La organización archivística: identificación y clasificación

Según el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura, la organización es: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo. Todas son correctas.

Según el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura, la identificación es: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo. Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación.

Las actividades vinculadas a la identificación se centran en estudiar: El organismo productor. Las funciones. El tipo documental (caracteres externos e internos). Todas son correctas.

La identificación es el paso previo a la: Organización. Difusión. Conservación. Descripción.

La primera fase del tratamiento archivístico, que consiste en el análisis de la organización de las funciones de las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, y de las series documentales que estas producen, es: La clasificación. La identificación. La valoración. La ordenación.

El resultado de la fase de identificación es: El repertorio de series. La ficha técnica. El cuadro de eliminación. La relación de entrega.

Según el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura, la clasificación es: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.

T. R. Schellenberg estableció tres tipos de clasificación: Funcional (se toman en consideración las funciones del productor del fondo), orgánica (se basa en la estructura del organismo productor), por materias (se tiene en cuenta el asunto que tratan). Orgánica (se basa en la estructura del organismo productor), cronológica (se basa en la fecha) y por materias (se tiene en cuenta el asunto que tratan). Funcional (se toman en consideración las funciones del productor del fondo), orgánica (se basa en la estructura del organismo productor), tipológica (se tiene en cuenta el tipo de archivo). Funcional (se toman en consideración las funciones del productor del fondo), orgánica (se basa en la estructura del organismo productor) y cronológica (se basa en la fecha).

Según el Diccionario de terminología archivística, el cuadro de clasificación es: Instrumento de control que relaciona correlativamente el contenido de cada una de las unidades de conservación de un depósito de archivo. Instrumento resultante de la fase de valoración de un fondo que precisa los documentos que se deben conservar y aquellos otros que se deben eliminar al final de un período determinado especificando el procedimiento concreto en que ha de realizarse (muestreo, cambio de soporte, etc.). Instrumento de consulta resultado de la fase de identificación, que refleja la organización de un fondo documental o de la totalidad de los fondos de un archivo y aporta los datos esenciales de su estructura (denominación de secciones y series, fechas extremas, etc....). Instrumento de control que indica el emplazamiento en los depósitos de las estanterías, planeros, ficheros, etc., y su nivel de ocupación, lo que permite obtener información sobre la utilización actual o futura del espacio disponible. La información contenida en este instrumento deberá ponerse en relación siempre con la del registro topográfico.

Según el punto de vista que se elija, puede haber tres tipos de cuadros de clasificación: Funcional (se toman en consideración las funciones del productor del fondo), orgánica (se basa en la estructura del organismo productor), por materias (se tiene en cuenta el asunto que tratan). Orgánico (según las dependencias de la institución), funcional (según las funciones de la institución), orgánico-funcional (mixto, mezcla de los dos anteriores). Cronológico (según la fecha), digital (según la presencia de documento electrónico) y alfabético (siguiendo el orden de las letras del alfabeto). Todas son correctas.

Según el Diccionario de Terminología Archivística del Ministerio de Cultura, la ordenación es: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.

No es un tipo de ordenación: Alfabético. Cronológico. Numérico. Digital.

No es un tipo de ordenación: Alfabético. Alfanumérico. Numérico. Artificial.

No es un tipo de ordenación: Geográfico. Ordenación natural. Numérico. Ordenación artificial.

Señala la afirmación incorrecta sobre el método cronológico: Se ordena según la fecha en que se ha tramitado la unidad documental, se ha recibido o se ha resuelto la misma. Si en un documento no aparece la fecha, el archivero intentará aproximarse y presentará su resultado entre corchetes. En los archivos de oficina se suelen ordenar los documentos del más antiguo al más moderno y en los archivos históricos del más moderno al más antiguo. El expediente exige un orden independiente que algunas veces coincide con el cronológico y otras no, porque así lo demande el procedimiento administrativo.

El método alfabético puede ser: Alfabético onomástico, cuando se ordena por el apellido de la persona. Alfabético geográfico, cuando se ordenan según su jerarquía espacial. Alfabético de organismos, cuando se ordenan alfabéticamente los nombres de las instituciones, o alfabético de materias, cuando se ordenan por temáticas, escogiendo la palabra más concreta. Todas son correctas.

Señala la afirmación incorrecta sobre el método numérico: La ordenación sigue un número correlativo. Se ordena según la fecha en que se ha tramitado la unidad documental, se ha recibido o se ha resuelto la misma. Requiere índices auxiliares para localizar la información contenida en los expedientes. Se usa en la ordenación de expedientes.

Señala la afirmación incorrecta sobre los métodos de ordenación: El método numérico se basa en la fecha en que se ha tramitado la unidad documental, se ha recibido o se ha resuelto la misma. El método alfanumérico es la combinación de letras y números para componer códigos de ordenación. El método geográfico se basa en el área geográfica. El método de ordenación natural se basa en las necesidades de la gestión que los originó o recibió.