Comunicación y atención la cliente TEMA 7 ILERNA

¿Cuál es el objetivo principal del archivo en una empresa según el documento?. Almacenar documentos de forma aleatoria. Garantizar la accesibilidad y conservación de la información. Reducir el espacio de almacenamiento. Minimizar el personal encargado del archivo.

¿Cuáles son las finalidades de la clasificación documental mencionadas en el texto?. Dificultar el acceso a la documentación. Controlar la información interna y externa. Aumentar el volumen de documentos. Reducir el tiempo de conservación.

¿Qué información debe contener como mínimo un libro de registro de entrada y/o salida?. Solo el número de orden y la fecha. Número de orden, fecha, remitente, destinatario, clase de documento y anexos/observaciones. Remitente y destinatario solamente. Clase de documento y anexos.

¿Quién realiza el primer filtro de la correspondencia recibida en una empresa?. El director general. La persona encargada de recibir la información. El departamento de contabilidad. El servicio de mensajería.

¿Qué se debe verificar antes de abrir la correspondencia, según el documento?. Si el remitente tiene buena reputación. Si el documento es publicitario. Referencias como la confidencialidad o 'a la atención de'. El coste del envío postal.

¿Cuál es la importancia de la clasificación del correo según el apartado 2?. Permite identificar el correo que no es relevante. Evita que se pierda la correspondencia. Asegura que la distribución sea más rápida. Todas las anteriores.

¿Con qué frecuencia mínima se debe realizar la distribución de correspondencia interna?. Cada dos días. Una vez a la semana. Al menos una vez al día. Solo cuando hay correo urgente.

¿Qué tipo de correo tiene prioridad en la distribución interna según los criterios mencionados?. Correo ordinario. Correo certificado. Correo urgente. Documentación privada.

¿Qué alternativa se menciona para enviar la misma documentación a varios departamentos sin necesidad de entregar el original a cada uno?. Enviar solo una copia al departamento principal. Hacer fotocopias o escanear y enviar por mail. Pedir a cada departamento que recoja el original. Clasificar la documentación por orden de importancia.

¿Qué entidad presta los servicios de correos y mensajería dentro de España, según el texto?. Correos Electrónicos S.L. La Sociedad Estatal de Correos y Telégrafos. Mensajería Rápida Ibérica. Servicios Postales Nacionales.

¿Cuál de los siguientes NO es un tipo de documento ofrecido por los servicios de Correos según la clasificación presentada?. Carta certificada urgente. Correo digital. Fax. Paquete aéreo internacional.

¿Qué es la confidencialidad en las comunicaciones según el apartado 4?. Revelar el contenido de las comunicaciones a terceros. Guardar el secreto del contenido de las comunicaciones por parte de los intervinientes. Abrir todas las comunicaciones sin excepción. Distribuir toda la información de forma pública.

¿Qué derecho fundamental recoge la Constitución Española en relación con las comunicaciones?. El derecho a la libre difusión de información. El derecho a la interceptación de comunicaciones. El secreto de las comunicaciones postales, telegráficas y telefónicas. El derecho a la publicación de datos privados.

¿Qué tipo de comunicaciones incluye el precepto sobre el secreto de las comunicaciones según el texto?. Solo comunicaciones postales y telegráficas. Solo comunicaciones telefónicas. Correo electrónico, chats, WhatsApp, etc. Únicamente comunicaciones oficiales.

¿Qué ley orgánica se aprobó para delimitar el tratamiento de la información referente a personas físicas?. Ley Orgánica 1/2018. Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre. Ley Orgánica 5/2018. Ley Orgánica 7/2018.

¿Cómo define la Ley Orgánica 3/2018 los datos de carácter personal?. Cualquier información sobre personas jurídicas. Información relativa a persona física inidentificable o identificada. Datos financieros de las empresas. Información sobre la propiedad de bienes.

¿Cuál de los siguientes NO es un derecho del ciudadano en relación con sus datos personales según la Agencia Española de Protección de Datos?. Derecho de acceso. Derecho de rectificación. Derecho de remuneración. Derecho de oposición.

¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los documentos que generan derechos y obligaciones de la empresa con respecto a otros, según el Código de Comercio?. Dos años. Seis años. Diez años. Indefinidamente.

¿Qué tipo de archivos requieren un nivel de protección alto según la legislación?. Documentos de facturación. Información de servicios financieros. Datos sobre la comisión de infracciones. Datos de ideología, afiliación sindical, religión, raza, salud, etc.

¿Cuál es la principal ventaja de la clasificación alfabética de documentos?. Es un sistema complejo de comprender. Es muy difícil de archivar. Es un sistema sencillo de comprender y archivar. Requiere conocimientos de geografía.

¿Cómo se ordenan los nombres de personas en la clasificación alfabética?. Por el nombre de pila. Por el segundo apellido. Por el primer apellido. Por la fecha de nacimiento.

En la clasificación alfabética de empresas, ¿qué se considera la 'palabra ordenatriz'?. La última palabra del nombre de la empresa. La palabra que la distingue de otras. La primera palabra genérica. El número de registro de la empresa.

¿Qué tipo de clasificación es adecuada para empresas con diferentes delegaciones o situadas en zonas geográficas diversas?. Clasificación por materias. Clasificación alfabética. Clasificación geográfica. Clasificación cronológica.

¿Cuál es la principal ventaja de la clasificación por materias?. Es un sistema muy sencillo de aplicar. Permite búsquedas rápidas por tema. Evita la subjetividad en la clasificación. Es adecuada para archivos de gran tamaño.

¿Cuál es el inconveniente principal de la clasificación cronológica?. Es difícil de organizar. Se requiere conocer muy bien la fecha de referencia para buscar. No permite añadir nuevos documentos. Requiere un índice complejo.

Según la tabla comparativa, ¿cuál es una ventaja del método de clasificación alfabética?. Necesita índices para la localización. Permite añadir más documentos sin necesidad de realizar cambios. Puede haber dudas sobre los criterios de ordenación. La extracción de documentos necesita registro.

¿Cuál es un inconveniente de la clasificación numérica?. Es un sistema poco exacto. Requiere un índice para la localización de los documentos. Es difícil confundirse. No se pueden introducir un número ilimitado de documentos.

¿Por qué no se aconseja la clasificación geográfica para archivos de gran tamaño?. Porque es muy compleja de aplicar. Porque puede haber duplicidad de documentos. Porque se necesita un amplio archivo y conocimientos de geografía. Porque la búsqueda de documentos es lenta.

¿Cuál es un inconveniente de la clasificación temática?. Es una clasificación totalmente objetiva. Permite la búsqueda rápida y sencilla. Un mismo documento puede tener más de una temática, dificultando la clasificación. No necesita índices auxiliares.

¿Qué se debe hacer si se extrae un documento de un archivo?. Devolverlo lo antes posible. Dejar una nota indicando el lugar de donde se seleccionó. Notificar al encargado del archivo. Todas las anteriores.

¿Qué tipo de archivo se utiliza para guardar documentación de uso habitual y frecuente?. Archivo inactivo. Archivo semiactivo. Archivo activo (u archivo de oficina/gestión). Archivo definitivo.

¿Cuál es una característica del archivo microfilm?. Reduce el tamaño del papel original mediante microfotografías. No requiere equipos especiales para su visualización. La empresa no necesita invertir en tecnología adicional. Permite el acceso inmediato desde cualquier medio informático.

¿Qué tipo de archivo se encuentra en más de un punto físico en atención a las necesidades de la empresa?. Archivo centralizado. Archivo descentralizado. Archivo activo. Archivo inactivo.

¿Qué se debe hacer con los documentos que ya no son útiles para la empresa?. Archivarlos en el archivo inactivo. Destruirlos con máquinas destructoras de papel. Donarlos a organizaciones benéficas. Enviar por correo electrónico a los empleados.

¿En qué lugares deben estar los archivos informáticos legalmente, según el documento?. En cualquier lugar seguro. En lugares ignífugos. En carpetas protegidas por contraseña. En servidores externos.

