Cuestionario de Gestión Documental y Seguridad de la Información

¿Qué medida protege el acceso a la información?. Contraseña. Eliminación. Duplicación. Impresión.

¿Qué función tienen los permisos de usuario?. Controlar el acceso a los recursos. Aumentar automáticamente el almacenamiento. Eliminar los documentos. Crear bases de datos.

¿Qué es el cifrado?. Una medida para proteger la información. Un sistema de clasificación cronológica. Una red informática. Una copia completa.

¿Para qué sirven las copias de seguridad?. Para proteger y recuperar información. Para eliminar información. Para impedir la recuperación. Para sustituir los sistemas operativos.

¿Qué copia contiene toda la información seleccionada?. Incremental. Diferencial. Completa. Parcial.

¿Qué copia guarda los cambios realizados desde la última copia?. Incremental. Completa. Espejo. Histórica.

¿Qué copia recoge los cambios acumulados desde la última copia completa?. Incremental. Diferencial. Completa. Manual.

¿Qué caracteriza a una copia espejo?. Es una copia exacta de la información. Solo copia documentos antiguos. Copia únicamente los cambios. No puede utilizarse para recuperar información.

¿Dónde pueden almacenarse las copias de seguridad?. En un disco externo. Solo en papel. Únicamente en la memoria RAM. Exclusivamente en una impresora.

¿Cuál es el primer paso de la recuperación de datos?. Restaurar directamente. Identificar la pérdida. Eliminar la copia. Cambiar el sistema operativo.

Después de seleccionar la copia adecuada, ¿qué paso corresponde?. Restauración. Clasificación geográfica. Eliminación. Impresión.

¿Qué debe hacerse después de restaurar los datos?. Verificar que la información es correcta. Eliminar la copia. Cambiar de sistema operativo. Desconectar todos los usuarios.

¿Qué significa GED?. Gestión Económica Digital. Gestión Electrónica de Documentos. Gestión Empresarial de Datos. Gestión de Equipos Digitales.

¿Cuál es uno de los objetivos de la GED?. Aumentar el uso de papel. Digitalizar y gestionar documentos electrónicamente. Eliminar el control documental. Impedir el acceso remoto.

¿Qué permite la GED?. Automatizar procesos documentales. Eliminar la trazabilidad. Evitar las copias de seguridad. Impedir la clasificación.

¿Qué es un Sistema de Gestión Documental (SGD)?. Un sistema destinado exclusivamente a almacenar fotografías. Un conjunto de herramientas, procedimientos y políticas para gestionar documentos durante su ciclo de vida. Una red LAN. Una base de datos exclusivamente contable.

¿Cuál es una función de un SGD?. Capturar documentos. Eliminar todos los documentos. Impedir la recuperación. Evitar la clasificación.

¿Cuál es el orden correcto de algunas funciones de un SGD?. Captura → Clasificación → Almacenamiento → Recuperación. Recuperación → Eliminación → Captura → Clasificación. Archivo → Eliminación → Creación → Recuperación. Impresión → Destrucción → Captura → Clasificación.

¿Qué característica debe tener un documento gestionado adecuadamente?. Falta de integridad. Autenticidad. Imposibilidad de recuperación. Ausencia de control.

¿Cuál es un elemento tecnológico de un SGD?. Hardware. Usuario. Política documental. Procedimiento administrativo.

¿Cuál es un elemento documental?. Metadatos. Hardware. Red de comunicación. Usuario.

¿Cuál es un elemento organizacional?. Usuario. Base de datos. Hardware. Software.

¿Qué son los metadatos?. Datos que describen un documento. Copias de seguridad. Sistemas operativos. Redes informáticas.

¿Cuál puede ser un metadato descriptivo?. Título. Contraseña. Servidor. Procesador.

¿Cuál puede ser un metadato administrativo?. Fecha. RAM. IP. CPU.

¿Qué es un flujo documental digital?. El recorrido que realiza un documento dentro de una organización. Una base de datos. Un sistema operativo. Una copia de seguridad.

¿Cuál es una dimensión del flujo documental digital?. Operativa. Financiera exclusivamente. Comercial exclusivamente. Física exclusivamente.

¿Qué dimensión del flujo se refiere a las personas y responsabilidades?. Tecnológica. Organizacional. Normativa. Operativa.

¿Qué dimensión se relaciona con los sistemas utilizados?. Tecnológica. Organizacional. Normativa. Histórica.

¿Qué caracteriza al flujo secuencial?. Las etapas se realizan una detrás de otra. Todas las tareas son simultáneas. No existen etapas. No existe responsable.

¿Qué caracteriza al flujo paralelo?. Varias actividades pueden desarrollarse simultáneamente. Solo existe una actividad. Todas las tareas deben esperar a la anterior. No permite coordinación.

¿Qué caracteriza al flujo convergente?. Varias entradas se integran en un resultado. Una entrada genera muchas salidas sin relación. No existe integración. El proceso siempre se repite.

¿Qué caracteriza al flujo iterativo?. Se repite el proceso de revisión y corrección. No permite revisiones. Solo existe una etapa. No existe decisión.

