Cuestionario sobre Administración Documentaria y Publicaciones FAP

1. La administración documentaria es el conjunto de ______ aplicadas al manejo de documentos para gestionar de manera eficiente la creación, organización, almacenamiento, recuperación, preservación y disposición final. Sistemas, procesos y técnicas. Sistemas, procesos y normas. Procesos, técnicas y normas. Procesos, sistemas y técnicas. NA.

2. ¿Qué alternativa no corresponde a uno de los fines que garantiza la Administración Documentaria?. Seguridad. Eficiencia. Legalidad. Transparencia. Preservación.

3. Indique cuál no corresponde a uno de los procesos claves de la Administración Documentaria. Digitalización. Creación. Almacenamiento. Organización. Recuperación.

4. ¿Cuál de los siguientes enunciados no corresponde a los factores que determinan la importancia estratégica de la Administración documentaria?. Genera confianza institucional. Reducción de los costos en la administración. Previene pérdidas y actos irregulares. Facilita la toma de decisiones. Asegura el cumplimiento legal exhaustivo.

5. La siguiente definición: “La información debe estar accesible a quien corresponda según la normativa vigente y los niveles de autorización establecidos institucionalmente”, ¿a qué principio fundamental de la Administración Documentaria corresponde?. Conservación. Integridad. Disponibilidad. Confidencialidad. Autenticidad.

6. Indique cuál es el ciclo de vida de un documento. Recepción, trámite, uso activo, archivo, eliminación. Generación, circulación, empleo, archivo, eliminación. Producción, circulación, uso activo, archivo, disposición final. Recepción, trámite, uso activo, archivo, disposición final. NA.

7. Dentro de las fases de creación de documentos, señale qué alternativa corresponde a dichas fases. Identificación de necesidades. Elaboración del contenido. Revisión y aprobación. Registro y numeración. TA.

8. Señale cuál no es una consecuencia administrativa (responsabilidades funcionales) de una mala administración documentaria. Suspensión temporal del cargo. Cese por negligencia grave. Retrasos en los procesos críticos. Inhabilitación para función pública. Amonestación escrita.

9. Señale cuál es uno de los impactos en la mala administración documentaria. Pérdida de tiempo buscando documentos mal archivados. Incremento de costos operativos. Retrasos en la ejecución de trámites. a y b son correctas. b y c son correctas.

10. El ciclo de vida del documento asegura ______ completa desde la creación hasta la disposición final, garantizando la integridad de los procesos administrativos. Control y seguimiento. Control total y trazabilidad. Elaboración y seguimiento. Registro y archivamiento. Identificación y archivamiento.

11. Al implementarse un plan de acción inmediata, ¿cuál es el primer paso?. Modernización tecnológica. Capacitación continua. Seguimiento y evaluación. Diagnóstico institucional. TA.

12. Conjunto de dispositivos legales, relaciones de los OORR estatales, normas sectoriales e institucionales, convenios y tratados internacionales y nacionales, que regulan las afinidades y relaciones, así como el desarrollo de actividades entre los distintos elementos orgánicos de los SIFA-FAP. Corresponde a la definición de: Elementos de coordinación. Elementos técnicos. Elementos orgánicos. Elementos normativos. Elementos de ejecución.

13. Unidad de la FAP de mayor nivel orgánico, preferentemente dependiente de la CG, que dirige y norma un SIFA-FAP, en el ámbito de su competencia, con el propósito de asegurar el cumplimiento eficiente y eficaz de los objetivos de la Institución que se encuentran en el área de su responsabilidad. Corresponde a la definición de: Órgano de planeamiento. Órgano rector. Órgano de ejecución. Ninguna de las Opciones. Órganos de coordinación.

14. Conexión de elementos orgánicos, normativos y técnicos que debidamente interrelacionados, permiten el eficiente y eficaz funcionamiento y desarrollo de los diversos procesos inherentes a la FAP. Corresponde a la definición de: Procesos. Sistema administrativo FAP. Relación jerárquica. Relación funcional. Sistema administrativo FAP.

15. Sistema afín y componente de un sistema mayor, que posee sus propias particularidades y características de funcionamiento y desarrollo, pero concurrente con el sistema del cual se deriva. Sistema. Sistema administrativo FAP. Sistema funcional FAP. Subsistema. Ninguna de las Opciones.

16. Indique cuál es el órgano rector del sistema de publicaciones. SECRE. DIDON (DIRAC). Ninguna de las Opciones. JUPAP. EMGRA.

