L. G. A.

¿Cuál es el objeto principal de la Ley General de Archivos?. Establecer los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos en posesión de autoridades, entidades, órganos y organismos públicos, así como de otros sujetos que reciban y ejerzan recursos públicos o realicen actos de autoridad. Establecer los criterios generales para la clasificación, digitalización, consulta y protección de los documentos generados exclusivamente por los poderes públicos y organismos constitucionales autónomos. Determinar las disposiciones para la producción, registro, conservación y consulta de documentos públicos en posesión de las instituciones gubernamentales y organismos responsables de garantizar el acceso a la información.

Además de regular la organización y preservación homogénea de los archivos, ¿qué otros fines establece la Ley General de Archivos?. Determinar las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos y fomentar el resguardo, difusión y acceso público de archivos privados de relevancia histórica, social, cultural, científica y técnica de la Nación. Determinar la integración y operación del Sistema Nacional de Gestión Documental y fomentar la conservación y publicación de archivos particulares que sean considerados patrimonio histórico y cultural del Estado. Regular el funcionamiento de los sistemas estatales y municipales de archivos y garantizar la incorporación al patrimonio nacional de documentos privados con valor histórico, científico, académico y administrativo.

¿Con qué finalidad se promueve el uso de métodos y técnicas archivísticas para el desarrollo de sistemas de archivos?. Para garantizar la organización, conservación, disponibilidad, integridad y localización expedita de los documentos de archivo de los sujetos obligados, contribuyendo a la eficiencia y eficacia de la administración pública, la correcta gestión gubernamental y el avance institucional. Para garantizar la clasificación, digitalización, consulta, transferencia y disposición documental de los archivos públicos, contribuyendo a la transparencia administrativa, la rendición de cuentas y la modernización de las instituciones gubernamentales. Para asegurar la integración, valoración, protección, actualización y recuperación inmediata de los documentos públicos, favoreciendo la simplificación administrativa, el control institucional y la adecuada coordinación entre los distintos órdenes de gobierno.

¿Con qué propósito se regula la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos de los sujetos obligados?. Para que se actualicen y permitan la publicación en medios electrónicos de información relativa a sus indicadores de gestión, al ejercicio de los recursos públicos y de aquella que por su contenido sea de interés público. Para que se modernicen y permitan la publicación en plataformas digitales de información relativa a sus programas institucionales, resultados administrativos, presupuestos asignados y aquella considerada de utilidad para las autoridades. Para que se integren y permitan la difusión por medios electrónicos de información relativa a sus actividades administrativas, procesos internos, recursos financieros y documentación que posea valor histórico o institucional.

¿Para qué se promueve el uso y difusión de los archivos producidos por los sujetos obligados?. Para favorecer la toma de decisiones, la investigación y el resguardo de la memoria institucional de México. Para fortalecer la rendición de cuentas, la evaluación gubernamental y la preservación del patrimonio histórico de las entidades públicas. Para facilitar la gestión administrativa, la consulta ciudadana y la conservación de la memoria documental de las instituciones nacionales.

¿Con qué finalidad se promueve el uso y aprovechamiento de las tecnologías de la información en materia archivística?. Para mejorar la administración de los archivos por los sujetos obligados. Para modernizar los sistemas de transparencia y consulta documental de las instituciones públicas. Para facilitar la digitalización y conservación permanente de los documentos de carácter gubernamental.

¿Qué se busca al sentar las bases para desarrollar e implementar un sistema integral de gestión de documentos electrónicos?. Establecer gobiernos digitales y abiertos en los ámbitos federal, estatal y municipal que beneficien con sus servicios a la ciudadanía. Establecer administraciones electrónicas coordinadas en los ámbitos federal, estatal y municipal que faciliten la gestión documental y el intercambio de información institucional. Establecer sistemas gubernamentales digitalizados en los ámbitos federal, estatal y municipal que garanticen la conservación electrónica y consulta pública de los documentos oficiales.

¿Qué debe establecerse para favorecer la coordinación en materia de archivos?. Mecanismos para la colaboración entre las autoridades federales, estatales y municipales. Procedimientos para la coordinación entre las instituciones públicas, organismos autónomos y autoridades archivísticas nacionales. Lineamientos para la cooperación entre los poderes públicos, entidades federativas y sistemas institucionales de archivos.

¿Cómo se busca promover la cultura de la calidad en los archivos?. Mediante la adopción de buenas prácticas nacionales e internacionales. Mediante la aplicación de criterios técnicos, estándares institucionales y procedimientos nacionales de gestión documental. Mediante la implementación de normas archivísticas, mecanismos de evaluación y modelos internacionales de administración pública.

¿A qué derechos busca contribuir la Ley General de Archivos, de conformidad con las disposiciones aplicables?. Al ejercicio del derecho a la verdad y a la memoria. Al ejercicio del derecho a la información y a la transparencia. Al ejercicio del derecho a la identidad y al acceso documental.

¿Qué acciones deben promoverse respecto del patrimonio documental de la Nación?. Su organización, conservación, difusión y divulgación. Su identificación, clasificación, preservación y consulta pública. Su valoración, protección, digitalización y acceso institucional.

¿Qué se busca fomentar en relación con los archivos?. La cultura archivística y el acceso a los archivos. La gestión documental y la consulta de los archivos públicos. La educación archivística y la difusión del patrimonio documental.

¿Cómo debe realizarse la aplicación e interpretación de la Ley General de Archivos?. Conforme a la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos y a los tratados internacionales de los que México sea parte, privilegiando el respeto irrestricto a los derechos humanos y favoreciendo en todo tiempo la protección más amplia a las personas y el interés público. Conforme a las leyes federales y estatales aplicables en materia administrativa, privilegiando la seguridad jurídica, la transparencia gubernamental y la protección de los intereses institucionales. Conforme a los principios generales del derecho y a los tratados internacionales suscritos por México, favoreciendo la protección del patrimonio documental, la rendición de cuentas y el interés social.

A falta de disposición expresa en la Ley General de Archivos, ¿qué disposiciones se aplicarán de manera supletoria?. Las disposiciones administrativas correspondientes de la Ley General de Responsabilidades Administrativas, la Ley Federal de Procedimiento Administrativo y el Código Nacional de Procedimientos Civiles y Familiares, así como las leyes en materia de procedimiento administrativo y civil de las entidades federativas, en el ámbito de sus respectivas competencias. Las disposiciones de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley Federal de Procedimiento Administrativo y el Código Nacional de Procedimientos Penales, así como las leyes administrativas de las entidades federativas. Las disposiciones de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos y el Código Civil Federal, así como las leyes estatales en materia archivística y administrativa.

¿Qué se entiende por Acervo de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden. Al conjunto organizado de documentos conservados por las instituciones públicas como resultado de sus actividades administrativas, independientemente de su formato, clasificación o periodo de conservación. Al conjunto de expedientes generados, clasificados y resguardados por los sujetos obligados para documentar el cumplimiento de sus funciones, sin importar el medio físico o electrónico en que se encuentren.

¿Qué se entiende por Actividad archivística de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar, conservar y difundir documentos de archivo. Al conjunto de procedimientos destinados a clasificar, resguardar, valorar y consultar documentos generados por los sujetos obligados. Al conjunto de actividades orientadas a integrar, registrar, preservar y disponer de los documentos que forman parte de los sistemas institucionales de archivos.

¿Qué se entiende por Archivo de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto organizado de documentos producidos o recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, con independencia del soporte, espacio o lugar en que se resguarden. Al conjunto clasificado de documentos generados y conservados por los sujetos obligados como resultado de sus actividades institucionales, independientemente del formato o medio en que se encuentren. Al conjunto sistematizado de expedientes integrados, administrados y resguardados por las instituciones públicas para documentar el cumplimiento de sus atribuciones y funciones.

¿Qué se entiende por Archivo de concentración de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al integrado por documentos transferidos desde las áreas o unidades productoras, cuyo uso y consulta es esporádica y que permanecen en él hasta su disposición documental. Al integrado por documentos remitidos por las áreas administrativas, cuya consulta es frecuente y que permanecen bajo resguardo hasta cumplir con su periodo de conservación institucional. Al conformado por documentos transferidos desde los archivos de trámite, cuyo valor histórico determina su conservación permanente y su consulta pública por parte de los interesados.

