Cuáles de las siguientes opciones no corresponde al sistema de archivo institucional La Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces. Secretaría General Los Archivos de Gestión. El Archivo Central. El Archivo Intermedio Las autoridades y el talento humano calificado y suficiente. Recursos técnicos y estructura.
Señale los principios archivísticos Principio de legalidad Principio de procedencia Principio de puntualidad Principio de organización Principio de orden original.
Cuál es el objetivo esencial de los archivos públicos Disponer de la documentación sin observar las normativas vigentes. Disponer de la documentación organizada, garantizando que la información institucional sea recuperable en forma ágil y oportuna Disponer de la documentación organizada, garantizando que se cumpla las disposiciones del Comandante de unidad.
La Secretaría General del Comando Conjunto es la encargada de emitir la política institucional en materia de gestión documental y archivo VERDADERO FALSO.
Qué organismo es el ente rector a nivel nacional de la gestión documental y archivo La Secretaría General de la Presidencia de la República El Ministerio de Gobierno La Secretaría de la Administración Pública.
Dentro de la entidad pública, las unidades, entidades u organizaciones adscritas que la conformen, deben emitir sus lineamientos en materia de gestión documental y archivo VERDADERO FALSO.
Qué organismo expidió la REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS Secretaría técnica del Plan toda una vida Secretaría general de la Presidencia de la República. La Asamblea Nacional.
El sector de Defensa Nacional hará excepciones en la aplicación de la Regla Técnica a fin de dar cumplimiento a: La constitución de la república La ley de seguridad nacional El Art 18 de la ley del sistema nacional de archivos.
El objetivo de la REGLA TÉCNICA NACIONAL PARA LA ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS es Normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos a fin de realizar el reciclaje de papel de las entidades públicas. Normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos a fin de asegurar el cumplimiento de los requisitos de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo. Normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos a fin de asegurar el uso exclusivo de medios electrónicos en los documentos de archivo.
Quién aprueba la política institucional en materia de gestión documental y archivo de cada entidad pública El Secretario general de la Presidencia de la República. La máxima autoridad de la Institución pública. El funcionario público encargado del archivo de la Institución pública Todas las opciones.
La documentación que actualmente existe o que en adelante se produjere, que sirva como fuente para estudios históricos, económicos, sociales, jurídicos y de cualquier índole, se considera como Archivo de Gestión Patrimonio del Estado. Material alienable.
Marque los principios generales que rigen la función archivística Institucionalidad. Ecología. Responsabilidad. Talento Humano. Conducta. Puntualidad. Capacitación. Obligación. Administración y acceso. Modernización.
Las atribuciones de la unidad productora Designar a los responsables de los Archivos de Gestión Verificar el gramaje del papel Elaborar el inventario general por expediente del Archivo de Gestión Participar en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental Conservar la documentación que ha sido clasificada como reservada.
Corresponde a las etapas por las que sucesivamente pasan los documentos desde su producción o recepción en una entidad pública, hasta la determinación de su destino final, que puede ser baja documental o conservación permanente Ciclo vital de documento. Clasificación documental. Categoría de archivos.
Los archivos que adquirieron el carácter de permanente, pueden continuar su custodio en el archivo central o pueden ser transferidos a Archivo histórico nacional. Centros de estudios históricos existentes en las Fuerzas Armadas. Biblioteca Nacional.
Comprende los documentos que de acuerdo a la tabla de plazos de conservación documental y después de pasar por un proceso de valoración secundaria, adquiere el carácter de permanente. Archivo histórico. Archivo de gestión. Archivo central.
Es aquel que custodia y administra la documentación procedente de los Archivos de Gestión que han cumplido su ciclo de permanencia de acuerdo a la tabla de plazos de conservación documental, es administrado por la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces Archivo intermedio Archivo central Archivo de gestión.
Cada entidad pública contará con un sistema de archivo institucional que estará compuesto por: Los archivos de gestión Lugar para incinerar los documentos La Dirección de gestión documental y archivo Secretario de la unidad El Archivo Central Autoridades y el talento humano calificado y suficiente Delegado de la secretaria general de la Presidencia de la República. Recursos técnicos y estructura.
Atribuciones del Archivo Central Recibir las transferencias primarias documentales Eliminar expedientes a su consideración Otorgar el préstamo de expedientes al personal autorizado Presentar inventarios de transferencia secundaria.
