Buen Gobierno 11: Ley general de archivos

¿Cuál es el objeto principal de la Ley General de Archivos?. Regular la administración de los recursos públicos. Establecer los principios y bases generales para la organización, conservación, administración y preservación homogénea de los archivos. Definir las funciones de la Cámara de Diputados. Establecer las normas para la protección del medio ambiente.

¿Quiénes son considerados 'sujetos obligados' según la Ley General de Archivos?. Únicamente las dependencias del Poder Ejecutivo Federal. Cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Legislativo, Ejecutivo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, fideicomisos y fondos públicos, así como personas físicas o morales que reciban y ejerzan recursos públicos o realicen actos de autoridad. Solo las instituciones educativas públicas. Exclusivamente las empresas privadas.

¿Cuál de los siguientes NO es un objetivo de la Ley General de Archivos?. Promover el uso de métodos y técnicas archivísticas. Regular la organización y funcionamiento del sistema institucional de archivos. Fomentar la difusión de los archivos para favorecer la toma de decisiones. Limitar el acceso a la información pública.

¿Qué se entiende por 'Acervo' según la Ley General de Archivos?. La colección de libros de una biblioteca. El conjunto de documentos producidos y recibidos por los sujetos obligados en el ejercicio de sus atribuciones y funciones, independientemente del soporte, espacio o lugar donde se resguarden. El personal encargado de la gestión documental. El edificio donde se almacenan los documentos.

¿Qué es la 'Actividad archivística' según la Ley?. Únicamente la clasificación de documentos. El conjunto de acciones encaminadas a administrar, organizar, conservar y difundir documentos de archivo. La digitalización de todos los documentos físicos. El proceso de eliminación de documentos obsoletos.

Un 'Archivo de trámite' se define como: Un archivo para documentos de uso esporádico. Un archivo para documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones y funciones de los sujetos obligados. Un archivo que contiene documentos históricos. Un archivo de consulta pública.

¿Qué es el 'Archivo Histórico' según la Ley General de Archivos?. Un archivo temporal para documentos en proceso. Un archivo integrado por documentos de conservación permanente y de relevancia para la memoria nacional, regional o local de carácter público. Un archivo donde se guardan documentos de baja documental. Un archivo exclusivamente digital.

Los 'Archivos privados de interés público' se refieren a: Documentos de cualquier particular. Documentos de interés público, histórico o cultural, en propiedad de particulares, que no reciban o ejerzan recursos públicos ni realicen actos de autoridad. Documentos generados por empresas privadas. Documentos de uso interno de organizaciones civiles.

¿Qué es la 'Baja documental'?. La transferencia de documentos a un archivo histórico. La eliminación de aquella documentación que haya prescrito su vigencia, valores documentales y, en su caso, plazos de conservación, y que no posea valores históricos. La digitalización de documentos antiguos. El proceso de organización de expedientes.

El 'Ciclo vital' de un documento de archivo abarca: Desde su creación hasta su transferencia. Desde su producción o recepción hasta su baja documental o transferencia a un archivo histórico. Únicamente la etapa de conservación. Desde su consulta hasta su digitalización.

¿Cuál es la función del 'Catálogo de disposición documental'?. Identificar el contenido de los documentos. Un registro general y sistemático que establece los valores documentales, la vigencia documental, los plazos de conservación y la disposición documental. Listar los documentos históricos. Guiar la digitalización de archivos.

¿Qué son los 'Datos abiertos' según la Ley?. Documentos clasificados como confidenciales. Datos digitales de carácter público que son accesibles en línea y pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos, por cualquier interesado. Información no pública. Documentos que requieren autorización para su consulta.

¿Qué implica la 'Disposición documental'?. La organización interna de los archivos. La selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar transferencias ordenadas o bajas documentales. La conservación a largo plazo de documentos. El acceso público a los archivos.

¿Qué tipo de valores poseen los 'Documentos históricos'?. Únicamente valores administrativos. Valores evidenciales, testimoniales e informativos relevantes para la sociedad. Valores temporales. Valores de uso cotidiano.

¿Qué se entiende por 'Estabilización' en el contexto de la conservación de archivos?. La digitalización completa de los documentos. El procedimiento de limpieza, fumigación, integración de refuerzos, extracción de materiales que oxidan y deterioran el papel y resguardo de documentos sueltos. La eliminación de documentos. La clasificación de documentos por su contenido.