¿Qué se entiende por Archivo de trámite de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al integrado por documentos de archivo de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados. Al integrado por documentos de consulta ocasional que permanecen bajo resguardo temporal hasta que se determine su conservación o eliminación definitiva. Al conformado por documentos de valor permanente que se conservan por su relevancia histórica, jurídica o administrativa para consulta de los sujetos obligados.

¿Qué se entiende por Archivo General de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Archivo General de la Nación. Al órgano nacional encargado de coordinar y administrar los sistemas institucionales de archivos de los sujetos obligados. Al conjunto de archivos públicos encargados de conservar y resguardar el patrimonio documental de la Nación.

¿Qué se entiende por Archivos generales de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A las entidades especializadas en materia de archivos en el orden local, cuyo objeto es promover la administración homogénea de los archivos, preservar, incrementar y difundir el patrimonio documental de la entidad federativa, salvaguardar su memoria de corto, mediano y largo plazo, y contribuir a la transparencia y rendición de cuentas. A las instituciones archivísticas del ámbito estatal encargadas de coordinar la conservación, clasificación y consulta de los archivos públicos, proteger el patrimonio histórico de la entidad federativa y garantizar el acceso ciudadano a la información documental. A los organismos especializados en gestión documental de las entidades federativas, responsables de organizar y resguardar los archivos locales, preservar la memoria histórica permanente y supervisar el cumplimiento de las obligaciones de transparencia institucional.

¿Qué se entiende por Archivo histórico de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público. Al conformado por documentos con valor histórico y cultural que deben conservarse de manera definitiva por su importancia para la memoria institucional y social. Al integrado por documentos transferidos para su preservación permanente debido a su valor testimonial, informativo o patrimonial para las entidades públicas.

¿Qué se entiende por Archivos privados de interés público de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de documentos de interés público, histórico o cultural, que se encuentran en propiedad de particulares que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad en los diversos ámbitos de gobierno. Al conjunto de documentos de valor histórico, social o cultural que pertenecen a particulares y que reciben apoyo público para su conservación, difusión y consulta por parte de las autoridades competentes. Al conjunto de archivos propiedad de personas físicas o morales que ejercen funciones públicas o administran recursos gubernamentales y que poseen relevancia histórica o cultural para la Nación.

¿Qué se entiende por Área coordinadora de archivos de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la instancia encargada de promover y vigilar el cumplimiento de las disposiciones en materia de gestión documental y administración de archivos, así como de coordinar las áreas operativas del sistema institucional de archivos. A la unidad responsable de supervisar la organización, conservación y clasificación de los documentos, así como de dirigir las actividades de los archivos de trámite, concentración e histórico. A la instancia encargada de establecer criterios técnicos para la gestión de documentos y de coordinar la operación de los archivos públicos pertenecientes a los sujetos obligados.

¿Qué se entiende por Áreas operativas de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A las que integran el sistema institucional de archivos, las cuales son la unidad de correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso, archivo histórico. A las unidades responsables de coordinar la recepción, organización, clasificación y conservación de documentos dentro de los archivos de trámite, concentración e histórico. A las áreas encargadas de administrar el sistema institucional de archivos, integradas por la coordinación de archivos, las unidades administrativas y los archivos de concentración e histórico.

¿Qué se entiende por Baja documental de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación, y que no posea valores históricos, de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables. A la depuración de documentación que haya cumplido sus plazos de guarda y conservación, siempre que no tenga valor institucional, administrativo o patrimonial para la entidad. A la eliminación definitiva de documentos cuyo periodo de consulta haya concluido y que carezcan de utilidad administrativa, jurídica o contable para los sujetos obligados.

¿Qué se entiende por Catálogo de disposición documental de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental. Al instrumento técnico que determina la clasificación de los documentos, sus periodos de consulta, los tiempos de resguardo y los procedimientos para su transferencia o eliminación. Al registro institucional que organiza las series documentales, fija su valor administrativo e histórico, establece sus periodos de conservación y determina su destino final.

¿Qué se entiende por Ciclo vital de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A las etapas por las que atraviesan los documentos de archivo desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico. Al proceso que siguen los documentos desde su creación y clasificación hasta el cumplimiento de sus plazos de conservación y su disposición final en los archivos institucionales. A las fases de gestión por las que pasan los documentos desde su integración al archivo de trámite hasta su conservación definitiva o eliminación conforme a su valor documental.

¿Qué se entiende por Consejos Locales de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los consejos de archivos de las entidades federativas. A los órganos estatales encargados de coordinar los sistemas institucionales de archivos de los municipios y dependencias públicas. A las instancias colegiadas responsables de supervisar la organización, conservación y administración de los archivos en el ámbito local.

¿Qué se entiende por Consejo Nacional de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Consejo Nacional de Archivos. Al órgano encargado de coordinar los sistemas de archivos de las entidades federativas y de los sujetos obligados. A la instancia nacional responsable de establecer políticas, criterios y lineamientos para la administración homogénea de los archivos.

¿Qué se entiende por Consejo Técnico de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Consejo Técnico y Científico Archivístico. Al órgano especializado encargado de emitir criterios técnicos y metodológicos para la organización, conservación y valoración de los archivos. A la instancia consultiva responsable de asesorar al Sistema Nacional de Archivos en materia técnica, científica y de gestión documental.

¿Qué se entiende por Conservación de archivos de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de procedimientos y medidas destinados a asegurar la prevención de alteraciones físicas de los documentos en papel y la preservación de los documentos digitales a largo plazo. Al conjunto de acciones técnicas destinadas a proteger los documentos físicos contra daños, deterioro o pérdida, así como a garantizar la conservación temporal de los documentos electrónicos. Al conjunto de medidas aplicadas para restaurar documentos en soporte papel y asegurar el respaldo, almacenamiento y recuperación de los archivos digitales durante su vigencia documental.

¿Qué se entiende por Consulta de documentos de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A las actividades relacionadas con la implantación de controles de acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los usuarios mediante la atención de requerimientos. Al conjunto de acciones destinadas a facilitar el acceso de los usuarios a documentos clasificados y organizados, mediante procedimientos de búsqueda, préstamo y reproducción documental. A las actividades orientadas a regular la consulta y disponibilidad de los archivos, mediante mecanismos de acceso que permitan atender solicitudes de información y proteger la documentación institucional.

¿Qué se entiende por Cuadro general de clasificación archivística de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado. Al instrumento archivístico que organiza los documentos conforme a sus valores documentales, plazos de conservación y destino final dentro de cada institución.

¿Qué se entiende por Datos abiertos de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. A la información electrónica de acceso público que puede ser consultada, descargada y compartida libremente por los usuarios mediante plataformas digitales.

¿Qué se entiende por Director General de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Director General del Archivo General. Al titular responsable de coordinar y administrar el Sistema Nacional de Archivos.

¿Qué se entiende por Disposición documental de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales. Al proceso de revisión periódica de los expedientes de los archivos institucionales para determinar sus valores documentales, establecer sus plazos de conservación y definir su destino final.

¿Qué se entiende por Documento de archivo de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, producido, recibido y utilizado en el ejercicio de las facultades, competencias o funciones de los sujetos obligados, con independencia de su soporte documental. A aquel que contiene información administrativa, jurídica, financiera o institucional generada y conservada por los sujetos obligados durante el desarrollo de sus actividades, sin importar el formato en que se encuentre.

¿Qué se entiende por Documentos históricos de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los que se preservan permanentemente porque poseen valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad, forman parte íntegra de la memoria colectiva del país y son fundamentales para el conocimiento de la historia nacional, regional o local. A los documentos que se conservan de manera definitiva por poseer valores culturales, administrativos y patrimoniales relevantes para la sociedad, integrando la memoria institucional y sirviendo como fuente para el estudio de la historia nacional.

¿Qué se entiende por Entes públicos de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los poderes Legislativo y Judicial, los órganos constitucionales autónomos, las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y sus homólogos de las entidades federativas, los municipios y alcaldías de la Ciudad de México y sus dependencias y entidades, la Fiscalía General de la República y las fiscalías o procuradurías locales, los órganos jurisdiccionales que no formen parte de los poderes judiciales, así como cualquier otro ente controlado por cualquiera de los poderes y órganos públicos citados de los tres órdenes de gobierno. A los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, los organismos autónomos, las dependencias de la Administración Pública Federal y estatal, los municipios, las alcaldías, las fiscalías y los tribunales administrativos, así como cualquier institución que reciba recursos públicos en los distintos órdenes de gobierno.

