Cuestionario de Gestión Documental y Archivos

1. Un archivo empresarial se define como: A) Un conjunto estructurado de documentos vinculados a la actividad empresarial. B) Un sistema organizado de documentos generados en el ejercicio de las funciones empresariales. C) Un sistema ordenado y clasificado de documentos producidos en el desarrollo de la actividad empresarial. D) Un repositorio documental asociado a la actividad administrativa.

2. La finalidad principal de un archivo empresarial es: A) Garantizar la conservación documental a largo plazo. B) Facilitar la recuperación eficiente de la información cuando sea necesaria. C) Asegurar el cumplimiento normativo en materia documental. D) Optimizar el almacenamiento físico de la documentación.

3. Un archivo activo se caracteriza por incluir: A) Documentos con uso frecuente y necesario en la actividad operativa. B) Documentos con valor administrativo pero uso reducido. C) Documentos con valor histórico pendientes de revisión. D) Documentos en fase de eliminación controlada.

4. El archivo semiactivo está compuesto por: A) Documentos en uso constante pero con menor relevancia. B) Documentos de uso ocasional que mantienen valor administrativo. C) Documentos transferidos al archivo histórico. D) Documentos sin valor legal pero con utilidad puntual.

5. El archivo inactivo contiene: A) Documentos con valor operativo residual. B) Documentos sin uso frecuente pero con valor legal o histórico. C) Documentos pendientes de digitalización. D) Documentos almacenados temporalmente.

6. En un sistema de archivo centralizado: A) La documentación se distribuye en función de su tipología. B) La documentación se gestiona desde una única unidad de control. C) La documentación se clasifica según criterios funcionales. D) La documentación se archiva en función de su uso.

7. En un sistema descentralizado: A) La documentación es gestionada de forma autónoma por cada unidad organizativa. B) La documentación se almacena en función de su relevancia. C) La documentación es centralizada para garantizar el control. D) La documentación se clasifica según criterios generales.

8. Un sistema de clasificación documental eficaz debe cumplir: A) Estructura rígida y criterios fijos. B) Flexibilidad y capacidad de adaptación al volumen documental. C) Complejidad para garantizar precisión. D) Especialización técnica elevada.

9. En el sistema alfabético, la palabra ordenatriz es: A) El primer término significativo que identifica el documento. B) El conjunto de palabras clave del documento. C) El título completo del documento. D) El código asignado al documento.

10. El sistema numérico de clasificación documental se basa en: A) La asignación de números cardinales correlativos a los documentos. B) La utilización de números ordinales según prioridad. C) La clasificación mediante números romanos por categorías. D) La combinación de índices numéricos y temáticos.

11. El sistema alfanumérico se caracteriza por: A) Integrar códigos numéricos y descriptores textuales en un único criterio. B) Emplear números como base y letras como complemento opcional. C) Combinar secuencias alfabéticas y numéricas de forma estructurada. D) Utilizar letras para categorías y números para fechas.

12. El sistema cronológico de archivo se basa en: A) La fecha de creación como único criterio. B) La secuencia temporal relevante definida para la gestión documental. C) La fecha de registro administrativo exclusivamente. D) El orden de clasificación interna.

13. El sistema geográfico clasifica los documentos según: A) La localización administrativa de la entidad emisora. B) La localización física asociada al contenido documental. C) El lugar de registro del documento. D) El domicilio fiscal de las partes.

14. El sistema temático requiere: A) La existencia de categorías abstractas. B) La definición de temas claros y representativos. C) La clasificación basada en códigos internos. D) La organización por orden cronológico.

15. Al retirar documentación archivada: A) Se debe extraer únicamente el documento solicitado. B) Se debe retirar el expediente completo al que pertenece. C) Se debe realizar una copia antes de la retirada. D) Se debe sustituir por otro documento.

16. El registro auxiliar tiene como finalidad: A) Clasificar documentos por categorías. B) Controlar los movimientos de entrada y salida documental. C) Organizar documentos por orden cronológico. D) Identificar documentos duplicados.

17. La purga documental consiste en: A) Transferir documentos a otro archivo. B) Eliminar documentación sin valor operativo ni legal. C) Reorganizar la documentación existente. D) Clasificar documentos antiguos.

18. Un sistema de gestión de bases de datos permite: A) Almacenar información estructurada. B) Acceder a la información almacenada. C) Regular el acceso, consulta y eliminación de los datos. D) Clasificar automáticamente documentos.

19. Una ventaja del archivo digital es: A) Reducción del coste administrativo. B) Eliminación total del soporte físico. C) Acceso rápido y simultáneo a la información. D) Simplificación de la clasificación documental.

20. La correspondencia de entrada se define como: A) Comunicación interna entre departamentos. B) Documentación generada por la empresa. C) Comunicaciones recibidas del exterior para tratamiento administrativo. D) Documentos archivados para consulta.

21. Una fase esencial de la correspondencia de entrada es: A) Eliminación documental. B) Archivado directo. C) Distribución tras registro. D) Clasificación sin revisión.

22. La correspondencia de salida consiste en: A) Documentación recibida y reenviada. B) Comunicaciones internas. C) Documentos generados por la empresa destinados al exterior. D) Documentación archivada.

23. Una fase de la correspondencia de salida es: A) Recepción documental. B) Clasificación inicial. C) Expedición tras registro. D) Eliminación documental.

24. El franqueo electrónico permite: A) Clasificar envíos automáticamente. B) Preparar envíos digitales. C) Gestionar el envío postal mediante sistemas electrónicos. D) Automatizar la clasificación documental.

25. La LOPDGDD regula: A) La gestión documental. B) La protección de datos personales y derechos digitales. C) La organización de archivos. D) La comunicación empresarial.

26. Una medida de seguridad de la información es: A) Uso de software específico. B) Implementación de copias de seguridad periódicas. C) Control de la documentación física. D) Clasificación de datos sensibles.

27. Los datos especialmente sensibles deben: A) Estar disponibles para consulta interna. B) Tener acceso restringido mediante control específico. C) Ser almacenados en sistemas independientes. D) Ser eliminados tras su uso.

28. El uso de antivirus permite: A) Detectar errores del sistema. B) Detectar y eliminar software malicioso. C) Controlar accesos al sistema. D) Clasificar archivos automáticamente.

29. El certificado electrónico permite: A) Validar documentos físicos. B) Identificar de forma segura a un usuario en entornos digitales. C) Autorizar acceso a documentos. D) Gestionar archivos digitales.

30. La confidencialidad de la información implica: A) Proteger los datos mediante sistemas informáticos. B) Limitar el acceso a la información a usuarios autorizados. C) Clasificar la información sensible. D) Garantizar la integridad de los datos.