Comprende toda la documentación, generada por las unidades administrativas, que es sometida a continua utilización y consulta Archivo intermedio. Archivo histórico. Archivo de gestión.
Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo Elaborar y someter a aprobación por parte de la máxima autoridad institucional, los lineamientos, directivas o instructivos en materia de gestión documental y archivo Designar a los responsables de los archivos de gestión de las unidades productoras Brindar la capacitación en materia de gestión documental y archivo Aprobar el Cuadro General de Clasificación Documental y la Tabla de Plazos de Conservación Documental Institucional, y remitir para su validación a la Dirección de Archivo de la Administración Pública Administrar el archivo histórico Coordinar y autorizar las transferencias primarias de los Archivos de Gestión al Archivo Administrar y coordinar el Archivo Central.
Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Compulsa Archivo público. Custodia.
Constituye la representación de la organización de un fondo documental que aporta los datos esenciales de su estructura por secciones, subsecciones, series y subseries. Cuadro General de Clasificación Documental. Conservación documental Difusión.
Seleccione la respuesta que corresponde a cada concepto. Hace referencia a una hoja. Es el proceso técnico que permite seleccionar, valorar y eliminar documentos de archivo. Copia oficial de un documento que se coteja con el original. Término utilizado también para el recipiente (caja, carpeta) normalizado que se utiliza para colocar los documentos de archivo.
Son los valores que tienen los documentos cuando se encuentran en la dependencia originadora se subdividen en valor administrativo, fiscal, legal, jurídico, probatorio e informativo. Valoración primaria. Valoración secundaria.
Es el proceso técnico que permite seleccionar, valorar y eliminar aquellos documentos de archivo que habiendo perdidos sus otros valores no tienen valor histórico; se deberá retirar todos los elementos perjudiciales para el soporte que contenga la información. Ordenamiento Expurgo documental Registro.
Es la unidad administrativa u operativa que produce, recibe y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones. Dirección de Gestión Documental y Archivo. Unidad productora. Archivo Central.
Los documentos generados por el Sistema de Gestión Documental se consideran como: Documentos electrónicos. Documentos digitales.
La conversión digital de documentos originales en soporte papel, con el objeto de incrementar el acceso a la información, reducir la manipulación y uso de materiales originales, frágiles o utilizados intensivamente genera: Documento electrónico Documento digital.
Identifique el nombre que corresponda a los espacios marcados, respecto al Cuadro de Clasificación Documental. A= Nombre del fondo documental; B= Descripción de serie documental; C= Origen de la documentación; D= Condiciones de acceso A= Nombre del fondo documental; B= Origen de la documentación; C= Descripción de serie documental; D= Condiciones de acceso A= Nombre del subproceso; B= Descripción de serie documental; C= Origen de la documentación; D= Condiciones de acceso.
Identifique el nombre que corresponda a los espacios marcados, respecto a las etiquetas para caja. A= Serie documental; B= Subsección documental; C= Sección documental. A= Subsección documental; B= Sección documental; C= Serie documental. A= Sección documental; B= Subsección documental; C= Serie documental.
Relaciona la información con el concepto que le corresponde. Impresiones de documentos localizados en internet, libros y revistas, directorios telefónicos, fotocopias de manuales de equipos Reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, memorandos, estadísticas. Correos electrónicos personales, estados de cuenta, fotografías personales. Fotocopias, controles de entrada y salida de visitantes, invitaciones a eventos, entre otros.
La apertura e integración de cada expediente generado por las unidades productoras deberá contemplar las siguientes consideraciones: Apertura de un expediente por cada asunto o trámite. Se empleará para clasificar todos los expedientes producidos. Existirá uno solo por entidad pública. Estarán identificados de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Documental. Se evitará la duplicidad de información. Tendrá un esquema jerárquico, de acuerdo con la estructura orgánica. Se prohíbe el empastado de documentos o expedientes.
Es el proceso mediante el cual, de forma cronológica, se unen y relacionan los documentos de un expediente. Ordenación Documental. Conservación documental Expurgo.
¿Cada entidad pública expedirá el Cuadro General de Clasificación Documental, a través de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces? VERDADERO FALSO.
El expediente se cerrará cuando concluya el trámite o asunto y se procederá a su expurgo y foliación. VERDADERO FALSO.
