CAC 4 Gestión de la información.

Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son ciertas: El correo electrónico recibido nunca se imprime, es suficiente con tenerlo en el ordenador. . Se abrirán todos los documentos que lleguen a la empresa. Es necesario comprobar bien el contenido de los sobres. Si un documento afecta a más de un departamento, se le da al de más alto nivel jerárquico.

Qué datos hay que anotar en el libro registro de la correspondencia de entrada?. La fecha de salida. El tipo de documento. El nombre de la persona que lo abre. Lo que hacemos con ese documento.

Trabajas en la secretaría de un instituto de educación secundaria. Relaciona cada tipo de información con la forma en que debería ser destruido. Informe de un alumno. Correo electrónico masivo. Publicidad de una empresa de productos informáticos.

Indica cuáles de las siguientes afirmaciones son correctas: Hay que comprobar que los datos del destinatario de la carta coinciden con los del sobre. No es necesario hacer copias de los documentos. Hay que comprobar que hemos incluido todos los anexos indicados en el documento. El documento debe ir firmado por la persona responsable.

Para conseguir la seguridad de información en las empresas se debe…. Evitar cambiar las claves de acceso con frecuencia. Hacer copias de seguridad solo de los archivos informáticos. Realizar un control de las consultas de los archivos. Debemos colocar los archivos en las zonas bajas de los edificios.

Relaciona cada modalidad de envío con sus principales características. Carta ordinaria. Carta certificada urgente. Carta certificada con aviso de recibo. Postal Exprés.

Indica las respuestas correctas: Las valijas son un intercambio de correspondencia periódica. Para enviar paquetes o documentos voluminosos a España y Andorra podemos usar la paquetería internacional. En la paquetería internacional, el paquete no puede sobrepasar los 20 kilos. La paquetería urgente tiene un plazo de entrega que no supera las 24 horas.

Señala la o las respuestas correctas. El reembolso…. Es el cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía. No necesita dar números de tarjetas de crédito. Sólo tiene cobertura nacional. Sólo tiene cobertura internacional.

Señala la o las respuestas correctas. Sólo existe un sistema de clasificación de la información: el alfabético. Dependerá de muchos factores el que se elija un sistema de clasificación de la documentación u otro. Sólo se deben guardar los documentos por exigencias legales. Los documentos deben ser fácilmente localizables para que tengan utilidad.

En el sistema de clasificación cronológico... Sólo podemos archivar los documentos recibidos. Se ordenan los documentos según una fecha. Se comienza archivando por la fecha más antigua. Su principal ventaja es la sencillez de uso.

El sistema de clasificación temático... Necesita de otros sistemas de clasificación para completarse. Su mayor ventaja es su sencillez. Su mayor inconveniente es que se puede archivar ilimitadamente. Clasificamos por temas o asuntos.

En el sistema de clasificación geográfico…. Ordenamos por áreas o zonas geográficas. Su principal ventaja es la sencillez. Su principal inconveniente es que es necesario conocer el tema del que trata el documento. No necesita otros sistemas de clasificación.

En el sistema de clasificación numérico…. Aparece el inconveniente de que se puede tener un peor control de la documentación. Se puede combinar con el sistema del último dígito. Se debe llevar un índice. Se suele usar para ordenar facturas o albaranes.

¿Qué utilidad tiene el archivo?. Reproducir documentos de la empresa. Conservar y ordenar los documentos de la empresa. Custodiar los documentos de la empresa para que nadie tenga acceso a ellos. Rápida localización de los documentos.

Relaciona cada característica con el tipo de archivo al que corresponde. Archivo al que se accede habitualmente. Archivo que necesita de un ordenador para el almacenamiento de la información. Archivo sin utilidad operativa (que no suele ser consultado). Archivo que almacena papeles. Los documentos se distribuyen horizontalmente. Archivo localizado en un único sitio.

Un buen archivo debe…. Ocupar mucho espacio. Estar actualizado. Ser de fácil uso. No tiene que cumplir normas de seguridad.

Las bases de datos…. Menos usadas son las relacionales. Son grandes almacenes de información relacionada y organizada. Contienen columnas, también llamadas registros. Más usadas son las que están en formato papel.

