80 preguntas comunicación

Un archivo empresarial se define como: Un conjunto estructurado de documentos vinculados a la actividad empresarial. Un sistema organizado de documentos generados en el ejercicio de las funciones empresariales. Un sistema ordenado y clasificado de documentos producidos en el desarrollo de la actividad empresarial. Un repositorio documental asociado a la actividad administrativa.

La finalidad principal de un archivo empresarial es: Garantizar la conservación documental a largo plazo. Facilitar la recuperación eficiente de la información cuando sea necesaria. Asegurar el cumplimiento normativo en materia documental. Optimizar el almacenamiento físico de la documentación.

Un archivo activo se caracteriza por incluir: Documentos con uso frecuente y necesario en la actividad operativa. Documentos con valor administrativo pero uso reducido. Documentos con valor histórico pendientes de revisión. Documentos en fase de eliminación controlada.

El archivo semiactivo está compuesto por: Documentos en uso constante pero con menor relevancia. Documentos de uso ocasional que mantienen valor administrativo. Documentos transferidos al archivo histórico. Documentos sin valor legal pero con utilidad puntual.

El archivo inactivo contiene: Documentos con valor operativo residual. Documentos sin uso frecuente pero con valor legal o histórico. Documentos pendientes de digitalización. Documentos almacenados temporalmente.

En un sistema de archivo centralizado: La documentación se distribuye en función de su tipología. La documentación se gestiona desde una unidad única de control. La documentación se clasifica según criterios funcionales. La documentación se archiva en función de su uso.

En un sistema descentralizado: La documentación es gestionada de forma autónoma por cada unidad organizativa. La documentación se almacena en función de su relevancia. La documentación se centraliza para garantizar el control. La documentación se clasifica según criterios generales.

Un sistema de clasificación documental eficaz debe cumplir: Estructura rígida y criterios fijos. Flexibilidad y capacidad de adaptación al volumen documental. Complejidad para garantizar precisión. Especialización técnica elevada.

En el sistema alfabético, la palabra ordenatriz es: El primer término significativo que identifica el documento. El conjunto de palabras clave del documento. El título completo del documento. El código asignado al documento.

El sistema numérico de clasificación documental se basa en: La asignación de números cardinales correlativos a los documentos. La utilización de números ordinales según prioridad. La clasificación mediante números romanos por categorías. La combinación de índices numéricos y temáticos.

El sistema alfanumérico se caracteriza por: Integrar códigos numéricos y descriptores textuales en un único criterio. Emplear números como base y letras como complemento opcional. Combinar secuencias alfabéticas y numéricas de forma estructurada. Utilizar letras para categorías y números para fechas.

El sistema cronológico de archivo se basa en: La fecha de creación como único criterio. La secuencia temporal relevante definida para la gestión documental. La fecha de registro administrativo exclusivamente. El orden de clasificación interna.

El sistema geográfico clasifica los documentos según: La localización administrativa de la entidad emisora. La localización física asociada al contenido documental. El lugar de registro del documento. El domicilio fiscal de las partes.

El sistema temático requiere: La existencia de categorías abstractas. La definición de temas claros y representativos. La clasificación basada en códigos internos. La organización por orden cronológico.

Al retirar documentación archivada: Se debe extraer únicamente el documento solicitado. Se debe retirar el expediente completo al que pertenece. Se debe realizar una copia antes de la retirada. Se debe sustituir por otro documento.

El registro auxiliar tiene como finalidad: Clasificar documentos por categorías. Controlar los movimientos de entrada y salida documental. Organizar documentos por orden cronológico. Identificar documentos duplicados.

La purga documental consiste en: Transferir documentos a otro archivo. Eliminar documentación sin valor operativo ni legal. Reorganizar la documentación existente. Clasificar documentos antiguos.

Un sistema de gestión de bases de datos permite: Almacenar información estructurada. Acceder a la información almacenada. Regular el acceso, consulta y eliminación de los datos. Clasificar automáticamente documentos.

Una ventaja del archivo digital es: Reducción del coste administrativo. Eliminación total del soporte físico. Acceso rápido y simultáneo a la información. Simplificación de la clasificación documental.

