ARCHIVO

1. ¿Cuál es el objetivo principal del sistema de gestión documental en la Fuerza Terrestre?. Facilitar el acceso a la información. Garantizar la eficiencia administrativa y la validez legal de los documentos. Aumentar la cantidad de documentos archivados. Mejorar la tecnología de archivo.

2. ¿Qué tipo de archivo contiene documentación de uso frecuente que permanece en las oficinas donde fue producida?. Archivo de Gestión. Archivo Central. Archivo Histórico. Archivo Secundario.

3. ¿Cuál de los siguientes departamentos NO forma parte de la Secretaría General de la Fuerza Terrestre?. Departamento de Procesamiento de la Información. Departamento de Administración de Archivo. Departamento de Tecnología de la Información. Departamento de Normalización Administrativa.

4. ¿Qué documento se utiliza para asegurar la trazabilidad y el control de los movimientos documentales?. Acta de Transferencia. Cuadro de Clasificación Documental. Tabla de Plazos de Conservación. Ficha Técnica de Prevaloración.

5. ¿Cuál es una de las funciones del Encargado del Archivo Central?. Capacitar usuarios sobre el sistema de gestión. Recibir las transferencias primarias documentales. Supervisar el uso de carpetas virtuales. Digitalizar documentos.

6. El encargado del Archivo Central se encarga de conservar y administrar la documentación de acuerdo con los plazos de conservación. VERDADERO. FALSO.

7. La Baja Documental implica la conservación permanente de documentos. VERDADERO. FALSO.

8. El Jefe de Gestión Documental es responsable de realizar la evaluación de documentos para su destrucción. VERDADERO. FALSO.

9. Las transferencias documentales primarias se realizan automáticamente sin necesidad de un programa anual. VERDERO. FALSO.

10. Describe la estructura organizativa de la Secretaría General de la Fuerza Terrestre relacionada con la gestión documental. DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN, • DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO, • DEPARTAMENTO DE NORMALIZACIÓN ADMINISTRATIVA. DEPARTAMENTO DE PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN, • DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVO, • DEPARTAMENTO DE NORMALIZACIÓN INTELIGENCIA.

11. ¿Qué es el Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y cuál es su propósito?. Para su creación tomamos el formato base que nos menciona la regla técnica en su artículo 28 y su estructura está basada en inventario de procesos de cada unidad militar, el código lo determinamos de acuerdo con el instructivo 002, organización de unidades militares de acuerdo a su ubicación geográfica en fuertes militares. NO.

12. Explique el proceso de Baja Documental y su importancia en la gestión documental. Proceso de eliminación controlada de expedientes que han expirado en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no poseen valor histórico. Este procedimiento garantiza que las unidades de la Fuerza Terrestre ejecuten las bajas de acuerdo con las caducidades establecidas en la Tabla de Plazos de Conservación Documental. NO.

13. ¿Qué tipos de copias existen según el documento y cuál es la diferencia entre una copia certificada y una compulsa?. Copia Certificada: Documento que da fe de la autenticidad de un original. Compulsa: Certificación de una copia existente en archivo. Copia Certificada Desmembrada: Extracto de un documento que incluye la firma del documento original. NO.

14. ¿Cuáles son los pasos necesarios para solicitar un préstamo documental?. a) Autorización de Préstamo: El préstamo de expedientes se gestiona a través de los encargados de archivos de gestión o del jefe de gestión documental en el archivo central. b) Solicitud Formal: Los expedientes se prestan de manera íntegra y deben ser devueltos en el plazo establecido, manteniendo su integridad. c) Seguimiento y Devolución: El responsable del archivo debe asegurarse de la correcta devolución de los expedientes. En caso de extravío o daño, el usuario deberá presentar un informe detallando el incidente. d) Acciones en Caso de Irregularidades: Si los expedientes no son devueltos a tiempo o se entregan en mal estado, se notificará a la unidad solicitante para las acciones administrativas correspondientes. NO.