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Auxiliar Administrativo MF0971_1 UF0513
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Título del Test:
Auxiliar Administrativo MF0971_1 UF0513 Descripción: Repaso gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático Autor:
Fecha de Creación: 23/07/2023 Categoría: Otros Número Preguntas: 39 |
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Una de las finalidades del archivo de la documentación es: No tener los informes encima de la mesa porque ocupan sitio Tener los documentos fuera de la empresa en otro edificio Justificación de las operaciones realizadas. Un archivo histórico: Se consulta de forma esporádica Solo los tienen las entidades públicas El acceso a su información se realiza diariamente. Las guías se utilizan para Guardar los documentos confidenciales en armarios Archivar las facturas generadas cada día Separar los documentos para que queden ordenados. El escáner es un dispositivo que se utiliza para: Archivar los documentos que se generan diariamente Digitalizar los documentos de papel Realizar copias de seguridad de los documentos archivados en discos externos. El proceso de clasificación en el funcionamiento del archivo consisten en: Establecer un protocolo de seguridad para evitar la pérdida de información Registrar el documento en el libro de registros Ordenar el documento de acuerdo con los criterios establecidos en la empresa. Según el artículo 30 del Código de Comercio los empresarios deberán de conservar la documentación correspondiente a su actividad durante un tiempo de: 6 años 5 años 8 años. La operación de purga de documentos consiste en: Realizar copias de seguridad de la información almacenada Destruir los documentos que ya no sean necesarios Conservar los documentos durante el tiempo establecido en la ley. Una ventaja del archivo centralizado es: Se sitúa en cada departamento de la empresa por lo que es más rápida la localización de su información Supone un menor coste de instalación para la empresa al estar en un lugar concreto La información se localiza rápidamente. La clasificación cronológica: Se realiza tomando en cuenta las fechas de los documentos Se realiza por zonas geográficas Es un sistema alfabético. Un sistema que utiliza los nombres y apellidos de las personas como criterio de clasificación está basada en: Sistema mixto Clasificación numérica Clasificación alfabética. El proceso de localización rápida y eficiente de un documento se define en el funcionamiento de un archivo como proceso de: Seguridad Registro Recuperación. Un dispositivo que permite el archivo digital de gran cantidad de información es: El escáner El disco externo La aplicación de base de datos. La definición de archivo como un proceso es: Elemento físico donde se guarda la documentación Las carpetas utilizadas para guardar informes Proceso para la conservación y custodia de la documentación. En el mantenimiento de un archivo el proceso de archivar la documentación se realiza con la finalidad de: Evitar retrasos o acumulación de información Evitar que los documentos salgan del departamento Indicar el tiempo de permanencia de los documentos en el archivo. Relaciona cada documento con la frecuencia de utilización: Documentación recién llegada a la oficina Documentos que casi no se consultan Documentación que consultan varios departamentos continuamente Documentos que se guardan como parte de la historia de la organización Expedientes de alumnos de hace 50 años Declaraciones de la renta de años anteriores Copias de las nóminas de los trabajadores Informes de los pacientes nuevos de cirugía del hospital. Relaciona los términos con su definición Activo Semiactivo Inactivo Centralizado Descentralizado. Relaciona cada tipo de clasificación con la definición correcta: Cronológica Alfabética Por materias Numérica Mixta. Ordena de forma secuencial los procesos que necesitamos para el proceso de archivo de un documento: Ordenación del documento según las normas establecidas Identificación de la documentación a archivar Archivo del documento en el lugar correcto Identificación del tipo de clasificación a realizar en el documento. Relaciona el documento con el lugar de emplazamiento: Documentación recién llegada a la oficina Documentos que casi no se consultan Documentación que consultan varios departamentos continuamente Documentos que se guardan como parte de la historia de la organización