Artículo 18 de la Constitución de la República, numeral segundo establece: Es derecho de todas las personas el acceso a la información generadas en las instituciones públicas o privadas que mantengan fondos públicos. Además del derecho de acceso universal a las tecnologías de información y comunicación. Es derecho de todas las personas el acceso a la información generadas en las instituciones privadas. Además del derecho de acceso universal a las tecnologías de información y comunicación. .
El artículo 227 de la Constitución de la República, determina que La Administración Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los principios de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, trasparencia y evaluación. La Administración Pública constituye un servicio a la colectividad que se rige por los valores de eficacia, eficiencia, calidad, jerarquía, desconcentración, descentralización, coordinación, participación, planificación, trasparencia y evaluación. .
El artículo 379, numeral 3 y4 de la Constitución de la República del Ecuador, establece que son parte del patrimonio cultural tangible e intangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de la salvaguardia del Estado, entre otros "3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas"; V F.
LOTAIP: Ley Orgánica de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Ley Ordinaria de Trasparencia y Acceso a la Información Pública Ley Orgánica de Acceso a la Información Pública Ley Orgánica de Acceso a la Información Pública y Privada.
La LOTAIP establece que es responsabilidad de las entidades públicas, personas jurídicas de derecho público y demás entidades públicas, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción. V F.
LOSEP : Ley Orgánica de Servicio Público Ley Ordinaria de Servicio Público Ley Ordenanza de Servicio Público Ley Orgánica de Servicio Ecuatoriano Público.
La Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 1 define que "Constituye Patrimonio del Estado la documentación básica que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores públicos y privado, así como de personas particulares, que sean calificadas como tal.." Correcto Incorrecto.
La Direccional Nacional de Archivo de la Administración Pública expidió la: Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos. Normas Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos. Norma Técnica y la Metodología de la Gestión Documental y Archivos. .
Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos tiene por objeto: Normar la organización y mantenimiento de los archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo vital del documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los principios de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo. Normar la organización de los archivos públicos, en cada una de las fases del ciclo vital del documento, a fin de asegurar en el corto, mediano y largo plazo, el cumplimiento de los principios de autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad de los documentos de archivo. .
Ámbito de aplicación de la Regla Técnica Nacional para la Organización y Mantenimiento de los Archivos Públicos: Será de uso y aplicación obligatorio en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que Estado tenga participación. Será de uso y aplicación voluntario en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público y privado en los que Estado tenga participación. Será de uso y aplicación obligatorio en todos los organismos, entidades e instituciones del sector público. .
Qué finalidad tienen los archivos públicos: Disponer de la documentación organizada, garantizando que la información institucional sea recuperable en forma ágil y oportuna para el uso de la administración o del ciudadano, además, como fuente de consulta de la historia. EL objetivo esencial es tener bibliotecas institucionales funcionales. Disponer de la documentación necesaria y oportuna en casos de reclamos administrativos.
Importancia de los Archivos: Custodian y respaldan las decisiones, actuaciones y memoria, que sirven como fuentes fiables para garantizar la transparencia de la Administración Pública. Los archivos son importantes por las auditorias que realiza la Contraloría General del Estado. Dan fé de un acto administrativo .
Principios Generales de la Función Archivística: Institucionalidad, responsabilidad, administración y acceso, modernización, función de los archivos, manejo y aprovechamiento de los archivos, talento humano, capacitación. Responsabilidad, administración y acceso, modernización, función de los archivos, manejo y aprovechamiento de los archivos, talento humano, capacitación, eficiencia.
Principios Archivísticos: Procedencia, Orden Original Procedencia, Orden Original y Fondo Documental Orden Original y Fondo Documental Orden y Organización .
Principio de Procedencia: Cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, manteniéndose la unidad e independencia de cada fondo. Cualidad de procedente, conforme a la moral, la lógica o lo establecido por la ley u otro reglamento. Origen, principio de donde nace o se deriva algo.
Para la aplicación del Principio de Procedencia hay que identificar: Unidad productora, institución productora, funciones desarrolladas y documentos producidos agrupados en series. Unidad receptora, institución productora, funciones desarrolladas y documentos producidos agrupados en series. Unidad productora e institución productora. .