¿Qué es la automatización documental?. Utilizar sistemas para ejecutar procesos documentales automáticamente. Imprimir todos los documentos. Eliminar los documentos. Clasificar manualmente todos los archivos.

¿Qué es la clasificación digital documental?. Organizar documentos electrónicos siguiendo criterios sistemáticos. Eliminar documentos digitales. Convertir todos los documentos a papel. Crear redes informáticas.

¿Qué es la codificación documental?. Asignar un identificador único a un documento o expediente. Crear una copia de seguridad. Eliminar documentos duplicados sin identificarlos. Convertir un documento en papel.

¿Cuál es un ejemplo de código alfanumérico?. 001. DOC-2024-01. Enero. Documento.

¿Cuál es una finalidad de la codificación?. Facilitar la trazabilidad. Aumentar la duplicidad. Dificultar la identificación. Eliminar la clasificación.

Según el tema, ¿cuáles son los tres principios básicos de seguridad de la información?. Velocidad, tamaño y coste. Confidencialidad, integridad y disponibilidad. Clasificación, codificación y archivo. Hardware, software y red.

¿Qué significa confidencialidad?. Que la información está disponible para cualquiera. Que solo pueden acceder las personas autorizadas. Que la información se elimina. Que los datos no se almacenan.

¿Qué significa integridad?. Que la información permanece correcta y no es alterada indebidamente. Que cualquier persona puede modificarla. Que los documentos se eliminan. Que los datos no pueden consultarse.

¿Qué es la indexación documental?. Asignar términos o palabras clave para facilitar la recuperación de documentos. Eliminar documentos. Realizar copias completas. Crear usuarios.

¿Qué es la interoperabilidad?. La capacidad de diferentes sistemas para comunicarse y compartir información. La eliminación de sistemas informáticos. El almacenamiento exclusivamente físico. La clasificación cronológica.

¿Qué sistema se centra principalmente en la gestión de recursos empresariales?. CRM. ERP. GED. LAN.

¿Qué sistema se centra principalmente en la gestión de las relaciones con clientes?. ERP. CRM. SGD. WAN.

Un manual de archivo establece quién puede consultar determinados expedientes. ¿Qué aspecto está regulando?. La clasificación cronológica. Las restricciones de acceso. La ordenación numérica. La transferencia automática.

¿Cuál de los siguientes nombres de archivo facilita mejor su identificación?. Documento1.pdf. Final.pdf. Contrato_Lopez_Ana_2026.pdf. Nuevo2.pdf.

Una empresa de Recursos Humanos recibe diariamente contratos, solicitudes, certificados y comunicaciones. Para garantizar que todos los documentos siguen un procedimiento uniforme, ¿qué actuación sería la más adecuada?. Guardar cada documento en el departamento que lo recibe, sin registro. Establecer un procedimiento de recepción, registro, distribución y archivo. Archivar únicamente los contratos y eliminar el resto. Distribuir los documentos sin identificar al responsable.

En el departamento de RR. HH. se reciben documentos en papel y electrónicos. La empresa quiere establecer un sistema único para controlar su entrada y posterior archivo. ¿Qué debería definir?. Únicamente el nombre de las carpetas. El procedimiento de recepción, registro, distribución y archivo de los documentos. Solo el formato de los documentos electrónicos. Únicamente el lugar donde se almacenarán los documentos.

Una empresa de Recursos Humanos recibe contratos, solicitudes de vacaciones, partes de baja y comunicaciones internas, tanto en papel como en formato electrónico. Para garantizar una gestión adecuada de esta documentación, ¿qué actuación sería la más correcta?. Guardar toda la documentación en una única carpeta para facilitar su conservación. Establecer criterios de clasificación, control, recepción, registro, distribución y archivo según las características y el nivel de acceso de cada documento. Archivar únicamente los documentos relacionados con los contratos de trabajo. Utilizar exclusivamente un sistema de archivo electrónico, independientemente del tipo de documento.

Si se modifica un procedimiento documental, ¿qué debería actualizarse para mantener la coherencia?. La representación del proceso y sus referencias a los intervinientes. Solo el nombre del departamento. El color de las carpetas. Únicamente el archivo histórico.

¿En función de qué puede asignarse la codificación de los intervinientes?. De su carácter, responsabilidad u otros parámetros definidos. De su edad exclusivamente. Del tamaño del departamento. Del número de documentos impresos.

Durante una supervisión se detecta que los documentos no siguen el recorrido establecido. ¿Qué actuación corresponde?. Establecer las medidas correctoras necesarias. Ignorar la situación. Eliminar el procedimiento. Destruir los documentos.

Una empresa detecta que una fase de su procedimiento documental provoca retrasos innecesarios. ¿Qué debería hacer?. Identificar la actuación susceptible de optimización y proponer una mejora. Eliminar todos los documentos. Impedir el acceso al procedimiento. Crear un archivo histórico nuevo.

Al proponer una mejora en un sistema de gestión documental debe garantizarse: La permanencia íntegra de los contenidos y el cumplimiento de la normativa de protección de datos. La eliminación de todos los documentos antiguos. El acceso de todos los trabajadores. La desaparición de los controles.