¿Qué se entiende por Entidades federativas de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A las partes integrantes de la Federación, en términos de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. A los estados y municipios que conforman la organización política y administrativa del territorio nacional, conforme a las disposiciones constitucionales aplicables.

¿Qué se entiende por Estabilización de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al procedimiento de limpieza de documentos, fumigación, integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de documentos sueltos en papel libre de ácido, entre otros. Al proceso de restauración documental que comprende la desinfección, reparación de soportes, sustitución de materiales deteriorados y almacenamiento de documentos en condiciones ambientales controladas.

¿Qué se entiende por Expediente de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la unidad documental compuesta por documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. Al conjunto documental integrado por archivos organizados cronológicamente que corresponden a una misma función, procedimiento o actuación administrativa de los sujetos obligados.

¿Qué se entiende por Expediente electrónico de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de documentos electrónicos correspondientes a un procedimiento administrativo, cualquiera que sea el tipo de información que contengan. Al conjunto de archivos digitales generados durante un trámite institucional, independientemente del formato, medio tecnológico o sistema utilizado para su conservación.

¿Qué se entiende por Ficha técnica de valoración documental de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al instrumento que permite identificar, analizar y establecer el contexto y valoración de la serie documental. Al instrumento archivístico que permite clasificar, describir y determinar los valores, vigencias y plazos de conservación de los documentos de archivo.

¿Qué se entiende por Firma electrónica avanzada de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, creado por medios electrónicos bajo su exclusivo control, vinculado únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere, permitiendo detectar cualquier modificación ulterior y produciendo los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa. Al conjunto de elementos digitales que autentican la identidad de una persona mediante medios electrónicos, vinculados a un documento y protegidos por mecanismos de seguridad que garantizan su integridad y validez jurídica.

¿Qué se entiende por Fondo de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último. Al conjunto de documentos organizados por una institución conforme a sus funciones, atribuciones y estructura administrativa, identificado mediante una denominación archivística propia.

¿Qué se entiende por Gestión documental de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, mediante la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación. Al conjunto de procedimientos aplicados a los documentos desde su creación hasta su disposición final, mediante procesos de clasificación, transferencia, digitalización, eliminación y resguardo institucional.

¿Qué se entiende por Grupo interdisciplinario de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de personas integrado por el titular del área coordinadora de archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de planeación estratégica, jurídica, mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes; las áreas responsables de la información y el responsable del archivo histórico, con la finalidad de coadyuvar en la valoración documental. Al conjunto de servidores públicos integrado por los responsables de los archivos de trámite y concentración, la unidad jurídica, el área administrativa, el órgano interno de control y el titular de transparencia, encargado de aprobar las transferencias y bajas documentales.

¿Qué se entiende por Interoperabilidad de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la capacidad de los sistemas de información de compartir datos y posibilitar el intercambio entre ellos. A la capacidad de las plataformas digitales para integrar, almacenar y consultar información procedente de distintos sistemas institucionales.

¿Qué se entiende por Instrumentos de control archivístico de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, los cuales son el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental. A los instrumentos administrativos que permiten registrar, describir y consultar los expedientes durante su vigencia, integrados por el inventario documental y la guía simple de archivos.

¿Qué se entiende por Instrumentos de consulta de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten su localización, transferencia o baja documental. A los instrumentos técnicos que clasifican y organizan los documentos de archivo para facilitar su consulta, valoración, conservación y disposición final.

¿Qué se entiende por Inventarios documentales de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo y permiten su localización mediante el inventario general, las transferencias mediante el inventario de transferencia o la baja documental mediante el inventario de baja documental. A los instrumentos de control que registran las series documentales y expedientes de un archivo y permiten su clasificación mediante el inventario archivístico, su valoración mediante el inventario de conservación o su eliminación mediante el inventario de disposición final.

¿Qué se entiende por Ley de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la Ley General de Archivos. Al conjunto de disposiciones jurídicas que regulan la organización, conservación y administración de los archivos públicos.

¿Qué se entiende por Metadatos de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos de archivo y su administración a través del tiempo, y que sirven para identificarlos, facilitar su búsqueda, administración y control de acceso. Al conjunto de elementos descriptivos que registran la procedencia, clasificación, formato y vigencia de los documentos, y que permiten organizar su consulta, transferencia, conservación y disposición documental.

¿Qué se entiende por Organización de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales, con el propósito de consultar y recuperar la información eficaz y oportunamente. Las operaciones intelectuales identifican y analizan los tipos de documentos, su procedencia, origen funcional y contenido, mientras que las operaciones mecánicas comprenden las actividades para la ubicación física de los expedientes. Al conjunto de actividades técnicas y administrativas destinadas a registrar, integrar y conservar los distintos expedientes, con el propósito de facilitar su acceso y disposición documental. Las actividades técnicas analizan sus valores y vigencia, mientras que las administrativas determinan su transferencia, préstamo y resguardo físico.

¿Qué se entiende por Órgano de Gobierno de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Órgano de Gobierno del Archivo General. Al órgano colegiado encargado de dirigir y supervisar el funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos.

¿Qué se entiende por Órgano de Vigilancia de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Órgano de Vigilancia del Archivo General. A la instancia encargada de supervisar el cumplimiento de las disposiciones archivísticas por parte de los sujetos obligados.

¿Qué se entiende por Patrimonio documental de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los documentos que, por su naturaleza, no son sustituibles y dan cuenta de la evolución del Estado y de las personas e instituciones que han contribuido a su desarrollo; además, transmiten y heredan información significativa de la vida intelectual, social, política, económica, cultural y artística de una comunidad, incluyendo los que hayan pertenecido o pertenezcan a archivos de órganos federales, entidades federativas, municipios, alcaldías de la Ciudad de México, casas curales o cualquier otra organización religiosa o civil. A los documentos de conservación permanente que reflejan el desarrollo histórico de las autoridades y comunidades, y transmiten información relevante sobre su vida administrativa, jurídica, económica, científica y cultural, incluyendo aquellos conservados por instituciones públicas, organizaciones sociales, asociaciones civiles y comunidades religiosas.

¿Qué se entiende por Plazo de conservación de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y concentración, que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término precautorio y el periodo de reserva establecidos conforme a la normatividad aplicable. Al tiempo durante el cual los documentos permanecen en los archivos de trámite, concentración e histórico, determinado por sus valores documentales, frecuencia de consulta y destino final.

¿Qué se entiende por Programa anual de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Programa anual de desarrollo archivístico. Al programa institucional que establece las actividades, objetivos y proyectos en materia de organización y conservación de archivos.

¿Qué se entiende por Registro Nacional de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Registro Nacional de Archivos. Al registro público encargado de concentrar la información de los sistemas institucionales de archivos de los sujetos obligados.

¿Qué se entiende por Sección de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A cada una de las divisiones del fondo documental basada en las atribuciones de cada sujeto obligado, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. A cada una de las subdivisiones de una serie documental establecida con base en las funciones, actividades y estructura administrativa de las áreas productoras.

¿Qué se entiende por Serie de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general, integrados en expedientes de acuerdo con un asunto, actividad o trámite específico. A la subdivisión de un fondo documental integrada por expedientes producidos durante el desarrollo de distintas funciones, organizados conforme a su procedencia, vigencia y valor documental.

¿Qué se entiende por Sistema Institucional de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los sistemas institucionales de archivos de cada sujeto obligado. Al conjunto de archivos de trámite, concentración e histórico coordinados por el Sistema Nacional de Archivos.

¿Qué se entiende por Sistema Local de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los sistemas de archivos en las entidades federativas. A los sistemas institucionales encargados de coordinar los archivos de los municipios y alcaldías en el ámbito regional.

¿Qué se entiende por Sistema Nacional de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al Sistema Nacional de Archivos. Al conjunto coordinado de sistemas institucionales y locales encargado de establecer la política archivística nacional.

¿Qué se entiende por Soportes documentales de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A los medios en los cuales se contiene información, además del papel, como los materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros y visuales, entre otros. A los formatos físicos y electrónicos utilizados para producir, almacenar y conservar documentos, incluyendo materiales impresos, magnéticos, ópticos, digitales, gráficos y multimedia.

¿Qué se entiende por Subserie de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la división de la serie documental. A la agrupación de expedientes que integra una sección documental.

¿Qué se entiende por Sujetos obligados de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los Poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial; órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos; así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos públicos o realice actos de autoridad de la Federación, las entidades federativas y los municipios, y las personas físicas o morales que cuenten con archivos privados de interés público. A cualquier dependencia, entidad u organismo de los tres órdenes de gobierno; órganos constitucionales autónomos, partidos políticos y fideicomisos públicos; así como personas físicas o morales que administren recursos públicos, presten servicios gubernamentales o posean archivos privados de valor histórico.

