si un documento afecta a más de un departamento: Se deben hacer copias y entregar a todos los departamentos. Se le dará primero a un departamento y luego este se lo debe pasar al otro. Solo se le dará al de mayor orden jerárquico. Se dejará en la oficina central.

No es un requisito necesario para un buen sistema de archivo: El aspecto físico. La fácil utilización. El que esté actualizado. Todas las personas que manejan el archivo deben conocer su funcionamiento.

No es un objetivo del archivo: El adorno. La conservación de los documentos. La rápida localización de los documentos. Facilitar la consulta de los documentos.

¿Cómo debemos destruir información confidencial?. Arrojándola a la papelera. Cortándola en trozos. Usando la picadora de papel. Metiéndola en un cajón.

Lo primero que en las empresas se debe hacer con la correspondencia de entrada es: Abrirla. Leerla. Seleccionala. Numerarla.

A la hora de archivar debemos: Actualizar cada cierto tiempo. Acumular un número de documentos adecuado para no estar todo el día archivando. Llenar bien las carpetas para ocupar menos espacio. No guardar los documentos adjuntos.

La forma de envío de cartas y documentos en Correos, por la que, además de firmar el destinatario o persona autorizada, nos envían de vuelta una notificación que nos indica que dicha persona recibió correctamente nuestra correspondencia y la fecha en la que la recibió, es una: Carta certificada. Carta certificada con aviso de recibo. Carta ordinaria. Postal Exprés.

Correos es una sociedad: Limitada. Privada. Mixta. Anónima Estatal.

Algunas de las medidas de seguridad que pueden tomar las empresas son: No cambiar contraseñas con mucha frecuencia. Hacer copias de seguridad. Llevar un control de consultas realizadas. Usar llaves y contraseñas.

Respecto a la seguridad de la información hay que decir: Que la seguridad absoluta no existe. Que solo se debe tener en cuenta en información contenida en soportes informáticos. El mejor sistema es la prevención. Que no es algo importante en las empresas.

El sistema de clasificación temático: Consiste en clasificar los documentos por temas. Tiene como mayor ventaja que los archivos son ilimitados. Tiene como principal inconveniente que, a veces, no es fácil saber el tema del que trata el documento. No necesita complementarse con ningún otro sistema de archivo.

Otros servicios que podemos realizar a través de Correos son: El apartado postal. El apartado postal. El prepago. El reenvío postal.

En la correspondencia de salida _____ para dejar constancia en la empresa. debemos indicar la fecha en la que se recibió el documento que la originó,. no es necesario poner sello de numeración,. no es importante indicar el asunto,. debemos quedarnos con una copia del documento que enviemos,.

Un servicio financiero que podemos realizar a través de Correos es: El apartado postal. El giro. El postal exprés. Las vajillas.

Según el soporte, los archivos se clasifican en: Archivo de documentos. Archivo informático. Archivo horizontal. Archivo centralizado.

El mayor problema del sistema de clasificación geográfica es: Su dificultad. Que hace falta tener conocimientos geográficos. Su utilidad. Su rapidez.

A la fila de una tabla de una base de datos se le llama: Registro. Campo. Dato. Elemento.