concurso contraloria 2

Para prestar un servicio y atención incluyente en forma adecuada a las personas con discapacidad, se garantiza el acceso a los trámites y servicios de la entidad en condiciones de igualdad. Con el fin de mejorar los servicios de atención y orientación a las personas con discapacidad, se deben seguir los lineamientos de los protocolos de atención. Usted tiene una serie de casos de atención a personas con discapacidad física y movilidad reducida, razón por la cual debe temar medidas para realizar una atención adecuada. 1. Conforme al caso anterior, con referencia a las personas que usan silla de ruedas se debe: Identificar que es adecuado para las personas que usan silla de ruedas, usar la silla que proporciona la entidad, sin mover del lugar inicial la silla de ruedas. Disponer de una silla especial por parte de la entidad, con el fin de que estas personas se sientan cómodas al momento de su atención. Conocer que es adecuado para las personas que usan silla de ruedas que permanezcan en ella durante la atención que se les preste.

2. Conforme al caso anterior, se debe brindar atención a una persona de talla baja; sin embargo, el problema es que la ventanilla de atención no se adapta a la altura de la persona. En ese caso se debe: Ubicar una silla que le permita sentarse y estar a la altura de la persona de talla baja. Solicitar atención en otra oficina que cumpla con las especificaciones técnicas para su atención. Atender de pie al ciudadano, con el fin de brindarle atención más personalizada.

3. Conforme al caso anterior, se atiende a una persona con discapacidad física y movilidad reducida, pero lamentablemente el lugar de atención es en otra oficina de otra entidad, razón por la cual se deben dar indicaciones al ciudadano. En este caso se debe: Dar la indicación y advertir sobre los obstáculos y distancias que puede encontrar. Acompañar al ciudadano hasta el sitio de atención. Brindar el servicio de acompañantes para personas en condición de discapacidad.

Para las personas con discapacidad visual, se debe realizar una descripción clara de los procedimientos y contenidos que hacen parte del servicio dirigido al ciudadano. Entregar la información clara y completa de los trámites y requisitos que deba tener en cuenta durante y posterior al proceso (ejemplo, radicar la solicitud, a quién, dónde, qué debe decir, en qué horarios, en cuánto tiempo puede hacerlo y cuándo esperar respuesta, por qué medio recibirá́ la información, qué documentos debe soportar, debe volver a otra diligencia, etc.). Todas estas indicaciones son necesarias para brindar una buena atención; sin embargo, se deben tener en cuenta otras situaciones que se pueden presentar al momento de la atención. 4. Conforme al caso anterior, se presenta una situación en la que una persona con discapacidad visual, posee algún residuo visual y desea entregarle notas para comunicarse efectivamente. En ese caso se debe: Usar el sistema braille, con el fin de que la comunicación sea efectiva. Vocalizar cada vez que se escribe una palabra, con el fin de que la persona comprenda claramente. Escribir con tintas de color negro y letra de tamaño grande, superior a los 20 puntos tipográficos.

Conforme al caso anterior, en el momento de necesitar la firma del ciudadano con discapacidad visual, se debe: Vocalizar adecuadamente para que la persona entienda claramente lo que dice en el documento y de esa manera firmarlo. Transcribirlo en braille, con el fin de que el ciudadano sea quien verifique el documento. Solicitar la lectura del mismo a un testigo, para que la persona firme de conformidad con lo que se le leyó.

Conforme al caso anterior, al atender a una persona con discapacidad sordo ceguera se debe: Dirigir en primer lugar al acompañante o guía-intérprete. Indíquele quién es usted, área y tipo de procedimiento / trámite que va a atender. Tenga en cuenta que las personas sordociegas deberán contar con un guía-intérprete. preguntar a quién debe dirigirse. Indique quién es usted, área y tipo de procedimiento / trámite que va a atender. Tenga en cuenta que las personas sordociegas podrán contar con un guía-intérprete. Dirigir en primer lugar a ella y apoyarse en el acompañante o guía-intérprete. Indíquele quién es usted, área y tipo de procedimiento / trámite que va a atender. Tenga en cuenta que las personas sordociegas deberán contar con un guía-intérprete. Esta persona es un medio que le apoyará en su diligencia, mas no estará́ involucrada en la misma.

