Carpetas

¿Cuál es la norma principal que regula el archivo en Colombia?. Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos. Ley 80 de 1993 – Contratación estatal. Ley 1437 de 2011 – Código de Procedimiento Administrativo. Ley 190 de 1995 – Anticorrupción.

¿Cuál de los siguientes principios rige la gestión documental según la Ley 594 de 2000?. Principio de transparencia y acceso a la información. Principio de oportunidad financiera. Principio de descentralización contable. Principio de mercado y competencia.

La normalización de expedientes tiene como propósito principal: Garantizar el orden, integridad y accesibilidad de los documentos. Clasificar el valor financiero del documento. Evaluar la productividad del funcionario. Reubicar físicamente las oficinas.

¿Qué es una Tabla de Valoración Documental (TVD)?. Instrumento que establece los valores primarios y secundarios de los documentos. Herramienta contable de costos documentales. Esquema de cronograma de archivo. Mapa de digitalización de archivos históricos.

¿Qué valor no se contempla en la valoración documental?. Valor estético. Valor administrativo. Valor legal. Valor fiscal.

¿Quién aprueba las Tablas de Valoración Documental?. El Comité Evaluador de Documentos. El Jefe de Archivo. El Departamento Administrativo de Planeación. La Secretaría Jurídica.

¿Qué es una Tabla de Retención Documental?. Instrumento que define los tiempos de permanencia de los documentos en cada etapa del archivo. Catálogo de libros legales. Hoja de ruta para presupuestos archivísticos. Inventario físico de documentos extraviados.

¿Cuál es una finalidad de la TRD?. Optimizar la administración y disposición final de los documentos. Determinar el costo de la papelería. Vigilar al personal operativo. Regular las funciones del jefe de personal.

La TRD debe elaborarse teniendo en cuenta: La estructura organizacional y los procesos de la entidad. El espacio disponible en el archivo. Las preferencias del personal administrativo. Los tiempos judiciales externos.

¿Qué entidad nacional orienta sobre la elaboración de TRD?. Archivo General de la Nación. Ministerio de Cultura. Procuraduría General. Registraduría Nacional.

¿Qué se entiende por clasificación documental?. Organización de los documentos según su tipo, contenido y función. Ordenar físicamente las carpetas por color. Archivar documentos duplicados. Identificar usuarios que consultan archivos.

¿Qué criterio no se utiliza en la clasificación documental?. Color del papel. Tipo documental. Procedencia. Unidad productora.

¿Cuál es una unidad de clasificación documental?. Serie documental. Edificio de archivo. Folio administrativo. Título jerárquico.

¿Cuál es una característica de los documentos electrónicos de archivo?. Tienen valor probatorio y deben garantizar autenticidad, integridad y disponibilidad. Pueden ser modificados sin control. No tienen aplicación jurídica. Se destruyen cada 6 meses.

¿Qué norma regula el uso de firmas digitales en Colombia?. Ley 527 de 1999. Ley 594 de 2000. Ley 80 de 1993. Decreto 1080 de 2015.

¿Qué principio debe respetarse al conservar documentos digitales?. Autenticidad. Comodidad. Subjetividad. ) Excepcionalidad.

¿Qué es un fondo documental acumulado?. Conjunto orgánico de documentos generados por una entidad en el ejercicio de sus funciones. Archivos donados por particulares. Colecciones temáticas impresas. Carpetas de datos financieros históricos.

¿Qué principio debe respetarse en el tratamiento de fondos acumulados?. Respetar el orden original y la procedencia. Organizar por colores. Eliminar lo anterior a 5 años. Digitalizar automáticamente.

¿Qué es el Inventario Único Documental?. Registro estructurado de las series y subseries documentales producidas y recibidas por la entidad. Lista general de usuarios del archivo. Catálogo de software. Listado de funcionarios.

¿Cuál es una finalidad del IUD?. Controlar y facilitar el acceso a la documentación institucional. Sancionar el mal manejo de archivos. Realizar encuestas documentales. Diseñar cuadros estadísticos mensuales.

¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?. Conjunto de entidades y normas encargadas de coordinar la función archivística del Estado. Plataforma virtual de seguimiento laboral. Red de bibliotecas estatales. Sistema de videovigilancia documental.

¿Qué entidad lidera el Sistema Nacional de Archivos?. Archivo General de la Nación. Ministerio del Interior. Superintendencia de Notariado. Departamento Administrativo de la Presidencia.

¿Cómo se clasifican los archivos públicos en Colombia?. Archivo de Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico. Archivo abierto y cerrado. Archivo digital y físico. Archivo consultado y reservado.

¿Cuál es la función del archivo de gestión?. Conservar documentos en trámite o de consulta frecuente. Eliminar documentos duplicados. Almacenar documentos patrimoniales. Digitalizar sin control.

¿Qué documentos se conservan en el archivo histórico?. Aquellos con valor permanente y patrimonial. Documentos administrativos en uso. Documentos no oficiales. Comunicaciones internas recientes.

¿Qué se entiende por administración de archivos?. Conjunto de acciones orientadas a organizar, conservar y facilitar el uso de los documentos. Contratar personal técnico para archivo. Comprar estanterías. Digitalizar documentos contables.

¿Qué implica la gestión documental en una entidad pública?. El manejo eficiente y sistemático de los documentos desde su producción hasta su disposición final. La compra de equipos tecnológicos. La modificación de leyes de archivo. La destrucción periódica de documentos.

¿Cuál es el primer proceso en la gestión documental?. Producción documental. Transferencia secundaria. Evaluación archivística. Digitalización automática.

¿Qué es una transferencia primaria?. El traslado de documentos del archivo de gestión al archivo central. La entrega al Archivo General de la Nación. El préstamo de documentos a funcionarios. El envío de copias a otras entidades.

¿Qué finalidad tiene la transferencia secundaria?. Conservar documentos con valor histórico o patrimonial. Actualizar las bases de datos. Registrar información en línea. Reubicar físicamente escritorios.