17. Es el elemento orgánico del sistema de publicaciones encargado de asesorar en la preparación, formulación y difusión de la normatividad institucional, así como de orientar e impulsar la actualización y vigencia de las publicaciones, nos referimos a: DIDOM (DIRAC). EMGRA. SECRE. OORR. JUPAP.

18. Dentro del sistema de publicaciones, la legislación nacional promulgada por el Estado, las normas técnicas de los OORR, las normas de la FAP y otras publicaciones son parte de los elementos... Elementos normativos. Elementos orgánicos. Elementos de ejecución. Elementos de coordinación. Elementos técnicos.

19. Las Publicaciones FAP son documentos oficiales internos emitidos por una autoridad de la Fuerza Aérea, que se utilizan para normar, reglamentar, orientar o informar las diferentes actividades que desarrollan las Unidades, Dependencias o el personal bajo dicha autoridad. Señale a qué publicación se refiere: Orden. Todas. Informativa. Normativa. Doctrina.

20. La clasificación de la Doctrina por su nivel puede ser, señale cuál no corresponde: Básica. Estratégica. Operacional. Táctica. Ninguna de las Opciones.

21. Publicación que establece normas, procedimientos, disposiciones, regulaciones, directrices o estándares para la administración y desarrollo de las diferentes actividades y procesos de la institución. Indicada definición corresponde a: Informativa. Publicaciones. Doctrina. Normativa. Orden.

22. Publicación de carácter permanente, que contiene en forma ordenada y sistémica un conjunto de principios, conceptos y su consecuente teoría de relativa permanencia en el tiempo. Indicada definición corresponde a: Orden. Informativa. Publicaciones. Normativa. Doctrina.

23. Publicación de carácter permanente, generadas por las Unidades, que establecen las regulaciones generales para la administración y desarrollo de las diferentes actividades, cuya aplicación es obligatoria y permanente por parte de las Unidades comprendidos dentro de su alcance. Indicada definición corresponde a: Emblema. Ordenanza. Mapa de procesos. Manual. Orden.

24. Publicación normativa de carácter permanente, mediante el cual se da a conocer la figura simbólica que representa a una Unidad de la FAP cuyos componentes significan el quehacer de la Unidad. Indicada definición corresponde a: Mapa de procesos. Escudo. Emblema FAP. Ordenanza. Emblema FAP.

25. Los manuales están clasificados por: Por el asunto a tratar. Por su nivel. Manual FAP. Manual de Unidad. a y b son correctas.

26. Publicación normativa de nivel UU de carácter permanente, establece los procedimientos de manera ordenada y secuencial de una actividad específica. Indicada definición corresponde a: Mapa de procesos. Procedimiento Operativo Vigente. Directiva de Unidad. Ordenanza. Manual.

27. Esta conformado por tres (03) caracteres como máximo y se emplea para el indicativo de los documentos en la formulación de documentos FAP (oficios, memorándums, papeletas de tramite). Se refiere a: Siglas. Asunto general. Asunto particular. Numero. Clasificación.

28. Indique qué Órgano Rector no está autorizado a proponer Resoluciones. DIAJU. DINIA. SECRE. DITEL. DIFAP.

29. Se confeccionará en papel bon A4 de 120 gramos. Facsímiles. Mensaje. Memorándum. Oficio extra FAP. Resolución.

30. Los oficios extra FAP serán firmados por ___ cuando sean dirigidos a las Agregadurías Aéreas. SECRE. Todas las Opciones. Comando de la unidad promotora. COFAP. DINIA.

31. ¿Cuál de los siguientes tipos de oficios, no está considerado en lo normado en la Ordenanza 10-2 vigente?. Múltiple. Circular. Simple. COFAP. Extra FAP.

32. ¿Cuál de los siguientes tipos de oficios, no está considerado en lo normado en la Ordenanza 10-2 vigente?. El uso de abreviaturas y siglas será conforme a lo normado en la ORD. FAP 30-12 y 100-1 vigentes. Se pueden emplear listas y cuadros en el cuerpo del oficio. La nominación del cargo de la unidad promotora deberá escribirse en forma completa. El tipo de letra será en arial 12 con espaciado anterior y posterior de 0 puntos y un interlineado sencillo. NA.

33. En un oficio extra FAP, cuando se emplee el siguiente párrafo introductorio: "Tengo el agrado de dirigirme a Ud., en relación con el documento de la referencia, a fin de remitir la documentación solicitada...."; será firmado por: EMGRA. SECRE. UU promotora. COFAP. DINIA.

34. Se emplea para una comunicación con Unidades de menor o igual nivel jerárquico. Nos referimos a: Oficios. Papeleta de tramite. Memorándum. Mensaje. a y b son correctas.

