¿Cómo crees que te relacionas con el tiempo? Me paso el día ocupado y termino la jornada con la sensación de no avanzar. Aunque organizo mi trabajo cada mañana siento estar apagando fuegos constantemente. Distribuyo mi tiempo y esfuerzo de manera que consigo la mayoría de los objetivos que me propongo. Llevo a cabo un plan de acción fiable y sé en qué facetas puedo mejorar.
¿Tienes identificadas tus horas mayor productividad en un día? ¿Estableces un plan de acción en función de estas horas? Solo necesito concentrarme en cualquier momento para dar el máximo de mi. Sé cuándo tengo más energía en los diferentes días de la semana, pero mi ritmo de trabajo y organización no me permite distribuir mis tareas en función de ello. Tengo claro mi momento del día más productivo y distribuyo las tareas de mi plan de acción en función de ello.
¿Has definido tus áreas de responsabilidad personales y profesionales? No tengo idea de lo que me estás hablando. Sé exactamente mis áreas de responsabilidad, pero no entiendo qué relación tienen con mi productividad. He definido mis áreas de responsabilidad (personales y profesionales) y los roles que desempeño en cada una. Marco mis objetivos y prioridades en base a ellas.
¿Tienes claro el propósito de tu vida personal y profesional? ¿Y el de tus proyectos? No entiendo qué relación tiene la definición del propósito con la productividad personal. Sé lo que quiero conseguir en mi vida personal, pero en lo profesional no tengo la sensación de tener el control yo. Sé para qué me levanto cada día personal y profesionalmente. Además siempre que comienzo un proyecto defino el “para qué” del mismo.
¿Defines detalladamente y revisas con asiduidad objetivos a corto, medio y largo plazo? Prefiero no perder tiempo fantaseando y pasar a la acción directamente. Defino objetivos de forma genérica en ocasiones, pero no entro en detalle. Sí, invierto tiempo en definir con detalle objetivos semanales, mensuales, trimestrales, anuales y a más largo plazo.
En tu plan de acción diario, ¿sabes el orden de prioridades a establecer?¿Dedicas tiempo a definir la prioridad que asignarás a cada actividad antes de ponerte en marcha? Actualmente no tengo tiempo ni para establecer unas prioridades. Me dedico simplemente a realizar las tareas que he apuntado en mi lista de pendientes. Aunque establezco mis prioridades, muchas veces me veo resolviendo problemas urgentes que a posteriori retrasan mis proyectos más importantes. Sí, establezco mis prioridades semanal y diariamente y lo cumplo en su mayoría.
¿Crees que diferencias/gestionas de la mejor manera las tareas importantes y/o urgentes? Suelo pasarme el día atendiendo tareas urgentes por no haberlas atendido a tiempo. Aunque he definido mis prioridades correctamente, suelo terminar realizando las tareas más banales o aquellas que me solicitan otras personas. He conseguido aislar todo lo que es importante en mi vida para conseguir mis objetivos y cada día atiendo menos tareas y proyectos urgentes.
¿Defines un plan de acción diario en función de tus objetivos semanales? ¿Sueles cumplirlo? No, mi plan de acción lo establezco cada mañana al iniciar la jornada en función de las peticiones que han llegado a mi bandeja de entrada. Sí, pero casi nunca puedo cumplirlo y termino cada jornada hasta arriba de frustración. He aprendido a establecer planes de acción asequibles y en la mayoría de mis días incluso me permito añadir alguna actividad extra al terminar lo planificado.
¿Sueles hacer una revisión de tu sistema de organización? No, me fío totalmente de lo que he planificado en su momento. Sí, cada cierto tiempo reviso en qué estado se encuentran mis objetivos. Hago revisión de mis áreas de responsabilidad, objetivos y planes de acción en función de su relevancia en mi sistema.
¿Cómo actúas habitualmente ante un proyecto o tarea en la que te has bloqueado o parece muy grande? Dejo pasar los días hasta que la fecha límite me pisa los talones. Marco un día para hacerlo y me agobio nada más sentarme. Visualizo el resultado exacto que quiero obtener y desgrano el proyecto/tarea de tal manera que me facilita la ejecución.
¿Cuántas veces miras el correo electrónico a lo largo de tu jornada laboral? Siempre que me llega una notificación o de forma compulsiva. Espero a terminar la tarea que estoy haciendo y luego lo reviso. He establecido 3 – 4 momentos durante el día para poder procesar mi bandeja de entrada.
¿Cuándo estás realizando una tarea puedes evadirte totalmente de las notificaciones de móvil, RRSS y distracciones de otras personas? No, siempre hay un momento de flaqueza en que me distraigo con las RRSS, o mirando cualquier cosa en el móvil. Puedo evadirme de mis distracciones, pero me cuesta decir que no a quien viene a pedir ayuda. Tengo mis métodos y estrategias para conseguir enfocarme en la tarea que estoy realizando en cada momento.
¿En qué medida sueles delegar tus tareas? Solo delego tareas de poco valor, las importantes prefiero hacerlas a mi manera. Delego solo en ocasiones porque me cuesta más enseñar a las personas que realizar yo las tareas. Tengo un sistema para delegar, cada uno de mis colaboradores o miembros de equipo conocen el resultado que quiero conseguir y su fecha límite.
¿Utilizas alguna herramienta para recopilar y organizar tus tareas pendientes? Apunto cada día lo que me toca hacer en la jornada de trabajo en una libreta o calendario. Tengo apuntado todas mis tareas pendientes en una agenda y las organizo en función de lo que pueda hacer cada día. Utilizo una herramienta (agenda, to-do list…) para recopilar mis tareas pendientes y procesar/organizar mis proyectos y tareas en función de mis objetivos y prioridades.
Cuando necesitas acudir a algún documento o archivo, ¿te cuesta mucho encontrarlo? Muchísimo, de hecho, en ocasiones suelo perder muchos documentos por no saber dónde los he puesto. A veces me cuesta encontrar las cosas, pero casi siempre las encuentro con facilidad. Controlo mi desorden. Tengo un archivo de consulta que utilizo para guardar todos mis documentos o referencia a ellos.
¿Planificas tu día para descansar lo suficiente, tienes en cuenta tus niveles de energía y un lugar ideal para descansar? No, incluso a veces trabajo cuando me encuentro realmente cansado para sacar más partido del día. Planifico mi día a día para tener horas de descanso, pero siempre se alarga mi jornada y termino robando horas de sueño para disfrutar de un rato de TV, hablando con amigos… En su mayoría respeto un horario para mi jornada de trabajo y, tengo establecido un horario de sueño que mantengo junto a una habitación exclusivamente dedicada a ello.
¿Crees que dedicas tiempo suficiente a cuidar de tu familia, amigos y de ti? Me enfoco en mi trabajo, es lo que en un futuro me puede dar los resultados para tener más tiempo para disfrutar. Intento “sacar tiempo” para disfrutar de mi familia y amigos, pero al tener mucho trabajo he ido descuidándome un poco. Trabajo de igual manera mi planificación semanal para dedicar tiempo a mi cuidado, el de mi familia y amigos y compaginarlo todo con mis obligaciones laborales.
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