El Sistema Español de Archivos

El Sistema Español de Archivos está formado por: Los archivos de la Administración General del Estado y el resto de archivos públicos y privados, vinculados al Sistema mediante los correspondientes instrumentos de cooperación. Los archivos de la Administración General del Estado, exclusivamente. Los archivos públicos. Los archivos públicos y privados.

Se entiende por metadato: Todas son correctas. El documento principal del documento electrónico, que es dependiente del contenido del documento. Cualquier información incorporada al contenido del documento electrónico que forma parte de su estructura interna y que tiene como finalidad ampliar, detallar o complementar la información principal del propio documento, siendo dependiente de su contenido y destinada principalmente a su interpretación por parte del usuario, sin necesidad de tratamiento automatizado ni estandarización específica. Cualquier descripción estandarizada de las características de un conjunto de datos. En el contexto del documento electrónico cualquier tipo de información en forma electrónica asociada a los documentos electrónicos, de carácter instrumental e independiente de su contenido, destinada al conocimiento inmediato y automatizable de alguna de sus características, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, el acceso, la conservación y la interoperabilidad del propio documento.

Forman parte del Sistema Español de Archivos: El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos. Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales, en función de las relaciones de cooperación, basadas en el principio de voluntariedad, que se establezcan, y sin perjuicio de la aplicación de su respectiva normativa. Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante los correspondientes acuerdos y convenios. Todas son correctas.

Son funciones del Ministerio de Cultura, como órgano coordinador del Sistema Español de Archivos, y en cooperación con los responsables de los correspondientes archivos, con el fin de la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación: Elaborar el Censo-Guía de Archivos de los bienes integrantes del Patrimonio Documental y asegurar el mantenimiento y la difusión selectiva de la información bibliográfica especializada en materia de archivos y otras disciplinas afines. Promover la formación permanente del personal de los archivos con medios adecuados y suficientes, así como el fomento del intercambio de archiveros mediante el desarrollo de programas nacionales e internacionales e impulsar la investigación científica y el desarrollo e innovación tecnológica dentro del ámbito archivístico, así como la realización de proyectos de investigación en cooperación con otras instituciones científicas y culturales. Promover la creación de plataformas y proyectos digitales de acuerdo con los criterios de accesibilidad en línea, digitalización de fondos, preservación y duplicación con fines de difusión y la colaboración en proyectos de desarrollo de contenidos digitales promovidos por las administraciones públicas e impulsar la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los países de la Unión Europea, de Iberoamérica y del Mediterráneo, en programas de digitalización y en la elaboración y desarrollo de plataformas y portales en Internet, con el fin de fomentar el conocimiento y la difusión de los documentos que forman parte de una historia común. Todas son correctas.

La cooperación archivística comprende: Los vínculos que, con carácter voluntario, se establecen entre los archivos y los sistemas archivísticos dependientes de las diferentes administraciones públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas para intercambiar información y servicios, conocimientos especializados y medios técnicos, con la finalidad de optimizar los recursos y desarrollar los servicios que prestan los archivos. Los vínculos que, con carácter obligatorio, se establecen entre los archivos y los sistemas archivísticos dependientes de las diferentes administraciones públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas para intercambiar información y servicios, conocimientos especializados y medios técnicos, con la finalidad de optimizar los recursos y desarrollar los servicios que prestan los archivos. Los tratados de acuerdos entre países de la Unión Europea para seguir las mismas normas en el ámbito de la archivística. Los convenios entre archivos de titularidad pública y privada.

Son funciones del Consejo de Cooperación Archivística: La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y archivos privados en el Sistema Español de Archivos y la elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos. La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los archivos e informar los planes de cooperación archivística previstos, procediendo a su seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualización. La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico y el impulso de la cooperación internacional. Todas son correctas.

Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa: Archivos de oficina o de gestión. Archivos centrales. Archivos intermedios. Archivos históricos.

No es una función del archivo de oficina o de gestión: Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora. Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades. Apoyar la gestión administrativa. Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora. Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central. Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación.

Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación. Archivos de oficina o de gestión. Archivos generales o centrales. Archivos intermedios. Archivos históricos.

No es una función del archivo central: Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental. Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación. Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística. Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente. Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados. Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega. Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias. Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales.

Es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios de conservación: El archivo de oficina o de gestión. El archivo central. El archivo intermedio. El archivo histórico.

El archivo intermedio de la Administración General del Estado, adscrito al Ministerio de Cultura es: El Archivo General de la Administración. El Archivo de Simancas. El Archivo Intermedio Estatal. El Archivo Intermedio del Estado.

No es una función del archivo intermedio: Conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales. Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente para las agrupaciones documentales acumuladas que no hayan recibido previamente tratamiento archivístico. Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos. Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística. Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados. Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión.

Son las instituciones responsables de la custodia, conservación y tratamiento de los fondos pertenecientes al patrimonio histórico documental español que sean reflejo de la trayectoria de la administración estatal a lo largo de la historia o que en todo caso resulten altamente significativos por su valor histórico, su singular importancia o su proyección internacional: Los archivos de oficina o de gestión. Los archivos centrales. Los archivos intermedios. Los archivos históricos.

El archivo histórico de la Administración General del Estado, dependiente del Ministerio de Cultura es: El Archivo General de la Administración. El Archivo Histórico Nacional. El Registro Civil. Todas son correctas.

No es una función del archivo histórico: Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración. Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión. Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos. Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística. Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado. Aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, conforme lo dispuesto en la legislación vigente.

Es el órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos: El Consejo de Cooperación Archivística. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado. La Comisión de Cooperación. El Sistema Español de Archivos.

Es un órgano interministerial adscrito al Ministerio de Presidencia que elaborará las instrucciones, recomendaciones, manuales y criterios para garantizar el cumplimiento de la normativa en materia de archivos e impulsar la gestión coordinada de los mismos: La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado. El Consejo de Cooperación Archivística. El Sistema Español de Archivos. El Archivo General de la Administración del Estado.

Establecerá instrucciones y criterios para homogeneizar, normalizar y armonizar las tareas archivísticas que se realicen en las distintas etapas del ciclo documental y en los diferentes archivos de su competencia: La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado. El Consejo de Cooperación Archivística. El Sistema Español de Archivos. El Archivo General de la Administración del Estado.

No es una función de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado: La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos. El desarrollo de propuestas de armonización y homogeneización de los procesos y tareas desarrolladas en los archivos, en aras de la eficacia y la simplificación administrativa. El diseño de planes e indicadores de evaluación de calidad, aplicables a los archivos del Sistema. La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico.

No es una función de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado: La implantación de sistemas de gestión de documentos que faciliten la toma de decisiones a los órganos administrativos y sean garantes de los derechos de los ciudadanos. La utilización en los archivos del sistema, de formatos estándares de uso común, atendiendo a la normativa técnica y demás recomendaciones de Organismos Nacionales e Internacionales. El fomento de la normalización de los procesos de descripción archivística, aplicando las normas nacionales e internacionales de descripción y el desarrollo de recomendaciones y propuestas para su estudio por la Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística (CNEDA). La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los archivos.