Concepto y Definición de Archivo y Documento

¿Cuál es la definición de archivo según H. Jenkinson (1947)?. Conjunto de documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos, conservados para su consulta. Registros de cualquier institución pública o privada considerados para su conservación permanente. Conjunto de documentos formados por una persona física o jurídica en el curso de su actividad. Edificio o parte de edificio donde se conservan y sirven los documentos.

Según T.R. Schellenberg (1956), ¿qué se considera para la conservación permanente de los documentos en una institución archivística?. Su valor administrativo y legal. Su interés para la investigación o referencia. Su antigüedad mínima de 50 años. Su origen en una institución pública.

¿Qué define Elio Lodolini (1970) como un archivo?. Documentos acumulados por un proceso natural. Registros de instituciones públicas o privadas. Conjunto de documentos formados por una persona física o jurídica en el curso de su actividad, seleccionados para conservación permanente como bienes culturales. Documentos producidos o recibidos por cualquier persona en el ejercicio de su actividad.

El diccionario de terminología archivística del Consejo Internacional de Archivos define archivo en tres acepciones. ¿Cuál de las siguientes NO es una de ellas?. Conjunto de documentos conservados para necesidades propias o de sucesores. Institución responsable de la acogida, tratamiento y conservación de documentos. Edificio o parte de edificio donde se conservan y sirven los documentos. Conjunto de reglas para la organización de documentos.

Según Antonia Heredia, ¿cuál es un aspecto clave de la acumulación de documentos en un archivo?. Se acumulan de forma aleatoria. Se acumulan en un proceso natural por una persona o institución en el transcurso de su gestión. Se acumulan artificialmente para propósitos específicos. Se acumulan solo documentos de valor histórico.

¿Qué establece la Ley de Patrimonio Histórico Español de 25 de junio de 1985 sobre los archivos?. Solo los archivos públicos deben ser conservados. Define archivo como un conjunto orgánico de documentos reunidos por personas jurídicas en el ejercicio de sus actividades, al servicio de investigación, cultura, información y gestión administrativa. Establece que los archivos privados no tienen valor patrimonial. Define archivo únicamente como una institución.

¿Cómo define José Ramón Cruz Mundet a un archivo en uno de sus trabajos?. Solo la institución responsable de la custodia de documentos. Un sistema corporativo de gestión, un órgano de coordinación o un centro de depósito. Un conjunto de documentos de valor histórico. La sala donde se guardan los documentos antiguos.

El Real Decreto 1708/2011 define archivo en su artículo 2. ¿Cuál de las siguientes opciones es parte de esa definición?. Conjunto de documentos sin orden ni concierto. Conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios de ellos, producidos o reunidos por personas físicas o jurídicas. Documentos con valor exclusivamente fiscal. Solo documentos de origen público.

¿Cuáles son los conceptos que casi todos los autores y organismos comparten al definir un archivo?. Proceso de reunión de documentos, conservación respetando el orden natural, reconocimiento de cualquier soporte y finalidad testimonial y de investigación. Solo la conservación de documentos legales y su acceso público. La acumulación de documentos sin ningún criterio de ordenación. La eliminación de todos los documentos después de 5 años.

El término "archivo" tiene tres significados para los archiveros. ¿Cuál de las siguientes NO es uno de ellos?. Unidad documental o agrupación de documentos. Unidad de instalación o conservación. Unidad institucional. Unidad de eliminación de documentos.

¿Cuál es el objeto principal que comprende todo archivo, según el texto?. La recopilación, tratamiento y difusión de documentos de carácter legal, político, administrativo o particular. Únicamente la conservación de documentos históricos. La creación de nuevos documentos para la administración. La eliminación de todos los documentos innecesarios.

Según José Ramón Cruz Mundet, ¿cuáles son las funciones del archivo?. Organizar y poner en servicio la documentación, asegurar transferencias, aplicar valoración, clasificar, describir, instalar y establecer reglamentos. Únicamente clasificar y ordenar los documentos. Solamente asegurar la transferencia de documentos. Solo valorar y eliminar documentos.