Principio de Orden Original: Orden en que se crearon los documentos de un expediente, ubicándolos consecutivamente con forme a cómo ocurrieron las actuaciones administrativas que dieron origen a su producción. Se los clasificará con forme a la estructura organizacional de la entidad pública. .
Principio de Función de los Archivos: Los archivos en un Estado constitucional de derecho y justicia, cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. Organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de dicho documento.
Principio de Institucionalidad: Contemplan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta para la gestión administrativa, económica política y cultural del Estado. Como centros de información contribuyen a la eficiencia y eficacia de las entidades del Estado en el servicio del ciudadano. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de dicho documento.
Principio de Responsabilidad: Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de dicho documento Contemplan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta para la gestión administrativa, económica política y cultural del Estado. Como centros de información contribuyen a la eficiencia y eficacia de las entidades del Estado en el servicio del ciudadano.
Principio de Administración y Acceso: Es obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establece la ley. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de dicho documento. Los archivos en un Estado constitucional de derecho y justicia, cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora. .
Principio de Modernización: El Estado garantiza el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos. Es obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establece la ley. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos. Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de dicho documento.
Principio de Manejo y Aprovechamiento de los archivos: El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la actividad de la Administración Pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra practica sustitutiva. El manejo y aprovechamiento de los archivos del Estado son probatoria, garantizadora y perpetuadora. Hace referencia al manejo, aprovechamiento, conservación, uso y manejo de los documentos de archivo de una entidad. .
Principio de Talento Humano: Las entidades publicas conformaran las unidades administrativas relacionadas al archivo con personal que cumpla con los perfiles establecidos en el manual de puestos. Hace referencia al conjunto de procesos dentro del departamento de recursos humanos. El talento humano idóneo cualificado para la gestión de archivos que incluyen conocimiento, sabiduría, creatividad, compromiso. .
Principio de Capacitación: Las entidades públicas que tengan la capacidad de capacitar a servidores públicos desarrollaran programas de actualización en materia archivística, para los cual deberán suscribir convenios de cooperación interinstitucional. Hace referencia a capacitar profesionalmente en materia de archivística con el fin que los funcionarios públicos adquieran conocimiento y habilidad en función archivística. El objetivo principal de la capacitación es mejorar la eficiencia de los servidores públicos para que éstos puedan gestionar los archivos de las instituciones del Estado.
La rectoría de la Gestión Documental, organización y mantenimiento de los archivos públicos esta a cargo de : Secretaria General de la Presidencia de la República Secretaria General de Planificación Secretaria Técnica de la Planificación Secretaria Nacional de la Administración Pública .
Políticas Institucionales en la Gestión Documental y Archivo: Emitir políticas institucional en materia de gestión documental y archivo alineadas a la Regla Técnica y serán aprobadas por la máxima autoridad institucional. Todos los servidores públicos de los sujetos obligados velarán por la integridad y conservación de los documentos de archivo que genere o reciba la dependencia en cualquier soporte y época respetando los principios sobre los archivos, se prohíbe la constitución paralela de expedientes para uso personal. V F.
Es Patrimonio documental del Estado: Documentación valorada como histórica independiente de su soporte o formato, Todos los documentos de archivo que sirven de fuente para estudios históricos, económicos, sociales, jurídicos que den cuenta de la organización y evolución del Estado cuyo valor testimonial de evidencia o de información les confiere interés público, les asignan la condición de bienes culturales y les da permanencia a la memoria colectiva del país. La documentación histórica será trasferida al Archivo Histórico Nacional de forma regular y controlada. Correcto Incorrecto.
Procuración de Recursos: Las entidades públicas promoverán que los procesos y procedimientos sean homogéneos para que la información de los archivos sea accesible y de fácil consulta que coadyuven al ahorro, optimización de recursos y permitan la eficiencia, eficacia, efectividad, agilidad, trasparencia, participación y solidaridad en la gestión pública; que de acuerdo a su capacidad presupuestaria, contaran con el talento humano suficiente y calificado para la gestión documental y archivo, así como espacios físicos, mobiliario y los recursos técnicos y tecnológicos necesarios. Correcto Incorrecto.
