Comunicación Preguntas Carmen

¿Cómo se define un archivo empresarial según el documento?. Un conjunto estructurado de documentos vinculados a la actividad empresarial. Un sistema organizado de documentos generados en el ejercicio de las funciones empresariales. Un sistema ordenado y clasificado de documentos producidos en el desarrollo de la actividad empresarial. Un repositorio documental asociado a la actividad administrativa.

¿Cuál es la finalidad principal de un archivo empresarial?. Garantizar la conservación documental a largo plazo. Facilitar la recuperación eficiente de la información cuando sea necesaria. Asegurar el cumplimiento normativo en materia documental. Optimizar el almacenamiento físico de la documentación.

¿Qué caracteriza a un archivo activo?. Documentos con uso frecuente y necesario en la actividad operativa. Documentos con valor administrativo pero uso reducido. Documentos con valor histórico pendientes de revisión. Documentos en fase de eliminación controlada.

¿De qué está compuesto el archivo semiactivo?. Documentos en uso constante pero con menor relevancia. Documentos de uso ocasional que mantienen valor administrativo. Documentos transferidos al archivo histórico. Documentos sin valor legal pero con utilidad puntual.

¿Qué tipo de documentos contiene el archivo inactivo?. Documentos con valor operativo residual. Documentos sin uso frecuente pero con valor legal o histórico. Documentos pendientes de digitalización. Documentos almacenados temporalmente.

¿Cómo funciona un sistema de archivo centralizado?. La documentación se distribuye en función de su tipología. La documentación se gestiona desde una unidad única de control. La documentación se clasifica según criterios funcionales. La documentación se archiva en función de su uso.

¿Qué característica define a un sistema de archivo descentralizado?. La documentación es gestionada de forma autónoma por cada unidad organizativa. La documentación se almacena en función de su relevancia. La documentación se centraliza para garantizar el control. La documentación se clasifica según criterios generales.

¿Qué cualidad debe tener un sistema de clasificación documental eficaz?. Estructura rígida y criterios fijos. Flexibilidad y capacidad de adaptación al volumen documental. Complejidad para garantizar precisión. Especialización técnica elevada.

En el sistema alfabético, ¿qué se considera la palabra ordenatriz?. El primer término significativo que identifica el documento. El conjunto de palabras clave del documento. El título completo del documento. El código asignado al documento.

¿En qué se basa el sistema numérico de clasificación documental?. La asignación de números cardinales correlativos a los documentos. La utilización de números ordinales según prioridad. La clasificación mediante números romanos por categorías. La combinación de índices numéricos y temáticos.

¿Cuál es una característica del sistema alfanumérico?. Integrar códigos numéricos y descriptores textuales en un único criterio. Emplear números como base y letras como complemento opcional. Combinar secuencias alfabéticas y numéricas de forma estructurada. Utilizar letras para categorías y números para fechas.

¿En qué se basa el sistema cronológico de archivo?. La fecha de creación como único criterio. La secuencia temporal relevante definida para la gestión documental. La fecha de registro administrativo exclusivamente. El orden de clasificación interna.

¿Según qué clasifica los documentos el sistema geográfico?. La localización administrativa de la entidad emisora. La localización física asociada al contenido documental. El lugar de registro del documento. El domicilio fiscal de las partes.

¿Qué requiere el sistema temático?. La existencia de categorías abstractas. La definición de temas claros y representativos. La clasificación basada en códigos internos. La organización por orden cronológico.

¿Qué se debe hacer al retirar documentación archivada?. Se debe extraer únicamente el documento solicitado. Se debe retirar el expediente completo al que pertenece. Se debe realizar una copia antes de la retirada. Se debe sustituir por otro documento.

¿Cuál es la finalidad del registro auxiliar?. Clasificar documentos por categorías. Controlar los movimientos de entrada y salida documental. Organizar documentos por orden cronológico. Identificar documentos duplicados.

¿En qué consiste la purga documental?. Transferir documentos a otro archivo. Eliminar documentación sin valor operativo ni legal. Reorganizar la documentación existente. Clasificar documentos antiguos.

¿Qué permite un sistema de gestión de bases de datos?. Almacenar información estructurada. Acceder a la información almacenada. Regular el acceso, consulta y eliminación de los datos. Clasificar automáticamente documentos.

¿Cuál es una ventaja del archivo digital?. Reducción del coste administrativo. Eliminación total del soporte físico. Acceso rápido y simultáneo a la información. Simplificación de la clasificación documental.

¿Cómo se define la correspondencia de entrada?. Comunicación interna entre departamentos. Documentación generada por la empresa. Comunicaciones recibidas del exterior para tratamiento administrativo. Documentos archivados para consulta.

¿Cuál es una fase esencial de la correspondencia de entrada?. Eliminación documental. Archivado directo. Distribución tras registro. Clasificación sin revisión.

¿Qué constituye la correspondencia de salida?. Documentación recibida y reenviada. Comunicaciones internas. Documentos generados por la empresa destinados al exterior. Documentación archivada.

¿Cuál es una fase de la correspondencia de salida?. Recepción documental. Clasificación inicial. Expedición tras registro. Eliminación documental.

¿Qué permite el franqueo electrónico?. Clasificar envíos automáticamente. Preparar envíos digitales. Gestionar el envío postal mediante sistemas electrónicos. Automatizar la clasificación documental.

¿Qué regula la LOPDGDD?. La gestión documental. La protección de datos personales y derechos digitales. La organización de archivos. La comunicación empresarial.

¿Cuál es un ejemplo de medida de seguridad de la información?. Uso de software específico. Implementación de copias de seguridad periódicas. Control de la documentación física. Clasificación de datos sensibles.

¿Cómo deben tratarse los datos especialmente sensibles?. Estar disponibles para consulta interna. Tener acceso restringido mediante control específico. Ser almacenados en sistemas independientes. Ser eliminados tras su uso.

¿Qué permite el uso de antivirus?. Detectar errores del sistema. Detectar y eliminar software malicioso. Controlar accesos al sistema. Clasificar archivos automáticamente.

¿Qué permite el certificado electrónico?. Validar documentos físicos. Identificar de forma segura a un usuario en entornos digitales. Autorizar acceso a documentos. Gestionar archivos digitales.

¿Qué implica la confidencialidad de la información?. Proteger los datos mediante sistemas informáticos. Limitar el acceso a la información a usuarios autorizados. Clasificar la información sensible. Garantizar la integridad de los datos.