¿Qué se entiende por Transferencia de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica del archivo de trámite al archivo de concentración, y de los expedientes que deben conservarse permanentemente del archivo de concentración al archivo histórico. Al envío periódico de expedientes cuya vigencia documental ha concluido desde las áreas productoras al archivo de concentración, y posteriormente al archivo histórico para determinar su conservación o baja documental.

¿Qué se entiende por Trazabilidad de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la cualidad que permite, mediante un sistema automatizado para la gestión documental y administración de archivos, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos. A la capacidad de un sistema electrónico para registrar la creación, transferencia, consulta y eliminación de documentos digitales durante las distintas etapas de su ciclo vital.

¿Qué se entiende por Valoración documental de acuerdo con la Ley General de Archivos?. A la actividad que consiste en analizar e identificar los valores documentales, estudiando las condiciones que confieren a los documentos características específicas en los archivos de trámite o concentración, o valores evidenciales, testimoniales e informativos en los documentos históricos, con la finalidad de establecer criterios, vigencias documentales, plazos de conservación y la disposición documental. Al proceso técnico destinado a determinar la importancia administrativa, jurídica, fiscal e histórica de los documentos, con el propósito de establecer sus tiempos de consulta, transferencia, conservación permanente o eliminación definitiva.

¿Qué se entiende por Vigencia documental de acuerdo con la Ley General de Archivos?. Al periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. Al plazo durante el cual un expediente conserva su utilidad institucional, histórica, testimonial o informativa, conforme a los criterios establecidos para su transferencia o baja documental.

1. ¿En qué consiste el principio de Conservación?. En adoptar medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los documentos de archivo. En implementar medidas jurídicas, financieras, operativas y digitales para asegurar la consulta permanente de los expedientes institucionales. En establecer procedimientos de clasificación, valoración, transferencia y restauración para garantizar la conservación definitiva de todos los documentos.

¿En qué consiste el principio de Procedencia?. En conservar el origen de cada fondo documental para distinguirlo de otros fondos semejantes y respetar el orden interno de las series documentales producido durante el desarrollo de la actividad institucional. En clasificar los documentos según la unidad administrativa que los resguarda, separarlos de otros expedientes relacionados y reorganizar sus series conforme a su valor documental. En identificar la institución productora de cada expediente, integrar fondos con funciones semejantes y ordenar los documentos de acuerdo con su fecha y periodo de conservación.

¿Qué exige el principio de Integridad?. Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida. Garantizar que los documentos se encuentren clasificados y actualizados para representar fielmente las actividades de las áreas productoras. Asegurar que los expedientes sean auténticos e inalterables para conservar correctamente su contenido durante todo el ciclo vital.

¿En qué consiste el principio de Disponibilidad?. En adoptar las medidas pertinentes para la localización expedita de los documentos de archivo. En establecer procedimientos adecuados para la consulta inmediata y reproducción de los documentos públicos. En implementar instrumentos técnicos para garantizar la digitalización y recuperación permanente de los expedientes.

¿Qué establece el principio de Accesibilidad?. Garantizar el acceso a la consulta de los archivos de acuerdo con la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables. Permitir la consulta pública de todos los documentos, excepto aquellos que hayan sido transferidos al archivo histórico. Facilitar el acceso electrónico a los expedientes conforme a los criterios internos establecidos por cada sujeto obligado.

¿qué carácter tendrá la información contenida en los documentos de archivo de los sujetos obligados?. Será pública y accesible a cualquier persona, en los términos y condiciones establecidos por la legislación en materia de transparencia, acceso a la información pública y protección de datos personales. Será de acceso institucional y podrá consultarse únicamente cuando haya concluido su vigencia documental, conforme a las disposiciones sobre transparencia y conservación de archivos.

¿Qué obligaciones tiene el Estado mexicano respecto de los archivos y el patrimonio documental de la Nación?. Garantizar la organización, conservación y preservación de los archivos, respetar el derecho a la verdad y el acceso a la información contenida en ellos, y fomentar el conocimiento del patrimonio documental de la Nación. Garantizar la clasificación, digitalización y difusión de los archivos, proteger el derecho a la privacidad de sus productores y promover la consulta del patrimonio histórico de las instituciones públicas.

¿qué deben hacer los sujetos obligados con los documentos de archivo derivados del ejercicio de sus funciones y como son considerados ?. Producir, registrar, organizar y conservar los documentos de archivo sobre todo acto derivado del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, conforme a las disposiciones jurídicas correspondientes. Siendo considerados como documentos públicos, de conformidad con las disposiciones aplicables. Clasificar, digitalizar, publicar y resguardar los documentos relacionados con sus actividades administrativas, siempre que tengan valor jurídico, fiscal o histórico para la institución. Siendo considerados como documentos institucionales sujetos a valoración y clasificación archivística.

¿Qué doble carácter tienen los documentos públicos de los sujetos obligados?. Son bienes nacionales con la categoría de bienes muebles, conforme a la Ley General de Bienes Nacionales, y monumentos históricos con la categoría de bien patrimonial documental, en términos de la legislación federal y local aplicable. Son bienes de dominio público con la categoría de inmuebles federales y patrimonio histórico institucional, conforme a las disposiciones sobre archivos, transparencia y acceso a la información.

¿De qué es responsable cada sujeto obligado respecto de sus archivos?. De organizar y conservar sus archivos; operar su sistema institucional; cumplir esta Ley, las disposiciones correspondientes de las entidades federativas y las determinaciones del Consejo Nacional o Local; y garantizar que no se sustraigan, dañen o eliminen los documentos de archivo ni la información a su cargo. De clasificar y digitalizar sus documentos; administrar los archivos de trámite y concentración; aplicar las disposiciones federales en materia de transparencia; y evitar la consulta, modificación o transferencia no autorizada de los expedientes institucionales.

¿Qué obligación tiene el servidor público que concluya su empleo, cargo o comisión respecto de los archivos?. Garantizar la entrega de los archivos a quien lo sustituya, debidamente organizados y descritos conforme a los instrumentos de control y consulta archivísticos que identifiquen la función que les dio origen, en términos de la Ley. Transferir los expedientes al archivo de concentración, previamente clasificados y valorados conforme al catálogo de disposición documental y a las instrucciones del área coordinadora de archivos.

¿Cómo deberán administrar los sujetos obligados los documentos de archivo que produzcan, reciban, obtengan, adquieran, transformen o posean?. Deberán administrarlos, organizarlos y conservarlos de manera homogénea, conforme a sus facultades, competencias, atribuciones o funciones, los estándares y principios archivísticos, la Ley y las demás disposiciones jurídicas aplicables. Deberán clasificarlos, digitalizarlos y conservarlos de manera permanente, conforme a su estructura administrativa, sus necesidades institucionales y los criterios emitidos por el Archivo General.

¿Qué deberán establecer los sujetos obligados para administrar sus archivos?. Un sistema institucional para la administración de sus archivos y la realización de los procesos de gestión documental. Un sistema automatizado para el registro, digitalización y consulta pública de todos sus documentos institucionales.

¿Cómo deberán agruparse los documentos de archivo?. Deberán integrarse en expedientes. Deberán incorporarse en inventarios documentales.

¿Qué deberán inscribir los sujetos obligados en el Registro Nacional?. La existencia y ubicación de los archivos que se encuentren bajo su resguardo. La cantidad, contenido y vigencia documental de todos los expedientes producidos durante cada ejercicio.

¿Qué grupo deberán conformar los sujetos obligados para colaborar en la valoración documental?. Un grupo interdisciplinario, en términos de las disposiciones reglamentarias, que coadyuve en la valoración documental. Un comité técnico, integrado por los responsables de los archivos, que autorice las transferencias y bajas documentales.

¿Qué elementos deberán incorporarse a los documentos de archivo?. Los elementos de identificación necesarios para asegurar que mantengan su procedencia y orden original. Los elementos de clasificación requeridos para determinar su vigencia documental, consulta y disposición final.

¿Qué deberán destinar los sujetos obligados para el funcionamiento de sus archivos?. Los espacios y equipos necesarios para su funcionamiento. Los recursos financieros y tecnológicos necesarios para digitalizar la totalidad de sus documentos.

