MANUAL DE ADMINISTRACIÓN ARCHIVISTICA

Es una rama de la administración, que permite conocer los mecanismos para la organización de cualquier centro documental (archivo), aplica los procesos de planeación, organización, integración, ejecución, dirección y control del mismo. Archivinomia. Archivística. Archivo.

Es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización; así como, los medios para su utilización. Archivonomía. Archivística. Archivo.

Es el conjunto de procedimientos, principios y métodos archivísticos que se interesan no solamente por la conservación, uso y localización de la documentación administrativa, si no que atiende a la producción, circulación y selección de los propios documentos. Documento. Archivo de tramite. Administración de documentos.

Es toda información registrada, independiente de su forma y característica del material, elaborada, recibida o conservada para una institución u organización en el desarrollo de sus actividades; así, los documentos pueden ser papiros, pergaminos, códices, libros, mapas, planos, fotografías, películas, microfilmes, registros sonoros, cintas magnéticas, casettes, periódicos, discos compactos, microfilms, diapositivas, negativos, acetatos, revistas y otro material que contenga información: por lo tanto, documento es todo aquel material que contiene información independiente de cual sea su soporte. Archivo. Documento. Trámite.

Derivada de la palabra latina (archíum), designa el lugar donde se conservan los documentos interesantes relativos a la historia. Conjunto de documentos debidamente clasificados y organizados, concentrados en un lugar determinado. Documento. Trámite. Archivo.

Es aquel que se maneja en las unidades administrativas, contienen documentos y/o expedientes de asuntos que no han sido resueltos y requieren de un periodo de tiempo para su conclusión y su consulta es constante, tiene a su cargo la recepción de documentos, clasificación y transferencia de expedientes al archivo de concentración. Documento. Archivo. Trámite.

Es aquel que custodia expedientes en su etapa semiactiva (asuntos que ya concluyeron con su propósito), debidamente ordenados y en legajos; los cuales se seleccionaron bajo previo cumplimiento de su plazo precaucional, posteriormente son transferidos al archivo histórico o en su caso se procederá a su baja y/o destrucción. Archivo histórico. Archivo de concentración. Archivo de trámite.

Es aquel en donde se conservan los documentos procedentes del archivo de concentración o de otras fuentes que por donación y contenido histórico integraran la memoria institucional. Archivo de trámite. Archivo histórico. Archivo de concentración.

Elementos fundamentales de cualquier tipo de archivo: Recursos humanos, materiales, financieros y técnicos. Archivo de trámite, concentración e histórico. Archivonomía, Archivística, Documento.

Nos ayuda a identificar sus características y evolución de los mismos, se divide en tres fases: Fase activa, semi-activa e inactiva: mismos que hacen relevancia, sobre los diferentes procesos y tiempos que deberán de establecerse en los diferentes archivos. (trámite, concentración e histórico). Ciclo vital de los documentos. Concepto expurgo documental. Concepto depuración documental.

Es la primer edad del documento y se refiere exclusivamente al periodo que inicia al ser generado para cumplir con ciertos fines administrativos, propiciando la gestión o conclusión de los asuntos y su consulta es constante. Fase Activa. Fase Semiactiva. Fase Inactiva.

Es la segunda edad de los documentos e indica que estos han concluido con los trámites formales de los que son producto y que han dejado de tener utilidad inmediata para la institución que los produjo, pero en prevención de los derechos y obligaciones que diversas disposiciones fijan, deben conservarse por cierto tiempo que se establecerá en el catálogo de disposición documental, aplicado a los diferentes proceso técnicos archivísticos. Fase Activa. Fase Semiactiva. Fase Inactiva.

La característica esencial en esta etapa, los documentos deben ser sujetos a un proceso de valoración cuidadosa, que precise los periodos de tiempo durante los cuales deberán de ser conservados y custodiados en el archivo de concentración conforme a su clasificación, vigilando el tiempo de vigencia para su posterior análisis y valoración y en su caso eliminarlos o transferirlos al archivo histórico. Fase Activa. Fase Semiactiva. Fase Inactiva.

