Agrupaciones documentales

Cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse intelectualmente los fondos de un archivo, generalmente con criterios en los que predomina la finalidad de unificar procedencias de ámbito superior: Sección de fondo. Grupo de fondos. Sección de archivo. Colección documental.

Conjunto de series generadas por cada uno de los sujetos productores que conforman la estructura de un organismo en el ejercicio de sus competencias: Fondo. Serie. Archivo. Expediente.

Fondo que está siendo generado por un organismo productor que continúa en el ejercicio de sus competencias: Fondo cerrado. Sección de fondo. Colección facticia. Fondo abierto.

Fondo cuyas series han dejado de producirse por desaparición del organismo y/o las competencias que las generaban: Sección de fondo. Colección facticia. Fondo cerrado. Fondo abierto.

Subdivisión orgánico/funcional del fondo que se refiere a una o varias series que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron. Cuando el organismo productor posee una estructura jerárquica compleja, cada sub-grupo puede tener tantos sub-grupos subordinados como sean necesarios, para reflejar los niveles de la estructura orgánica hasta la unidad administrativa subordinada más pequeña. Sección de fondo. Sección de archivo. Series complementarias. Series paralelas.

Cada una de las divisiones primarias del cuadro de clasificación de un archivo y que puede corresponder a una parte de un fondo, a un fondo o a un conjunto de fondos: Unidad de instalación. Unidad de conservación. Colección documental. Sección de archivo.

Elemento indivisible de una unidad documental que puede estar constituido por un solo documento o por varios que formen un expediente: Unidad documental. Fondo. Serie. Sección de fondo.

Conjunto de documentos generados por un sujeto productor en el desarrollo de una misma actividad administrativa y regulado por la misma norma de procedimiento: Expediente. Unidad administrativa. Fondo. Serie.

Serie generada por un sujeto productor que continúa en el ejercicio de sus actividades administrativas: Serie cerrada. Expediente. Unidad de instalación. Serie abierta.

Serie que ha dejado de producirse por desaparición del sujeto productor o de la actividad administrativa regulada por la norma de procedimiento: Unidad de instalación. Expediente. Serie abierta. Serie cerrada.

Serie que, respondiendo a trámites administrativos diferentes, contribuyen todas a la realización de un mismo objetivo, resultando así una información complementaria: Series paralelas. Series abiertas. Series complementarias. Series cerradas.

Series que materializan actividades dentro de las funciones administrativas comunes (gestión económica, gestión de personal, etc.) y que, en consecuencia, son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración, serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad informativa: Series complementarias. Series cerradas. Series abiertas. Series paralelas.

Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto: Unidad de instalación. Expediente. Serie. Fondo.

Conjunto de documentos reunidos según criterios subjetivos (un tema determinado, el criterio de un coleccionista, etc.) y que, por lo tanto, no conserva una estructura orgánica ni responde al principio de procedencia: Colección documental. Colección facticia. Unidad de instalación. Unidad de tratamiento archivístico.

Conjunto de documentos reunidos de forma facticia por motivos de conservación o por su especial interés: Colección documental. Colección facticia. Unidad de instalación. Unidad de tratamiento archivístico.

Agrupación de unidades documentales homogéneas destinadas a su colocación en los depósitos (caja, carpeta, legajo, etc.). Debe contar con una signatura unívoca: Unidad de instalación. Unidad de tratamiento archivístico. Colección documental. Colección facticia.

Unidad de instalación, generalmente en formato normalizado, realizada en cartón de Ph neutro o en cualquier otro material que permita la adecuada conservación de los documentos. Caja. Carpeta. Legajo. Balduque.

Contenedor formado por dos tapas de cartón unidas por un material más flexible y que sirve para la conservación, generalmente en horizontal, de uno o varios documentos, con lo que se forma una unidad de instalación. Carpeta. Balduque. Caja. Legajo.

Unidad de instalación que contiene documentos atados con balduque, a veces protegida por dos tapas de cartón: Caja. Carpeta. Unidad de tratamiento archivístico. Legajo.

Cinta de algodón, roja en origen, empleada en los archivos para atar legajos o expedientes: Foxing. Quirógrafo. Balduque. Diploma.

Elemento de un fondo documental cuyas características le identifican como objeto sobre el cual se deben aplicar las tareas correspondientes a cada una de las fases de la metodología archivística. Siempre que esta metodología se aplique dentro de la dimensión orgánico-funcional, este elemento básico es la serie: en el caso contrario, podrá identificarse con la unidad documental: Unidad de tratamiento archivístico. Unidad de instalación. Colección documental. Colección facticia.