La etapa precontractual de contratación, comprende desde la planeación, con la elaboración y actualización del Plan Anual de Adquisiciones, hasta la culminación del proceso de selección del contratista (Adjudicación o declaratoria de desierto). En esta se determinan los objetivos, metas y acciones a ejecutar por la administración, la necesidad de obtener permisos y licencias, estudios de factibilidad, conveniencia y oportunidad, determinación del lugar de ejecución, disponibilidad de recursos, fuentes de información, estudio del sector y condiciones de mercado, análisis de los riesgos, estrategias de contratación, perfil de los proponentes, requisitos técnicos, financieros y jurídicos que deben acreditar estos mismos y demás documentos que se requieran legalmente, previo al inicio del proceso de selección. Usted ha sido designado para colaborar con la elaboración del plan anual de adquisición, razón por la cual debe conocer muy bien sus componentes. 7. Conforme al caso anterior, usted debe verificar que el plan anual de adquisiciones de la entidad debe contener como mínimo: La necesidad y descripción del bien, obra o servicio que satisface esa necesidad; esta se debe verificar utilizando el clasificador de bienes y servicios; valor estimado del contrato; las garantías establecidas para su cumplimiento, informes de ejecución y fecha aproximada de inicio del proceso contractual. La necesidad y descripción del bien, obra o servicio que satisface esa necesidad; esta se debe verificar utilizando el clasificador de bienes y servicios; valor estimado del contrato; tipo de recursos; modalidad de selección y fecha aproximada de inicio del proceso contractual. La necesidad y descripción del bien, obra o servicio que satisface esa necesidad; esta se debe verificar utilizando el clasificador de bienes y servicios; valor estimado del contrato; formas y plazos de pagos, tipo de recursos; tipos de auditoría a utilizar y fecha aproximada de inicio del proceso contractual.

Conforme al caso anterior, con referencia al plazo para la publicación del plan anual de adquisiciones se debe: Identificar que se debe publicar a más tardar el 31 de diciembre de cada vigencia. Explicar que se debe publicar a más tardar el 1 de enero de cada vigencia. Indicar que se debe publicar a más tardar el 31 de enero de cada vigencia.

9. Conforme al caso anterior, con referencia a la actualización del plan anual de adquisiciones se debe: Mencionar que no se podrá actualizar durante su vigencia. Indicar que deberá actualizarse y publicarse por lo menos una vez durante su vigencia, en el mes de julio. Explicar que solo podrá actualizarse vencido el primer trimestre de su vigencia.

Los estudios y documentos previos, constituyen el conjunto de documentos que definen e identifican la necesidad de la contratación y la mejor forma de satisfacerla, que sirven como insumo y soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato. Estos documentos deben cumplir con todos los requerimientos, además de los indicados para cada modalidad de selección. Usted es encargado para hacer verificación a varios de estos requisitos. 10. Conforme al caso anterior, en cuanto al objeto a contratar, usted decide verificar especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución; sin embargo, cuando el contrato incluya diseño y construcción, usted deberá: Analizar las garantías otorgadas después de su ejecución. Identificar los informes de ejecución por cada etapa. Verificar los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto.

11. Conforme al caso anterior, con referencia al valor estimado del contrato y la justificación del mismo; cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, se debe: Identificar la forma como fueron calculados estos valores y soportar los cálculos presupuestales en la estimación de aquellos. Calcular todos los valores en unidades de valor tributario. Presentar las correspondientes equivalencias.

12. Conforme al caso anterior, si el contrato es de concesión se debe: Solicitar al concesionario que publique los valores en unidades de valor tributario. Publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración. Evitar la publicación del modelo financiero utilizado en su estructuración.

13. Conforme al caso anterior, el estudio de sector y análisis de riesgos, contiene el análisis necesario para conocer el sector relativo al objeto del proceso de contratación, así como la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación. Usted debe colaborar con el desarrollo de este análisis, para lo cual debe cubrir tres áreas que son: Aspectos generales, estudio de la oferta, estudio de la demanda. Estudio de la oferta, estudio del mercado y asignación de recursos. Solicitud de recursos, aprobación de costos máximos, análisis de la oferta.