Es la tercera y última etapa del ciclo vital del documento, se presenta cuando éstos han cumplido con una serie de procedimientos derivados tanto de las gestiones administrativas de que son producto, como de los controles que desde un punto de vista archivístico deben conservarse precaucionalmente para proceder a su selección o eliminación según el valor y/o utilidad que éstos tengan para la institución. Fase Activa. Fase Semiactiva. Fase Inactiva.

En esta fase, conforme al valor de carácter permanente de los documentos, serán conservados en el archivo histórico y una vez organizados, se implementarán los sistemas de difusión (ópticos y electrónicos), para estimular su uso e investigación. Fase Activa. Fase Semiactiva. Fase Inactiva.

Proceso de análisis documental, cuyo fin es establecer los criterios para proceder a transferir o dar de baja los documentos. Esta técnica, es una de las más importantes y la efectuara personal con conocimiento de las atribuciones de la organización institucional y de los diferentes tipos o clasificación de documentos que en esta se generan: así como, un amplio criterio de análisis; con la finalidad de que determine el momento de proceder con la baja de documentos que ya cumplieron su objetivo o transferirlos por su valor al archivo histórico. Valoración documental. Expurgo documental. Depuración documental.

Nos ayuda a eliminar del expediente los documentos sin ninguna relevancia o repetidos previo a su transferencia al archivo de concentración. Con este procedimiento se evitará que se acumulen documentos sin valor, (copias simples, fotocopias, al carbón, documentos ilegibles o repetidos). esta técnica se puede llevar a cabo inclusive en el archivo de trámite ayudando así a disminuir parte del gran volumen documental. Valoración documental. Expurgo documental. Depuración documental.

Tiene como objetivo la eliminación de expedientes que hayan cumplido con su vigencia precaucional, con apoyo de la información contenida en el catálogo de disposición documental, esta actividad tendrá que ser realizada por personal con capacidad de análisis y con conocimiento de las funciones de las diferentes unidades y establecimientos, que integran la Institución. Valoración documental. Expurgo documental. Depuración documental.

Determina previa autorización, la acción del préstamo de los expedientes o documentos; para lo cual, se tendrá que considerar diferentes aspectos de acceso para su exhibición, reproducción, investigación o consulta. Préstamo de documentos. Consulta de documentos. Proceso administrativo aplicado en la archivonomía.

Datos que contiene una cedula de préstamo: Nombre de la dirección solicitante, grado, nombre sello y firma del que autorizó, fecha de entrega y devolución, números de fojas que contiene el expediente. Planeación, organizar, integrar, dirigir y controlar. Exhibición, reproducción, investigación o consulta.

Medidas antes de facilitar un expediente: Valoración, Expurgo y depuración documental. Planeación, Organizar, Integrar, Dirigir y controlar. Expurgar, Foliar, Coser.

El objetivo de cualquier archivo, es el brindar la información documental en el momento oportuno cuando se solicite; se recomienda para tal fin, aplicar un sistema de digitalización, tal es el caso en los acervos históricos, que por su estado de conservación no se deberá tener acceso directo a este material; para esto, nos auxiliaremos de la tecnología para prolongar la vida útil de los documentos. Préstamo de documentos. Consulta de documentos. Valoración documental.

Es el proceso administrativo aplicado en la archivonomía: Fase Activa, semiactiva y inactiva. Expurgar, Foliar y Coser. Planeación, Organizar, Integrar, Dirigir y Controlar.

Es el primer paso del proceso administrativo, es primordial que al generar la documentación se separe de acuerdo a la temática que trate, facilitando su clasificación; así como su ubicación. Identificación temática de expedientes y quien los origina. Programa del ciclo vital del documento. Responsabilidad y fundamento legal.

Planea y establece el tiempo de guarda de la diversa documentación y la identificación de valores documentales (administrativo, legal, contable y fiscal), para su depuración o posible transferencia a la siguiente fase del archivo. Identificación temática de expedientes y quien los origina. Programa del ciclo vital del documento. Responsabilidad y fundamento legal.