La correspondencia de entrada se define como: Comunicación interna entre departamentos. Documentación generada por la empresa. Comunicaciones recibidas del exterior para tratamiento administrativo. Documentos archivados para consulta.

Una fase esencial de la correspondencia de entrada es: Eliminación documental. Archivado directo. Distribución tras registro. Clasificación sin revisión.

La correspondencia de salida consiste en: Documentación recibida y reenviada. Comunicaciones internas. Documentos generados por la empresa destinados al exterior. Documentación archivada.

Una fase de la correspondencia de salida es: Recepción documental. Clasificación inicial. Expedición tras registro. Eliminación documental.

El franqueo electrónico permite: Clasificar envíos automáticamente. Preparar envíos digitales. Gestionar el envío postal mediante sistemas electrónicos. Automatizar la clasificación documental.

La LOPDGDD regula: La gestión documental. La protección de datos personales y derechos digitales. La organización de archivos. La comunicación empresarial.

Una medida de seguridad de la información es: Uso de software específico. Implementación de copias de seguridad periódicas. Control de la documentación física. Clasificación de datos sensibles.

Los datos especialmente sensibles deben: Estar disponibles para consulta interna. Tener acceso restringido mediante control específico. Ser almacenados en sistemas independientes. Ser eliminados tras su uso.

El uso de antivirus permite: Detectar errores del sistema. Detectar y eliminar software malicioso. Controlar accesos al sistema. Clasificar archivos automáticamente.

El certificado electrónico permite: Validar documentos físicos. Identificar de forma segura a un usuario en entornos digitales. Autorizar acceso a documentos. Gestionar archivos digitales.

La confidencialidad de la información implica: Proteger los datos mediante sistemas informáticos. Limitar el acceso a la información a usuarios autorizados. Clasificar la información sensible. Garantizar la integridad de los datos.

¿POR QUÉ SE RECOMIENDA ADJUNTAR UNA COPIA DEL DOCUMENTO AL QUE RESPONDEMOS?. PARA FACILITAR LA COMPRENSIÓN DEL CONTEXTO DE LA RESPUESTA. PARA CONFUNDIR AL BUSCADOR. PARA QUE EL DOCUMENTO ORIGINAL OCUPE MENOS ESPACIO. PARA TENER MÁS DOCUMENTOS EN EL ARCHIVO.

¿QUÉ TIPO DE MATERIAL DE ARCHIVO SON 'ARCHIVADORES A-Z'?. SOPORTES PARA CARPETAS COLGANTES. CARPETAS DE CARTÓN PARA ARCHIVO DEFINITIVO. CARPETAS DE ANILLAS QUE SE GUARDAN EN UNA CAJA CONTENEDORA. ESTANTERÍAS MODULARES PARA COLOCAR CARPETAS.

¿QUÉ SE DEBE HACER CON LOS DOCUMENTOS QUE YA NO SON ÚTILES?. ELIMINARLOS PERIÓDICAMENTE. GUARDARLOS EN UNA SECCIÓN ESPECIAL DEL ARCHIVO. CONSERVARLOS INDEFINIDAMENTE. DIGITALIZARLOS Y ARCHIVARLOS DE NUEVO.

¿PARA QUÉ SE UTILIZAN LAS 'CAJAS DE ARCHIVO'?. PARA PROTEGER DOCUMENTOS DE LA HUMEDAD. PARA GUARDAR TEMPORALMENTE DOCUMENTOS DE USO FRECUENTE. PARA EL ARCHIVO DEFINITIVO DE DOCUMENTOS. PARA ORGANIZAR LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA.

¿CUÁL ES UNO DE LOS PASOS PARA LA ADAPTACIÓN DE LA ACTIVIDAD EMPRESARIAL A LA LOPDPGDD?. DESTRUIR TODA LA DOCUMENTACIÓN EXISTENTE. CONTRATAR SOLO PERSONAL EXTERNO. ANALIZAR INICIALMENTE LA INFORMACIÓN PARA EVITAR ERRORES. IGNORAR LAS DIRECTRICES DE LA AEPD.

