La valoración documental

Según el Diccionario de terminología archivística, la valoración es: Fase del tratamiento archivístico que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando los plazos de transferencia, acceso, y conservación o eliminación total o parcial. Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de consulta para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivos. Fase del tratamiento archivístico que consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo. Proceso que mediante las etapas de clasificación y ordenación, aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de un fondo.

Es un instrumento de control que se elabora en la fase de valoración: Repertorio de series. Cuadro de clasificación. Calendario de conservación. Registro topográfico.

Señala cuál de los siguientes no es un criterio de valoración: Criterio de procedencia: se primarán los documentos y series documentales procedentes de los órganos que ocupan una posición más elevada dentro de la jerarquía administrativa. Criterio diplomático: los documentos originales, terminados y validados, son más valiosos que las copias. Criterio de contenido: se primarán los documentos y series que recogen información sustancial para reconstruir la historia del órgano productor, de un acontecimiento, de un periodo cronológico concreto, de un territorio o de las personas. Criterio digital: tienen más valor los documentos que aún no están digitalizados.

Señala cuál de los siguientes no es un criterio de valoración: Criterio de procedencia: se primarán los documentos y series documentales procedentes de los órganos que ocupan una posición más elevada dentro de la jerarquía administrativa. Criterio diplomático: en el caso de documentos originales que tengan copias, tienen tanto valor las copias como los originales. Criterio cronológico: cada país señala la fecha anterior a la cual no se puede destruir ningún documento, en España es 1940. Criterio de utilidad: se primarán los documentos y series documentales que durante la etapa activa y semiactiva de su ciclo vital han sido objeto de demanda frecuente por parte del órgano productor, de los investigadores o de los ciudadanos en general.

Según el Diccionario de terminología archivística, la selección es: Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración. Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.

Según el Diccionario de terminología archivística, la eliminación es: Operación intelectual y material de localización de las fracciones de serie que han de ser eliminadas o conservadas en virtud de los plazos establecidos en el proceso de valoración. Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso del proceso de organización, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Operación archivística realizada dentro del proceso de organización, que consiste en establecer, secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías y grupos definidos en la clasificación. Se encuentra, por lo tanto, dentro de la fase del tratamiento archivístico denominada identificación. Procedimiento archivístico que consiste en la identificación de los documentos que se van a destruir conforme a los plazos establecidos en la fase de valoración.

La técnica de selección, según criterios sistemáticos (numéricos, alfabéticos, topográficos) o cualitativos, de una cierta proporción de documentos en representación de un conjunto, se denomina: Muestreo. Expurgo. Desbroce. Selección documental.

La eliminación previa de materiales innecesarios o accesorios que acompañan a los documentos, pero que no forman parte del documento en sí, se denomina: Muestreo. Expurgo. Desbroce. Selección documental.

La eliminación definitiva de documentos que ya no tienen valor administrativo, legal, fiscal o histórico, y no merecen conservarse permanentemente se denomina: Muestreo. Expurgo. Desbroce. Selección documental.

La eliminación puede ser: Total, cuando se considera que el valor informativo de los documentos es tan bajo que, en ningún caso se justifica su conservación, o parcial, cuando se considera que los documentos valorados pueden disponer de algún valor informativo que justifique la conservación de una parte de ellos. Cronológica, cuando se hace teniendo en cuenta la fecha, o temática, cuando se hace teniendo en cuenta los temas que trata. Ordinaria, cuando se hace con regularidad, y extraordinaria, cuando se hace excepcionalmente. Primaria, cuando se realiza sobre documentos que tienen valores primarios, y secundaria, cuando se realiza sobre documentos que tienen valores secundarios.

De acuerdo con el Real Decreto 1708/2011, ¿de qué órgano depende la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos?. De la Subdirección General de Archivos Estatales. De la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado. Del Consejo de Cooperación Archivística. Del Consejo de Transparencia y Buen Gobierno.

Las propuestas de eliminación o en su caso, de conservación permanente deberán ser enviadas, para el dictamen preceptivo, a: La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. El director del archivo. El Consejo de Transparencia y Buen Gobierno. El Consejo de Cooperación Archivística.