Categorías de los Archivos que se contemplan en el ciclo vital del documento: Gestión o Activo, central, intermedio, histórico Gestión o Activo, central, permanente, histórico Gestión o Activo, secundario, permanente, histórico Primario, central, permanente, histórico.
Qué es el ciclo vital del documento: Etapas por las que pasa el documento desde su producción o recepción hasta su destino final (baja documental o conservación permanente). Etapas por las que pasa el archivo desde su producción o recepción hasta su destino final (baja documental o conservación permanente). Etapas por las que pasa el archivo desde su producción o recepción hasta su destino final (baja documental o donación).
Sistema Nacional de Gestión de Archivos: Archivos de gestión Archivo central Archivo intermedios Archivo histórico .
El Sistema de Archivo Institucional de toda entidad pública estará compuesta por: Archivos de gestión; Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces; Archivo central; Autoridades y el talento humano calificado y suficiente; Recursos técnicos y estructura. Archivos de gestión; Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces; Archivo central; Autoridades y el talento humano calificado y suficiente; Recursos técnicos y estructura; Archivos históricos; Biblioteca Institucional.
Archivo de Gestión: Toda documentación generada por las unidades administrativas en continua utilización y consulta. Toda documentación recibida por las unidades administrativas en continua utilización y consulta. Toda documentación que tiene menos de 1 años en la entidad.
Archivo central: Es aquel que custodia y administra la documentación procedentes de los archivos de gestión que hayan cumplido 2 años. Con excepción de aquellas consideradas de utilidad para la unidad administrativa. Es aquel que custodia y administra la documentación procedentes de los archivos de gestión que hayan cumplido 2 años. Con excepción resoluciones que aun están vigentes.
Archivo Intermedio: Es aquel que custodia ya administra los fondos documentales trasferidos por los Archivos Centrales que han cumplido al menos 15 años en entidades públicas. Es aquel que custodia ya administra los fondos documentales trasferidos por los Archivos Centrales que han cumplido al menos 10 años en entidades públicas.
Archivo histórico: Es el que custodia documentación que después de haber pasado por un proceso de valoración secundario adquiere el carácter de permanente. Administrado por el Archivo Histórico Nacional y regulado por la Ley Orgánica de Cultura y su reglamento. Es el que custodia documentación que después de haber pasado por un proceso de valoración primaria adquiere el carácter de permanente. Administrado por el Archivo Histórico Nacional y regulado por la Ley Orgánica de Cultura y su reglamento.
Proceso de la Gestión Documental: Producción de archivo, registro documental, recepción de documentos, tramite documental, despacho de correspondencia y control de la gestión. Registro documental, recepción de documentos, tramite documental, despacho de correspondencia y control de la gestión. Producción de archivo, recepción de documentos, tramite documental, despacho de correspondencia y control de la gestión. .
Son atribuciones de la Unidad Productora: la asignación del responsable de los Archivos de Gestión, elaborar el inventario general por expediente del archivo de gestión, participar en la elaboración del Cuadro General de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación Documental, prestar expedientes del Archivo de Gestión a funcionarios autorizados conforme la regla técnica, ser intermediario en solicitud de expedientes del Archivo Central, elaborar el inventario de trasferencia primaria hacia el Archivo Central, participar en los procesos de valoración secundaria y elaboración de la Ficha técnica de Prevaloración. V F.
Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces: Elaborar políticas institucionales en materia de gestión documental y archivos, supervisar el cumplimiento de la Regla Técnica, capacitar y asesorar a los responsables del Archivo de Gestión, administrar y coordinar el Archivo central, coordinar las acciones para la elaboración del Cuadro al de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación Documenta así como aprobar el mismo y ser remitido para su valoración a la Dirección de Archivo de la Administración Publica, coordinar y autorizar las trasferencias primarias, realizar trasferencias secundarias, coordinar proyectos de digitalización, realizar el diagnostico archivístico de la situación actual de los archivos. V F.