35. Empleado para transmitir información disposiciones, orientaciones, justificación, pautas o recordatorios, así como para impartir órdenes, comunicar alguna amonestación, efectuar gestiones, etc. Nos referimos a: Oficios. Papeletas de tramite. Facsímiles. Memorándum. Mensajes.

36. En relación la ORD. FAP 30-12 “Abreviaturas y/o Denominaciones de las situaciones, grados y especialidades del personal FAP”. Se utilizarán para las situaciones en que se encuentre el personal. Señale la afirmación incorrecta: Fallecido (F) para personal superior, subalterno, tropa y civil. Retiro (R) para personal superior y subalterno. Cesante (C) para personal civil. Disponibilidad (D) para personal superior y subalterno. Discapacitado (Dc) para personal superior y subalterno.

37. En relación la ORD. FAP 30-12 “Abreviaturas y/o Denominaciones de las situaciones, grados y especialidades del personal FAP”. Marque la alternativa correcta. E.C. FAP (Tec. Fnzas.) LUIS ROJAS GOMEZ. Ten. FAP Odont. JUAN RAMOS PEREZ. CAB. FAP JOSÉCHÁVEZ CANEPA. CAPITÁN FAP RICARDO AGUILAR VASQUEZ. Suboficial de 3ra. FAP (Asm.) LUIS PEREZ CASTRO.

38. Conforme a lo establecido en la ORD. FAP 100-1 vigente, son siglas de uso exclusivo de COFAP: Ninguna de las Opciones. FAGRA / FALIM. AGAFA / FALIM. FAGRA / AGAFA. Todas las Opciones.

39. Conforme a lo establecido en la ORD. FAP 100-5 vigente, establece la precedencia en los mensajes el cual estará de acuerdo con la importancia de su contenido. Señale cual no corresponde: “OP” Mensaje Muy Urgente. "OO” Mensaje de Emergencia. “C” Mensaje Común. “P” Mensaje Urgente. “R” Mensaje de Rutina.

40. En ausencia del Comandante/Director de la UU FAP, los No Clasificados serán firmados por el personal militar que le sigue en antigüedad y los Clasificados serán firmados únicamente por el personal militar autorizado, debiendo imprimirse o estamparse el sello “Por Orden del Comando/Dirección” (P/O). Memorándums / Mensajes. Oficios / Papeleta de tramite. Mensaje / Facsímil. Mensajes / Mensajes. Papeleta de tramite / Memorándums.

41. En ausencia del Comandante / Director / Jefe, los No Clasificados serán firmados por el Personal Militar que le sigue en antigüedad debiendo imprimirse o estamparse el sello autorizado “Por Orden del Comando” (P/O) y los __. Clasificados (SECRETO, RESERVADO 0 CONFIDENCIAL), serán firmados únicamente por el Personal Militar autorizado. Oficios / Mensaje. Oficios / Papeleta de tramite. Facsímil / Facsímil. Mensaje / Facsímil. Mensaje / Mensaje.

42. Teniendo como referencia la Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, de los siguientes enunciados, señale cuáles son actos de administración interna. 1) Asignación temporal de tareas o funciones. 2) Ascenso. 3) Reconocimiento de beneficios laborales. 4) Autorización para realizar trabajo remoto. 5) La evaluación o examen a todos los concursantes a promoción.

43. Teniendo como referencia la Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General, señale el orden de prelación de las notificaciones. Notificación por medios alternativos / Publicación / Notificación personal. Notificación personal / Notificación por medios alternativos / Publicación. Notificación personal / Notificación por correo electrónico / Publicación. Notificación personal / Publicación / Notificación por medios alternativos. Publicación / Notificación por medios alternativos / Notificación personal.

44. En relación la Ley N° 27806 Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública, las entidades de la Administración Pública a la cual se haya presentado la solicitud de información, tendrán un plazo de ______ para dar respuesta al solicitante. Diez (10) días. Treinta (30) días. Treinta (30) días hábiles. Diez (10) días hábiles. para dar respuesta al solicitante.

45. Conforme a lo señalado en la ORD. FAP 23-3 vigente, el Órgano encargado de efectuar la evaluación de los documentos de los archivos de las UU/DD FAP, a fin de calificar y determinar aquellos que deben ser conservados, eliminados o transferidos, es:*. La Ayudantía de la Unidad y Dependencia. La Comisión de Calificación de Documentos. El Departamento de Archivo Central FAP. La Secretaria General. La Junta Permanente de Evaluación de Documentos de Archivo de la FAP.