Usted es asignado para colaborar con el proceso contractual en la entidad. Lo primero a tener en cuenta es que esta etapa inicia con la suscripción del contrato y culmina con la terminación del plazo de ejecución pactado. Es vigilada por el supervisor o el interventor del contrato, en el entendido que es este quien hace seguimiento al cumplimiento del objeto encomendado, para lo cual, el funcionario que se encuentre ejerciendo o vaya ejercer labores de supervisión, o la persona natural o jurídica contratada para realizar la interventoría, o la persona contratada como personal de apoyo a la supervisión, debe conocer claramente los lineamientos de contratación. 14. Conforme al caso anterior, una vez suscrito el contrato por las partes se debe: Solicitar el informe de ejecución por etapas. Verificar su autenticidad con referencia a las validaciones de las partes. Solicitar el registro presupuestal del contrato a la dirección financiera.

15. Conforme al caso anterior, teniendo en cuenta que algunos contratos requerirán para su ejecución el documento acta de inicio, se debe: Verificar que esta debe ser elaborada por quien suscribe el contrato. Identificar que esta debe ser elaborada por la dependencia que requiere el bien o servicio. Indicar que esta debe ser elaborada por el supervisor del contrato.

Durante la ejecución de un contrato al interior de la entidad, se presenta una situación que afecta su ejecución, razón por la cual, el supervisor mediante documento suscrito por él y aprobado por el ordenador del gasto, solicita a la dirección de contratación la modificación correspondiente. Usted se encuentra dando apoyo a la ejecución de estos procesos, razón por la cual debe conocer las diferentes etapas que se surten en estos procesos contractuales. 16. Conforme al caso anterior, usted debe: Advertir que esta solicitud se debe hacer con tres (3) días hábiles de antelación a la fecha estimada para la entrada en vigencia de la adición, prórroga, cesión y/o suspensión que se pretenda. Explicar que esta solicitud se debe hacer con cinco (5) días hábiles de antelación a la fecha estimada para la entrada en vigencia de la adición, prórroga, cesión y/o suspensión que se pretenda. Revisar que esta solicitud se debe hacer con diez (10) días hábiles de antelación a la fecha estimada para la entrada en vigencia de la adición, prórroga, cesión y/o suspensión que se pretenda.

17. Conforme al caso anterior, la solicitud realizada por el supervisor, pretende modificar el objeto del contrato, razón por la cual se debe: Indicar que se deben señalar las razones que soportan la solicitud. Mencionar que en caso de requerirse modificación del objeto del contrato, se debe soportar de forma técnica, por medio de informe del supervisor del contrato. Aclarar que las modificaciones no se pueden hacer sobre el objeto del contrato.

18. Conforme al caso anterior, con referencia a las modificaciones que se suscriban, junto con las actas de suspensión y de reinicio, se debe: Indicar que deben realizarse en el SECOP II. Mencionar que deben realizarse ante el ordenador del gasto. Especificar que deben realizarse en presencia de ambas partes.

19. Conforme al caso anterior, se evidencia que existe un contrato sobre el cual se está haciendo adición en valor, razón por la cual se debe: Advertir que este tipo de modificaciones no se puede realizar. Indicar que se debe contar con el certificado de disponibilidad presupuestal. Explicar que este tipo de modificaciones únicamente se puede realizar cuando exista incumplimiento de alguna de las partes.

20. Teniendo en cuenta el caso anterior, conforme a las adiciones en valor de los contratos, se debe: Indicar que estas adiciones en valor, no podrán ser superiores al treinta por ciento (30%) del valor total inicial del contrato. Explicar que estas adiciones en valor, no podrán ser superiores al cuarenta por ciento (40%) del valor total inicial del contrato. Mencionar que estas adiciones en valor, no podrán ser superiores al cincuenta por ciento (50%) del valor total inicial del contrato.

La terminación del contrato o convenio generalmente se cumple cuando se ejecuta totalmente cada una de las obligaciones y dentro del plazo pactado por las partes. En consecuencia, se deberá proceder a la liquidación definitiva del contrato. Sin embargo, puede suceder que, por causas diversas, el contrato termine antes del plazo de vencimiento o ejecución total, en cuyo caso se presenta la liquidación. Usted se encuentra dando apoyo a la liquidación de varios contratos que adelanta la entidad, razón por la cual debe conocer sobre liquidaciones unilaterales y bilaterales. 21. Conforme al caso anterior, se presenta una situación donde el contratista no asiste al llamado efectuado por la CGR suscrito por el supervisor o interventor del contrato; adicionalmente que no existe acuerdo entre las partes. En ese caso se debe: Indicar que procede liquidación unilateral del contrato. Indicar que procede liquidación bilateral del contrato. Indicar que no procede liquidación del contrato.