¿QUÉ SE DEBE REGISTRAR AL UTILIZAR UN DOCUMENTO YA ARCHIVADO?. LA HORA DE CONSULTA. EL NOMBRE DEL DEPARTAMENTO QUE LO SOLICITA. LA ENTRADA O SALIDA DEL DOCUMENTO EN UN REGISTRO AUXILIAR. EL MOTIVO POR EL CUAL SE CONSULTA.

¿QUÉ IMPLICA 'PROTEGER LA INFORMACIÓN ESPECIALMENTE SENSIBLE'?. ARCHIVARLA JUNTO CON TODA LA DEMÁS DOCUMENTACIÓN. SOLO PROTEGERLA SI ES SOLICITADA POR UN TERCERO. TENER UN PROCEDIMIENTO CLARO, UN PLAN DE ACTUACIÓN Y RESPONSABLES DE SEGURIDAD. IGNORAR LA INFORMACIÓN PARA EVITAR RIESGOS.

¿QUÉ SON LAS 'COMUNICACIONES INTERIORES' EN EL CONTEXTO DE LA CORRESPONDENCIA EMPRESARIAL?. DOCUMENTOS QUE SE ARCHIVAN DE FORMA DEFINITIVA. MENSAJES ENVIADOS ENTRE DEPARTAMENTOS O PERSONAS DENTRO DE LA MISMA EMPRESA. CORREO ENVIADO A OTRAS EMPRESAS. FAX Y CORREOS ELECTRÓNICOS EXTERNOS.

¿QUÉ REQUISITO FORMAL DE LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN SIGNIFICA QUE 'HA DE DAR SOLUCIÓN A CUALQUIER TIPO DE ARCHIVO'?. FÁCIL DE ENTENDER. RESOLUTIVO. FLEXIBLE. SENCILLO DE APLICAR.

¿QUÉ SON 'MEMORIAS USB Y TARJETAS DE MEMORIA'?. DISPOSITIVOS PARA IMPRIMIR DOCUMENTOS. UNIDADES DE ALMACENAMIENTO QUE UTILIZAN MEMORIA FLASH, RESISTENTES Y DE REDUCIDO TAMAÑO. SISTEMAS DE ARCHIVO EN PAPEL. SOPORTES ÓPTICOS PARA ALMACENAMIENTO DE DATOS.

¿QUÉ SISTEMA DE ARCHIVO COMBINA EL SISTEMA ALFABÉTICO Y EL NUMÉRICO?. SISTEMA ALFANUMÉRICO. SISTEMA GEOGRÁFICO. SISTEMA CRONOLÓGICO. SISTEMA TEMÁTICO.

¿QUÉ SE RECOMIENDA HACER UNA VEZ QUE UN DOCUMENTO ARCHIVADO HA SIDO UTILIZADO?. DESTRUIRLO INMEDIATAMENTE. DEJARLO FUERA DEL ARCHIVO PARA FÁCIL ACCESO. ARCHIVARLO EN UN EXPEDIENTE DIFERENTE. DEVOLVERLO AL ARCHIVO LO ANTES POSIBLE.

¿CUÁL ES UNA DE LAS VENTAJAS DE LOS SISTEMAS INFORMÁTICOS DE GESTIÓN SOBRE LOS ARCHIVOS TRADICIONALES?. SON MÁS LENTOS EN LA OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN. DISPONEN DE MOTORES DE BÚSQUEDA MUY PODEROSOS. REQUIEREN UN PERSONAL MÁS NUMEROSO PARA SU MANEJO. OCUPAN MÁS ESPACIO FÍSICO.

¿CUÁL DE LOS SIGUIENTES NO ES UN TIPO DE ARCHIVO SEGÚN LA FRECUENCIA DE USO DE LOS DOCUMENTOS?. ARCHIVO SEMIACTIVO. ARCHIVO ACTIVO. ARCHIVO INACTIVO. ARCHIVO PERMANENTE.

