Cuestionario de Gestión Documental y Sistemas Informáticos

¿Qué se entiende por gestión documental?. La eliminación de todos los documentos de una empresa. El conjunto de procesos para organizar, controlar, conservar y recuperar información. El almacenamiento exclusivo de documentos en papel. La creación de documentos contables.

¿Cuál es una de las principales funciones de un archivo?. Crear documentos nuevos. Eliminar información automáticamente. Organizar y conservar documentos. Sustituir al departamento de administración.

¿Cuál es la primera fase habitual del ciclo de vida documental?. Eliminación. Creación o recepción. Archivo histórico. Digitalización.

¿Qué ocurre durante la fase de clasificación?. Se destruyen los documentos. Se organizan los documentos siguiendo unos criterios establecidos. Se imprimen todos los documentos. Se envían al archivo histórico.

¿Qué caracteriza a un archivo activo?. Contiene documentos de conservación permanente. Contiene documentos que se utilizan frecuentemente. Solo contiene documentos históricos. No permite consultas.

¿Qué caracteriza a un archivo semiactivo?. Contiene documentos utilizados ocasionalmente. Contiene exclusivamente documentos históricos. Contiene documentos utilizados constantemente. Contiene únicamente documentos digitales.

¿Qué caracteriza al archivo histórico?. Documentos utilizados diariamente. Documentos pendientes de clasificación. Documentación que se conserva permanentemente por su valor. Documentación que debe eliminarse inmediatamente.

¿Qué es un archivo centralizado?. Cada departamento conserva sus documentos independientemente. Toda la documentación se concentra en un único lugar. Solo se almacenan documentos electrónicos. No existe control de acceso.

¿Cuál es una ventaja del archivo centralizado?. Mayor control de la documentación. Mayor duplicidad. Menor organización. Imposibilidad de establecer normas comunes.

¿Qué caracteriza a un archivo descentralizado?. Toda la documentación está en un único archivo. Cada departamento puede gestionar su propia documentación. Solo se utiliza para documentos históricos. No permite consultar documentos.

¿Qué es un archivo mixto?. Un archivo únicamente digital. Un archivo que combina características centralizadas y descentralizadas. Un archivo exclusivamente histórico. Un archivo sin clasificación.

Según el soporte, ¿qué tipos de archivo pueden existir?. Activo, semiactivo e histórico. Público y privado. Físico, electrónico e híbrido. Centralizado y descentralizado.

¿Qué es un archivo híbrido?. Un archivo únicamente en papel. Un archivo que combina documentación física y electrónica. Un archivo histórico. Un archivo sin sistema de clasificación.

¿Cuál de los siguientes es un sistema de clasificación documental?. Alfabético. Financiero. Informático. Comercial.

En una clasificación alfabética, los documentos se organizan principalmente: Por fechas. Por números. Por letras o nombres. Por tamaño.

En una clasificación numérica, los documentos se organizan: Por colores. Mediante números. Por ciudades. Por departamentos exclusivamente.

¿Qué combina una clasificación alfanumérica?. Fechas y colores. Letras y números. Nombres y fotografías. Números y tamaños.

Una clasificación geográfica organiza los documentos según: El tipo de letra. La ubicación. El tamaño del documento. El formato.

Una clasificación cronológica utiliza principalmente: Fechas. Nombres. Colores. Contraseñas.

¿Qué finalidad tiene la clasificación documental?. Dificultar la recuperación de documentos. Facilitar la organización y recuperación de la información. Eliminar documentos. Evitar el uso de sistemas informáticos.

¿Cuál es una etapa de la planificación de archivos?. Análisis organizacional. Destrucción inmediata. Impresión obligatoria. Cambio de personal.

¿Qué es la codificación documental?. Eliminar documentos antiguos. Asignar identificadores a los documentos. Imprimir documentos. Digitalizar fotografías.

¿Para qué sirven los niveles de acceso?. Para determinar quién puede consultar determinada información. Para clasificar documentos por tamaño. Para cambiar el formato de un documento. Para eliminar documentos.

¿Cuál de estos puede ser un nivel de acceso documental?. Confidencial. Cronológico. Numérico. Geográfico.

¿Qué es un manual de archivo?. Un documento que establece normas y procedimientos para gestionar el archivo. Una base de datos. Un programa informático. Una copia de seguridad.