22. Conforme al caso anterior y teniendo en cuenta que procede una liquidación unilateral del contrato, el documento donde consta que no hubo acuerdo entre las partes se debe: Remitir a la jurisdicción contencioso administrativo, para lo de su competencia. Remitir a ambas partes y esperar si procede un nuevo acuerdo. Remitir a la dirección de contratación para que obre en el expediente y se proceda a la proyección del acto administrativo que contenga la liquidación unilateral para la firma del ordenador del gasto.

23. Conforme al caso anterior, el supervisor del contrato decide elaborar el proyecto de acta de liquidación en la plantilla “Acta de liquidación por mutuo acuerdo” y lo remite a la dirección de contratación para su visto bueno. Una vez se cuenta con el visto bueno de la dirección de contratación, el supervisor cita al contratista mediante oficio suscrito por el directivo de la dependencia ejecutante, para que se presente a suscribir el mencionado documento. Conforme a lo anterior usted debe: Indicar que el contratista cuenta con cinco (5) días hábiles para presentarse a suscribir el mencionado documento. Mencionar que el contratista cuenta con diez (10) días hábiles para presentarse a suscribir el mencionado documento. Explicar que el contratista cuenta con quince (15) días hábiles para presentarse a suscribir el mencionado documento.

24. Conforme al caso anterior, en la situación en que no comparezca el contratista se debe: Indicar que el supervisor debe dejar constancia de tal circunstancia y enviar una segunda comunicación, para que comparezca dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de la misma. Mencionar que el supervisor debe dejar constancia de tal circunstancia y enviar una segunda comunicación, para que comparezca dentro de los diez (10) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de la misma. Informar que el supervisor debe dejar constancia de tal circunstancia y enviar una segunda comunicación, para que comparezca dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del recibo de la misma.

Usted debe brindar apoyo técnico con las modalidades de contratación a utilizar por parte de la CGR, teniendo en cuenta las características de lo que se requiere, las cuantías y otras características. Como primera medida, se tiene la necesidad de adquirir bienes o servicios de características técnicas uniformes y de común utilización. En segundo lugar, se tiene la necesidad de realizar contratos de menos cuantía. En tercer lugar, se requiere contratar proyectos de arquitectura.En cuarto lugar, se requiere hacer un contrato porque fue declarada la urgencia manifiesta. Finalmente se requiere hacer un contrato con una empresa, teniendo en cuenta que no existe pluralidad de oferentes en el mercado. 25. Conforme al caso anterior, con referencia a la primera situación se debe: Indicar que se debe usar la selección abreviada. Indicar que se debe usar el concurso de méritos. Indicar que se debe usar la contratación directa.

26. Conforme al caso anterior, con referencia a la segunda situación se debe: Indicar que se debe usar la selección abreviada. Indicar que se debe usar el concurso de méritos. Indicar que se debe usar la contratación directa.

27. Conforme al caso anterior, con referencia a la tercera situación se debe: Hacer uso del concurso de méritos. Hacer uso de la selección abreviada. Hacer uso de la mínima cuantía.

28. Conforme al caso anterior, con referencia a la cuarta situación se debe: Indicar que se debe usar la selección abreviada. Indicar que se debe usar el concurso de méritos. Indicar que se debe usar la contratación directa.

29. Conforme al caso anterior, con referencia a la última situación se debe: Indicar que se debe usar la subasta inversa. Indicar que se debe usar la mínima cuantía. Indicar que se debe usar la contratación directa.

Usted debe ayudar a su jefe con la escogencia de los mejores proponentes, con referencia a campañas de capacitación que realizara la entidad el año próximo. Se tienen estas seis (6) propuestas. 30. Teniendo en cuenta el caso anterior, la primera solicitud es determinar cuál es el contratista que ofrece mayor cantidad de cuestionarios en línea, pero que también tenga mayor cobertura en funcionarios a capacitar. Ante esta solicitud usted debe: Indicar que es el contratista 1. Indicar que es el contratista 3. Indicar que es el contratista 6.

Teniendo en cuenta el caso anterior, usted debe seleccionar cual es el contratista que ofrece mayor número de horas a capacitar y el precio más bajo. Ante esta solicitud usted debe: Indicar que el contratista 2 es el que tiene mejor proporción. Indicar que el contratista 4 es el que tiene mejor proporción. Indicar que el contratista 6 es el que tiene mejor proporción.