¿Cuál es el propósito de la 'Firma electrónica avanzada'?. Solo para uso personal. Permite la identificación del firmante y asegura que no haya modificaciones posteriores al documento electrónico. Reemplaza la firma autógrafa en todos los casos. Es solo un requisito administrativo.

¿Qué es la 'Gestión documental'?. Solo la organización de archivos. El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a través de la ejecución de procesos de producción, organización, acceso, consulta, valoración documental y conservación. La conservación a largo plazo de documentos históricos. La eliminación de documentos sin valor.

¿Qué son los 'Instrumentos de control archivístico'?. Herramientas para la seguridad física de los archivos. Instrumentos técnicos que propician la organización, control y conservación de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo vital, como el cuadro general de clasificación archivística y el catálogo de disposición documental. Herramientas para la digitalización. Instrumentos para la difusión de archivos.

¿Qué son los 'Instrumentos de consulta'?. Documentos que describen el valor histórico de los archivos. Instrumentos que describen las series, expedientes o documentos de archivo y que permiten la localización, transferencia o baja documental. Herramientas para la valoración documental. Dispositivos para el almacenamiento digital.

¿Qué es la 'Organización' en el ámbito archivístico?. Únicamente la clasificación de documentos. El conjunto de operaciones intelectuales y mecánicas destinadas a la clasificación, ordenación y descripción de los distintos grupos documentales con el propósito de consultar y recuperar la información. El resguardo físico de los documentos. La difusión de los archivos.

¿Qué son los 'Soportes documentales'?. Solo el papel. Los medios en los cuales se contiene información además del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos, sonoros, visuales, entre otros. Solo los documentos digitales. Las instalaciones de los archivos.

¿Qué implica la 'Transferencia' de documentos?. La eliminación de documentos. El traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo de trámite a uno de concentración y de expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al archivo histórico. La digitalización de documentos. La consulta pública de documentos.

¿Qué es la 'Valoración documental'?. La eliminación de documentos sin valor. La actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores documentales para establecer criterios, vigencias, plazos de conservación y disposición documental. La clasificación de documentos por su antigüedad. La digitalización de documentos.

¿Qué es la 'Vigencia documental'?. El periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables. La fecha de creación de un documento. El plazo para su conservación histórica. El tiempo que tarda en ser digitalizado.

¿Qué principio de la Ley General de Archivos se refiere a garantizar que los documentos sean completos y veraces?. Conservación. Procedencia. Integridad. Disponibilidad.

¿Cuál es el principio que busca asegurar las medidas técnicas, administrativas y tecnológicas para la preservación de los documentos de archivo?. Accesibilidad. Disponibilidad. Conservación. Procedencia.

¿Qué principio garantiza el acceso a la consulta de los archivos?. Integridad. Accesibilidad. Conservación. Procedencia.

Según el Artículo 6, ¿toda la información contenida en los documentos de archivo producidos por los sujetos obligados será?. Confidencial. De acceso restringido. Pública y accesible. Solo para uso interno de la institución.

¿Qué carácter tienen los documentos públicos de los sujetos obligados, según el Artículo 9?. Solo bienes nacionales. Solo monumentos históricos. Un doble carácter: bienes nacionales y monumentos históricos. Documentos de uso temporal.

¿Quién es responsable de organizar y conservar sus archivos según el Artículo 10?. Únicamente el titular del área de archivos. Cada sujeto obligado. El Consejo Nacional de Archivos. Los usuarios de los archivos.

¿Cuál de las siguientes NO es una obligación de los sujetos obligados según el Artículo 11?. Administrar, organizar y conservar de manera homogénea los documentos de archivo. Establecer un sistema institucional para la administración de sus archivos. Integrar los documentos en expedientes. Clasificar los documentos como secretos.

¿Qué instrumento técnico refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado?. Catálogo de disposición documental. Inventario documental. Cuadro general de clasificación archivística. Guía de archivo documental.

En caso de fusión, extinción o cambio de adscripción de un sujeto obligado federal, ¿qué debe ocurrir con los documentos de archivo?. Serán destruidos. Serán trasladados a los archivos que correspondan, de conformidad con la Ley. Serán entregados a la instancia que decida el servidor público saliente. Serán clasificados como reservados.

¿Qué instrumentos de control y consulta archivísticos deben contar, como mínimo, los sujetos obligados según el Artículo 13?. Cuadro general de clasificación archivística, catálogo de disposición documental e inventarios documentales. Solo el catálogo de disposición documental. Solo los inventarios documentales. Solo el cuadro general de clasificación archivística.