¿Qué se recomienda para asegurar la información en archivos informáticos?. Guardar copias solo en el disco duro principal. Disponer de un documento con copia de seguridad mediante soportes externos (CD, DVD, USB, etc.). Imprimir todos los documentos importantes. Utilizar solo el almacenamiento en la nube.

¿Qué son los sistemas de gestión documental?. Programas para editar textos. Sistemas para crear bases de datos. El uso y proceso de tratamiento y almacenamiento de la documentación. Herramientas para enviar correos electrónicos.

¿Qué elementos se necesitan para que una base de datos esté informatizada?. Hardware, software y una persona. Solo hardware y software. Solo una persona y el software. Un ordenador y conexión a internet.

¿Cuál es una ventaja de la informatización de los datos respecto al soporte papel?. Ocupa más espacio de almacenamiento físico. El tiempo de acceso al archivo aumenta considerablemente. Se pueden gestionar de manera más rápida una cantidad de datos mayor. Es más difícil y lento gestionar los datos.

¿Qué tipo de base de datos organiza la información a través de tablas distribuidas en filas y columnas?. Base de datos jerárquica. Base de datos de red. Base de datos relacional. Base de datos orientada a objetos.

¿Qué tipo de elemento contiene los datos de cada elemento de la tabla en una base de datos?. Columnas o campos. Tablas. Filas o registros. Índices.

¿Cuál es uno de los programas más utilizados para la realización de bases de datos según el documento?. Word. PowerPoint. Excel. Outlook.

¿En qué formato se suelen guardar los documentos digitales para evitar modificaciones?. JPG. MP3. PDF. DOCX.

¿Qué herramienta comunicativa empresarial se organiza mediante carpetas o bandejas?. Mensajería instantánea. Videoconferencia. Correo electrónico. Llamadas telefónicas.

¿Por qué es importante hacer una buena selección del correo recibido?. Para almacenar todo el correo sin excepción. Para procesar la información de forma más rápida. Únicamente para almacenar aquel correo que tiene un verdadero valor para la empresa. Para reducir el espacio en la bandeja de entrada.

¿Qué se debe verificar respecto a los datos enviados en el correo electrónico para evitar vulneración de privacidad?. Si el remitente es conocido. El número de destinatarios. Los datos enviados. La hora de envío.

¿Cuál es la diferencia principal entre archivo activo y archivo semiactivo?. El archivo activo contiene documentos históricos, el semiactivo de uso frecuente. El archivo activo es para uso habitual, el semiactivo para uso menos habitual. El archivo activo es centralizado, el semiactivo descentralizado. No hay diferencia, son sinónimos.

Según el documento, ¿qué se debe indicar si se extrae un documento de un archivo y se devuelve al poco tiempo?. El motivo de la extracción. La persona que lo extrajo. Una nota indicando el lugar de donde se seleccionó. La fecha y hora de la extracción.

¿Cuál es el objetivo del pre-archivo en el proceso de archivo?. La revisión final del documento. La clasificación del documento. Colocar los documentos como si fueran a archivarse para facilitar el proceso posterior. La destrucción de documentos no útiles.

¿Qué tipo de información se considera datos de carácter personal según la Ley Orgánica 3/2018?. Datos de facturación de empresas. Información sobre productos y servicios. Cualquier información relativa a persona física identificada o identificable. Datos de contacto de organismos públicos.

¿Qué se debe hacer con los borradores o nexos de conexión con información reservada cuando se envía?. Guardarlos junto con el documento original. Destruirlos. Archivarlos en una carpeta aparte. Enviar una copia al destinatario.

¿Qué tipo de clasificación es más subjetiva y puede ser menos aconsejable cuando los temas no son conocidos por la persona que busca?. Clasificación geográfica. Clasificación temática. Clasificación cronológica. Clasificación numérica.

¿Por qué es importante tener un encargado de archivo?. Para controlar las entradas y salidas de documentos. Para clasificar toda la documentación. Para decidir qué documentos destruir. Para mantener la confidencialidad de los documentos.