El mantenimiento del archivo debe ser: Improvisado. Sistemático y planificado. Exclusivamente anual. Opcional.

¿Cuál puede deteriorar un archivo físico?. Humedad. Clasificación alfabética. Control de acceso. Codificación.

¿Cuál es una característica de un archivo electrónico?. Necesita obligatoriamente papel. Permite almacenar documentos digitales. No necesita medidas de seguridad. No permite realizar copias.

¿Qué es un flujograma documental?. Un listado de empleados. Una representación gráfica del recorrido de un documento. Una base de datos. Un sistema operativo.

¿Qué símbolo representa normally una decisión en un flujograma?. Óvalo. Rectángulo. Rombo. Flecha.

¿Qué símbolo representa normally un proceso?. Rectángulo. Rombo. Óvalo. Círculo.

¿Qué representa una flecha en un flujograma?. Una decisión. La dirección del flujo. Un documento. El inicio.

¿Qué tipo de flujograma representa un proceso lineal?. Paralelo. Secuencial. Convergente. Iterativo.

¿Qué caracteriza a un flujo paralelo?. Todas las tareas se realizan obligatoriamente una detrás de otra. Varias tareas pueden desarrollarse simultáneamente. No existen responsables. No existe documentación.

¿Qué es un sistema informático?. Un sistema exclusivamente documental en papel. Un conjunto de elementos tecnológicos destinados a gestionar información. Un archivo histórico. Un sistema de clasificación alfabética.

¿Cuál es una función de los sistemas informáticos?. Gestionar documentos electrónicos. Eliminar todas las bases de datos. Evitar la comunicación. Impedir el acceso remoto.

¿Qué es un sistema operativo?. Un documento electrónico. El software principal que administra los recursos del ordenador. Una base de datos. Una red informática.

¿Cuál de los siguientes es un sistema operativo?. Windows. SQL. MySQL. Google Drive.

¿Cuál es otra función de un sistema operativo?. Gestionar archivos. Crear archivos históricos automáticamente. Clasificar documentos geográficamente. Sustituir las bases de datos.

¿Qué recurso administra el sistema operativo relacionado con el almacenamiento temporal?. Memoria. Impresora. Archivo histórico. CRM.

¿Qué permite la gestión de usuarios?. Controlar quién puede acceder a la información. Eliminar contraseñas. Impedir cualquier acceso. Sustituir el sistema operativo.

¿Qué usuario suele tener acceso total a un sistema?. Usuario restringido. Usuario estándar. Administrador. Invitado.

¿Qué usuario tiene normalmente un acceso limitado?. Administrador. Usuario restringido. Superusuario. Propietario del sistema.

¿Cuál es un componente de un sistema de gestión documental informatizado?. Hardware. Únicamente papel. Archivo histórico. Manual de archivo exclusivamente.

¿Qué función tiene una base de datos?. Almacenar información estructurada. Sustituir las redes. Imprimir documentos. Eliminar archivos.

¿Cuál de los siguientes es un sistema gestor de bases de datos?. MySQL. Windows Explorer. Dropbox. OneDrive.

¿Qué lenguaje se utiliza habitualmente para consultar y administrar bases de datos relacionales?. HTML. SQL. PDF. JPG.

¿Cuál es una finalidad de las bases de datos?. Facilitar la recuperación de información. Dificultar las búsquedas. Evitar la organización. Sustituir el almacenamiento.

¿Qué permite una red informática?. Compartir información entre equipos. Eliminar documentos automáticamente. Evitar la comunicación. Impedir el acceso a bases de datos.

¿Qué significa LAN?. Red local. Red mundial. Red metropolitana. Red documental.

¿Qué significa WAN?. Red local. Red amplia. Red documental. Red administrativa.

¿Qué caracteriza a una MAN?. Tiene alcance metropolitano. Es exclusivamente mundial. Es únicamente doméstica. No utiliza comunicaciones.

¿Qué permite el almacenamiento en la nube?. Acceder a información remotamente. Eliminar las copias de seguridad. Impedir la colaboración. Utilizar únicamente documentos en papel.

¿Cuál es un ejemplo de servicio de almacenamiento en la nube?. Google Drive. BIOS. SQL. RAM.

¿Cuál es una ventaja de la nube?. Acceso remoto. Necesidad de estar siempre físicamente en la oficina. Imposibilidad de compartir archivos. Eliminación de la seguridad.