¿Qué deberán promover los sujetos obligados en materia de recursos archivísticos?. El desarrollo de infraestructura y equipamiento para la gestión documental y la administración de archivos. La creación de plataformas electrónicas y centros de digitalización para la consulta pública de documentos históricos.

¿Qué aspectos de los documentos de archivo deberán racionalizar los sujetos obligados?. Su producción, uso, distribución y control. Su clasificación, consulta, transferencia y eliminación.

¿Qué obligación tienen los sujetos obligados respecto de los documentos contenidos en sus archivos?. Resguardarlos. Digitalizarlos obligatoriamente.

¿Qué medidas deberán aplicar los sujetos obligados para proteger y conservar sus documentos de archivo?. Métodos y medidas para su organización, protección y conservación, considerando el estado que guardan y el espacio destinado a su almacenamiento, además de procurar su resguardo digital conforme a la Ley y las disposiciones jurídicas aplicables. Procedimientos para su clasificación, restauración y transferencia, considerando su valor histórico y frecuencia de consulta, además de garantizar su digitalización y publicación en medios electrónicos.

Además de las obligaciones expresamente enumeradas, ¿qué otras disposiciones deberán cumplir los sujetos obligados?. Las demás establecidas en la Ley y en otras disposiciones jurídicas aplicables. Únicamente las determinaciones emitidas por el Archivo General y el Consejo Nacional de Archivos.

¿Qué obligaciones del artículo 11 deben cumplir los fideicomisos y fondos públicos sin estructura orgánica, así como las personas físicas que reciban y ejerzan recursos públicos o realicen actos de autoridad?. Administrar, organizar y conservar homogéneamente sus documentos; dotarlos de elementos de identificación que aseguren su procedencia y orden original; destinar espacios y equipos para sus archivos; racionalizar la producción, uso, distribución y control documental, y resguardar los documentos contenidos en sus archivos. Establecer un sistema institucional de archivos; integrar los documentos en expedientes; inscribir sus archivos en el Registro Nacional; conformar un grupo interdisciplinario y promover infraestructura para la gestión documental.

¿Qué obligaciones tienen los sujetos obligados respecto de los archivos relacionados con violaciones graves de derechos humanos?. Conservarlos y preservarlos, así como respetar y garantizar el derecho de acceso a ellos conforme a las disposiciones sobre acceso a la información pública y protección de datos personales; cuando hayan sido declarados históricos, su consulta será irrestricta. Clasificarlos y resguardarlos de manera permanente, permitiendo su consulta únicamente a las víctimas y autoridades competentes, salvo que sean transferidos al archivo histórico y autorizados para su difusión pública.

¿Cómo deberán mantener los sujetos obligados los documentos contenidos en sus archivos?. En el orden original en que fueron producidos, conforme a los procesos de gestión documental que incluyen producción, organización, acceso, consulta, valoración documental, disposición documental y conservación, de acuerdo con lo establecido por el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables. En el orden cronológico determinado por las áreas productoras, conforme a procesos de registro, clasificación, digitalización, transferencia, consulta pública y conservación permanente, de acuerdo con los lineamientos internos de cada sujeto obligado.

¿Qué corresponde a los órganos internos de control y a sus homólogos respecto del cumplimiento del artículo 12?. Vigilar su estricto cumplimiento, conforme a sus competencias, e integrar auditorías archivísticas en sus programas anuales de trabajo. Supervisar la organización de los archivos institucionales y autorizar las transferencias y bajas documentales dentro de sus programas anuales de evaluación.

¿Con qué instrumentos de control y consulta archivísticos deberán contar, como mínimo, los sujetos obligados?. Con el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y los inventarios documentales, los cuales deberán mantenerse actualizados y disponibles. Con la ficha técnica de valoración documental, la guía simple de archivos y el inventario de transferencias, los cuales deberán actualizarse al finalizar cada ejercicio anual.

¿Cómo deberá estructurarse el cuadro general de clasificación archivística?. Conforme a los niveles de fondo, sección y serie, sin impedir la existencia de niveles intermedios, los cuales deberán identificarse mediante una clave alfanumérica. Conforme a los niveles de fondo, subfondo, expediente y documento, permitiendo subdivisiones administrativas identificadas mediante una clave exclusivamente numérica.

¿Qué documentos adicionales deberán tener los sujetos obligados y poner a disposición del público?. La Guía de archivo documental y el Índice de expedientes clasificados como reservados, conforme a la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y demás disposiciones federales y locales aplicables. El Programa anual de desarrollo archivístico y el inventario general de expedientes, conforme a las disposiciones en materia de gestión documental, transparencia y protección de datos personales.

¿Qué deberán hacer los sujetos obligados que sean entes públicos del ámbito federal con el desecho de papel derivado de las bajas documentales?. Donarlo únicamente a la Comisión Nacional de Libros de Texto, para fines de reciclaje y sin carga alguna, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables. Entregarlo preferentemente a instituciones públicas autorizadas para su destrucción, reciclaje o reutilización, cubriendo los costos operativos correspondientes.

¿En quién recae la responsabilidad de preservar íntegramente los documentos de archivo y asegurar el buen funcionamiento del sistema institucional?. En la máxima autoridad de cada sujeto obligado, quien será responsable de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido, así como de su organización, conservación y del buen funcionamiento del sistema institucional. En el titular del área coordinadora de archivos, quien deberá garantizar la integridad física y digital de los documentos, supervisar su organización y dirigir la operación de todas las áreas archivísticas.

¿Qué deberán entregar los servidores públicos que elaboren un acta de entrega-recepción al separarse de su empleo, cargo o comisión?. Los archivos bajo su custodia y los instrumentos de control y consulta archivísticos actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico conforme al catálogo de disposición documental. Los expedientes administrativos concluidos y los inventarios de transferencia correspondientes, identificando los documentos que deban remitirse directamente al archivo histórico.

¿Qué deberá hacerse con los documentos e instrumentos archivísticos cuando, en el ámbito federal, un sujeto obligado, área o unidad se fusione, extinga o cambie de adscripción?. El responsable del proceso de transformación deberá asegurar que todos los documentos de archivo y los instrumentos de control y consulta archivísticos sean trasladados a los archivos correspondientes, conforme a la Ley y demás disposiciones aplicables, sin que la entidad receptora pueda modificar dichos instrumentos. La máxima autoridad deberá transferir los expedientes vigentes al nuevo sujeto obligado y remitir los documentos históricos al Archivo General, permitiendo a la entidad receptora actualizar los instrumentos archivísticos conforme a su estructura.

¿Qué deberán prever las leyes locales y los instrumentos jurídicos que sustenten procesos de transformación de sujetos obligados en los ámbitos local y municipal?. El tratamiento que se dará a los archivos y a los instrumentos de control y consulta archivísticos cuando los sujetos obligados se fusionen, extingan o cambien de adscripción. La transferencia inmediata de todos los expedientes al archivo histórico de la entidad federativa y la elaboración de nuevos instrumentos archivísticos por parte de la institución receptora.

¿Qué obligación tiene el liquidador cuando se liquide o extinga una entidad de la Administración Pública Federal?. Remitir al Archivo General una copia del inventario documental del fondo que se resguardará. Transferir al Archivo General todos los expedientes del fondo y elaborar un nuevo catálogo de disposición documental.

¿Qué deberá hacer el liquidador cuando se liquide o extinga un sujeto obligado de un gobierno estatal?. Remitir una copia del inventario de los expedientes del fondo que se resguardará al archivo general respectivo o al ente especializado en materia de archivos a nivel local. Enviar el fondo documental completo al Archivo General de la Nación para que determine su conservación o disposición documental.

¿Qué es el Sistema Institucional de acuerdo con la Ley General de Archivos?. El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y que sustenta la actividad archivística, conforme a los procesos de gestión documental. El conjunto de áreas operativas, instrumentos técnicos, recursos materiales y servidores públicos encargados de organizar, conservar y administrar los archivos de cada sujeto obligado.

¿Cómo deberán incorporarse y organizarse los documentos de archivo dentro del Sistema Institucional?. Todos los documentos de archivo en posesión de los sujetos obligados formarán parte del Sistema Institucional; deberán agruparse en expedientes de manera lógica y cronológica, relacionarse con un mismo asunto y reflejar con exactitud la información contenida en ellos, conforme a lo establecido por el Consejo Nacional y las disposiciones jurídicas aplicables. Los documentos con vigencia administrativa deberán integrarse en expedientes ordenados cronológicamente, clasificarse según el área productora y conservarse hasta que el grupo interdisciplinario determine su destino final.