¿Quién es responsable de preservar íntegramente los documentos de archivo, tanto físicamente como en su contenido?. El Consejo Nacional de Archivos. La máxima autoridad de cada sujeto obligado. El Archivo General de la Nación. El titular del área de transparencia.

¿Qué debe hacer un servidor público al separarse de su empleo, cargo o comisión en relación con los archivos?. Destruirlos. Entregar los archivos bajo su custodia y los instrumentos de control y consulta actualizados, señalando los documentos con posible valor histórico. Guardarlos en su poder. Donarlos a una institución privada.

¿Qué es el 'Sistema Institucional de Archivos'?. Un sistema para la gestión de documentos de una sola área. El conjunto de registros, procesos, procedimientos, criterios, estructuras, herramientas y funciones que desarrolla cada sujeto obligado y sustenta la actividad archivística. Un sistema para la consulta pública de documentos. Un sistema de seguridad para los archivos electrónicos.

¿Qué debe integrar el Sistema Institucional de cada sujeto obligado según el Artículo 21?. Solo un área coordinadora de archivos. Un área coordinadora de archivos y las áreas operativas (correspondencia, archivo de trámite, archivo de concentración y, en su caso, histórico). Solo las áreas operativas. Un área de informática.

¿Qué debe elaborar y publicar anualmente los sujetos obligados que cuenten con un sistema institucional de archivos?. Un informe de gastos. Un programa anual y un informe anual detallando su cumplimiento. Un directorio de personal. Un plan de marketing.

¿Cuál es una de las funciones del 'Área coordinadora de archivos'?. Digitalizar todos los documentos. Elaborar, con la colaboración de otras áreas, los instrumentos de control archivístico previstos en la Ley. Eliminar documentos sin valor histórico. Gestionar las finanzas de la institución.

¿Qué responsabilidad tienen las 'Áreas de correspondencia'?. La organización de archivos históricos. La recepción, registro, seguimiento y despacho de la documentación para la integración de los expedientes de los archivos de trámite. La eliminación de documentos. La gestión de redes informáticas.

¿Cuáles son las funciones de un 'Archivo de trámite'?. Conservar documentos históricos para siempre. Integrar y organizar expedientes, asegurar su localización y consulta, y resguardar la información clasificada. Realizar transferencias secundarias a archivos históricos. Responder a solicitudes de información pública.

¿Qué función tiene el 'Archivo de concentración'?. Recibir transferencias primarias, brindar servicios de préstamo y consulta, y conservar expedientes hasta cumplir su vigencia documental. Digitalizar documentos históricos. Ser el archivo público principal. Gestionar la correspondencia.

¿Qué función tiene el 'Archivo histórico'?. Gestionar la correspondencia diaria. Recibir transferencias secundarias, organizar y conservar expedientes, y brindar servicios de préstamo y consulta al público. Realizar bajas documentales. Clasificar documentos como reservados.

Cuando los documentos históricos presentan deterioro físico, ¿qué se debe hacer?. Destruirlos inmediatamente. Proporcionar la información, cuando sea posible, mediante un sistema de reproducción que no afecte la integridad del documento. Ocultarlos al público. Venderlos a coleccionistas privados.

¿Qué son los 'Documentos de archivo electrónicos'?. Solo documentos escaneados. Documentos electrónicos que pertenezcan a series documentales con valor histórico. Documentos en papel que han sido archivados digitalmente. Correos electrónicos únicamente.

¿Qué debe hacer el Consejo Nacional respecto a los sistemas automatizados para la gestión documental?. Prohibir su uso. Emitir los lineamientos que establezcan las bases para su creación y uso. Eliminar su uso. Solo permitir su uso en el ámbito federal.

¿Qué implica la 'Trazabilidad' en sistemas automatizados para la gestión documental?. La eliminación de documentos. La cualidad que permite, a través de un sistema automatizado, identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos. La clasificación de documentos. La impresión de documentos.

¿Qué es un 'Grupo interdisciplinario' según la Ley General de Archivos?. Un equipo de archivistas únicamente. Un equipo de profesionales de la misma institución, integrado por titulares de diversas áreas como jurídica, planeación, coordinación de archivos, TI, transparencia, órgano interno de control y áreas productoras de documentación. Un grupo de expertos externos a la institución. Un comité de auditoría.