Es responsabilidad de cada persona al frente de un archivo, coordinar y establecer tiempo de vigencia y guardia documental y así como el manejo y manipulación de la información de acuerdo a leyes y reglamentos vigentes que así lo establecen. Identificación temática de expedientes y quien los origina. Programa del ciclo vital del documento. Responsabilidad y fundamento legal.

Una vez identificada la documentación por temas, es preciso establecer su ubicación y localización aplicando técnicas de organización coma la alfabética, numérica, cromático, topográfica o por asunto. Planeación. Organizar. Integrar.

Para programar la guarda y custodia de la documentación en cada etapa del archivo, es necesario conocer que tiempo establece la ley para la diversa documentación conforme a su clasificación (reservada, confidencial y pública). Diferentes fases del archivo. Organizar. Base legal.

Establece las sanciones a quien haga uso incorrecto de la información documental (fotocopie y consulte sin autorización sustraiga, destruya o altere(; así como, nos indica si la documentación es pública, reservada, confidencial y sus vigencias correspondientes. Organizar. Diferentes fases del archivo. Base Legal.

Es recomendable que el personal que se comisione en las actividades de archivonomía, cuente con el perfil mínimo necesario para que desarrollo sus funciones con calidad y eficiencia por la relevancia del manejo de la información contenida en los archivos. Orientar, adiestrar, desarrollar mediante la instrucción y la práctica los conocimientos, aptitudes y habilidades del personal en la materia. Incorporar personas capacitadas para la organización del archivo. Delegar, motivar, coordinar, manejar los cambios de innovación en el logro de metas.

Impartir capacitación al persona que desempeña actividades inherentes y fomentar la importancia y responsabilidad que implica la identificación, organización, control y custodia de la documentación. Delegar, motivar, coordinar, manejar los cambios de innovación en el logro de metas. Incorporar personas capacitadas para la organización del archivo. Orientar, adiestrar, desarrollar mediante la instrucción y la práctica los conocimientos, aptitudes y habilidades del personal en la materia.

Delegar responsabilidades a la persona más capacitada con conocimientos y experiencia para estar en posibilidad de innovar procedimientos para una mejora constante y facilitar el desarrollo de los diversos procesos técnicos de la archivonomía. Orientar, adiestrar, desarrollar mediante la instrucción y la práctica los conocimientos, aptitudes y habilidades del personal en la materia. Incorporar personas capacitadas para la organización del archivo. Delegar, motivar, coordinar, manejar los cambios de innovación en el logro de metas.

Controlar el proceso de la organización en el logro de los objetivos para la prevención oportuna de los problemas que se presenten en los archivos como son las transferencias, bajas, valoraciones, etc. Asegurar que los procesos se cumplan con los objetivos conforme a los lineamientos archivísticos. Delegar, motivar, coordinar, manejar los cambios de innovación en el logro de metas. Incorporar personas capacitadas para la organización del archivo.

Elementos de la planeación: 1.-Identificicón temática de expedientes y quienes los origina 2.- Programa del ciclo vital del documento. 3.- Responsabilidad y fundamento legal. 1.- Diferentes fases del archivo. 2.- Base legal. 1.-Orientar, adiestrar, desarrollar mediante la instrucción y la práctica los conocimientos, aptitudes y habilidades del personal en la materia.

Elementos de organizar: 1.-Identificicón temática de expedientes y quienes los origina 2.- Programa del ciclo vital del documento. 3.- Responsabilidad y fundamento legal. 1.- Diferentes fases del archivo. 2.- Base legal. 1.-Delegar, motivar, coordinar, manejar los cambios de innovación en el logro de metas.

Incorporar personas capacitadas para la organización del archivo. Integrar. Dirigir. Controlar.

Asegura que los procesos se cumplan con los objetivos conforme a los lineamientos archivísticos. Integrar. Dirigir. Controlar.