32. Teniendo en cuenta el caso anterior, usted debe seleccionar cual es el contratista que menos horas de capacitación ofrece y tiene el precio más costoso. Ante esta petición usted debe: Indicar que el contratista 2 es el que tiene estas características. Indicar que el contratista 4 es el que tiene estas características. Indicar que el contratista 6 es el que tiene estas características.

33. Teniendo en cuenta el caso anterior, usted debe identificar cual es el contratista que tiene mejor relación entre cantidad de funcionarios a capacitar versus precio. Ante esta solicitud usted debe: Indicar que el contratista 2 es el que tiene estas características. Indicar que el contratista 4 es el que tiene estas características. Indicar que el contratista 6 es el que tiene estas características.

El Plan Nacional de Desarrollo-PND 2022-2026 “Colombia en Potencia Mundial de la Vida”, es la hoja de ruta del Gobierno Nacional convertir a Colombia en país líder de la lucha mundial por la vida, la humanidad y la naturaleza. El Plan tiene como gran objetivo la paz total, y se constituye como la oportunidad de que se construya un nuevo contrato social en el que se superen las injusticias, la inequidad, la exclusión y no se vuelva a vivir el conflicto que ha sumergido a Colombia en la desesperanza. 34. Teniendo en cuenta los apartes anteriores que hacen referencia a la presentación del plan nacional de desarrollo actual, MIPG tiene la premisa que es el reflejo del compromiso que deben tener todos los servidores públicos con los ciudadanos. Esto indica que: Si tanto servidores como ciudadanos se comprometen a que el Estado invierta menos recursos en su gestión interna superando los estándares de eficiencia, se podrán dedicar más esfuerzos a satisfacer las solicitudes de la ciudadanía en general. Si todos los ciudadanos se comprometen a que el Estado invierta menos recursos en su gestión interna superando los estándares de eficiencia, se podrán dedicar más esfuerzos a satisfacer sus necesidades. Si todos los servidores se comprometen a que el Estado invierta menos recursos en su gestión interna superando los estándares de eficiencia, se podrán dedicar más esfuerzos a satisfacer las solicitudes de la ciudadanía.

Uno de los elementos estructurales del modelo estándar de control interno, hace referencia a un esquema de responsabilidades integrado por cuatro líneas de defensa, que proporcionan una manera simple y efectiva para mejorar las comunicaciones en la gestión de riesgos y control mediante la aclaración de las funciones y deberes esenciales relacionados. Usted ha sido asignado a la oficina de control interno de la entidad y requiere entender cuál es el responsable de cada una de las líneas de defensa. 35. Conforme a la línea de defensa 1, la línea de defensa 2, la línea de defensa 3 y la línea de defensa 4, usted debe: Identificar que los responsables de la primera línea de defensa son los servidores públicos en todos los niveles de la entidad; los responsables de la segunda línea de defensa son los jefes y lideres de otros sistemas de gestión; los responsables de la tercera línea de defensa son los jefes de control interno y los responsables de la cuarta línea de defensa son la alta dirección y el comité institucional de coordinación de control interno. Identificar que los responsables de la primera línea de defensa son los jefes y lideres de otros sistemas de gestión; los responsables de la segunda línea de defensa son los servidores públicos en todos los niveles de la entidad; los responsables de la tercera línea de defensa son los jefes de control interno y los responsables de la cuarta línea de defensa son la alta dirección y el comité institucional de coordinación de control interno. Identificar que los responsables de la primera línea de defensa son los jefes y lideres de otros sistemas de gestión; los responsables de la segunda línea de defensa son los servidores públicos en todos los niveles de la entidad; los responsables de la tercera línea de defensa son la alta dirección y el comité institucional de coordinación de control interno y los responsables de la cuarta línea de defensa son los jefes de control interno.

36. Teniendo en cuenta el caso anterior, con el fin de apoyar las funciones de auditoría interna, usted debe: Aclarar que esta función está a cargo de la primera línea de defensa. Entender que esta función está a cargo de la segunda línea de defensa. Identificar que esta función está a cargo de la tercera línea de defensa.