Tradicionalmente, ¿cuáles son las tres funciones esenciales de los archivos?. Recoger, conservar y difundir. Clasificar, valorar y describir. Identificar, instalar y eliminar. Organizar, transferir y archivar.

¿Qué se entiende por 'transferencia' en el contexto de los ingresos de documentos a un archivo?. El ingreso de documentos mediante donación. El ingreso de documentos mediante legado. El procedimiento por el que los documentos se remiten o trasladan entre fases de archivos a lo largo de su ciclo de vida, como resultado de su valoración. La compra de documentos para el archivo.

Según el Diccionario del Ministerio de Educación, Cultura y Deporte (1995), ¿qué es una 'Donación'?. Ingreso de documentos por testamento. Procedimiento de ingreso mediante el cual el propietario cede la propiedad sobre los documentos al archivo. Depósito de documentos por tiempo indefinido. Devolución de documentos a su archivo de origen.

¿Qué diferencia a un 'Legado' de una 'Donación' según el diccionario mencionado?. El legado es por compra y la donación es gratuita. El legado se realiza por testamento, mientras que la donación es una cesión directa de propiedad. El legado implica transferencia de propiedad y la donación no. El legado es para documentos históricos y la donación para documentos administrativos.

¿Qué significa 'Reintegración' en el contexto de los ingresos extraordinarios a un archivo?. La donación de documentos por parte de un particular. El ingreso de documentos mediante compra. La devolución al archivo de documentos que han estado en poder de otras instituciones o personas. El depósito temporal de documentos.

En el caso de un 'Comodato o depósito', ¿qué característica principal lo define?. Implica la transferencia de propiedad de los documentos al archivo. Es una donación de documentos realizada por testamento. Se deposita documentación por un tiempo indefinido o determinado, sin transferencia de propiedad. Es una compra de documentos a un particular.

¿Qué proceso, dentro del tratamiento de la documentación, consiste en la investigación y sistematización de las categorías administrativas y archivísticas en que se sustenta la estructura de un fondo?. Clasificación. Valoración. Identificación. Ordenación.

La 'Clasificación' en archivística se refiere a: El análisis y determinación de los valores primarios y secundarios de las series documentales. La elaboración de una representación exacta de la unidad documental. La acción y efecto de agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregados o clases. La ubicación física de todo el fondo.

¿Qué es la 'Valoración' en el tratamiento archivístico?. La ubicación física de los documentos. La elaboración de una representación exacta de la unidad documental. La acción de agrupar jerárquicamente los documentos. La fase que consiste en analizar y determinar los valores primarios y secundarios de las series documentales, fijando plazos.

La 'Ordenación' es una tarea mecánica que consiste en: Analizar los valores de los documentos. Agrupar jerárquicamente los documentos. Relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano. Ubicar físicamente los documentos en sus contenedores.

¿Qué implica la 'Instalación' en el sentido archivístico tradicional?. La descripción de los documentos. La ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación. La selección de documentos para conservación permanente. La difusión de la información contenida en los documentos.

La 'Descripción' archivística consiste en: Agrupar documentos jerárquicamente. Analizar los valores de los documentos. La elaboración de una representación exacta de la unidad documental y sus partes. La ubicación física de los documentos.

¿En qué se plasma la función de 'Difundir' de un archivo?. Únicamente en la conservación de documentos. En el servicio al usuario y en la dinamización cultural. En la clasificación y ordenación de los documentos. En la eliminación de documentos sin valor.

¿Qué implica el 'servicio al usuario' por parte de un archivo?. La reproducción masiva de documentos. La accesibilidad de las prestaciones del archivo a las personas físicas y jurídicas. La eliminación de documentos obsoletos. La creación de nuevos documentos.

¿Qué es la 'referenciación archivística'?. El proceso de valoración documental. La información a los usuarios sobre la documentación conservada y orientación relativa a su consulta. La ubicación física de los documentos. La clasificación de los documentos por su tema.

¿Qué se entiende por 'dinamización cultural' en el ámbito de los archivos?. La conservación de documentos a largo plazo. El conjunto de actividades conducentes a la difusión del patrimonio documental y al conocimiento general de las funciones del archivo. La organización interna del archivo. El control de acceso a los documentos.