¿Cómo deberá integrarse el Sistema Institucional de cada sujeto obligado?. Por un área coordinadora de archivos y por las áreas operativas de correspondencia, archivo de trámite por cada área o unidad, archivo de concentración y, en su caso, archivo histórico, sujeto a la capacidad presupuestal y técnica del sujeto obligado. Por una coordinación general de archivos y por las unidades operativas de recepción documental, archivo administrativo, archivo intermedio y archivo histórico obligatorio para todos los sujetos obligados.

¿Quién nombra a los responsables de las áreas operativas y qué perfil deben tener?. Los responsables de los archivos de trámite serán nombrados por el titular de cada área o unidad; los del archivo de concentración y del archivo histórico, por el titular del sujeto obligado. Todos deberán contar con licenciatura en áreas afines o acreditar conocimientos, habilidades, competencias y experiencia en archivística. Los responsables de correspondencia y trámite serán designados por el área coordinadora de archivos, mientras que los de concentración e histórico serán elegidos por el grupo interdisciplinario y deberán acreditar formación administrativa.

Cómo podrán coordinarse los sujetos obligados para establecer archivos comunes?. Podrán coordinarse para establecer archivos de concentración o históricos comunes, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables; el convenio o instrumento correspondiente deberá identificar a los responsables de la administración de dichos archivos. Podrán integrar archivos de trámite y concentración compartidos, previa autorización del Consejo Nacional; el acuerdo deberá señalar a las áreas responsables de valorar y eliminar los documentos.

¿Qué podrán hacer los sujetos obligados que cuenten con oficinas regionales?. Podrán habilitar unidades de resguardo del archivo de concentración regional. Podrán establecer archivos históricos regionales con autonomía técnica y administrativa.

¿Qué obligación tienen los sujetos obligados que cuenten con un Sistema Institucional de Archivos respecto del programa anual?. Elaborar un programa anual y publicarlo en su portal electrónico dentro de los primeros treinta días naturales del ejercicio fiscal correspondiente. Elaborar un programa anual y remitirlo al Consejo Nacional dentro de los primeros treinta días hábiles del ejercicio fiscal correspondiente.

¿Qué deberá contener el programa anual para el desarrollo de los archivos?. Los elementos de planeación, programación y evaluación, así como un enfoque de administración de riesgos, protección a los derechos humanos y de los demás derechos derivados de éstos, y apertura proactiva de la información. Los elementos de organización, ejecución y supervisión archivística, además de un enfoque de seguridad documental, protección de datos personales, transparencia institucional y acceso restringido a la información.

¿Qué deberá definir e incluir el programa anual respecto de los recursos, la capacitación y los documentos electrónicos?. Deberá definir las prioridades institucionales integrando los recursos económicos, tecnológicos y operativos disponibles; incluir programas de organización y capacitación en gestión documental y administración de archivos, así como mecanismos de consulta, seguridad de la información y procedimientos para la generación, administración, uso, control, migración de formatos electrónicos y preservación a largo plazo de los documentos de archivo electrónicos. Deberá establecer las metas archivísticas considerando los recursos financieros, humanos y materiales disponibles; incluir programas de digitalización y formación del personal, así como mecanismos de acceso público, protección de datos y procedimientos para la creación, transferencia, actualización y eliminación de documentos electrónicos.

¿Qué deberán hacer los sujetos obligados respecto del cumplimiento del programa anual?. Elaborar un informe anual que detalle el cumplimiento del programa anual y publicarlo en su portal electrónico, a más tardar el último día de enero del año siguiente al de su ejecución. Elaborar un reporte semestral sobre los avances del programa anual y remitirlo al Consejo Nacional antes de finalizar el primer trimestre del ejercicio siguiente.

¿Qué función corresponde al área coordinadora de archivos respecto de las áreas operativas?. Promover que las áreas operativas lleven a cabo las acciones de gestión documental y administración de archivos, conjuntamente con las unidades administrativas o áreas competentes de cada sujeto obligado. Supervisar que las áreas operativas ejecuten de manera independiente los procesos de clasificación, transferencia y baja documental, conforme a las instrucciones del titular del sujeto obligado.

¿Qué nivel jerárquico y dedicación deberá tener el titular del área coordinadora de archivos?. Deberá tener, al menos, nivel de director general o su equivalente dentro de la estructura orgánica del sujeto obligado y dedicarse específicamente a las funciones establecidas en la Ley General de Archivos y en la legislación de la entidad federativa correspondiente. Deberá contar, como mínimo, con nivel de director de área o equivalente y podrá desempeñar simultáneamente funciones de transparencia, control interno y administración documental.

¿Qué función tiene el área coordinadora respecto de los instrumentos de control archivístico?. Elaborarlos con la colaboración de los responsables de los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, conforme a la Ley, las leyes locales, sus disposiciones reglamentarias y la normativa derivada de ellas. Aprobarlos con la participación del grupo interdisciplinario y remitirlos al Consejo Nacional para su validación, registro y publicación en los portales institucionales.

¿Qué deberá elaborar el área coordinadora en materia de organización y conservación de archivos?. Criterios específicos y recomendaciones, considerando la especialidad del sujeto obligado cuando así lo requiera. Lineamientos generales y normas obligatorias, considerando la estructura administrativa y la disponibilidad presupuestal de cada unidad productora.

¿Qué corresponde al área coordinadora respecto del programa anual?. Elaborarlo y someterlo a consideración del titular del sujeto obligado o de la persona que éste designe. Aprobarlo y remitirlo al Consejo Nacional para su publicación durante los primeros treinta días hábiles del ejercicio fiscal.

¿Qué procesos realizados por las áreas operativas deberá coordinar el área coordinadora de archivos?. Los procesos de valoración y disposición documental. Los procesos de recepción, clasificación y consulta pública.

¿Qué actividades deberá coordinar para modernizar la gestión archivística?. Las destinadas a la modernización y automatización de los procesos archivísticos y a la gestión de documentos electrónicos de las áreas operativas. Las dirigidas a digitalizar todos los expedientes y sustituir los archivos físicos por plataformas electrónicas de consulta institucional.

¿Qué apoyo deberá proporcionar el área coordinadora para el funcionamiento de los archivos?. Asesoría técnica para su operación. Autorización jurídica para su organización.

¿Qué deberá elaborar el área coordinadora respecto del personal archivístico?. Programas de capacitación en gestión documental y administración de archivos. Programas de certificación obligatoria en transparencia, protección de datos y digitalización documental.

¿Qué deberá coordinar con las áreas o unidades administrativas?. Las políticas de acceso y conservación de los archivos. Los procedimientos de baja y eliminación definitiva de documentos.

¿Qué archivos deberá coordinar operativamente el área coordinadora?. Los archivos de trámite, concentración y, en su caso, histórico, conforme a la normatividad. Los archivos de correspondencia, trámite e histórico, conforme a las decisiones del grupo interdisciplinario.

¿En qué casos deberá autorizar la transferencia de los archivos?. Cuando un área o unidad sea sometida a fusión, escisión, extinción, cambio de adscripción o cualquier otra modificación, conforme a las disposiciones legales aplicables. Cuando una unidad administrativa cambie de titular o reorganice sus funciones, permitiendo que la entidad receptora modifique los instrumentos archivísticos.

Además de las funciones señaladas expresamente, ¿qué otras deberá cumplir el área coordinadora de archivos?. Las que establezcan las demás disposiciones jurídicas aplicables. Únicamente las que determine el titular del sujeto obligado mediante disposiciones administrativas internas.

¿Cuáles son las responsabilidades de las áreas de correspondencia?. Recibir, registrar, dar seguimiento y despachar la documentación para integrar los expedientes de los archivos de trámite. Clasificar, valorar, transferir y conservar la documentación destinada a los archivos de concentración e histórico.

¿Qué requisitos deben cumplir los responsables de las áreas de correspondencia y qué obligación tienen los titulares de las unidades administrativas?. Los responsables deberán contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad, y los titulares deberán establecer condiciones que permitan su capacitación para el buen funcionamiento de los archivos. Los responsables deberán contar obligatoriamente con licenciatura en archivística, y los titulares deberán evaluar anualmente su desempeño y autorizar las transferencias documentales.

