El documento

La definición de "documento" según la Ley 16/1985 y el Diccionario de Terminología Archivística es: Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Toda expresión escrita, recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones. Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos. Se incluyen los ejemplares no originales de ediciones. Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, excepto los soportes informáticos.

A la definición de "documento" de la Ley 16/1985, el Diccionario de Terminología Archivística añade la definición de "documento de archivo": Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Un documento de archivo es cualquier documento que merezca ser conservado, independientemente de su contenido o formato. Un documento de archivo es todo texto que se redacte en una institución, aunque no refleje ningún hecho administrativo. Un documento de archivo es cualquier registro de un hecho histórico, aunque no cumpla características formales ni materiales.

Los principales elementos definitorios de un documento de archivo son: El origen (génesis), el carácter seriado, la exclusividad (unicidad) y la interrelación. El soporte del documento y el número de copias existentes. El origen funcional, el lugar y fecha de producción y el contenido. Todas son correctas.

¿A qué hace referencia el origen de un documento de archivo?. Se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son ajenas a él. Se producen uno a uno, y con el paso del tiempo constituyen series documentales (de correspondencia, de actas municipales, de censos de vecinos etc.). La información que contiene un documento rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad. Como principio general, las piezas aisladas –los documentos sueltos– no tienen sentido o muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un pertenencia a un conjunto –la unidad archivística o conjunto expediente– y por las relaciones establecidas entre sí.

¿A qué hace referencia el carácter seriado de un documento de archivo?. Se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son ajenas a él. Se producen uno a uno, y con el paso del tiempo constituyen series documentales (de correspondencia, de actas municipales, de censos de vecinos etc.). La información que contiene un documento rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad. Como principio general, las piezas aisladas –los documentos sueltos– no tienen sentido o muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un pertenencia a un conjunto –la unidad archivística o conjunto expediente– y por las relaciones establecidas entre sí.

¿A qué hace referencia la interrelación de un documento de archivo?. Se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son ajenas a él. Se producen uno a uno, y con el paso del tiempo constituyen series documentales (de correspondencia, de actas municipales, de censos de vecinos etc.). La información que contiene un documento rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad. Como principio general, las piezas aisladas –los documentos sueltos– no tienen sentido o muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un pertenencia a un conjunto –la unidad archivística o conjunto expediente– y por las relaciones establecidas entre sí.

¿A qué hace referencia la exclusividad de un documento de archivo?. Se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son ajenas a él. Se producen uno a uno, y con el paso del tiempo constituyen series documentales (de correspondencia, de actas municipales, de censos de vecinos etc.). La información que contiene un documento rara vez se encuentra en otro documento con idéntica extensión e intensidad. Como principio general, las piezas aisladas –los documentos sueltos– no tienen sentido o muy poco. Su razón de ser viene dada por su pertenencia a un pertenencia a un conjunto –la unidad archivística o conjunto expediente– y por las relaciones establecidas entre sí.

Los componentes fundamentales del documento electrónico son: El contenido, la firma electrónica y los metadatos. El contenido, la estructura y los metadatos. El soporte, la estructura y los metadatos. El contenido, el soporte y la estructura.

Para que un documento electrónico pueda ser considerado documento de archivo, será necesario que esté en condiciones de conservar sus valores evidenciales. Para tener la certeza de que no ha sufrido modificaciones desde el momento en que se creó y se declaró documento de archivo, el documento debe ser: Fiable y auténtico. Íntegro. Aumentable. Todas son correctas.

Para que se pueda gestionar bien un documento electrónico durante su ciclo de vida, deberá ser: Capturable, clasificado, localizable y conservable. Editable y accesible. Imprimible y solo accesible para el creador. Todas son correctas.

Según Theodore Roosevelt Schellenberg, los caracteres externos de los documentos, que se refieren a la materialidad, son: Clase, formato, forma, cantidad y tipo. Contenido, estructura y tamaño de letra. Soporte, forma y estructura. Todas son correctas.

El tipo de un documento se refiere a: La forma de estructurar el contenido, estudiada por la Diplomática. La forma de agrupar el contenido (volúmenes, expedientes, legajos...). El medio para transmitir la información (textual, gráfico, audiovisual...). Todas son correctas.

El formato de un documento se refiere a: La forma de estructurar el contenido, estudiada por la Diplomática. La forma de agrupar el contenido (volúmenes, expedientes, legajos...). El medio para transmitir la información (textual, gráfico, audiovisual...). Todas son correctas.

La clase de un documento se refiere a: La forma de estructurar el contenido, estudiada por la Diplomática. La forma de agrupar el contenido (volúmenes, expedientes, legajos...). El medio para transmitir la información (textual, gráfico, audiovisual...). El número de unidades archivísticas y el número que ocupan en metros lineales.

La cantidad de un documento se refiere a: La forma en la que puede presentarse un documento (minuta, original o copia). La forma de agrupar el contenido (volúmenes, expedientes, legajos...). El medio para transmitir la información (textual, gráfico, audiovisual...). El número de unidades archivísticas y el espacio que ocupan en metros lineales.

Según la forma o tradición documental, es una de las maneras de presentarse un documento: La minuta, documentos preparatorios al original, es decir, borradores. Los originales, realizados por voluntad directa de sus autores y conservados en la forma en la que fueron emitidos. Las copias, surgidas con la finalidad de reproducir los originales. Todas son correctas.

Son documentos originales: Autógrafos u hológrafos (documentos que proceden intelectual y materialmente del autor). Heterógrafos (documentos que proceden intelectualmente pero no materialmente del autor). Originales múltiples (documentos de los que en origen se emiten tantos originales cuantos sean necesarios para la tramitación del asunto, teniendo todos ellos el mismo valor). Todas son correctas.

Según Theodore Roosevelt Schellenberg, los caracteres internos de los documentos, que se refieren a las cuestiones inherentes, propias del documento, son: Clase, formato, forma, cantidad y tipo. La entidad productora, el origen funcional, la fecha y lugar de producción y el contenido. Soporte, forma y estructura. Todas son correctas.

El contenido es uno de los caracteres internos de un documento, y puede ser: Extensivo, cuando el documento ofrece mucho datos sobre una o pocas personas (expediente personal, expediente de obras...), intensivo, cuando ofrece pocos datos sobre el tema pero se refiere a un gran número de personas o cosas (padrones de vecinos, listas electorales...), o mixto, cuando ofrece datos de temas variados (memorias, correspondencia...). Informativo, cuando informa sobre un hecho, o normativo, cuando recoge normas o reglas. Evidencial, cuando prueba que un hecho ha ocurrido, o histórico, cuando tiene valor para la memoria y la cultura. Todas son correctas.

Señala las afirmaciones correctas sobre el valor primario de un documento: Es aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución de carácter fiscal, judicial, jurídico-administrativo. etc. s.