¿Cuál es una de las actividades del Grupo Interdisciplinario?. Eliminar documentos históricos. Formular opiniones, referencias técnicas sobre valores documentales, pautas de comportamiento y recomendaciones sobre la disposición documental de las series documentales. Prohibir el acceso a la información. Gestionar las finanzas de la institución.

Según el Artículo 55, ¿qué debe asegurar el sujeto obligado antes de promover una baja documental o transferencia secundaria?. Que los plazos de conservación hayan prescrito y la documentación no esté clasificada como reservada o confidencial. Que los documentos tengan valor histórico. Que los documentos sean digitales. Que los documentos sean confidenciales.

¿Qué debe contener al menos una 'Ficha técnica de valoración documental'?. Solo la descripción de la ubicación. La descripción de los datos de identificación, el contexto, contenido, valoración, condiciones de acceso, ubicación y responsable de la custodia de la serie o subserie. Solo la opinión del titular del área. Solo el valor histórico del documento.

¿Qué medidas deben adoptar los sujetos obligados para garantizar la conservación de la información?. Ignorar los soportes documentales. Adoptar las medidas y procedimientos que garanticen la conservación, independientemente del soporte documental en que se encuentre. Eliminar los documentos en papel. Solo conservar los documentos digitales.

¿Qué debe permitir un servicio de nube para la gestión de documentos de archivo electrónicos según el Artículo 62?. Acceso ilimitado a todos los usuarios. Alto control de acceso, seguridad, privacidad, interoperabilidad y reflejar la política de gestión documental. La eliminación de documentos. El uso de software no certificado.

¿Qué es el 'Sistema Nacional de Archivos'?. Un sistema de archivos de una sola entidad federativa. Un conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y administración homogénea de los archivos de los sujetos obligados. Un sistema de archivos de ámbito local. Un sistema de archivos privados.

¿Quién preside el Consejo Nacional de Archivos?. El titular de la Secretaría de Gobernación. El titular del Archivo General. Un representante de la Cámara de Diputados. El Presidente de la República.

¿Cuántas veces al año sesionan de manera ordinaria el Consejo Nacional?. Una vez. Dos veces. Tres veces. Mensualmente.

¿Qué atribución tiene el Consejo Nacional respecto a la normativa de archivos?. Emitir normativa para la construcción de edificios de archivos. Aprobar y difundir la normativa relativa a la gestión documental y administración de archivos, conforme a las mejores prácticas. Prohibir la creación de nueva normativa. Solo revisar la normativa existente.

¿Qué son los 'Sistemas Locales de Archivos'?. Sistemas de archivos de una sola institución. El conjunto orgánico y articulado de estructuras, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y servicios tendientes a cumplir con los fines de la organización y conservación homogénea de los archivos de los sujetos obligados dentro de su jurisdicción. Sistemas de archivos privados. Sistemas de archivos electrónicos únicamente.

Los 'Archivos privados de interés público' deben ser conservados, preservados y tener acceso, ¿quién debe garantizar esto?. Solo los particulares. Los particulares, propietarios o poseedores de dichos documentos. Únicamente el Archivo General. Las entidades federativas.

¿Qué es el 'Patrimonio documental de la Nación'?. Solo los documentos históricos de gobierno. La propiedad del Estado mexicano, de dominio e interés público, inalienable, imprescriptible e inembargable. Los documentos de archivo de particulares sin interés público. Los documentos electrónicos recién creados.

¿Qué se debe hacer para la protección del patrimonio documental de la Nación según el Artículo 89?. Restringir el acceso al público. Establecer mecanismos para que el público en general pueda acceder a la información, conservarlo y verificar el cumplimiento de las disposiciones. Eliminar los documentos antiguos. Solo digitalizar los documentos.

¿Qué autorización se requiere para la salida del país de documentos de interés público o patrimonio documental de la Nación?. Solo la del propietario del documento. La autorización del Archivo General. Ninguna autorización. La autorización del Consejo Nacional.

¿Quién debe promover la capacitación en las competencias laborales en materia de archivos?. Los usuarios de los archivos. Los sujetos obligados. El Consejo Nacional de Archivos. Las universidades.

¿Qué deben preservar, proteger y difundir las autoridades federales, de las entidades federativas, municipales y las alcaldías de la Ciudad de México?. Solo el patrimonio documental de la Nación. El patrimonio documental de la Nación o de las entidades federativas. Solo los documentos electrónicos. Solo los documentos históricos.