Bloque 2. Tema 2: Documentación y Archivos: Gestión y organización de documentos

De conformidad con el artículo 49.1 de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, se entiende por documento: Toda expresión en lenguaje natural, excluyendo el lenguaje convencional y las expresiones sonoras o en imagen. Toda expresión en lenguaje natural o convencional recogida exclusivamente en soporte papel o soporte informático. Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los informáticos. Cualquier expresión en lenguaje natural, convencional, gráfica o sonora, incluyendo los ejemplares no originales de ediciones.

Según el artículo 59.1 de la Ley 16/1985, del Patrimonio Histórico Español, ¿cuál de las siguientes afirmaciones define correctamente lo que se entiende por Archivos?. Únicamente los conjuntos orgánicos de documentos reunidos por personas jurídicas públicas en el ejercicio de sus funciones de gestión administrativa. Las instituciones culturales donde se conservan y ordenan documentos, siempre que estos tengan una antigüedad superior a los 100 años y fines exclusivamente de investigación. El conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por las personas físicas o jurídicas, públicas o privadas. Los depósitos documentales de titularidad estatal destinados exclusivamente al servicio de la cultura y la información de los ciudadanos.

Según el artículo 6, el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado se define como: El conjunto de archivos históricos y bibliotecas nacionales que conservan documentos de valor permanente generados por la Administración. El conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la AGE y sus organismos públicos que actúan coordinadamente para gestionar documentos y facilitar el acceso ciudadano. El sistema único centralizado de archivos dependiente exclusivamente del Ministerio de Cultura, encargado de custodiar todos los documentos de la AGE. La red de archivos autonómicos y estatales que colaboran para garantizar la preservación del patrimonio documental español.

NO forman parte del Sistema Español de Archivos: El Sistema de Archivos de la AGE y sus organismos públicos. Los sistemas archivísticos autonómicos, provinciales, locales. Los archivos de todo tipo de entidades públicas y privadas incorporadas al sistema mediante acuerdos y convenios. Los archivos de las instituciones de la Unión Europea, correspondientes al estado de la nación.

De acuerdo con el Real Decreto 1708/2011, ¿qué órgano tiene atribuida la función de asegurar la conservación y difusión del patrimonio documental y su defensa frente a la expoliación, en su calidad de órgano coordinador del Sistema de Archivos de la AGE?. El Ministerio de Hacienda y Función Pública. La Administración General de Estado. El Ministerio de Cultura. El Patronato de los Archivos Estatales.

Según la normativa sobre el Sistema Español de Archivos, la cooperación archivística comprende: Los vínculos voluntarios entre archivos y sistemas archivísticos de distintas administraciones y entidades para intercambiar información, servicios, conocimientos especializados y medios técnicos, con el fin de optimizar recursos y mejorar los servicios. La obligación de los archivos autonómicos y municipales de integrarse en el Sistema Español de Archivos para garantizar la uniformidad de procedimientos. La coordinación jerárquica ejercida por el Ministerio de Cultura sobre todos los archivos públicos y privados integrados en el Sistema. La cooperación exclusiva entre archivos estatales, sin participación de entidades privadas ni personas físicas.

Las relaciones de la Administración General del Estado con los sistemas archivísticos autonómicos se regularán: Por los convenios de colaboración que se suscriban con las Comunidades Autónomas. Por la normativa estatal básica, que prevalece siempre sobre cualquier acuerdo autonómico en materia de archivos. Por instrucciones del Ministerio de Cultura, de obligado cumplimiento para todas las Comunidades Autónomas integradas en el Sistema Español de Archivos. Por acuerdos adoptados unilateralmente por la AGE cuando no exista convenio firmado con la Comunidad Autónoma correspondiente.

El Consejo de Cooperación Archivística es: El órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos, adscrito al Ministerio de Cultura a través de la Secretaría de Estado de Cultura. Un órgano directivo del Ministerio de Cultura encargado de dictar instrucciones obligatorias para todos los archivos autonómicos y municipales. Un órgano consultivo de carácter interno del Ministerio de Cultura, sin participación de otras administraciones públicas. Un organismo autónomo con personalidad jurídica propia encargado de gestionar los archivos estatales y autonómicos.

¿Quién preside el Consejo de Cooperación Archivística?. La persona titular de la Secretaría de Estado de Cultura. La persona titular de la Dirección General de Patrimonio Cultural y Bellas Artes. La persona titular del Ministerio de Cultura. La persona titular de la Subdirección General de los Archivos Estatales.

Según el artículo 6, el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado se define como: El conjunto de archivos históricos estatales que conservan documentos de valor permanente generados por la Administración General del Estado. El conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la AGE y de sus organismos públicos que actúan coordinadamente para gestionar documentos y facilitar el acceso ciudadano. El sistema centralizado de archivos dependiente del Ministerio de Cultura encargado de custodiar todos los documentos producidos por la Administración General del Estado. La red de archivos autonómicos y estatales que cooperan para garantizar la preservación del patrimonio documental español.

