CAC 04

1.-¿Qué datos hay que anotar en el libro registro de la correspondencia de entrada?. La fecha de salida. El tipo de documento. El nombre de la persona que lo abre. Lo que hacemos con ese documento.

2.- Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son ciertas: El correo electrónico recibido nunca se imprime, es suficiente con tenerlo en el ordenador. Se abrirán todos los documentos que lleguen a la empresa. Es necesario comprobar bien el contenido de los sobres. Si un documento afecta a más de un departamento, se le da al de más alto nivel jerárquico.

Relaciona: Informe de un alumno. Correo electrónico masivo. Publicidad de una empresa de productos informáticos.

4.- Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: Hay que comprobar que los datos del destinatario de la carta coinciden con los del sobre. No es necesario hacer copias de los documentos. Hay que comprobar que hemos incluido todos los anexos indicados en el documento. El documento debe ir firmado por la persona responsable.

5.- Para conseguir la seguridad de información en las empresas se debe…. Evitar cambiar las claves de acceso con frecuencia. Hacer copias de seguridad solo de los archivos informáticos. Realizar un control de las consultas de los archivos. Debemos colocar los archivos en las zonas bajas de los edificios.

Relaciona: Carta ordinaria. Carta certificada urgente. Carta certificada con aviso de recibo. Postal Exprés.

7.- Indica las respuestas correctas: Las valijas son un intercambio de correspondencia periódica. Para enviar paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra podemos usar la paquetería internacional. En la paquetería internacional, el paquete no puede sobrepasar los 20 kilos. La paquetería urgente tiene un plazo de entrega que no supera las 24 horas.

8.- Señala la o las respuestas correctas. El reembolso…. Es el cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía. No necesita dar números de tarjetas de crédito. Sólo tiene cobertura nacional. Sólo tiene cobertura internacional.

9.- Señala la o las respuestas correctas. Sólo existe un sistema de clasificación de la información: el alfabético. Dependerá de muchos factores el que se elija un sistema de clasificación de la documentación u otro. Sólo se deben guardar los documentos por exigencias legales. Los documentos deben ser fácilmente localizables para que tengan utilidad.

10.- En el sistema de clasificación cronológico... Sólo podemos archivar los documentos recibidos. Se ordenan los documentos según una fecha. Se comienza archivando por la fecha más antigua. Su principal ventaja es la sencillez de uso.

11.- El sistema de clasificación temático... Necesita de otros sistemas de clasificación para completarse. Su mayor ventaja es su sencillez. Su mayor inconveniente es que se puede archivar ilimitadamente. Clasificamos por temas o asuntos.

12.- En el sistema de clasificación numérico…. Aparece el inconveniente de que se puede tener un peor control de la documentación. Se puede combinar con el sistema del último dígito. Se debe llevar un índice. Se suele usar para ordenar facturas o albaranes.

13.- ¿Qué utilidad tiene el archivo?. Reproducir documentos de la empresa. Conservar y ordenar los documentos de la empresa. Custodiar los documentos de la empresa para que nadie tenga acceso a ellos. Rápida localización de los documentos.

Relaciona: Archivo al que se accede habitualmente. Archivo que necesita de un ordenador para el almacenamiento de la información. Archivo sin utilidad operativa (que no suele ser consultado). Archivo que almacena papeles. Los documentos se distribuyen horizontalmente. Archivo localizado en un único sitio.

15.- Un buen archivo debe…. Ocupar mucho espacio. Estar actualizado. Ser de fácil uso. No tiene que cumplir normas de seguridad.

16.- Las bases de datos…. Menos usadas son las relacionales. Son grandes almacenes de información relacionada y organizada. Contienen columnas, también llamadas registros. Más usadas son las que están en formato papel.

17.- En la dirección de correo electrónico tiene que aparecer…. El usuario. El dominio. La aplicación informática. El servidor.

18.- A la fila de una tabla de una base de datos se le llama: a. Registro. b. Campo. c. Dato. d. Elemento.

19.- Lo primero que en las empresas se debe hacer con la correspondencia de entrada es: a. Abrirla. b. Leerla. c. Seleccionarla. d. Numerarla.

20.- El sistema de clasificación temático: a. Consiste en clasificar los documentos por temas. b. Tiene como mayor ventaja que los archivos son ilimitados. c. Tiene como principal inconveniente que, a veces, no es fácil saber el tema del que trata el documento. d. No necesita complementarse con ningún otro sistema de archivo.

21.- Según el soporte, los archivos se clasifican en. a. Archivo de documentos. b. Archivo informático. c. Archivo horizontal. d. Archivo centralizado.

22.- El mayor problema del sistema de clasificación geográfica es: a. Su dificultad. b. Que hace falta tener conocimientos geográficos. c. Su utilidad. d. Su rapidez.

23.- Otros servicios que podemos realizar a través de Correos son: a. El apartado postal. b. Mandar correos electrónicos. c. El prepago. d. El reenvío postal.

24.- No es un requisito necesario para un buen sistema de archivo: a. El aspecto físico. b. La fácil utilización. c. El que esté actualizado. d. Todas las personas que manejan el archivo deben conocer su funcionamiento.

25.- La mayor ventaja del sistema de clasificación numérico es que gracias a este sistema de clasificación se puede tener un mejor control de la documentación. Verdadero. Falso.

26.- La correspondencia de la empresa: a. No se debe controlar en empresas pequeñas. b. Su gestión es una de las principales funciones de los administrativos. c. Solo engloba la de salida. d. Siempre debe gestionarse por el departamento que la origina.

27.- En el sistema de clasificación alfabético: a. La principal ventaja es su utilidad con documentación como facturas o recibos. b. El principal inconveniente es su dificultad. c. La Principal ventaja es su sencillez. d. El principal inconveniente es su duplicidad en archivos grandes.