Caminos del Saber

Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas. Archivo de gestión. Archivo legal. Archivo Público. Archivo Privado.

La ley por medio de la cual, se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. LEY 594 DE 2006. LEY 027 DE 2006. LEY 594 DE 2000. LEY 027 DE 2006.

Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. Gestión documental. Archivo de gestión. Archivo intregral. Archivo Total.

Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Archivo. Documento. Documento de archivo. Clasificación documental.

Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Programa de gestión documental. Función archivística. Función documental. Expurgo.

Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Archivística. Gestión documental. Administración de archivos. Archivo.

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. FUID. PGD. AGN. TRD.

Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Archivo central. Archivo de gestión. Archivo histórico. Archivo administrativo.

Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo central. Archivo de gestión. Archivo histórico. Archivo administrativo.

Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados conforme a los principios y procesos archivísticos. Archivo central. Archivo de gestión. Archivo electrónico. Archivo documental.

Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Archivo central. Archivo histórico. Archivo gestión. Archivo documental.

Identifique cuál es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o actividades.

Contenido de una unidad documental generado por una acción administrativa. Serie. Asunto. Subserie. TRD.

Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Folio. Cuadernillo. Carpeta. Tomo.

¿Qué es el FUID?.

Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Archivo público. Comunicaciones oficiales. Archivo privado. Conservación de documentos.

Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo.

Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales. Tabla de retención documental. Formato único de inventario documental. Cuadro de clasificación. Programa de gestión documental.

Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación.

Alteración o degradación de las propiedades físicas, químicas y/o mecánicas de un material, causada por envejecimiento natural u otros factores.

Acción de introducir datos en un computador por medio de un teclado.

Fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Documento facilitativo. Documento misional. Documento original. Documento Activo.

Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Documento facilitativo. Documento misional. Documento público. Documento.

Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Expurgo. Clasificación. Depuración. Eliminación.

Acción de numerar hojas.

Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus respectivas unidades de conservación. Gavinete. Archivador. Escritorio. Estantería.

Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Fondo de Archivo. Fondo cerrado. Fondo documental. Fondo acumulado.

Instrumento de consulta en el que se listan, alfabética o numéricamente, términos onomásticos, toponímicos, cronológicos y temáticos, acompañados de referencias para su localización.

Índice cronológico, consiste en el listado consecutivo de:

Índice onomástico, consiste en el listado consecutivo de:

Índice toponímico, consiste en el listado consecutivo de:

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Tabla de retención documental. Inventario documental. Clasificación documental. Programa de gestión documental.

Conjunto de operaciones de verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Conjunto de normas que regulan el quehacer archivístico en un país. Ley 594 de 2000. Legislación archivística. Ley general de archivos. Archivística.

Documento elaborado a mano.

Representación gráfica de la estructura de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias productoras de los documentos.

Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. Expurgo documental. Clasificación de archivos. Depuración Documental. Organización documental.

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Radicación de comunicaciones oficiales. Recepción de docuementos. Organización toponímico. Organización documental.

Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

En la estructura archivística, unidad administrativa productora de documentos.

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

¿Que significa SNA?.

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.

Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Formato. Testigo. FUID. TRD.

Recorrido del documento desde su producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.

La valoración documental consiste e la labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. Verdadero. Falso.

El acuerdo 027 de 2006 sobre términos de la función archivística, modificó el siguiente acuerdo: Acuerdo 042 de 2000. Acuerdo 07 1999. Acuerdo 042 de 1994. Acuerdo 07 de 1994.

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Por ejemplo: las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Por ejemplo: las carpetas, las cajas, y los libros o tomos.

Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.