CONTRALORIA CUESTIONARIO OFIMATICA 2

1. En el desarrollo de sus funciones al interior de la entidad, al revisar el buzón del correo electrónico de Outlook, usted recibe un mensaje con la notificación de una reunión con su jefe; sin embargo, usted le dio clic en aceptar y no sabe qué hacer para confirmar los datos a de la reunión, Usted debe: Llamar a la extensión de la persona que organizó la reunión, y con mucha educación pedir más detalles de la misma. Reiniciar el correo para ver si la notificación regresa. Visualizar el calendario Outlook para ver la cita, abrirla y leer los detalles.

2. Luego de revisar los datos de la reunión, descubre que antes de la misma, usted debe remitir un archivo con la presentación con diapositivas de power point a la persona que organiza la reunión, ¿Cómo prepararía usted la presentación para enviarla y que cumpla específicamente con lo solicitado?. Le pediría al área de T.I. que le ayude con el archivo de power point para enviarlo.. abriría la invitación a la reunión y de allí tomaría el correo para enviar el archivo, luego iría a la ubicación del archivo de power point lo adjuntaría y lo enviaría.. Buscaría la presentación la guardaría como “presentación con diapositivas de power point” y le daría compartir adjuntándola al correo.

3. Luego de hacer el guion con el que va a hacer la presentación, su jefe le dice que mejor incluya la narración directamente en la presentación de power point, usted les consulta nuevamente a sus compañeros. Juan dice que si se puede. Jorge dice que es imposible.. Martha dice que en ese programa no, pero que puede hacer un vídeo.

4. Finalmente, para la presentación a la junta, se le pide que la haga “más amena”, de manera que debe incluir una animación; usted va al archivo de power point a la barra de menú y utiliza la ruta. Edición -insertar > Animación. Animaciones > Agregar animación. Diseño > Efectos de animación.

5. Además de la presentación usted debe mostrar en una tabla de Excel, la suma de recaudo de los meses de enero a diciembre, los cuales están en las celdas A1, hasta la A12, usted le pregunta a sus compañeros y ellos le responden: Carlos dice que es: =SUM (A1:A12), Jaime que es más pilo le dice que es: =ADD (A1:A1, Laura los corrige y dice que la formula correcta es: =TOTAL (A1:A13). Quién tiene la razón?. Carlos. Jaime. Laura.

6. Para la siguiente diapositiva usted debe insertar una tabla de datos donde solo enseñe el recaudo del nivel central; usted va a su archivo de Excel, se ubica en la hoja de ventas y debe hacer un filtro por seccional, ¿cómo aplicaría el filtro para el rango de datos?. Datos > Ordenar. Datos > Filtro. Inicio > Formato condicional.

7. Haciendo memoria a su manejo de Excel responda la siguiente pregunta: Es posible usar filtros para ordenar datos en Excel. Es correcto. Es incorrecto. Solo se puede con bases trianguladas.

8. Califique el siguiente enunciado: ¿Cuándo se utiliza la funciónn “BUSCARV” dicha función distingue claramente entre mayúsculas y minúsculas?. Verdadero. Falso. Únicamente para versiones 2013.

9. Claudia su compañera al ver su presentación, le pregunta: ¿Qué opción permite crear una presentación automática en PowerPoint?, usted le responde: Presentación con narración. Presentación de diapositivas. Presentación automática .

10. Para evitar que alguno de sus compañeros de la oficina le modifique algunos o todos los datos de una hoja en Excel, se puede proteger dicha hoja con una contraseña. Es correcto. Es incorrecto. Es inexacto porque solo se protege el archivo, no la hoja.

11. Además de la animación, se le pide que incluya un gráfico en la siguiente diapositiva, usted se dirige de nuevo al menú y la ruta correcta es: Insertar > Gráfico. Diseño > Gráfico. Transiciones > Gráfico.

12. Luego de la presentación en la cual le felicitan, uno de los jefes le pide que le remita la presentación como un vídeo, ¿cómo debe guardar la presentación para guardarla como video?. .pptx. .mp4. .ppt.mp4.

13. Al revisar los slides de la presentación, su compañera Martha le dice que coloque transiciones en la presentación para que se vean mejor, usted se ubica en la diapositiva 1, va al menú de transiciones y le aplica la transición de transformación, la visualiza y le da guardar al archivo; la transición entre diapositivas se aplican automáticamente a toda la presentación. Verdadero, cuando le da grabar el aplica a todas las diapositivas. Verdadero, cuando se aplica la transición a la primera diapositiva está se aplica a todoel archivo. Falso, cada transición se debe hacer de manera individual.