Según el Real Decreto 1708/2011, ¿cuál es una función de los archivos de oficina o de gestión?. Coordinar el funcionamiento de los archivos centrales. Apoyar la gestión administrativa y acreditar actuaciones y actividades de la unidad productora. Realizar la valoración documental para conservación permanente. Impulsar programas de difusión y gestión cultural.

¿Qué función tienen los archivos centrales según el Real Decreto 1708/2011?. Apoyar la gestión administrativa directa. Realizar la identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación, así como describir fracciones de serie. Recoger documentos de forma continua. Custodiar únicamente documentos de apoyo informativo.

En el caso de los archivos intermedios, ¿cuál es una de sus funciones según el Real Decreto 1708/2011?. Apoyar la gestión administrativa diaria. Conservar documentos con valor histórico a perpetuidad. Aplicar resoluciones relativas a la eliminación de documentos y realizar transferencias al archivo histórico. Crear el cuadro de clasificación documental.

¿Cuál es la función principal de los archivos históricos según el Real Decreto 1708/2011?. Gestionar documentos de oficina. Conservar documentos con valor histórico que les son transferidos desde el Archivo General de la Administración. Realizar programas de reproducción de documentos solo para uso interno. Eliminar documentos que ya no tienen valor administrativo.

¿Qué tipo de archivo es el "Archivo de gestión u oficina"?. Aquel que conserva documentos con valor histórico. El que custodia documentos que han finalizado su tramitación pero son consultados con frecuencia. Aquel existente en los órganos y unidades administrativas para la custodia de documentos en fase de tramitación o uso continuo. El que recibe documentos del archivo central.

El 'Archivo administrativo o central' se caracteriza por: Custodiar documentos que han finalizado su tramitación pero que aún se consultan con cierta frecuencia. Ser el primer punto de recepción de documentos. Contener únicamente documentos de apoyo informativo. Ser la etapa final del ciclo de vida del documento.

¿Cuándo pasan los documentos al 'Archivo intermedio'?. Cuando finaliza su tramitación. Cuando han perdido su valor administrativo y su consulta es esporádica o nula, tras haber cumplido un plazo determinado. Cuando se decide su conservación permanente. Al momento de su creación.

El 'Archivo histórico' agrupa: Documentos de valor administrativo y legal. Documentos seleccionados por su valor informativo, histórico y cultural. Todos los documentos producidos por una institución. Documentos de apoyo informativo.

¿Qué es un 'Archivo electrónico'?. Un archivo que solo contiene documentos en papel. Un archivo integrado por documentos y expedientes creados, recibidos, utilizados y conservados por medios electrónicos. Un archivo que reproduce documentos en microfilm. Un archivo de seguridad para documentos vitales.

¿Qué se entiende por 'Archivo de seguridad'?. La reproducción de documentos vitales para asegurar su recuperación en caso de pérdida o deterioro. El archivo que custodia documentos originales no modificados. La copia sistemática de toda la información electrónica. El archivo que garantiza la máxima accesibilidad a los usuarios.

Dependiendo de la personalidad de la institución archivística que alberga los fondos, ¿cómo se clasifica un archivo?. Archivo nacional, regional y provincial. Archivo de empresa, eclesiástico y familiar. Archivo público y archivo privado. Archivo electrónico, de referencia y de seguridad.

Un 'Archivo nacional' se refiere a: El sistema archivístico de una región o Comunidad Autónoma. Los archivos heredados del Antiguo Régimen en España, o el sistema de instituciones centrales/federales de un país. El archivo de una provincia. El archivo de una administración local.

¿Qué tipo de archivo es el 'Archivo provincial'?. El archivo de una Comunidad Autónoma. El archivo de una unidad administrativa local. Una categoría creada para reunir protocolos notariales y otros documentos, actuando a menudo como archivo intermedio de la Administración Central Periférica. El archivo de una empresa.

¿Qué significa la palabra 'documento' etimológicamente?. Algo que enseña o instruye. Algo que prueba o demuestra. Algo que se conserva. Algo que se organiza.