Señale las características de la foliación. Permite controlar la cantidad de folios útiles de un expediente. Es el proceso mediante el cual, de forma cronológica, se unen y relacionan los documentos. Es requisito para las transferencias y bajas documentales. Es la marcación de cada una de las fojas útiles que conforman el expediente de acuerdo al orden de los documentos de archivo. Ayuda a organizar y vincular los expedientes de acuerdo a la estructura de los procesos institucionales. Se prohíbe utilizar cifras numéricas con suplementos alfabéticos.
Componentes de la descripción archivística. Carátulas. Estanterías. Etiquetas de cajas. Inventario. Cuadro General de Clasificación Documental. Tabla de plazos de conservación documental. Guía de Archivo.
La valoración documental se lleva a cabo durante el proceso de elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación Documental y se ratifica o modifica al generar los inventarios de transferencias o de baja documental. VERDADERO FALSO.
El archivo hibrido se considera a la unión de: Documentos electrónicos, documentos digitales y documentos físicos de un mismo expediente Documentos digitales en varios formatos de un mismo expediente. Documentos digitales y documentos físicos de un mismo expediente.
Identifique los nombres de acuerdo al formato de CARÁTULA para expedientes. A= Número de expediente; B= Plazo de conservación; C= Valor documental. A= Número de expediente; B= Valor documental; C= Plazo de conservación A= Serie documental; B= Valor documental; C= Destino final.
Cada entidad pública hará constar en su política institucional interna el tipo de unidades de almacenamiento que deberá utilizarse de acuerdo al soporte, para evitar deterioros físicos en los documentos como deformaciones, roturas, desgarros, entre otros? VERDADERO FALSO.
Seleccione la respuesta correcta a las medidas de A ,B y C de acuerdo a la imagen. * A=0.30m; B=2.50m; C=0.20m A=0.20m; B=2.20m; C=0.10m A=0.25m; B=2.00m; C=0.30m.
Para la preservación de archivos qué valores se considera en cuanto a temperatura y humedad? Solamente rangos y valores que ayudan a minimizar los cambios bruscos en los materiales Se considera la temperatura y humedad relativa ideal No es importante considerar temperatura y humedad.
Las fluctuaciones en la temperatura y humedad relativa afectan las dimensiones y propiedades mecánicas de los materiales orgánicos. VERDADERO FALSO.
Qué se debe ejecutar periódicamente en los repositorios y documentos? Guardar las cajas en fundas plásticas. La limpieza o eliminación de polvo y suciedad. Pintar las estanterías.
Dentro de los procedimientos para documentos que presentan biodeterioro se considera: Uso de productos en lo posible naturales o de baja toxicidad. Un área que no cuente con una ventilación constante y de renovación del aire. Desinfección general con cualquier químico.
Qué causa el aparecimiento de hongos y ambientes ideales para plagas e insectos? La contaminación del aire La existencia de calor y un aumento de la humedad relativa La baja temperatura y poca humedad relativa.
La limpieza del archivo requiere? Emplear productos químicos altamente tóxicos y nocivos. No incluir la desratización y desinsectación. La aplicación de cualquier fumigante mediante sistemas de pulverización o nebulización.
Deberá responder a las condiciones del terreno y a la carga del edificio, por lo que se deberá cumplir con las normas vigentes de construcción. Mobiliario. Ubicación del mobiliario. Infraestructura física.
Relacione la columna de la izquierda con la columna de la derecha conforme a las consideraciones y recomendaciones para el almacenamiento de archivos. 250 hojas formato A4 3 Cajas 100 hojas formato A4 500 hojas formato A4 6 Cajas Cartón forrado con material de encuadernación y cartulina libre de ácido. Bibliorato, folder cartulina o sobre.
La ubicación del repositorio deberá responder a los requisitos de: * Evitar zonas y climas tropicales Utilizar los últimos pisos Procurar utilizar la planta baja Seguridad permanente Ubicación estratégica de cercanía a los usuarios.
Seleccione la respuesta correcta a las medidas de A y B de acuerdo a la imagen. A=1.20 m ; B= 0.70 m a 0.90 m; A=0.70 m a 0.90 m ; B=1.20 m; A=0.50 m a 1.00 m ; B=1.20 m;.
|