14. Otro de sus compañeros le pide que le comparta la presentación tal como está, pero que la ponga en la nube (drive), ¿esto es posible?. Verdadero. Falso. Inexacto, teniendo en cuenta que solo lo podrá hacer si la plantilla está en la nube.

15. El modo "Presentador" permite ver notas y diapositivas futuras mientras el público solo ve la presentación actual. A. Verdadero. Falso. Inexacto porque solo se puede ver siempre y cuando la presentación actual este pausada.

16. Al revisar su presentación observa que no en todas los slides cuenta con los colores corporativos, ¿Qué herramienta permite cambiar simultáneamente los colores de toda una presentación?. Diseño > Temas > Colores. Inicio > Temas. Diseño > Colores.

17. Juan Carlos su compañero le pide el “atajo” para convertir una base de datos en tabla, usted le responde: Ctr+M. Ctr+T. Ctr+C.

Su jefe le solicita ayuda en la edición de un texto, el cual no puede alinear correctamente. En la pantalla de su computador aparece la anterior imagen y usted debe asistirlo para poder terminar esta labor. 18. Teniendo en cuenta el caso anterior, usted le pregunta a un compañero que conoce mucho de herramientas informáticas, el cual le comenta que una herramienta útil a la hora de editar un texto, la cual permite alinearlo de forma rápida y sencilla es la tabulación, que se refiere a: A. La justificación del texto de forma automática tras pulsar la tecla “Tab”. La conformación de párrafos y subpárrafos de forma automática por el programa. La ubicación en el texto en que se detiene el cursor tras pulsar la letra “Tab”.

19. Teniendo en cuenta el caso anterior, usted decide iniciar con la configuración de la tabulación; para esto, su amigo le indica que lo primero es asegurarse que la regla del documento este visible en la pantalla. Para esto usted: Debe hacer clic en la opción “insertar” y una vez abierto el menú desplegable, selecciona el botón “regla”. Debe hacer clic en la opción “vista” y una vez abierto el menú desplegable, selecciona el botón “regla”. Debe hacer clic en la opción “edición” y una vez abierto el menú desplegable, selecciona el botón “regla”.

20. ¿Teniendo en cuenta el caso anterior, de qué forma se puede lograr que al pulsar la tecla “Tab”, el cursor se sitúe exactamente en el lugar señalado por el icono de tabulación?. Se debe seleccionar el párrafo que se desea tabular y luego se debe dar clic en edición, luego tabular y luego seleccionar nuevamente el párrafo que se quiere establecer como punto de tabulación. Se debe seleccionar el párrafo que se desea tabular y luego se debe dar clic en diseño de tabulación. Allí se selecciona el lugar que se quiere establecer como punto de tabulación. Se debe seleccionar el párrafo que se desea tabular y luego se debe deslizar el botón de tabulación que está al lado de la regla y soltarlo en el lugar que se quiere establecer como punto de tabulación.

Marcela Pérez es funcionaria de cierta entidad y acaba de posesionarse en su nuevo cargo en el grupo de personal. La primera tarea que le coloca su jefe, es organizar una base de datos de funcionarios, donde se evidencia la asistencia a eventos de la entidad en el transcurso de varios años. Lo que se quiere buscar son comparaciones, patrones y tendencias entre ellos, con el fin de ofrecer un buen programa de bienestar a los funcionarios. Marcela tiene instalados en su terminal los programas de Word, Excel, Power Point y Outlook. Teniendo en cuenta esta formación, decide usar Excel para desarrollar esta tarea. Adicionalmente la jefe de Marcela le indica que debe configurar su firma para que los correos que envíe por el Outlook salgan, con su firma predeterminada. Como tarea final, la jefe le envía a marcela un archivo de power point que tiene todas las diapositivas en idioma inglés. La tarea es organizar la presentación en idioma español. 21. ¿Teniendo en cuenta el caso anterior, que herramienta avanzada de Excel puede usar marcela para realizar efectivamente la tarea asignada?. Utilizar la función valor lógico. Utilizar la función de cálculo de promedios. Utilizar la función de tabla dinámica.