El artículo 379, numeral 3 y4 de la Constitución de la República del Ecuador, establece que son parte del patrimonio cultural tangible relevante para la memoria e identidad de las personas y colectivos, y objeto de la salvaguardia del Estado, entre otros "3. Los documentos, objetos, colecciones, archivos, bibliotecas y museos que tengan valor histórico, artístico, arqueológico, etnográfico o paleontológico. 4. Las creaciones artísticas, científicas y tecnológicas Correcto Incorrecto.
La Ley del Sistema Nacional de Archivos, en su artículo 1 define que "Constituye Patrimonio del Estado la documentación especializada que actualmente existe o que en adelante se produjere en los archivos de todas las instituciones de los sectores privados, así como de personas particulares, que sean calificadas como tal.." V F.
Atribuciones de la Dirección de Gestión Documental y Archivo o quien haga sus veces: Aprobar políticas institucionales en materia de gestión documental y archivos, supervisar el cumplimiento de la Regla Técnica, capacitar y asesorar a los responsables del Archivo de Gestión, administrar y coordinar el Archivo central, coordinar las acciones para la elaboración del Cuadro al de Clasificación Documental y Tabla de Plazos de Conservación Documenta así como aprobar el mismo y ser remitido para su valoración a la Dirección de Archivo de la Administración Publica, coordinar y autorizar las trasferencias primarias, realizar trasferencias secundarias, coordinar proyectos de digitalización, realizar el diagnostico archivístico de la situación actual de los archivos. Correcto Incorrecto.
La LOTAIP establece que es "responsabilidad de las entidades públicas, crear y mantener registros públicos de manera profesional, para que el derecho a la información se pueda ejercer a plenitud, por lo que, en ningún caso se justificará la ausencia de normas técnicas en el manejo y archivo de la información y documentación para impedir u obstaculizar el ejercicio de acceso a la información pública, peor aún su destrucción..". V F.
Archivo Intermedio: estará administrado por la Dirección de Archivo de la Administración Pública del ente rector. Concentrará la documentación que conforme a la Tabla de Plazos de Conservación Documental haya cumplido su plazo de retención en el Archivo Central y cuya consulta no es frecuente. Es responsable de la administración temporal de la documentación a nivel nacional, para salvaguardar los documentos de importancia histórica, económica, científica, cultural y social constituye un patrimonio documental del Estado. Correcto Incorrecto.
PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Producción, Registro, Recepción, Trámite documental, Despacho de correspondencia, Control de la gestión Producción, Recepción, Trámite documental, Despacho de correspondencia, Control de la gestión Valoración Primaria, Valoración Secundaria.
Producción documental: Conjunto de actividades que permite generar los documentos dentro de una entidad pública, durante el cumplimiento de sus competencias. Contar con los espacios y mobiliario apropiados para la conservación de sus Archivos de Gestión Documentación, generada por las unidades administrativas.
Registro documental: Registro de la correspondencia que ingresa y sale. Tipología documental definida para el proceso. Generar el número del Trámite en cada Archivo.
Datos del Registro de Correspondencia de Entrada: Remitente, Cargo, Entidad, Fecha de emisión de documento, Número de oficio si lo tuviere, Fecha de recepción, Asunto, Descripción de anexos, Dirección completa.
Remitente, Cargo, Entidad, Fecha de emisión de documento, Número de oficio si lo tuviere, Fecha de recepción, Asunto, Dirección completa.
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EL Procedimiento en la recepción de documentos:
1. dirigida a la entidad, integra, completa, anexos
2. constatación de contenido de correspondencia y digitalización así como la reasignación a distintas unidades
3. la correspondencia “personal”, “confidencial” o “reservado” se enviará directo al destinatario
4. ingreso en el Registro de Correspondencia de Entrada.
5. La entrega de correspondencia a destinatarios será mediante Sistema de Gestión Documental y/o nombre y firma del recibido V F.
Trámite documental: Recorrido del documento en cualquier soporte desde su producción o recepción hasta el cumplimiento del proceso Es opcional mantener y garantizar el flujo de todo trámite dentro de la entidad El usuario interno o externo NO pueda dar seguimiento y acceder a los documentos en cualquier momento de su gestión.
Despacho de correspondencia: Es la entrega controlada de documentos a usuarios externos Es la entrega controlada de documentos a usuarios internos y externos Es la entrega controlada de documentos a usuarios internos, externos así como a otras entidades públicas.
