CAC tema 4

Ordenar es: Establecer un criterio lógico para enviar documentos. El proceso de almacenar los documentos de forma definitiva. Agrupar los documentos en categorías. Todas las respuestas son correctas.

Son estructuras apilables utilizadas en escritorios para organizar documentos de uso diario: Cajas de archivo. Ninguna de las respuestas es correcta. Armario con carpetas suspendida. Estantería.

¿Cuál es el objetivo principal de la regla de las 3R en la gestión documental?. Restringir el acceso a los archivos, reorganizarlos y reescribirlos cuando sea necesario. Reducir la cantidad de documentos innecesarios, reutilizar materiales y reciclar papel para minimizar el impacto ambiental. Registrar, recuperar y revisar documentos en una empresa. Todas las respuestas son correctas.

¿Cuál es el objetivo principal de un archivo en una empresa?. Evitar que los empleados accedan a la información. Facilitar la consulta y recuperación de información. Almacenar documentos de manera desordenada. Reducir el uso de tecnología.

¿Qué medida de seguridad es fundamental para proteger archivos digitales?. Usar contraseñas y cifrado de datos. Permitir el acceso a todos los empleados. Guardarlos en un único dispositivo. No realizar copias de seguridad.

La normativa mercantil exige conservar documentos contables durante 12 años. verdadero. falso.

¿Cuál es una característica del fax?. No tiene validez legal. Es más rápido que el correo electrónico. Se envía mediante una línea telefónica. Solo transmite documentos en papel.

¿Cuál de las siguientes NO es una ventaja de los archivos digitales?. Permiten copias de seguridad. Pueden perderse por fallos informáticos. Son accesibles desde diferentes dispositivos físicos. Ocupan menos espacio.

¿Qué características tiene el webmail?. No requiere la instalación de ningún software concreto. Ninguna de las respuestas es correcta. Puedes acceder sin conexión a Internet. Puedes descargar los mensajes a tu dispositivo.

¿Qué servicio de Correos permite el envío urgente y certificado con validez legal?. Burofax premium. Paquete estándar. Carta ordinaria. Tarjeta postal.

¿Cuál es el primer paso en el proceso de recepción de la correspondencia?. Distribución. Clasificación. Registro. Recepción.

Las copias de seguridad no son necesarias si la información se guarda en la nube. verdadero. falso.

¿Cuál es un inconveniente de los archivos informáticos?. Coste. Eliminación accidental. Acceso no autorizado. Todas las respuestas son correctas.

¿Cuál es una ventaja del uso del correo electrónico en la gestión empresarial?. Tiene límites en el tamaño de los archivos adjuntos. Permite enviar información de forma rápida y económica. Es necesario protegerlo sin contraseñas robustas. No requiere conexión a Internet.

¿Qué tipo de base de datos es más adecuado para gestionar grandes volúmenes de datos no estructurados?. NoSQL. Relacional. Alfabética. Jerárquica.

Una desventaja del fax es: Limitaciones. Todas las respuestas son correctas. Coste. Lentitud.

¿Cuál es el objetivo principal de la custodia de archivos en una empresa?. Conservar documentos para cumplir con la normativa y garantizar su disponibilidad. Reducir el uso de papel en la oficina. Eliminar archivos antiguos sin control. Evitar que los empleados accedan a la documentación.

¿Qué tipo de almacenamiento permite acceder a documentos desde cualquier lugar con internet?. Disco duro interno. Almacenamiento en la nube. Memoria USB. Disco duro externo.

¿Qué tipo de documento permite confirmar la entrega de un envío con una firma del destinatario?. Acuse de recibo. Paquete azul. Envío urgente. Carta ordinaria.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la entidad encargada de velar por la protección de datos en España. verdadero. falso.

Un requisito que deben tener los archivos: Ser flexible. Ser ordenado. Ser accesible. Todas las respuestas son correctas.

¿Cuál es una medida de seguridad en la gestión documental?. Cifrado de documentos confidenciales. No realizar copias de seguridad. Compartir archivos sin restricción. Mantener documentos en lugares de fácil acceso.

¿Qué documento recoge la normativa de Protección de Datos en España?. Código Penal. Ley de Protección de Software. LOPDPGDD. RGPD.

¿Cuál NO es una fase del proceso de archivo?. Eliminación o transferencia. Recepción y revisión. Archivado. Readaptación.

Consejos para blindar nuestro correo electrónico: Utilizar suscripciones. Utilizar contraseñas fáciles de memorizar. Ninguna de las respuestas es correcta. Utilizar la verificación en 2 pasos.

Las bases de datos en la nube sirven para: Gestionar contenido web. Gestionar clientes. Analizar datos de clientes. Mejorar la accesibilidad.

¿Cómo se denomina la correspondencia que envía la empresa hacia el exterior?. Correspondencia interna. Correspondencia de salida. Circulación documental. Correspondencia de entrada.

Están diseñadas con pestañas que permiten colgarlas en rieles dentro de un cajón o armario. Archivadores con anillas. Archivadores A-Z. Carpetas colgantes. Carpetas simples.

El archivo activo: Guarda documentos que han dejado de ser de uso inmediato. Es necesario para la actividad diaria y debe estar fácilmente accesible. Se almacena en distintas áreas. Todas las respuestas son correctas.

¿Cuál de los siguientes NO es un criterio de clasificación de documentos en un archivo?. Económico. Alfabético. Numérico. Geográfico.