37. Teniendo en cuenta sus responsabilidades de apoyo en la oficina de control interno de la entidad, usted debe analizar y monitorear las acciones determinadas por la entidad, generalmente expresadas a través de políticas de operación, procesos y procedimientos, que contribuyen al desarrollo de las directrices impartidas por la alta dirección frente al logro de los objetivos. Para esta tarea usted debe: Identificar que se trata de las actividades de monitoreo de la entidad. Entender que se trata de la evaluación del riesgo de la entidad. Establecer que se trata de las actividades de control de la entidad.

Usted ha sido designado para realizar una evaluación sobre los documentos electrónicos generados en el sistema de gestión documental de la entidad. Después de hacer diversas pruebas, encontró varios hallazgos que evidencian inconsistencias según las normas sobre gestión documental. 38. La primera prueba que realizó, fue una búsqueda en el sistema de gestión documental de la entidad, encontrando que en varias ocasiones, una misma búsqueda generaba resultados distintos. Luego de investigar más, encontró que varios documentos electrónicos habían cambiado su contenido con el pasar del tiempo. Esta situación va en contra de lo que se conoce como: Vinculo archivístico. Ruptura de protocolo. Un contenido estable.

39. Teniendo en cuenta el caso anterior, la segunda prueba que usted realizó, fue la verificación aleatoria de varios documentos, encontrando que algunos expedientes no contaban con la serie o subserie correspondiente. Esta situación va en contra de lo que se conoce como: Vinculo archivístico. Ruptura de protocolo. Un contenido estable.

40. Teniendo en cuenta el caso anterior, la tercera prueba que usted realizó, fue solicitar en el sistema de gestión documental, un soporte físico de cierto documentos electrónico, pero el sistema no pudo generarlo. Esta situación va en contra de los que se conoce como: Equivalente funcional. Conversión física. Conversión documental.

Se entiende por metadatos en la gestión documental, a la descripción de los archivos con el fin de ubicarlos adecuadamente en el sistema de gestión documental. Usted hace parte de este proceso y le han encomendado clasificar los siguientes datos que hacen referencia a formatos de la CGR. Los datos son los siguientes: Fecha de creación, transmisión y recepción, descripción, formato, estado, de procedencia, jurídico administrativo, título del documento, palabras clave, proceso administrativo, perfil autorizado. 41. Teniendo en cuenta todos estos metadatos, para organizarlos en metadatos de contenido, podemos seleccionar: Fecha de creación, título del documento, palabras clave, proceso administrativo, perfil autorizado. Descripción, formato, estado de procedencia, proceso administrativo y perfil autorizado. Fecha de creación, transmisión y recepción, título del documento, palabras clave.

Se entiende por metadatos en la gestión documental, a la descripción de los archivos con el fin de ubicarlos adecuadamente en el sistema de gestión documental. Usted hace parte de este proceso y le han encomendado clasificar los siguientes datos que hacen referencia a formatos de la CGR. Los datos son los siguientes: Fecha de creación, transmisión y recepción, descripción, formato, estado, de procedencia, jurídico administrativo, título del documento, palabras clave, proceso administrativo, perfil autorizado. 42. Teniendo en cuenta todos estos metadatos, para organizarlos en metadatos de estructura, podemos seleccionar: Fecha de creación, transmisión y recepción, título del documento, palabras clave. Descripción, formato, estado, proceso administrativo, perfil autorizado. Formato, estado, proceso administrativo, de procedencia, jurídico administrativo.

43. Teniendo en cuenta todos estos metadatos, para organizarlos en metadatos de contexto, podemos seleccionar: De procedencia, fecha de creación, transmisión y recepción, descripción, formato. Jurídico administrativo, título del documento, palabras clave, proceso administrativo. Jurídico administrativo, de procedencia.

En el desarrollo de sus funciones al interior de la entidad, es necesario entender y aplicar la política cero papel del gobierno nacional y la política de seguridad de la información, las cuales dan lineamientos claros sobre la digitalización de documentos y los archivos creados electrónicamente. 44. Teniendo en cuenta el caso anterior, conforme a la política cero papel usted debe: Enviar a digitalización todos los documentos generados para posteriormente proceder a la eliminación de los documentos originales, conservando la copia digital. Enviar a digitalización todos los documentos cuyo valor amerita estos procesos técnicos, conservando la copia digital y la copia física conforme a las TRD. Enviar a digitalización todos los documentos cuyo valor amerita estos procesos técnicos, conservando la copia digital conforme a las TRD.