22. Teniendo en cuenta el caso anterior, para que Marcela pueda configurar su firma en outlook debe: Abrir un mensaje de correo nuevo y en el menú mensaje seleccionar firma. Abrir un mensaje de correo nuevo y en el menú opciones seleccionar firma. Abrir un mensaje de correo nuevo y en el menú formato de texto seleccionar firma.

23. ¿Teniendo en cuenta el caso anterior, de qué forma podrá marcela realizar la traducción del texto en Power Point?. Marcela deberá ir al menú revisar y luego seleccionar traducir. Marcela deberá ir al menú vista y luego seleccionar idiomas. Marcela deberá ir al menú opciones y el menú traducir.

24. Teniendo en cuenta el caso anterior, para que marcela pueda traducir en Power Point toda la presentación: Marcela podrá traducir todo el texto al tiempo con el comando traducir. Marcela tendrá que copiar cada texto, luego llevarlo a un traductor web, para poder terminar la tarea. Marcela podrá traducir el cuadro de texto de una diapositiva cada vez con el comando traducir.

Usted recibe un informe que uno de sus compañeros no pudo completar en el tiempo estipulado. Su jefe al ver la necesidad de entrega de este informe, ha decidido dejar en usted la responsabilidad.Dentro del informe, encuentra un archivo de Excel con muchos datos del cumplimiento del mes de sus compañeros y encuentra la siguiente formula en la última casilla del archivo: (A1 + C2) * C7 / 10 + (D2 – D1) Usted trata de entender esta fórmula, para poder agilizar el resultado de cumplimiento del grupo de trabajo. 25. El orden lógico de las operaciones matemáticas según Excel es: El orden va de izquierda a derecha según la formula. Sumas y restas primero, luego multiplicaciones y divisiones. Multiplicaciones y divisiones primero, luego sumas y restas.

26. Teniendo en cuenta el texto anterior, el uso de paréntesis utilizado en la formula tiene como objetivo: Dar prioridad a unas operaciones sobre otras. Establecer un parámetro para que no se mezclen los datos en la formula. Hace las mismas veces de la operación multiplicación.

27. Teniendo en cuenta el caso anterior, usted encuentra una tabla de Excel que tiene el número de expedientes gestionados por cada uno de sus compañeros. Al final de esta tabla, encuentra una casilla con la siguiente formula: =MAX(A2:G9) Esta fórmula infiere que el resultado que se desea obtener es: El promedio máximo de expedientes gestionados por el grupo. La media de expedientes gestionados por el grupo. El funcionario que más expedientes gestionó.

28. Finalmente, usted encuentra la siguiente formula al finalizar la tabla de Excel: =CONTARA(A1:G7) Usted no conoce esta fórmula, razón por la cual solicita ayuda a varios de sus compañeros para poder finalizar su informe. ¿Cuál de las siguientes instrucciones es la correcta?. Alejandra menciona que lo que se busca, es que Excel cuente los valores numéricos y los no numéricos. Juan menciona que lo que se busca, es que Excel agrupe una sumatoria de valores primarios y secundarios que son resultado de otras fórmulas. Pedro menciona que lo que se busca, es que Excel cuente las casillas con valores y las casillas en blanco, para establecer cuales compañeros no entregaron el informe.

A usted le asignan la tarea de recibir cientos de correos de funcionarios de todo el país, con el fin de organizar tres semanas de vacaciones para los funcionarios que ha establecido la dirección general. Usted esta confundido, teniendo en cuenta que para esta tarea le solicitaron crear carpetas para organizar los correos recibidos por seccional. 29. ¿Qué debe hacer para crear las carpetas solicitadas en Outlook?. Ir a la columna izquierda de correos, dar clic derecho y luego clic en crear nueva carpeta. Ir al menú opciones y luego en el menú vista dar clic en agregar nueva carpeta. Ir al menú insertar y dar clic en correos recibidos POP y dar clic en crear nueva carpeta.

30. ¿Teniendo en cuenta el caso anterior, que sucede si al crear varias carpetas, usted coloco correos en una carpeta que no tienen que ver con la entidad y desea borrarlos?. Solo se puede borrar mensaje por mensaje. Se debe dar clic derecho en la carpeta que contiene los correos y seleccionar borrar elementos. Debe ir al menú edición y dar clic en borrar carpeta.