De acuerdo con el artículo 7 del Real Decreto 1708/2011, ¿qué órgano actúa como coordinador del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado?. El Ministerio de Cultura, a través de la Dirección General de Bellas Artes. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado. El Archivo Histórico Nacional. El Consejo Internacional de Archivos.

Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en diferentes tipos de archivos. ¿Cuál es falso?. Archivos de oficina o de gestión. Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos. Archivo locales. Archivos históricos.

Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua utilización y consulta administrativa. Archivos de oficina o de gestión. Archivos generales o centrales. Archivo intermedios. Archivos históricos.

Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos. Archivos de oficina o de gestión. Archivos generales o centrales. Archivo intermedios. Archivos históricos.

Es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos. Archivos de oficina o de gestión. Archivos generales o centrales. Archivo intermedios. Archivos históricos.

El Archivo General de la Administración, es el archivo ------- de la Administración General del Estado, según la normativa vigente. De oficina o de gestión. Generales o centrales. Intermedios. Históricos.

¿Cuál es el destino de los documentos una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización en los archivos de oficina o de gestión?. Su eliminación inmediata mediante métodos que garanticen la imposibilidad de reconstrucción. Su transferencia al Archivo Histórico Nacional para su conservación permanente. Su transferencia al archivo central del Departamento respectivo. Su depósito en la Comisión Superior calificadora de Documentos Administrativos.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, apoyar la gestión administrativa, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, conservar los documentos que son transferidos desde los Archivos Centrales de los Ministerios, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

Según la normativa archivística de la Administración General del Estado, los órganos competentes de cada Ministerio deberán: Proponer los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian en los distintos archivos ministeriales. Aprobar de forma definitiva los calendarios de conservación sin necesidad de intervención de ningún órgano colegiado. Remitir los calendarios de conservación únicamente al Ministerio de Cultura para su validación técnica. Elaborar los calendarios de conservación exclusivamente para los documentos en soporte electrónico, quedando los documentos en papel excluidos del procedimiento.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, aplicar, en su caso, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la eliminación de documentos, garantizando su efectiva destrucción, tramitando los preceptivos expedientes de eliminación, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, las resoluciones adoptadas por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos relativas a la conservación permanente, y al acceso en su caso, de agrupaciones documentales, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Identificar y llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar a la Comisión Calificadora departamental o Grupo de Trabajo propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a medio plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Completar las descripciones elaboradas por el Archivo Central de las agrupaciones documentales recibidas, especialmente en lo relativo a los niveles superiores de descripción o macrodescripción, conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Llevar a cabo las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al Archivo histórico, acompañadas de los correspondientes instrumentos de descripción elaborados, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Conservar los documentos con valor histórico que le son transferidos desde el Archivo General de la Administración, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Aplicar programas de reproducción de documentos en soportes alternativos para garantizar la conservación de los documentos originales y fomentar su difusión, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Establecer y valorar las estrategias que se pueden aplicar para la conservación a largo plazo de los documentos y ficheros electrónicos recibidos, tales como procedimientos de emulación, migración y conversión de formatos, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Completar las descripciones elaboradas por el Archivo General de la Administración sobre las agrupaciones documentales recibidas, especialmente de las unidades documentales, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

De conformidad con el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, Impulsar programas de difusión y gestión cultural del patrimonio documental custodiado, es una función de: El Archivo central. El Archivo de oficina. El Archivo intermedio. El Archivo histórico.

El conjunto de sistemas y servicios que sustenta la gestión, custodia y recuperación de documentos y expedientes electrónicos, así como otras agrupaciones documentales o de información, una vez finalizados los procedimientos administrativos, es el: Archivo electrónico único. Archivo electrónico selecto. Archivo electrónico general. Archivo electrónico local o de gestión.

En el archivo electrónico único de la Administración General del Estado serán accesibles todos los documentos y expedientes electrónicos del sector público estatal una vez finalizados los procedimientos y en los plazos determinados por: La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. El Ministerio de Hacienda y Función Pública. La Secretaría General de Administración Digital. El Archivo General de la Administración Publica.

Según la normativa vigente sobre el Sistema de Archivos de la AGE, ¿qué órgano tiene la competencia para emitir el dictamen preceptivo sobre las propuestas de eliminación o conservación permanente de documentos una ves que los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada Departamento ministerial presentarán dicha propuesta propuestas?. El Ministro del Departamento correspondiente. Los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada Ministerio. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. La Dirección General de Bellas Artes del Ministerio de Cultura.

Antes de la transferencia de la documentación al Archivo Central del Departamento, el Archivo local, deberá procederse a: Digitalizar todos los documentos de apoyo informativo para su conservación permanente. Eliminar los documentos de apoyo informativo que no formen parte del expediente. Incorporar los documentos de apoyo informativo al expediente electrónico para completar su contexto. Remitir los documentos de apoyo informativo a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos para su valoración individual.