¿CUÁL DE LOS SIGUIENTES ES UN EJEMPLO DE EQUIPO INFORMÁTICO PARA ARCHIVO?. DISCO DURO EXTRAÍBLE. CAJA DE ARCHIVO DE CARTÓN. CARPETA COLGANTE. ARCHIVADOR DE ANILLAS.

¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE UTILIZAR SEÑALES VISUALES AL CLASIFICAR DOCUMENTOS?. OCULTAR EL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS. HACER EL ARCHIVO MÁS ATRACTIVO ESTÉTICAMENTE. FACILITAR LA LOCALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS. INDICAR EL NÚMERO DE PÁGINAS DEL DOCUMENTO.

¿QUÉ ES UNA 'PALABRA ORDENATRIZ' EN EL SISTEMA DE CLASIFICACIÓN ALFABÉTICO?. UNA PALABRA CLAVE QUE REPRESENTA EL DOCUMENTO Y SE UTILIZA PARA ORDENARLO ALFABÉTICAMENTE. LA ÚLTIMA PALABRA DE UN DOCUMENTO. LA PALABRA MÁS LARGA DEL DOCUMENTO. UNA CONTRASEÑA PARA ACCEDER AL DOCUMENTO.

¿QUÉ SE ENTIENDE POR 'FRANQUEO ELECTRÓNICO'?. PAGO ELECTRÓNICO DE LOS GASTOS DE ENVÍO POSTAL. RECEPCIÓN DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS. ENVÍO DE CORREOS ELECTRÓNICOS CIFRADOS. FIRMA ELECTRÓNICA DE DOCUMENTOS.

¿QUÉ ES LA COMUNICACIÓN ESCRITA SEGÚN EL DOCUMENTO?. UN TIPO DE COMUNICACIÓN QUE REQUIERE LA PRESENCIA SIMULTÁNEA DEL EMISOR Y RECEPTOR. UN TIPO DE COMUNICACIÓN EN LA QUE EL EMISOR TRANSMITE UN MENSAJE AL RECEPTOR A TRAVÉS DEL LENGUAJE ESCRITO, SIN COINCIDIR EN ESPACIO NI EN TIEMPO. UN TIPO DE COMUNICACIÓN QUE UTILIZA PRINCIPALMENTE SEÑALES VISUALES. UN TIPO DE COMUNICACIÓN QUE SOLO SE DA DE FORMA ORAL.

¿QUÉ IMPLICA EL 'TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE ENTRADA'?. SOLO REGISTRAR LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA. RECOGER, CLASIFICAR, REGISTRAR Y ENVIAR LA CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA. RECIBIR, CLASIFICAR, REGISTRAR Y DISTRIBUIR LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA A LA EMPRESA. CLASIFICAR ÚNICAMENTE LA CORRESPONDENCIA INTERNA.

¿QUÉ ES UN 'PORTAFIRMAS ELECTRÓNICO'?. UN CERTIFICADO DE IDENTIDAD ONLINE. UNA PLATAFORMA ELECTRÓNICA PARA LA GESTIÓN DE FIRMAS DE DOCUMENTOS. UN SISTEMA PARA FIRMAR DOCUMENTOS FÍSICAMENTE. UN TIPO DE ARCHIVO DIGITAL.

¿QUÉ SE RECOMIENDA PARA EL CORREO ELECTRÓNICO EN CUANTO A SEGURIDAD?. UTILIZAR PROGRAMAS DE CIFRADO. ENVIAR TODOS LOS CORREOS SIN PROTECCIÓN. DEPENDER ÚNICAMENTE DEL ANTIVIRUS. NO UTILIZARLO PARA INFORMACIÓN SENSIBLE.