¿Qué funciones tiene el archivo de trámite respecto de los expedientes de cada área o unidad administrativa?. Integrar y organizar los expedientes que cada área o unidad produzca, use y reciba, así como asegurar su localización y consulta mediante la elaboración de inventarios documentales. Clasificar y valorar los expedientes producidos por las unidades administrativas, así como garantizar su consulta mediante el catálogo de disposición documental.

¿Qué obligaciones tiene el archivo de trámite respecto de la información clasificada y los instrumentos de control archivístico?. Resguardar los archivos y la información clasificada conforme a la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública, mientras conserve ese carácter, y colaborar con el área coordinadora en la elaboración de los instrumentos de control archivístico. Resguardar permanentemente los expedientes reservados conforme a la legislación de protección de datos personales y elaborar de manera independiente los instrumentos de consulta archivística.

¿Conforme a qué criterios deberá trabajar el archivo de trámite y qué transferencias deberá realizar?. Deberá trabajar conforme a los criterios específicos y recomendaciones dictados por el área coordinadora de archivos, realizar las transferencias primarias al archivo de concentración y cumplir las demás funciones establecidas en las disposiciones jurídicas aplicables. Deberá trabajar conforme a los lineamientos emitidos por el archivo de concentración, realizar transferencias secundarias al archivo histórico y cumplir las instrucciones del grupo interdisciplinario.

¿Qué perfil deben tener los responsables de los archivos de trámite y qué procede cuando no lo reúnen?. Deben contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia archivística acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares de las unidades administrativas deberán establecer condiciones que permitan su capacitación para el buen funcionamiento de los archivos. Deben contar obligatoriamente con licenciatura y certificación profesional en archivística; cuando no cumplan este requisito, los titulares deberán designar inmediatamente a personal especializado.

¿Qué funciones tiene el archivo de concentración respecto de los fondos, expedientes y transferencias primarias?. Asegurar y describir los fondos bajo su resguardo; permitir la consulta de los expedientes; recibir las transferencias primarias; brindar servicios de préstamo y consulta a las áreas productoras, y conservar los expedientes hasta que cumplan su vigencia documental conforme al catálogo de disposición documental. Clasificar y valorar los fondos bajo su custodia; recibir transferencias secundarias; proporcionar consulta pública y conservar permanentemente todos los expedientes conforme al cuadro general de clasificación archivística.

¿Cómo participa el archivo de concentración en la elaboración de instrumentos y criterios archivísticos?. Colabora con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico y participa con ella en la elaboración de los criterios de valoración y disposición documental. Elabora de manera independiente los instrumentos de consulta archivística y somete al grupo interdisciplinario los criterios para la clasificación y conservación permanente de los documentos.

¿Qué deberá hacer el archivo de concentración con las series documentales que hayan cumplido su vigencia?. Promover la baja documental de los expedientes que hayan cumplido su vigencia y, en su caso, sus plazos de conservación y no posean valores históricos; además, identificar aquellos con valores históricos para transferirlos a los archivos históricos correspondientes. Eliminar automáticamente los expedientes cuya consulta sea esporádica y transferir al archivo histórico aquellos que conserven valores administrativos, fiscales o contables.

¿Qué registros y documentos debe integrar, publicar y conservar el archivo de concentración respecto de la disposición documental?. Debe integrar en los expedientes el registro de los procesos de disposición documental, incluidos dictámenes, actas e inventarios; publicar al final de cada año los dictámenes y actas de baja documental y transferencia secundaria, y conservarlos durante un periodo mínimo de siete años desde su elaboración. Debe integrar únicamente los inventarios de transferencia, publicar semestralmente las bajas autorizadas y conservar esa documentación durante cinco años contados desde su publicación.

¿Qué transferencia deberá realizar el archivo de concentración con las series documentales de valor histórico?. La transferencia secundaria de las series que hayan cumplido su vigencia documental y posean valores evidenciales, testimoniales e informativos al archivo histórico del sujeto obligado, al Archivo General o al equivalente en las entidades federativas, según corresponda. La transferencia primaria de los expedientes que hayan concluido su trámite administrativo al archivo histórico de la entidad federativa o al Consejo Nacional, según corresponda.

¿Qué perfil deben tener los responsables de los archivos de concentración y qué sucede si no lo reúnen?. Deben contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares de los sujetos obligados deberán establecer condiciones que permitan su capacitación para el buen funcionamiento de los archivos. Deben contar obligatoriamente con licenciatura en archivística y experiencia en conservación histórica; de no cumplir estos requisitos, deberán ser sustituidos por personal certificado.

¿Qué funciones tiene el archivo histórico respecto de las transferencias secundarias y los expedientes bajo su resguardo?. Recibir las transferencias secundarias, así como organizar y conservar los expedientes que se encuentren bajo su resguardo. Recibir las transferencias primarias, valorar los expedientes y conservar únicamente aquellos que mantengan vigencia administrativa.

¿Qué servicios deberá prestar el archivo histórico al público y qué procedimientos deberá establecer?. Brindar servicios de préstamo y consulta al público, difundir el patrimonio documental y establecer los procedimientos de consulta de los acervos que resguarda. Brindar servicios de reproducción y entrega de documentos, difundir los expedientes reservados y establecer procedimientos para su transferencia y baja documental.

¿Cómo deberá participar el archivo histórico en la elaboración de instrumentos y en la preservación de los documentos?. Colaborar con el área coordinadora de archivos en la elaboración de los instrumentos de control archivístico e implementar políticas y estrategias de preservación, utilizando mecanismos y tecnologías que permitan conservar los documentos históricos y poner su información a disposición de los usuarios. Elaborar de manera independiente los instrumentos de consulta archivística e implementar procesos de digitalización que sustituyan los documentos originales y permitan su eliminación posterior.

¿Qué perfil deben tener los responsables de los archivos históricos y qué procede cuando no lo reúnen?. Deben contar con conocimientos, habilidades, competencias y experiencia acordes con su responsabilidad; de no ser así, los titulares del sujeto obligado deberán establecer condiciones que permitan su capacitación para el buen funcionamiento de los archivos, además de cumplir las demás funciones establecidas en las disposiciones aplicables. Deben contar obligatoriamente con licenciatura en historia o archivística; cuando no cumplan este requisito, deberán ser sustituidos por personal certificado por el Archivo General.

¿Qué deberán hacer los sujetos obligados que no cuenten con un archivo histórico?. Promover su creación o establecimiento y, mientras tanto, transferir los documentos con valor histórico al Archivo General, a su equivalente en las entidades federativas o al organismo determinado por las leyes aplicables o los convenios de colaboración correspondientes. Conservar temporalmente los documentos históricos en el archivo de concentración hasta contar con capacidad presupuestal y técnica para establecer un archivo histórico propio.

¿Cómo deberá proporcionarse la información cuando el deterioro físico de los documentos históricos impida su consulta directa?. El Archivo General, su equivalente en las entidades federativas o los sujetos obligados deberán proporcionarla, cuando las condiciones lo permitan, mediante un sistema de reproducción que no afecte la integridad del documento. El archivo histórico deberá restaurar previamente los documentos y permitir su consulta mediante copias certificadas, siempre que se garantice la conservación permanente del soporte original.

¿Cómo podrán establecerse los archivos históricos regionales y qué deberá señalar el instrumento correspondiente?. Los sujetos obligados podrán coordinarse para establecer archivos históricos comunes denominados regionales, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables, y el convenio o instrumento respectivo deberá identificar claramente a los responsables de su administración. Los sujetos obligados podrán crear archivos históricos regionales con autorización del Consejo Nacional, y el acuerdo correspondiente deberá indicar qué institución será propietaria de los documentos transferidos.

¿Qué carácter tienen los documentos de los archivos históricos y qué ocurre después de autorizarse su transferencia secundaria?. Son fuentes de acceso público y, una vez concluida su vigencia documental y autorizada su transferencia secundaria al archivo histórico, no podrán clasificarse como reservados o confidenciales. Tampoco podrá reservarse la información relacionada con violaciones graves de derechos humanos o delitos de lesa humanidad. Son fuentes de consulta especializada y, después de su transferencia secundaria, podrán mantenerse como reservados cuando contengan información institucional, datos personales o antecedentes relacionados con investigaciones sobre derechos humanos.

¿Qué tratamiento reciben los documentos con datos personales sensibles que deban conservarse permanentemente por su valor histórico?. Conservarán el carácter de archivo de concentración durante setenta años contados desde la fecha de creación del documento y tendrán acceso restringido durante ese plazo. Serán transferidos inmediatamente al archivo histórico, pero permanecerán clasificados como confidenciales durante cincuenta años contados desde la fecha de su transferencia secundaria.

