ATT 4

A la hora de archivar debemos: Actualizar cada cierto tiempo. Llenar bien las carpetas para ocupar menos espacio. Acumular un número de documentos adecuado para no estar todo el día archivando. No guardar los documentos adjuntos.

Algunas de las medidas de seguridad que pueden tomar las empresas son. Seleccione una o más de una: Hacer copias de seguridad. Usar llaves y contraseñas. Llevar un control de consultas realizadas. No cambiar contraseñas con mucha frecuencia.

En cuanto a la destrucción de la información, nunca debemos destruir un documento sin antes leerlo. Verdadero. Falso.

Indica las respuestas correctas: En la paquetería internacional, el paquete no puede sobrepasar los 20 kilos. Las valijas son un intercambio de correspondencia periódica. La paquetería urgente tiene un plazo de entrega que no supera las 24 horas. Para enviar paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra podemos usar la paquetería internacional.

Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: Hay que comprobar que los datos del destinatario de la carta coinciden con los del sobre. El documento debe ir firmado por la persona responsable. Hay que comprobar que hemos incluido todos los anexos indicados en el documento. No es necesario hacer copias de los documentos.

Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son ciertas. El correo electrónico recibido nunca se imprime, es suficiente con tenerlo en el ordenador. Es necesario comprobar bien el contenido de los sobres. Si un documento afecta a más de un departamento, se le da al de más alto nivel jerárquico. Se abrirán todos los documentos que lleguen a la empresa.

A la fila de una tabla de una base de datos se le llama: Elemento. Registro. Campo. Dato.

Relaciona cada modalidad de envío con sus principales características: Carta ordinaria. Postal Exprés. Carta certificada urgente. Carta certificada con aviso de recibo.

En la correspondencia de entrada, si un documento afecta a más de un departamento: Se le dará primero a un departamento y luego este se lo debe pasar al otro. Se deben hacer copias y entregar a todos los departamentos. Se dejará en la oficina central. Solo se le dará al de mayor orden jerárquico.

La mayor ventaja del sistema de clasificación numérico es que gracias a este sistema de clasificación se puede tener un mejor control de la documentación. Verdadero. Falso.

Señala la o las respuestas correctas. El reembolso…. Sólo tiene cobertura nacional. No necesita dar números de tarjetas de crédito. Sólo tiene cobertura internacional. Es el cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía.

Con la documentación que llega a la empresa podemos: destruirla, distribuirla y _______.

En la dirección de correo electrónico tiene que aparecer…. El dominio. La aplicación informática. El usuario. El servidor.

Las bases de datos…. Más usadas son las que están en formato papel. Son grandes almacenes de información relacionada y organizada. Contienen columnas, también llamadas registros. Menos usadas son las relacionales.

El sistema de clasificación temático. Seleccione una o más de una: Tiene como mayor ventaja que los archivos son ilimitados. Consiste en clasificar los documentos por temas. Tiene como principal inconveniente que, a veces, no es fácil saber el tema del que trata el documento. No necesita complementarse con ningún otro sistema de archivo.

Un programa de gestión de correo electrónico es un programa usado, entre otras cosas, para enviar o leer correos electrónicos, también se le llama cliente de correo electrónico. Falso. Verdadero.

La forma de envío de cartas y documentos en Correos, por la que, además de firmar el destinatario o persona autorizada, nos envían de vuelta una notificación que nos indica que dicha persona recibió correctamente nuestra correspondencia y la fecha en la que la recibió, es una: Carta ordinaria. Carta certificada con aviso de recibo. Carta certificada. Postal Exprés.

La correspondencia de la empresa: Solo engloba la de salida. Siempre debe gestionarse por el departamento que la origina. Su gestión es una de las principales funciones de los administrativos. No se debe controlar en empresas pequeñas.

El mayor problema del sistema de clasificación geográfica es: Que hace falta tener conocimientos geográficos. Su dificultad. Su rapidez. Su utilidad.

Los pasos para tener un buen control de la correspondencia de entrada son los siguientes: 1º. 2º. 3º. 4º. 5º.

En las empresas es importante hacer copias de seguridad solo de los documentos informáticos. Verdadero. Falso.

Un servicio financiero que podemos realizar a través de Correos es: Las valijas. El apartado postal. El giro. El postal exprés.

En el sistema de clasificación cronológico... Se comienza archivando por la fecha más antigua. Sólo podemos archivar los documentos recibidos. Se ordenan los documentos según una fecha. Su principal ventaja es la sencillez de uso.

Un sistema de seguridad de la información son todas las medidas que se pueden tomar por una organización para proteger su información, buscando mantener la confidencialidad, disponibilidad e integridad de la misma. Por lo tanto, algunas de las principales características o principios que debe cumplir la seguridad de la información son: LA INTEGRIDAD. LA DISPONIBILIDAD. LA CONFIDENCIALIDAD.

Lo primero que en las empresas se debe hacer con la correspondencia de entrada es: Seleccionarla. Leerla. Numerarla. Abrirla.