45. Conforme a la política de seguridad de la información y política cero papel, una buena práctica en el desarrollo de sus funciones podría ser: Imprimir a doble cara. (Siempre y cuando el documento no contenga información pública clasificada o reservada). Imprimir correos electrónicos. Imprimir documentos internos que están almacenados en el sistema de gestión documental.

En una entidad del orden nacional se ha implementado un sistema de gestión documental, donde se digitalizan gran cantidad de documentos después de haber realizado su trámite. En la digitalización no se tiene en cuenta la forma de clasificar ni de buscar los documentos, ocasionando que mientras se digitaliza el archivo, se van generando nuevos archivos, trasladando el caos de los archivos físicos al mundo digital.Al finalizar la última auditoria de gestión a este proceso, se llega a la conclusión que esa inversión se perdió. 46. Teniendo en cuenta el caso anterior, cual podría ser una solución de raíz para evitar la problemática. Seguir desarrollando el mismo proceso, pero mejorando los metadatos generados, con el fin de ubicar y clasificar efectivamente los archivos. Mejorar los tiempos de digitalización de los archivos, disminuyendo el lapso de tiempo entre la producción de archivos y la digitalización. La solución es digitalizar al principio del ciclo de vida, evitando que se llegue al formato papel.

47. Cristian Gil que es funcionario de una entidad, afirma que uno de los problemas, es que en varios grupos se necesitan copias de un mismo documento, ocasionando que los expedientes se engorden con copias de documentos que son de responsabilidad de otros grupos y que no siempre se trasladan adecuadamente. Esto incrementa gastos de fotocopias, consumo de papel, espacio de archivo y no hay un control eficiente de la información. Una de las soluciones que se puede aportar al problema planteado por Cristian es: Modificar la norma, simplificando los requisitos solicitados en cada tramite, con el fin de no se soliciten documentos que ya fueron solicitados en otros trámites. Emplear un sistema electrónico de documentos de archivo, con el fin de realizar copias virtuales de los documentos en cualquier expediente electrónico. Establecer una política clara sobre el uso de metadatos en la digitalización de los archivos.

El impacto positivo de las tecnologías de la información, determina necesariamente cambios y dinámicas inmediatas, la incorporación de herramientas para la gestión electrónica de documentos; en este sentido, las guías técnicas para la gestión de documentos y expedientes electrónicos, proponen el siguiente ciclo vital para los expedientes electrónicos. APERTURA: Todo expediente debe crearse dentro de la serie documental que le corresponde y la serie y subserie debe ser un metadato obligatorio realizando la descripción establecida en el acuerdo 05 de 2013 del Archivo General de la Nación. Cuando se trate de expedientes híbridos, en el expediente se debe hacer referencia a ambas clases. GESTION: En la incorporación de documentos se debe respetar los principios de orden original y procedencia, lo cual se debe ver reflejado en el índice electrónico. Los documentos electrónicos anexos a una radicación quedaran organizados con la fecha del documento radicado y no con la fecha de producción. RETENCION Y DISPOSICION FINAL: El tiempo de permanencia del expediente electrónico en cada fase, debe ser previamente definido en las tablas de retención documental. 48. Teniendo en cuenta la lectura anterior, con referencia al ciclo de apertura, donde se especifica que todo expediente debe crearse dentro de la serie documental que le corresponde; esto debe hacerse de acuerdo con: La tabla de retención documental. El formato único de inventario documental FUID. El cuadro de clasificación documental.

49. ¿Teniendo en cuenta el caso anterior en lo referente al ciclo de apertura, al tratarse de expedientes híbridos, a que se está haciendo referencia?. A los documentos físicos generados antes de la automatización y a los generados electrónicamente. A los metadatos de contenido y los de estructura. A los documentos físicos digitalizados y a todos los electrónicos.

50. ¿Teniendo en cuenta el caso anterior en lo referente al ciclo de gestión, porque la incorporación de documentos debe verse reflejada en el índice electrónico?. Porque el índice electrónico genera metadatos suficientes, para que el expediente pueda ser ubicado en cualquier etapa del ciclo vital de documentos. Porque es la única manera de poder identificar el expediente, respecto a su gestión y tramite. Porque el índice electrónico se usa para relacionar los documentos electrónicos que conforman un expediente electrónico.