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Grupo de personas con intereses comunes, unidas temporalmente en un lugar determinado para tomar decisiones, formarse o informarse. Equipo de trabajo. Reuniones de trabajo. Reuniones en equipo.

Características de una reunión de trabajo. Conjunto de personas. No especialmente tienen que estar relacionados en un tema en común. No hace falta que se requiera un conjunto de pasos. Comparten un tiempo determinado y un espacio adecuado.

Funciones de una reunión de trabajo son: Formal y subjetiva. Objetiva e informal. Formal e informal.

Tipos de reuniones. Reuniones informativas. Reuniones negociadoras y/o de toma de decisiones. Reuniones consultivas.

Organización de reuniones tiene una serie de fases: Planificación. Ejecución. Resumen,registro y evaluación. preparación.

Cual es la fase en la que se establece los objetivos. Planificación. Preparación. ejecución.

Cuál es la fase en la que se toma la decisión de realizar o no la reunión. Preparación. Planificación. Ejecución.

Cuál es la fase donde se concreta el orden del día. Planificación. Preparación. Ejecución.

Cuál es la fase donde se recopila toda la información. Planificación. Preparación. Ejecución.

Cuál es la fase dónde se invita a los ponentes. Planificación. Ejecución. Preparación.

Cuál es la fase donde se concreta el lugar y la duración. Preparación. Ejecución. Planificación.

Cuál es la fase donde se hace un contacto directo con los participantes. Ejecución. Preparación. Planificación.

La figura del coordinador no tiene un importante papel en la fase de ejecución. Falso. Verdadero.

En la fase de la ejecución es cuando hace comienzo su desarrollo. Verdadero. Falso.

Un buen coordinador deberá: Acoger a los participantes. Pedir conclusiones a los participantes. Presentar el tema,asunto o cuestión de la reunión. Establecer y comunicar las reglas de la reunión.

Cuál es la fase donde se valora de forma completa si se ha conseguido o no el objetivo u objetivos que nos habíamos planteado. Ejecución. Preparación. Resumen,registro y evaluación.

Cuál es la fase dónde se justifique la participación. planificación. participación. resumen, registro y evaluación.

Para realizar una reunión de trabajo deberá haber un documento donde conste los datos identificativo de la empresa o entidad organizadora del tema a tratar con fecha,lugar y hora de celebración. Verdadero. Falso.

Aptitudes de los participantes en una reunión: Activa. Negativa. Pasiva. Hiperactiva.

Actitud en la que los participantes intentan matizar o discutir cualquier opinión manifestada por otros,tienen un alto nivel de empatía con el resto de participantes. Actitud activa. Actitud pasiva. Actitud negativa.

Actitud las personas son tímidas y o inseguras que no suelen expresar facilmente sus opiniones. Actitud activa. Actitud pasiva. Actitud negativa.

Actitud donde intentan sacar el máximo provecho personal del encuentro sin tener en cuenta los fines del mismo ni las necesidades de los otros; finalmente, están los que desean ser escuchados constantemente…. Actitud negativa. Actitud pasiva. Actitud activa.

Término que hace referencia a un conjunto de normas y directrices que se esperan que se sigan durante una reunión para ayudar a que se desarrolle sin problemas. Protocolo de reuniones. Normas de reuniones. Base de reuniones.

Las normas incluyen: Control del tiempo. Preparación. Escucha pasiva. Escucha activa. No salirse del tema. Seguimiento.

Hay 7 reglas de protocolo para reuniones en persona. Verdadero. Falso.

Reglas del protocolo para reuniones: Ser puntual. Llevar el teléfono encendido. Escucha pasiva. Hablar con respeto. Ceñirse al tema. Seguimiento después de la reunión.

La discusión ha perdido totalmente de vista el objetivo final, se han tratado varios temas, no se llega a ninguna conclusión, los participantes no saben por dónde seguir. Pérdida del horizonte. Hostilidad y tensiones personales. Participante monopolizador.

Desde el principio el organizador debe fomentar la idea de “nosotros”, como grupo, frente a las divergencias personales. Para ello, puede usar la técnica de la Dramatización o Role- Playing para crear un sentimiento de empatía, y la mejor comprensión de las distintas posiciones. Hostilidad y tensiones personales. La pérdida del horizonte. El participante opositor.

La solución es usar técnicas de discusión que obliguen a que todos participen. Cuando intervenga, reformularemos sus ideas de forma positiva, agradeciendo su participación y destacando la importancia de la intervención de todos los asistentes. Participante activo. Participante pasivo. Participante monopolizador.

La tarea del organizador es detenerle, recordándole que se ajuste a un tiempo determinado de intervención, o que bien se aleja del tema en cuestión, o que su tiempo se ha agotado…. Participante opositor. Participante centrífugo. Participante monopolizador.

Una solución ante este tipo de participantes es permanecer tranquilos, descubrir el origen real de sus quejas (mejor en privado, ya que en muchas ocasiones son de tipo personal y no tienen que ver con la reunión) y, si no es posible, tratar de aislarle y decirle que se le atenderá en privado más tarde, porque ahora no se dispone de tiempo suficiente. Participante opositor. Participante centrífugo. Participante monopolizador.