Las bases de datos…. Son las más usadas. Son grandes almacenes de información relacionada y organizada. Las más usadas son las informatizadas. Contienen columnas, también llamadas registros.

A las columnas se les llama campos. Verdadero. Falso.

A las filas se les llama registros. Verdadero. Falso.

En la dirección de correo electrónico tiene que aparecer…. El usuario. El dominio. La aplicación informática. El servidor.

A la fila de una tabla de una base de datos se le llama: Registro. Campo. Dato. Elemento.

¿Cómo debemos destruir información confidencial?. Arrojándola a la papelera. Cortándola en trozos. Usando la picadora de papel. Metiéndola en un cajón.

El intercambio de correspondencia periódica entre un punto y varios destinos de España, son las:

Las medidas de seguridad que se tomen siempre deben respetar y seguir la Ley de protección de datos. Verdadero. Falso.

Respecto a la seguridad de la información hay que decir: Que la seguridad absoluta no existe. Que solo se debe tener en cuenta en información contenida en soportes informáticos. El mejor sistema es la prevención. Que no es algo importante en las empresas.

Otros servicios que podemos realizar a través de Correos son: El apartado postal. Mandar correos electrónicos. El prepago. El reenvío postal.

Un servicio financiero que podemos realizar a través de Correos es: El apartado postal. El giro. El postal exprés. Las valijas.

Según el soporte, los archivos se clasifican en: Archivo de documentos. Archivo informático. Archivo horizontal. Archivo centralizado.

No es un objetivo del archivo: El adorno. La conservación de los documentos. La rápida localización de los documentos. Facilitar la consulta de los documentos.

No es un requisito necesario para un buen sistema de archivo: El aspecto físico. La fácil utilización. El que esté actualizado. Todas las personas que manejan el archivo deben conocer su funcionamiento.

En la dirección de correo electrónico sólo podemos cambiar los datos de usuario. Seleccione una: Verdadero. Falso.

Cuando usamos un sistema de ordenación y clasificación de documentos siempre debemos buscar su fácil localización. Seleccione una: Verdadero. Falso.

La forma de envío de cartas y documentos en Correos, por la que, además de firmar el destinatario o persona autorizada, nos envían de vuelta una notificación que nos indica que dicha persona recibió correctamente nuestra correspondencia y la fecha en la que la recibió, es una: Seleccione una: a. Carta certificada. b. Carta certificada con aviso de recibo. c. Carta ordinaria. d. Postal Exprés.

En la correspondencia de entrada, si un documento afecta a más de un departamento: Seleccione una: a. Se deben hacer copias y entregar a todos los departamentos. b. Se le dará primero a un departamento y luego este se lo debe pasar al otro. c. Solo se le dará al de mayor orden jerárquico. d. Se dejará en la oficina central.

La mayor ventaja del sistema de clasificación numérico es que gracias a este sistema de clasificación se puede tener un mejor control de la documentación. Seleccione una: Verdadero. Falso.

En la correspondencia de salida _____ para dejar constancia en la empresa. Seleccione una: a. debemos indicar la fecha en la que se recibió el documento que la originó,. b. no es necesario poner sello de numeración,. c. no es importante indicar el asunto,. d. debemos quedarnos con una copia del documento que enviemos,.

En el sistema de clasificación alfabético: Seleccione una o más de una: a. La principal ventaja es su utilidad con documentación como facturas o recibos. b. El principal inconveniente es su dificultad. c. La Principal ventaja es su sencillez. d. El principal inconveniente es su duplicidad en archivos grandes.

En las empresas es importante hacer copias de seguridad solo de los documentos informáticos. Seleccione una: Verdadero. Falso.

Un programa de gestión de correo electrónico es un programa usado, entre otras cosas, para enviar o leer correos electrónicos, también se le llama cliente de correo electrónico. Seleccione una: Verdadero. Falso.

Algunas de las medidas de seguridad que pueden tomar las empresas son: Seleccione una o más de una: a. No cambiar contraseñas con mucha frecuencia. b. Hacer copias de seguridad. c. Llevar un control de consultas realizadas. d. Usar llaves y contraseñas.