Módulo Formativo 0971 REPRODUCCIÓN Y ARCHIVO

¿Cuál es la finalidad principal de la gestión auxiliar de archivo?. Mantener los archivos desorganizados. Facilitar la pérdida de documentos. Mantener los archivos organizados y accesibles. Realizar copias de seguridad solo en formato físico.

¿Qué es un archivo en soporte convencional?. Un archivo digital almacenado en la nube. Un archivo que se encuentra en un servidor remoto. Un archivo almacenado en una carpeta física. Un archivo comprimido en formato ZIP.

¿Cuál de las siguientes opciones es una ventaja de utilizar soporte informático para almacenar archivos?. Mayor durabilidad y resistencia al deterioro. Mayor rapidez en el acceso a los archivos. Mayor facilidad para perder archivos importantes. Mayor facilidad para desorganizar los archivos.

¿Qué implica la clasificación de archivos?. Asignar categorías y etiquetas a los archivos. Eliminar archivos sin revisión previa. Establecer permisos de acceso a los archivos. Mantener los archivos en una sola carpeta sin orden.

¿Cuál es el propósito de la reproducción controlada de documentos?. Evitar la pérdida de documentos importantes. Facilitar la distribución de archivos entre diferentes usuarios. Realizar copias de seguridad en caso de fallos en el sistema. Liberar espacio de almacenamiento.

¿Cuál es la diferencia entre un archivo maestro y un archivo secundario en la gestión de archivos?. Un archivo maestro contiene información crítica, mientras que los secundarios contienen información menos importante. Un archivo maestro es utilizado para almacenar archivos digitales, mientras que los secundarios almacenan archivos físicos. No hay diferencia entre un archivo maestro y un archivo secundario en la gestión de archivos. Un archivo maestro es de acceso público, mientras que los secundarios tienen acceso restringido.

¿Cuál es el propósito de la eliminación de archivos?. Liberar espacio de almacenamiento. Proteger la confidencialidad de los archivos. Evitar la pérdida de documentos importantes. Realizar copias de seguridad de los archivos.

¿Qué es el archivo de gestión?. Un archivo digital utilizado para el almacenamiento de datos. Un archivo que contiene documentos administrativos. Un archivo físico utilizado para guardar registros históricos. Un archivo que solo almacena imágenes.

¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor la reproducción de documentos en archivo?. Acción de eliminar documentos obsoletos. Método para organizar documentos en carpetas. Técnica de encriptación de archivos digitales. Proceso de creación de copias exactas de documentos.

¿Qué significa gestionar auxiliarmente un archivo en soporte convencional o informático?. Realizar copias de seguridad de los archivos. Mantener los archivos organizados y accesibles. Crear carpetas y subcarpetas para organizar los archivos. Establecer permisos de acceso a los archivos.

¿Qué es un archivo maestro en la gestión de archivos?. Un archivo que contiene información confidencial. Un archivo utilizado para guardar copias de seguridad. Un archivo que almacena registros históricos. Un archivo que contiene información crítica y centralizada.

¿Qué es el código de clasificación de archivos?. Un sistema numérico para organizar los archivos. Una contraseña utilizada para acceder a los archivos. Una marca que indica la fecha de creación del archivo. Un método para encriptar archivos confidenciales.

¿Qué implica la custodia de archivos?. Proceso de compartir archivos con otros usuarios. Responsabilidad de proteger y preservar los archivos. Acción de guardar los archivos en una ubicación específica. Realizar copias de seguridad de los archivos.

¿Cuál de las siguientes opciones describe mejor la reproducción en archivo definitivo?. Acción de eliminar documentos obsoletos para liberar espacio. Método para organizar documentos en carpetas digitales. Técnica de encriptar archivos confidenciales para proteger su acceso. Proceso de creación de copias exactas de documentos importantes.

¿Cuál es el objetivo de destrucción de documentos controlados?. Liberar espacio en el archivo. Preservar la confidencialidad de la información. Ahorrar costos en la gestión del archivo. Todas las anteriores.

¿Qué es un fondo documental?. Ninguna es correcta. Un conjunto de archivos pertenecientes a diferentes instituciones. La agrupación de documentos por su contenido o procedencia. Un archivo en formato digital.

¿Cuál es el primer paso para organizar un archivo?. Digitalizar los documentos. Elaborar un plan de clasificación y ordenación. Clasificar los documentos según su importancia.

¿Qué es un archivo definitivo?. Un archivo que contiene documentos históricos valiosos. Un archivo temporal para documentos de poco valor. Un archivo que solo almacena copias de respaldo.

¿Cuál es la diferencia entre el sistema alfabético y el sistema alfanumérico de clasificación de archivos?. El sistema alfabético utiliza solo letras, mientras que el sistema alfanumérico combina letras y números. El sistema alfabético se utiliza para archivos físicos, mientras que el sistema alfanumérico se aplica a archivos digitales. El sistema alfabético utiliza solo numeros, mientras que el sistema alfanumérico solo letras. No hay diferencia entre el sistema alfabético el sistema alfanumérico.

¿Cuáles son los principales elementos que deben considerarse al establecer un plan de conservación de archivos?. Accesibilidad, seguridad y velocidad de procesamiento. Temperatura, humedad y niveles de iluminación. La disponibilidad de espacio físico y el presupuesto asignado para la conservación del archivo. La cantidad de documentos generados diariamente y la ubicación geográfica del archivo.