La Ley 16/1985, de Patrimonio Histórico Español, define documento como: Cualquier registro escrito en papel. Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, excluyendo los informáticos. Toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen recogida en cualquier tipo de soporte material, incluso los informáticos (excluyendo ejemplares no originales de ediciones). Solo documentos públicos.

¿Cuáles son las tres partes fundamentales de un documento?. Contenido, valor y soporte. Soporte, fijación de la información y la información misma. Origen, función y fecha. Clasificación, valoración y ordenación.

¿Qué caracteriza a un 'documento de archivo' según el Diccionario de Terminología Archivística?. Ser un ejemplar múltiple. Ser un testimonio material de un hecho o acto elaborado de acuerdo con características de tipo material y formal. Ser publicado o difundido ampliamente. Ser un documento de apoyo informativo.

¿Cuáles son los elementos que caracterizan a un documento de archivo, según el texto?. Origen, carácter seriado, interrelación y exclusividad. Carácter temporal, soporte y fijación. Valor administrativo, legal y fiscal. Contenido, formato y tipo.

¿Cómo define José Ramón Cruz Mundet el "documento electrónico"?. Cualquier archivo informático. Información de cualquier naturaleza en forma electrónica. Documento generado, gestionado, conservado y transmitido por medios electrónicos, informáticos o telemáticos, siempre que incorpore datos firmados electrónicamente. Documento que se puede consultar en línea.

Según el Esquema Nacional de Interoperabilidad, ¿qué es un documento electrónico?. Solo un archivo informático. Información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado, y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. Un documento con firma digital obligatoria. Un documento que se puede imprimir.

¿Qué dimensiones y componentes tiene un documento electrónico según el texto?. Contenido, firma electrónica y metadatos. Soporte, origen y fecha. Clasificación, valoración y descripción. Digitalización, compresión y archivo.

¿Qué características debe tener un documento electrónico para ser considerado "capturable"?. Debe ser publicado y fácilmente accesible. Debe tener unos límites reconocibles que lo hagan susceptible de ser tratado como un objeto unitario. Debe estar solo en formato de texto. Debe ser creado por un organismo público.

¿Qué implica que un documento electrónico sea "clasificado"?. Que se le haya asignado un ciclo de vida y se aplique el calendario de conservación, eliminación y migración. Que se haya producido en formato electrónico. Que tenga una firma electrónica. Que se conserve en un soporte óptico.

¿Qué significa que un documento electrónico sea "conservable"?. Que pueda ser modificado fácilmente. Que esté almacenado en un soporte, formato y entorno que garanticen su conservación durante el tiempo que tenga asignado. Que solo pueda ser accedido por el creador. Que ocupe muy poco espacio de almacenamiento.

¿Qué es un "Documento administrativo"?. Un documento de apoyo informativo. Un documento público autorizado por un notario. Un documento vinculado al ejercicio de potestades y competencias de las Administraciones Públicas. Un documento con valor histórico permanente.

¿Qué distingue a un "Documento de apoyo informativo" de un documento de archivo?. El documento de apoyo tiene valor histórico permanente. El documento de archivo es un ejemplar único, mientras que el de apoyo informativo puede ser múltiple y carece de valores permanentes. El documento de apoyo es siempre legal y jurídico. El documento de archivo solo se produce en formato electrónico.

¿Qué es la "gestión documental" o "records management"?. Únicamente la conservación de documentos antiguos. El conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones. La creación de nuevos documentos. La eliminación inmediata de todos los documentos.

Según la Norma ISO 15489-1:2001, ¿qué abarca la gestión responsable del control de documentos?. Solo la creación de documentos. La creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de los documentos, incluyendo procesos para capturar y mantener la prueba y la información. Exclusivamente la destrucción de documentos innecesarios. La clasificación y ordenación de los documentos.

¿Cuáles son los objetivos de la gestión documental según el texto?. Evitar la creación de documentos innecesarios, simplificar procedimientos y controlar el uso y circulación de los documentos. Solo valorar y eliminar documentos. Asegurar la conservación permanente de todos los documentos. Crear nuevos documentos para la gestión.

