Esquemas de metadatos de gestión documental

Según la norma UNE-ISO 23081, los metadatos son: Información estructurada o semiestructurada que posibilita la creación, registro, clasificación, acceso, conservación y disposición de los documentos a lo largo del tiempo. Información que solo sirve para buscar documentos, sin relación con su conservación o autenticidad. Información no estructurada que se añade a los documentos únicamente para describir su contenido sin intervenir en su gestión ni conservación. Todas son correctas.

No son tipos de metadatos según la norma ISO 23081: Metadatos sobre el documentos, Metadatos sobre los procedimientos, políticas y regulaciones. Metadatos sobre los agentes, Metadatos sobre actividades de gestión. Metadatos sobre actividades de gestión de documentos. Metadatos sobre el documento electrónico.

La norma ISO 23081 define un esquema de metadatos como: Plan lógico que muestra las relaciones entre los distintos elementos del conjunto de metadatos, normalmente mediante el establecimiento de reglas para su uso y gestión, y específicamente, respecto de la semántica, la sintaxis y la obligatoriedad de los valores. Conjunto de directrices generales que indican cómo clasificar documentos en función de su tamaño, formato físico y orden de almacenamiento, sin contemplar la estructura de los elementos de información ni sus relaciones semánticas. Documento que contiene únicamente los identificadores de los documentos y sus fechas de creación, sin establecer reglas sobre el contenido, formato o relación entre los elementos de información que los describen. Conjunto de procedimientos y métodos destinados a garantizar la seguridad física y digital de los documentos almacenados, incluyendo el control de acceso, copia de seguridad y recuperación ante desastres, sin contemplar la descripción de los documentos mediante metadatos.

Un perfil de aplicación es: Una adaptación de un esquema de metadatos a un contexto específico, que define qué elementos se utilizan y cómo. Un documento original que contiene todos los metadatos de la organización. Un archivo donde se almacenan todos los documentos electrónicos. Un estándar para auditar la integridad de los metadatos.

El propósito principal de los metadatos es: Simplificar el contenido de los documentos para que sean más comprensibles. Proporcionar vínculos entre los documentos y su contexto de creación, garantizando que sean auténticos, íntegros y confiables. Transformar documentos en formatos digitales automáticamente. Reducir el tamaño de los archivos para almacenamiento.

¿Qué regula la norma UNE-ISO 23081?. Establece los conceptos fundamentales y el vocabulario para la gestión de documentos, definiendo términos, principios y definiciones clave que sirven de base para implementar sistemas de gestión documental. Define los requisitos del sistema de gestión documental, incluyendo políticas, responsabilidades, procedimientos y control de documentos electrónicos para garantizar que la organización cumpla con los objetivos de gestión documental. Establece los principios y requisitos de los metadatos aplicados a la gestión de documentos, asegurando autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad a lo largo del ciclo de vida de los documentos. Establece los criterios para auditar y certificar repositorios digitales confiables, definiendo indicadores de preservación, integridad, seguridad y accesibilidad a largo plazo de los documentos digitales.

¿Qué regula la norma UNE-ISO 30300?. Establece los conceptos fundamentales y el vocabulario para la gestión de documentos, definiendo términos, principios y definiciones clave que sirven de base para implementar sistemas de gestión documental. Define los requisitos del sistema de gestión documental, incluyendo políticas, responsabilidades, procedimientos y control de documentos electrónicos para garantizar que la organización cumpla con los objetivos de gestión documental. Establece los principios y requisitos de los metadatos aplicados a la gestión de documentos, asegurando autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad a lo largo del ciclo de vida de los documentos. Establece los criterios para auditar y certificar repositorios digitales confiables, definiendo indicadores de preservación, integridad, seguridad y accesibilidad a largo plazo de los documentos digitales.

¿Qué regula la norma UNE-ISO 30301?. Establece los conceptos fundamentales y el vocabulario para la gestión de documentos, definiendo términos, principios y definiciones clave que sirven de base para implementar sistemas de gestión documental. Define los requisitos del sistema de gestión documental, incluyendo políticas, responsabilidades, procedimientos y control de documentos electrónicos para garantizar que la organización cumpla con los objetivos de gestión documental. Establece los principios y requisitos de los metadatos aplicados a la gestión de documentos, asegurando autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad a lo largo del ciclo de vida de los documentos. Establece los criterios para auditar y certificar repositorios digitales confiables, definiendo indicadores de preservación, integridad, seguridad y accesibilidad a largo plazo de los documentos digitales.

¿Qué regula la norma UNE-ISO 16363?. Establece los conceptos fundamentales y el vocabulario para la gestión de documentos, definiendo términos, principios y definiciones clave que sirven de base para implementar sistemas de gestión documental. Define los requisitos del sistema de gestión documental, incluyendo políticas, responsabilidades, procedimientos y control de documentos electrónicos para garantizar que la organización cumpla con los objetivos de gestión documental. Establece los principios y requisitos de los metadatos aplicados a la gestión de documentos, asegurando autenticidad, integridad, fiabilidad y accesibilidad a lo largo del ciclo de vida de los documentos. Establece los criterios para auditar y certificar repositorios digitales confiables, definiendo indicadores de preservación, integridad, seguridad y accesibilidad a largo plazo de los documentos digitales.