Su jefe le asigna la tarea de crear un documento maestro en Word para la presentación del informe anual de adquisiciones de la entidad. Esta labor la debe hacer con urgencia, teniendo en cuenta que la presentación es en un día y aunque ya se tiene toda la información digitada y consolidada, se requiere hacerlo de esta forma. 31. ¿Teniendo en cuenta el caso anterior, a que se refiere el jefe con un documento maestro?. Es un documento normal de texto, con la diferencia que no permite modificaciones o cambios en su contenido. Es un documento que maneja una plantilla especial de concertación y adecuación de contenidos, lo cual permite mantener la información en la nube en todo momento, con libre acceso y de destinación. Es un documento que puede contener lo que un documento normal (Gráficos, tablas, formatos de texto, etc.) y además contiene enlaces a un conjunto de archivos separados (subdocumentos) que pueden tratarse independientemente como documentos normales.

32. ¿Teniendo en cuenta el caso anterior, para que sirven los documentos maestros?. Permiten organizar y modificar documentos extensos, dividiéndolos en subdocumentos más pequeños y fáciles de manejar. Son documentos que no pueden ser modificados por los receptores. Sirven para ser compartidos a los receptores e interactuar en línea sobre su contenido.

33. Teniendo en cuenta los documentos maestros de Word, para acceder a la vista esquema, se debe dar clic al botón: A. B. C.

Después de finalizar un informe de gestión solicitado a su dependencia, su jefe le indica que dicho informe debe contener simetría en cuanto al logo de la entidad, la fecha en que se presenta el informe, datos de contacto y números de página; sin embargo, usted no sabe cómo hacer esta labor, por lo cual solicita ayuda a sus compañeros. Andrés indica que se debe utilizar la herramienta de hipervínculos en Word. Pedro indica que se debe utilizar la herramienta de combinación de correspondencia. María indica que se debe utilizar la herramienta de encabezado y pie de página. 34. ¿Cuál de las tres indicaciones es correcta?. La indicación de Andrés sobre los hipervínculos. La indicación de Pedro sobre la combinación de correspondencia. La indicación de María sobre el encabezado y pie de página.

35. ¿Teniendo en cuenta el anterior caso, cuál sería el procedimiento a realizar?. Se debe ir a la pestaña insertar, luego hacer clic en alguno de los dos botones (encabezado o pie de página), luego seleccionar la opción editar. Se debe ir a la barra de herramientas de mensajería, luego seleccionar la opción combinación de correspondencia, luego adjuntar la tabla de Excel con los datos y luego editar. Se debe ir a la pestaña hipervínculo, luego colocar los datos que se van a repetir en todos los documentos, ajustarlos al lugar y editar.

En su dependencia se recibe un documento en Word que se refiere a una presentación estadística de una entidad de control del estado. Este documento trae diferentes gráficas, las cuales debe sufrir algunas modificaciones teniendo en cuenta que las estadísticas han sufrido modificaciones. 36. ¿De qué forma se pueden modificar imágenes en un texto de Word que ha sido creado por otra persona?. Primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic; luego de que la imagen queda enmarcada, se debe seleccionar la palabra agrupar. Primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic; luego de que la imagen queda enmarcada, se debe seleccionar la palabra formato. Primero hay que seleccionarla posicionándose sobre ella y haciendo clic; luego de que la imagen queda enmarcada, se debe seleccionar la palabra agrupar.

37. ¿De las siguientes opciones con referencia a las imágenes, cual no se puede realizar en Word?. Aumentar o disminuir el brillo de las imágenes. Completar dibujos y formas sobre la imagen original. Aplicar un filtro de color sobre la imagen.

38. ¿Después de aplicar varios tratamientos a la imagen, como cambios de color, brillo o posición, podemos volver a dejar la imagen al estado original?. Si, mediante el botón restablecer imagen. Si, mediante el botón volver a colorear. No se puede dejar la imagen al estado original.

Un diagrama es una representación gráfica que no tiene por qué ser obligatoriamente una organización jerárquica, puede representar desde un grupo de elementos relacionados entre sí, hasta un diagrama de secuencias donde por medio de la representación gráfica se explica los pasos o componentes con una secuencia lógica. Un organigrama para Word, es un tipo de diagrama con unas características específicas en cuanto a la estructura y elementos que lo forman. 39. Para insertar un organigrama en un texto de Word debemos: Acceder al menú principal y seleccionar insertar, luego organigrama. Acceder al cuadro de formato de texto y luego insertar organigrama. Acceder a la pestaña insertar y seleccionar SmartArt.