¿Qué deberá asegurar el sujeto obligado respecto de los plazos de conservación documental?. Que se cumplan los plazos establecidos en el catálogo de disposición documental, sin exceder el tiempo previsto por la normatividad específica aplicable o, en su caso, el determinado por el uso, consulta y utilidad de la información; en ningún caso podrán superar los 25 años. Que los documentos permanezcan en los archivos de trámite y concentración durante el periodo fijado por el grupo interdisciplinario, pudiendo ampliarse hasta 30 años cuando conserven utilidad administrativa o jurídica.

Quién determinará el procedimiento para permitir excepcionalmente el acceso a un documento con valores históricos que no haya sido transferido a un archivo histórico y contenga datos personales sensibles?. El Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales o, en su caso, los organismos garantes de las entidades federativas, conforme a la legislación en materia de transparencia y acceso a la información pública. El Archivo General o los archivos generales de las entidades federativas, previa autorización del área coordinadora de archivos y conforme a las disposiciones sobre conservación del patrimonio documental.

¿En qué casos podrá permitirse excepcionalmente el acceso a dichos documentos?. Cuando sean necesarios para una investigación o estudio relevante para el país que no pueda realizarse sin la información confidencial, siempre que exista compromiso escrito de no divulgarla; cuando el interés público sea mayor que la posible invasión a la privacidad; cuando el acceso beneficie contundentemente al titular, o cuando lo solicite un familiar directo o un biógrafo autorizado por éste. Cuando sean requeridos para cualquier investigación académica autorizada; cuando exista interés institucional en su difusión; cuando su consulta favorezca a una dependencia pública, o cuando sean solicitados por investigadores, periodistas o representantes legales del titular.

¿Ante qué autoridad podrán los particulares impugnar las determinaciones o resoluciones emitidas por los organismos garantes?. Ante el Poder Judicial de la Federación. Ante el Consejo Nacional de Archivos.

¿Cómo deberá realizarse la consulta de los documentos contenidos en los archivos históricos?. Facilitando el acceso al documento original o a una reproducción íntegra y fiel en otro medio, siempre que no se afecte su integridad y conforme al procedimiento establecido por el propio archivo. Proporcionando exclusivamente una copia digital certificada del documento, para evitar la consulta directa del original y garantizar su conservación permanente.

¿Qué acciones deberán realizar los responsables de los archivos históricos para preservar y difundir los documentos con valor histórico?. Formular políticas y estrategias archivísticas que fomenten su preservación y difusión, así como desarrollar programas de difusión mediante medios digitales que favorezcan el acceso libre y gratuito a sus contenidos culturales e informativos. Elaborar lineamientos para conservar los documentos históricos y desarrollar plataformas digitales que permitan su consulta únicamente a investigadores y autoridades previamente autorizadas.

¿Qué instrumentos y actividades deberán implementar para facilitar la localización y divulgación del patrimonio documental?. Elaborar instrumentos de consulta que permitan localizar los documentos resguardados en los fondos y colecciones de los archivos históricos, e implementar exposiciones presenciales y virtuales para divulgar el patrimonio documental. Elaborar inventarios de transferencia que identifiquen los expedientes del archivo de concentración e implementar exhibiciones exclusivamente presenciales para proteger los documentos originales.

¿Qué actividades deberán realizar los archivos históricos para acercar sus contenidos a la población y facilitar su acceso?. Implementar programas con actividades pedagógicas que acerquen los archivos a estudiantes de distintos grados educativos, y divulgar instrumentos de consulta, boletines informativos y otras publicaciones de interés para difundir y brindar acceso a los archivos históricos. Desarrollar cursos especializados dirigidos exclusivamente a estudiantes universitarios y publicar informes técnicos para comunicar las actividades internas de los archivos históricos.

Además de los procesos de gestión documental previstos en el artículo 12, ¿qué aspectos deberán contemplarse para la gestión documental electrónica?. La incorporación, asignación de acceso, seguridad, almacenamiento, uso y trazabilidad de los documentos electrónicos. La clasificación, valoración, transferencia, publicación, eliminación y reproducción de todos los expedientes digitalizados.

¿Qué procedimientos deberán establecer los sujetos obligados en su programa anual respecto de los documentos electrónicos?. Procedimientos para su generación, administración, uso, control y migración de formatos, así como para su preservación y conservación a largo plazo mediante migración, emulación u otro método de preservación y conservación, conforme a las disposiciones del Consejo Nacional. Procedimientos para su creación, clasificación, digitalización, transferencia y eliminación, así como para su almacenamiento temporal mediante copias de seguridad, conforme a las instrucciones internas del sujeto obligado.

¿Qué deberá contemplar el programa anual para la preservación de documentos electrónicos y cómo se conservarán aquellos con valor histórico?. Una estrategia de preservación a largo plazo y acciones que garanticen los procesos de gestión documental electrónica; los documentos pertenecientes a series con valor histórico deberán conservarse en sus formatos originales, junto con una copia de su representación gráfica o visual y todos sus metadatos descriptivos. Una estrategia de digitalización periódica y medidas para sustituir los formatos obsoletos; los documentos históricos deberán conservarse únicamente mediante copias electrónicas certificadas y metadatos relativos a su autoría y fecha.

¿Qué obligaciones tienen los sujetos obligados respecto de la recuperación, preservación y control automatizado de los documentos electrónicos?. Adoptar medidas organizativas, técnicas y tecnológicas que garanticen su recuperación y preservación durante todo su ciclo vital, incluyendo los contenidos en sistemas automatizados, bases de datos y correos electrónicos; además, implementar sistemas automatizados que registren y controlen los procesos de gestión documental, conforme a las especificaciones y lineamientos aplicables. Implementar exclusivamente medidas tecnológicas para almacenar documentos digitales en plataformas institucionales y desarrollar sistemas que permitan su consulta, reproducción y eliminación al concluir su vigencia administrativa.

¿Qué deberán garantizar los sistemas automatizados y repositorios electrónicos conforme a los lineamientos emitidos por el Consejo Nacional?. La accesibilidad e inteligibilidad de los documentos electrónicos a largo plazo; la aplicación de los instrumentos técnicos correspondientes a sus soportes, y la preservación de los datos que describen su contenido, estructura y administración, fomentando el uso, reutilización y distribución de formatos abiertos. La consulta inmediata de los documentos digitalizados; la aplicación exclusiva de inventarios documentales y la conservación de datos sobre su autor, fecha de creación y periodo de reserva mediante formatos institucionales cerrados.

¿Qué medidas deberán incorporar los sistemas automatizados para proteger y controlar los documentos electrónicos?. Normas y medidas que garanticen su autenticidad, seguridad, integridad y disponibilidad, así como su control y administración archivística; procedimientos para registrar la trazabilidad de actualizaciones, respaldos u otros procesos que afecten su contenido, y la posibilidad de realizar adecuaciones y actualizaciones a los sistemas. Mecanismos que aseguren su confidencialidad, digitalización y publicación; procedimientos para registrar únicamente los accesos de los usuarios y restricciones que impidan modificar o actualizar los sistemas después de su implementación.

¿Qué obligación subsiste respecto de los documentos de archivo que hayan sido digitalizados?. Los sujetos obligados deberán conservar los documentos de archivo originales, aun cuando hayan sido digitalizados, en los casos previstos por las disposiciones jurídicas aplicables. Los sujetos obligados podrán eliminar los documentos originales una vez que las copias digitales hayan sido certificadas y almacenadas en un repositorio electrónico.

¿Para qué podrán utilizar los sujetos obligados la firma electrónica avanzada?. Para realizar trámites o proporcionar servicios que impliquen certificar la identidad del solicitante y generar documentos de archivo electrónicos con validez jurídica, conforme a la normativa y disposiciones aplicables. Para autorizar la consulta de documentos reservados, sustituir los instrumentos de control archivístico y validar la eliminación de expedientes electrónicos al concluir su vigencia.

¿Cómo deberán proteger los sujetos obligados la validez jurídica de los documentos electrónicos y de la firma electrónica avanzada?. Mediante la actualización de la infraestructura tecnológica y de los sistemas de información, incluyendo programas de administración de documentos y archivos, conforme a las disposiciones jurídicas aplicables. Mediante la conservación permanente de los equipos en que fueron generados los documentos y la prohibición de actualizar los programas informáticos utilizados para firmarlos.