¿CUÁL ES UNO DE LOS REQUISITOS FORMALES PARA UN SISTEMA DE CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS?. REQUERIR PERSONAL ALTAMENTE ESPECIALIZADO. SER FLEXIBLE ANTE EL AUMENTO DE DOCUMENTACIÓN. SER COSTOSO DE IMPLEMENTAR. SER COMPLEJO DE ENTENDER.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE REGISTRAR TODAS LAS ENTRADAS Y SALIDAS DE LOS DOCUMENTOS?. PARA DIFICULTAR EL ACCESO A LA INFORMACIÓN. PARA AUMENTAR EL TIEMPO DE BÚSQUEDA DE LOS DOCUMENTOS. PARA ACUMULAR MÁS DOCUMENTACIÓN EN EL ARCHIVO. PARA TENER UN CONTROL EXHAUSTIVO DE QUIÉN TIENE CADA DOCUMENTO Y CUÁNDO.

¿CUÁL ES LA FUNCIÓN DE UN 'ARMARIO DE SEGURIDAD'?. SERVIR COMO ESTANTERÍA PARA ARCHIVADORES A-Z. ALMACENAR DOCUMENTOS DE USO DIARIO. PROTEGER DOCUMENTACIÓN ESPECIALMENTE SENSIBLE MEDIANTE CLAVES DE SEGURIDAD Y ALARMAS. ORGANIZAR LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA.

¿QUÉ ES LA 'AUDITORÍA DE SEGURIDAD PERIÓDICA' EN DOCUMENTOS CONFIDENCIALES?. UNA REVISIÓN PARA COMPROBAR LA LEGIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS. UN ANÁLISIS PARA VERIFICAR QUE LOS ACCESOS A LOS DOCUMENTOS SE REALIZAN CORRECTAMENTE. UNA FORMA DE CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS POR TEMA. UN PROCESO PARA ELIMINAR DOCUMENTOS INNECESARIOS.

¿QUÉ ORGANISMO SE MENCIONA EN RELACIÓN CON LA PROTECCIÓN DE DATOS Y LA ADAPTACIÓN EMPRESARIAL A LA LOPDPGDD?. EL MINISTERIO DE INDUSTRIA. LA AGENCIA ESPAÑOLA DE PROTECCIÓN DE DATOS (AEPD). LA AGENCIA TRIBUTARIA. LA GUARDIA CIVIL.

¿QUÉ IMPLICA LA 'IMPLANTACIÓN DEL MANUAL DE SEGURIDAD'?. DELEGAR TODA LA RESPONSABILIDAD A UN SOLO EMPLEADO. REVISAR EL MANUAL UNA VEZ AL AÑO. ADAPTAR TODA LA EMPRESA AL MANUAL Y CONCIENCIAR A LOS TRABAJADORES. SOLO ARCHIVAR EL MANUAL.

¿QUÉ VENTAJA PRINCIPAL OFRECE EL 'ALMACENAMIENTO EN LA NUBE'?. REQUIERE HARDWARE ESPECIALIZADO EN LA EMPRESA. ES UN SISTEMA DE ARCHIVO EXCLUSIVAMENTE PARA DOCUMENTOS FÍSICOS. PERMITE ALMACENAR DATOS Y ARCHIVOS A TRAVÉS DE INTERNET EN SERVIDORES REMOTOS. SOLO ES ACCESIBLE DESDE UN ORDENADOR ESPECÍFICO.

¿QUÉ TIPO DE CLASIFICACIÓN NO ES DE LOS MÁS USUALES, SEGÚN EL DOCUMENTO?. SISTEMA NUMÉRICO. SISTEMA CRONOLÓGICO. SISTEMA TEMÁTICO. SISTEMA ALFABÉTICO.

¿QUÉ ES UN 'ARCHIVO INFORMÁTICO'?. UNA COLECCIÓN DE DOCUMENTOS FÍSICOS GUARDADOS EN UN ARMARIO. UN CONJUNTO DE DATOS ALMACENADOS EN SOPORTE INFORMÁTICO. UN SISTEMA DE ARCHIVO BASADO EXCLUSIVAMENTE EN PAPEL. UN MÉTODO PARA ORGANIZAR LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA.

¿QUÉ NORMATIVA SE RELACIONA CON LA GARANTÍA DE LOS DERECHOS DIGITALES?. LEY ORGÁNICA 3/2018 DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y GARANTÍA DE LOS DERECHOS DIGITALES. LEY DE SEGURIDAD NACIONAL. LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA. LEY DE FIRMA ELECTRÓNICA.