Expedientes de alumnos de hace 50 años Declaraciones de la renta de años anteriores Copias de las nóminas de los trabajadores Informes de los pacientes nuevos de cirugía del hospital. La palabra ordenatriz del nombre Amalio Asensio-Diaz es Asensio? Verdadero Falso. La palabra ordenatriz de la empresa Cámara Agraria de Burgos es Burgos? Verdadero Falso. La palabra ordenatriz de la empresa Restaurante Asador Benito es Benito? Verdadero Falso. La palabra ordenatriz de la empresa Confederación Hidrográfica es Hidrográfica? Verdadero Falso. En relación con el archivo activo, indique la afirmación correcta: Contiene los documentos importantes de los últimos tres años Es donde se custodian los documentos vitales de la empresa Es el que contiene los documentos vivos de uso habitual Se corresponde con el archivo central de la empresa. ¿Qué tipos de archivo contiene documentación activa? Archivo de oficina Archivo definitivo Archivo central Las respuestas: "archivo de oficina" y "archivo central" son correctas. De los sistemas de clasificación, señala el menos adecuado para la gestión de un archivo: Clasificación alfabética Clasificación por materias Clasificación alfabética y numérica Clasificación geográfica y alfabética. El archivo se describe como: Un conjunto de documentos Espacio fisico dónde se almacenan y ordenan documentos Un proceso sistemático para ordenar y clasificar documentos Todas son correctas. El objetivo del archivo es: Conservar y dar soporte a las necesidades de la información Conservar los documentos para toda la vida Conseguir toda la información posible, útil o no Todas son correctas. De acuerdo a la importancia, frecuencia de uso y soporte de los documentos existen archivos: Históricos y vitales Activos, semiactivos e inactivos De soporte convencional y soporte informático Todas son correctas. ¿De qué factores dependerá la preservación y acceso a documentos en el archivo? De sí la empresa está obligada a gestionar su archivo De la necesidad de información de la empresa y el espacio De los recursos disponibles y el soporte del archivo Las respuestas "de la necesidad de información de la empresa y el espacio" y "de los recursos disponibles y el soporte del archivo" son correctas. Las ventajas del archivo informático son: Espacio físico, acceso rápido, menos coste y acceso simultáneo Mantenimiento especializado La rápida conversión de archivo activo a inactivo El ordenador se encarga de decidir los archivos necesarios. En relación con el archivo pasivo o inactivo, ¿qué afirmación es correcta? Contiene los documentos no esenciales de la empresa Contiene documentos importantes con valor histórico o vital Contiene los documentos del último año Es un archivo transitorio entre el activo y el histórico. La organización del archivo depende de: Si la empresa está obligada a disponer de archivo Recursos humanos, normas y procedimientos, recursos materiales Si la empresa quiere o no tener archivo No es necesario organizar el archivo. Indique la afirmación incorrecta en relación con la finalidad del archivo: Necesario por razones legales, supone una carga para la empresa Una finalidad es garantizar las peticiones de consulta Es necesario porque conserva documentos por imperativo legal El archivo constituye la memoria de la empresa. ¿Cuál de los siguientes tipos de archivos custodia la totalidad de los documentos de la empresa? El archivo activo El archivo centralizado El archivo histórico El archivo pasivo. En relación con los criterios de clasificación, indique la afirmación correcta: Es más efectivo utilizar criterios de clasificación combinados El mejor criterio de clasificación es el alfabético Los criterios mixtos no son recomendables Clasificación numérica tiene ventajas sobre todas las demás. ¿En qué archivo pueden conservarse los documentos importantes? Siempre se conservan en el archivo activo Se conservan en el archivo vital, son documentos importantes Se guardan en un archivo definitivo y nunca se destruyen En el activo, semiactivo o inactivo según frecuencia de uso. ¿Cuál de las siguientes relaciones es correcta? Documentación semiactiva - archivo de gestión Documentación histórica - archivo intermedio Documentación activa - archivo histórico Ninguna es correcta. Organizar los documentos producidos semanalmente corresponde al: Archivo activo Archivo pasivo Archivo histórico Ninguna es correcta. |
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