Según el soporte, los archivos se clasifican en: Archivo de documentos. Archivo informático. Archivo horizontal. Archivo centralizado.

Relaciona, clasificación más común de archivo: SEGÚN EL GRADO DE USO. SEGÚN EL SOPORTE. SEGÚN EL TIPO DE ORGANIZACIÓN. SEGÚN EL SISTEMA DE ARCHIVO.

En la dirección de correo electrónico sólo podemos cambiar los datos de usuario. Verdadero. Falso.

Correos es una sociedad: Privada. Anónima Estatal. Mixta. Limitada.

Otros servicios que podemos realizar a través de Correos son: El prepago. El apartado postal. El reenvío postal. Mandar correos electrónicos.

En la correspondencia de salida _____ para dejar constancia en la empresa. No es necesario poner sello de numeración. No es importante indicar el asunto. Debemos quedarnos con una copia del documento que enviemos. Debemos indicar la fecha en la que se recibió el documento que la originó.

Un buen archivo debe…. Ocupar mucho espacio. Estar actualizado. Ser de fácil uso. No tiene que cumplir normas de seguridad.

No es un objetivo del archivo: El adorno. Facilitar la consulta de los documentos. La rápida localización de los documentos. La conservación de los documentos.

Respecto a la seguridad de la información hay que decir. Seleccione una o más de una: Que no es algo importante en las empresas. Que solo se debe tener en cuenta en información contenida en soportes informáticos. El mejor sistema es la prevención. Que la seguridad absoluta no existe.

Para conseguir la seguridad de información en las empresas se debe…. Evitar cambiar las claves de acceso con frecuencia. Realizar un control de las consultas de los archivos. Debemos colocar los archivos en las zonas bajas de los edificios. Hacer copias de seguridad solo de los archivos informáticos.

En el sistema de clasificación alfabético. Seleccione una o más de una: El principal inconveniente es su dificultad. La Principal ventaja es su sencillez. La principal ventaja es su utilidad con documentación como facturas o recibos. El principal inconveniente es su duplicidad en archivos grandes.

La correspondencia de salida es aquella que se confecciona en la empresa para enviarla al exterior. La gestión de la correspondencia de salida tiene una serie de pasos: 2º. 3º. 1º. 7º. 4º. 5º. 6º.

Las medidas de seguridad que se tomen siempre deben respetar y seguir la Ley de protección de datos. Verdadero. Falso.

El sistema de ordenación cronológico. Su principal inconveniente es que hay que conocer las fechas para encontrar un documento. Comienza ordenando por la fecha más reciente. Consiste en clasificar los documentos por orden alfabético. No es muy sencillo de usar.

¿Cómo debemos destruir información confidencial?. Arrojándola a la papelera. Cortándola en trozos. Metiéndola en un cajón. Usando la picadora de papel.

En el sistema de clasificación geográfico…. No necesita otros sistemas de clasificación. Su principal ventaja es la sencillez. Su principal inconveniente es que es necesario conocer el tema del que trata el documento. Ordenamos por áreas o zonas geográficas.

En el sistema de clasificación temático... Tiene como mayor ventaja que los archivos son ilimitados. Tiene como principal inconveniente que, a veces, no es fácil saber el tema del que trata el documento. No necesita complementarse con ningún otro sistema de archivo. Consiste en clasificar los documentos por temas.

¿Qué utilidad tiene el archivo?. Reproducir documentos de la empresa. Custodiar los documentos de la empresa para que nadie tenga acceso a ellos. Rápida localización de los documentos. Conservar y ordenar los documentos de la empresa.

El intercambio de correspondencia periódica entre un punto y varios destinos de España, son las:

Cuando usamos un sistema de ordenación y clasificación de documentos siempre debemos buscar su fácil localización. Verdadero. Falso.

¿Qué datos hay que anotar en el libro registro de la correspondencia de entrada?. La fecha de salida. El nombre de la persona que lo abre. El tipo de documento. Lo que hacemos con ese documento.

No es un requisito necesario para un buen sistema de archivo: El aspecto físico. Todas las personas que manejan el archivo deben conocer su funcionamiento. El que esté actualizado. La fácil utilización.

Señala la o las respuestas correctas. Sólo existe un sistema de clasificación de la información: el alfabético. Dependerá de muchos factores el que se elija un sistema de clasificación de la documentación u otro. Los documentos deben ser fácilmente localizables para que tengan utilidad. Sólo se deben guardar los documentos por exigencias legales.

En el sistema de clasificación numérico…. Se puede combinar con el sistema del último dígito. Aparece el inconveniente de que se puede tener un peor control de la documentación. Se debe llevar un índice. Se suele usar para ordenar facturas o albaranes.

Trabajas en la secretaría de un instituto de educación secundaria. Relaciona cada tipo de información con la forma en que debería ser destruido. Leerlo y tirarlo. Tirarlo sin leer. Destruirlo en la picadora.