¿QUÉ REQUISITO FORMAL DE LOS SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN HACE REFERENCIA A QUE 'CUALQUIER PERSONA DEBE APLICARLO, AUNQUE NO LO CONOZCA'?. SENCILLO DE APLICAR. FÁCIL DE ENTENDER. RESOLUTIVO. FLEXIBLE.

¿QUÉ CARACTERÍSTICA TIENEN LAS 'CARPETAS COLGANTES'?. SON DE ANILLAS Y SE GUARDAN EN CAJAS. SE COLOCAN DIRECTAMENTE SOBRE ESTANTERÍAS. TIENEN SOPORTES EN SUS SOLAPAS PARA COLGARSE EN BASTIDORES DE ARMARIOS. SIRVEN PARA PROTEGER EXPEDIENTES SUELTOS.

¿CUÁL ES LA LEY ORGÁNICA PRINCIPAL MENCIONADA PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN ESPAÑA?. LEY ORGÁNICA 15/1999. LEY DE ENJUICIAMIENTO CIVIL. LEY DE PROPIEDAD INTELECTUAL. LEY ORGÁNICA 3/2018.

¿CUÁLES SON LOS PASOS PRINCIPALES EN EL 'TRATAMIENTO DE LA CORRESPONDENCIA DE SALIDA'?. RECEPCIÓN, CLASIFICACIÓN, REGISTRO Y DISTRIBUCIÓN. CLASIFICACIÓN Y REGISTRO ÚNICAMENTE. PREPARACIÓN, RECOGIDA, REGISTRO Y EXPEDICIÓN O ENVÍO. SOLO RECOGIDA Y ENVÍO.

¿QUÉ SISTEMA DE CLASIFICACIÓN UTILIZA UNA LOCALIZACIÓN FÍSICA CONCRETA COMO CRITERIO DE ORDENACIÓN?. SISTEMA NUMÉRICO. SISTEMA TEMÁTICO. SISTEMA ALFANUMÉRICO. SISTEMA GEOGRÁFICO.

¿QUÉ SIGNIFICA LA 'PURGA' DE DOCUMENTOS?. DIGITALIZAR TODOS LOS DOCUMENTOS EXISTENTES. ELIMINAR PERIÓDICAMENTE LA DOCUMENTACIÓN CON ESCASEO VALOR OPERATIVO O LEGAL. CLASIFICAR LOS DOCUMENTOS POR ORDEN ALFABÉTICO. CREAR COPIAS DE SEGURIDAD DE LOS DOCUMENTOS IMPORTANTES.

¿QUÉ SE DEBE HACER ANTES DE ABRIR UN NUEVO EXPEDIENTE?. ASEGURARSE DE QUE EL DOCUMENTO ES CONFIDENCIAL. SOLICITAR PERMISO A LA AEPD. CREAR UNA COPIA DIGITAL DEL EXPEDIENTE. VERIFICAR QUE NO HAYA SIDO ABIERTO PREVIAMENTE CON UNA DENOMINACIÓN DISTINTA.

¿QUÉ ES UN 'SISTEMA DE GESTIÓN DE BASES DE DATOS'?. UN MÉTODO PARA CLASIFICAR DOCUMENTOS POR TEMAS. UN PROGRAMA INFORMÁTICO PARA ORGANIZAR, REGULAR EL ACCESO, CONSULTA Y ELIMINACIÓN DE DATOS. UN DISPOSITIVO DE ALMACENAMIENTO EXTERNO. UN TIPO DE ARCHIVO FÍSICO.

¿QUÉ SISTEMA DE CLASIFICACIÓN PERMITE ORDENAR DOCUMENTOS POR FECHAS?. SISTEMA GEOGRÁFICO. SISTEMA ALFABÉTICO. SISTEMA CRONOLÓGICO. SISTEMA NUMÉRICO.