Despacho de correspondencia o documentos contienen: Remitente, Destinatario, Dirección completa
Remitente, Destinatario, Dirección completa, Fecha y hora de salida Remitente, Fecha de recepción, Destinatario, Dirección completa.
Datos del Registro de Correspondencia de Salida: El número identificador del documento, asunto, fecha y hora de salida, nombre y cargo del remitente, destino, receptor del documento.
El número identificador del documento, asunto, fecha y hora de salida, nombre y cargo del remitente, destino, receptor del documento, copia de cédula.
Control de la gestión: reporte de los trámites respondidos, no respondidos y pendientes dirigidos al superior jerárquico. reporte de los trámites respondidos dirigidos a la máxima autoridad de la entidad reporte de los trámites respondidos, no respondidos y pendientes dirigidos a la Secretaria General de la Presidencia de la República.
Identificación de documentos de archivo: reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, memorandos, estadísticas, y/o cualquier otro registro creado o recibido como resultado del ejercicio de las atribuciones y responsabilidades de las entidades públicas reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, memorandos, estadísticas, o bien, control de entrada y salida de visitantes, fotocopias.
Los documentos de archivo: están sujetos a los procedimientos archivísticos de la Regla Técnica gestionadas de acuerdo al ciclo vital del documento, conforman expedientes, registran, valoran, transfieren y cumplen su destino final. instrumento de carácter contemporáneo que es creado por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades en el plazo de 6 meses. .
Documentos que no cumplen el proceso archivístico No están sujetos al proceso archivístico y cada unidad administrativa decidirá la forma y el tiempo para su eliminación, sin que el periodo de uso y custodia rebase en lo posible 1 año. Si están sujetos al proceso archivístico y cada unidad administrativa decidirá la forma y el tiempo para su eliminación, sin que el periodo de uso y custodia rebase en lo posible 1 año. El proceso archivístico es opcional y cada unidad administrativa decidirá la forma y el tiempo para su eliminación, sin que el periodo de uso y custodia rebase en lo posible 1 año.
Tipos de documentos que NO cumplen el proceso archivístico: comprobación administrativa inmediata, apoyo informativo, Información personal comprobación administrativa inmediata, apoyo informativo, Información confidencial comprobación administrativa inmediata, apoyo administrativo, Información personal.
Documentos de comprobación administrativa inmediata: NO forman parte de un expediente contractual, financiero u otros de naturaleza similar: fotocopias, controles de entrada y salida de visitantes, invitaciones a eventos. SI forman parte de un expediente contractual, financiero u otros de naturaleza similar: fotocopias, controles de entrada y salida de visitantes, invitaciones a eventos NO forman parte de un expediente contractual, financiero u otros de naturaleza similar: disposiciones, controles de entrada y salida de visitantes, acuerdos.
Documentos de apoyo informativo: documentación que se genera o conserva en la oficina como impresiones de documentos de internet, libros y revistas, directorios telefónicos, fotocopias de manuales información que contiene el registro oficial para apoyar las tareas administrativas documentos de apoyo informativo reciben tratamiento archivístico .
Información personal: Documentación de carácter personal o particular, que no está enmarcado en los objetivos y finalidades de la entidad púbica como correos electrónicos personales, estados de cuenta, fotografías personales Documentación de carácter personal o confidencial, que pueden o no estar enmarcados en los objetivos y finalidades de la entidad púbica como correos electrónicos personales, estados de cuenta, fotografías personales.
Características de la Clasificación documental "Cuadro General de Clasificación Documental": Uso, Unicidad, Estructura, Descripción de campos Uso, Eficiencia, Estructura, Descripción Unicidad, Estructura, Descripción y Desapacho.
Campos del Cuadro General de Clasificación Documental: fondo, sección, serie, descripción de la serie, origen, condiciones de acceso, encabezado, pie de pagina fondo, sección, serie, descripción de la serie, origen, condiciones de acceso, logo, pie de pagina fondo, sección, serie, código, descripción de la serie, origen, condiciones de acceso, encabezado, pie de página.
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