Los "caracteres externos" de los documentos se refieren a: El contenido del documento. La entidad productora y su función. La estructura de los documentos, como la clase (medio material) y el tipo (forma de estructurar el contenido). La fecha y lugar de producción.

¿Qué se entiende por 'Clase' en los caracteres externos de un documento?. La forma de agrupar los documentos. El medio material para transmitir la información (textual, gráfico, audiovisual, electrónico). La estructura del contenido. El número de documentos.

El 'Tipo' de un documento, dentro de sus caracteres externos, se refiere a: Su medio material. La forma de estructurar el contenido, dependiendo de la acción que refleje el documento. Su formato (volumen, expediente). Su cantidad.

¿Qué es el 'Formato' de un documento?. El medio material de transmisión. La forma de estructurar el contenido. El modo de agrupar los documentos (volúmenes, expedientes, legajos) y el soporte utilizado. La cantidad de información que contiene.

En relación a la 'Forma' de un documento, ¿qué es una 'Minuta'?. El documento original emitido. Un duplicado del documento. Documentos preparatorios al original, es decir, borradores. Una copia certificada del documento.

¿Cuál es la diferencia entre un 'Original' y una 'Copia' de un documento?. El original es siempre auténtico, la copia no. El original se realiza por voluntad directa del autor y se conserva en su forma emitida; las copias surgen para reproducir los originales. Las copias son siempre de mejor calidad que los originales. Los originales son siempre más antiguos que las copias.

¿Qué "caracteres internos" del documento se refieren a la entidad productora, su carácter funcional, fecha y lugar de producción, y contenido?. Caracteres externos. Forma. Caracteres internos. Clase.

Según el esquema de Schellenberg, ¿qué se entiende por "contenido" de un documento?. El medio material utilizado. La entidad que lo produce. El asunto del que trata el documento y los objetivos que persigue para su redacción. La fecha y lugar de producción.

¿Qué tipo de contenido se describe como "Intensivo"?. Documentos con pocos datos sobre un tema, pero refiriéndose a muchas personas o cosas. Documentos que ofrecen muchos datos sobre un asunto en concreto. Documentos con datos de temas variados. Documentos que solo contienen texto.

¿Qué tipo de contenido se describe como "Extensivo"?. Documentos con muchos datos sobre un tema específico. Documentos que ofrecen pocos datos sobre el tema, pero se refieren a un gran número de personas o cosas. Documentos con datos de temas muy diversos. Documentos que solo contienen gráficos.

¿Cómo se dividen tradicionalmente los valores de los documentos?. Valores primarios y secundarios. Valores administrativos y legales. Valores fiscales e informativos. Valores históricos y culturales.

¿Qué es el "valor administrativo" de un documento?. El valor que tiene para la investigación histórica. El valor que posee para el organismo que lo ha producido, como testimonio de sus procedimientos y actividades. El valor que permite exigir derechos ante la ley. El valor que sirve como prueba de cumplimiento de obligaciones fiscales.

¿Qué es el "valor legal, jurídico o probatorio" de un documento?. Su utilidad para la gestión diaria del organismo. Su capacidad para servir de testimonio ante la ley o registrar la existencia de derechos u obligaciones. Su interés para la memoria colectiva. Su valor como fuente primaria para la historia.

¿Qué es el "valor fiscal" de un documento?. Su utilidad para el archivo histórico. Su testimonio del cumplimiento de obligaciones legales de carácter fiscal. Su capacidad para demostrar la identidad del productor. Su valor para la gestión administrativa.

¿Qué es el "valor informativo" de un documento?. Su valor para probar un hecho ante la ley. Su valor como testimonio de la memoria colectiva y referencia para reconstruir actividades del organismo productor. Su valor como testimonio de la gestión administrativa. Su valor para demostrar el cumplimiento de obligaciones fiscales.

¿Qué es el "valor histórico" de un documento?. Su valor para la gestión administrativa y legal. Su utilidad como fuente primaria para la historia, permitiendo la investigación científica y el estudio de la evolución de organismos o aspectos sociales. Su capacidad para demostrar el cumplimiento de obligaciones. Su valor testimonial para el organismo productor.