¿CUÁL ES LA FINALIDAD PRINCIPAL DE UN ARCHIVO SEGÚN EL DOCUMENTO?. ACUMULAR LA MAYOR CANTIDAD DE DOCUMENTOS POSIBLE. SER UN LUGAR DONDE GUARDAR DOCUMENTOS QUE YA NO SE NECESITAN. OCULTAR INFORMACIÓN IMPORTANTE DE LA COMPETENCIA. FACILITAR LA ACTIVIDAD DE LA EMPRESA MEDIANTE UN CONJUNTO ORDENADO Y CLASIFICADO DE DOCUMENTOS.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE ELIMINAR PERIÓDICAMENTE DOCUMENTOS QUE YA NO SEAN ÚTILES?. PARA OCUPAR MÁS ESPACIO EN EL ARCHIVO. PARA EVITAR EXTRAVÍOS Y OPTIMIZAR EL ESPACIO. PARA CUMPLIR CON UNA NORMA LEGAL ESPECÍFICA. PARA DIFICULTAR LA BÚSQUEDA DE INFORMACIÓN RELEVANTE.

¿QUÉ TIPO DE SOPORTE SE UTILIZA PARA EL 'ARCHIVO DE GESTIÓN CENTRALIZADA'?. EXCLUSIVAMENTE INFORMÁTICO. NO ESPECIFICADO, PUEDE SER PAPEL O INFORMÁTICO. SOLO PAPEL. DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO EXTERNO.

¿QUÉ SON 'TELEGRAMAS' EN EL CONTEXTO DEL TRATAMIENTO TELEMÁTICO DE LA DOCUMENTACIÓN?. SERVICIOS ONLINE DE MENSAJERÍA. UN TIPO DE NOTIFICACIÓN OFICIAL. MENSAJES ELECTRÓNICOS CIFRADOS. UN SERVICIO DE ENVÍO DE MENSAJES CORTOS, A MENUDO VÍA TELEGRÁFICA O SIMILAR.

¿QUÉ SE RECOMIENDA HACER CON LOS DOCUMENTOS ORIGINALES ANTES DE ARCHIVARLOS?. REALIZAR COPIAS DE SEGURIDAD, FOTOCOPIAS O DIGITALIZACIÓN SI ES OPORTUNO. GUARDARLOS EN CARPETAS SIN NINGÚN TIPO DE ORDEN. DOBLARLOS PARA QUE OCUPEN MENOS. DESTRUIRLOS PARA AHORRAR ESPACIO.

¿QUÉ SE DEBE HACER PARA FACILITAR LA VISIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS EN UNA BÚSQUEDA POSTERIOR?. ARCHIVARLOS EN ORDEN ALFABÉTICO ESTRICTO. GUARDARLOS EN CARPETAS DE COLORES. ESCRIBIR EL CONTENIDO EN LA PORTADA. DOBLAR LOS DOCUMENTOS POR LA MITAD.

¿CON QUÉ FRECUENCIA SE RECOMIENDA REALIZAR AUDITORÍAS DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD?. UNA VEZ CADA DÉCADA. AL MENOS DOS VECES AL AÑO. CADA CINCO AÑOS. SOLO SI HAY UN INCIDENTE.

¿QUÉ SON LOS 'MECANISMOS DE IDENTIFICACIÓN AL ACCESO DE LOS DOCUMENTOS'?. MEDIDAS PARA VERIFICAR LA IDENTIDAD DE QUIEN ACCEDE A DOCUMENTOS ESCRITOS O INFORMÁTICOS CONFIDENCIALES. HERRAMIENTA PARA LA DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS. PROCESO PARA REGISTRAR LA ENTRADA DE DOCUMENTOS. SISTEMA PARA ORDENAR DOCUMENTOS POR FECHA.

¿QUÉ TIPO DE SOPORTE SE UTILIZA PARA EL 'ARCHIVO INFORMÁTICO'?. SOLO PAPEL. CINTAS MAGNÉTICAS ANTIGUAS. SOPORTES INFORMÁTICOS COMO DISCOS DUROS, CDS, MEMORIAS USB, O ALMACENAMIENTO EN LA NUBE. ARCHIVADORES DE ANILLAS.