40. ¿Teniendo en cuenta los organigramas de Word, para que sirve el botón agregar formas?. Sirve para cambiar las formas de los cuadros del organigrama. Sirve para agregar imágenes al organigrama. Sirve para insertar elementos (recuadros al organigrama).

Teniendo en cuenta que se requiere informar a los posibles contribuyentes del impuesto predial, los cambios que se implementaran durante el año, se necesita enviar la información a toda la base de datos con que cuenta el municipio. Para esto se le ha encomendado a usted la tarea del envío de toda esta correspondencia. Después de asesorarse, usted toma la decisión de utilizar la herramienta de combinación de correspondencia de Word, la cual requiere dos elementos fundamentales. 41. ¿Cuáles son estos dos elementos?. El cuerpo del texto y el mensaje a utilizar. El documento principal y el origen de datos. La base de datos y los encabezados y pie de página.

42. Si después de realizar el proceso de combinación de correspondencia, queremos ordenar los destinatarios por apellidos de los contribuyentes, se debe hacer clic en la columna de apellidos y los destinatarios se ordenarán por ese campo. Si volvemos hacer clic sobre el nombre de la columna: Los destinatarios pasaran a ordenarse en orden inverso. Los destinatarios se ordenarán por otra columna aleatoriamente. Se debe dar clic en editar para volver a ordenar por ese valor.

Teniendo en cuenta que se necesita ajustar la base de datos con que cuenta la entidad, usted ha decidido utilizar varias fórmulas dentro de una tabla de datos de Excel. Usted tiene claridad de que para iniciar con cada formula, se debe iniciar con el símbolo =, pero le comienzan a salir ciertos errores. 43. ¿Después de aplicar una formula qué sucede cuando nos aparece el símbolo ######?. Se produce cuando la formula no inicia con el símbolo =. Se produce cuando no es posible obtener un resultado correcto. Se produce cuando el ancho de la columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.

44. ¿Después de aplicar una formula, qué sucede cuando nos aparece el símbolo #¡NUM!?. Se produce cuando el resultado de un tipo de argumento, es lo suficientemente extenso para aplicar en la celda seleccionada. Se produce cuando el resultado de un tipo de argumento, no representa un numero conocido. Se produce cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como por ejemplo la suma de textos.

45. ¿Después de aplicar una formula, qué sucede cuando nos aparece el símbolo #N/A?. Se produce cuando se está ejecutando una formula no conocida. Se produce cuando se rompe la línea de intersección de fórmulas. Se produce cuando un valor no está disponible para una función o formula.

46. ¿Después de aplicar una formula, qué sucede cuando nos aparece el símbolo #¡NULO!?. Se produce cuando el resultado no es conocido o el numero demasiado grande. Se produce cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan. Se produce cuando el resultado no se puede generar por existir texto en sus variables.

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos visualizando o no los datos origen, etc. 47. Para crear una tabla dinámica en Excel vamos a la pestaña insertar y damos clic en tabla dinámica, la cual está representada por el símbolo: A. B. C.

48. Para eliminar una tabla dinámica se debe: Eliminar cada uno de los componentes de la tabla, y luego eliminar la tabla final. Seleccionar la tabla en su totalidad y seleccionar editar tablas. Seleccionar la tabla en su totalidad y seleccionar la tecla Supr.

Se debe presentar las metas de recaudo por parte de la entidad a la ciudadanía en general; sin embargo, la persona encargada de manejar la presentación con diapositivas de power point no alcanzo a llegar, razón por la cual decidieron colocar esta tarea a la señora Eliza Franco, funcionaria de esta entidad. Al momento de iniciar la presentación, la funcionaria abre el archivo correspondiente a la presentación y da clic sobre este icono. 49. ¿Qué sucede si para iniciar la presentación la funcionaria oprime este icono?. Se da inicio a la presentación con diapositivas. Se muestra cada página con 4 diapositivas.. Se muestran las diapositivas en miniatura.

50. ¿Qué sucede si la funcionaria da clic en este icono ?. Se da inicio a la presentación con diapositivas. Se muestra cada página con 4 diapositivas. Se muestran las diapositivas en miniatura.