Cuestionario sobre Recepción, Distribución y Entrega de Paquetería y Documentación

¿Cuál es el objetivo principal de este tema?. Aprender a utilizar el teléfono. Identificar cargos y departamentos para la recogida y distribución. Conocer las normas de seguridad.

¿Qué se debe hacer al recoger la prensa diaria según los objetivos?. Clasificarla por color. Organizarla por plantas y departamentos y distribuirla. Archivarla directamente.

Al distribuir documentación, ¿qué se debe priorizar?. La rapidez y exactitud. La confidencialidad. El respeto ambiental.

¿Qué normativa se debe cumplir al manipular paquetería y documentación?. Normativa de tráfico. Normativa legal de seguridad y confidencialidad. Normativa de protección animal.

¿Qué tipo de objetos se deben distribuir a las personas adecuadas en los despachos?. Material de oficina. Porta-firmas. Comida.

Según los contenidos, ¿qué se debe conocer sobre las áreas y personas dentro de la organización?. Su signo zodiacal. Su ubicación física y referencias de acceso/comunicación telefónica. Sus hobbies.

¿Cuál es el canal de comunicación más frecuente en un organismo público mencionado?. El correo electrónico. El teléfono interno. Las reuniones presenciales.

¿Cómo deben ser las llamadas internas según el documento?. De pago. Gratuitas. Con prefijo internacional.

¿Qué características debe tener la voz al hablar por teléfono?. Alta y rápida. Agradable, natural, clara y a velocidad normal. Monótona y baja.

¿Qué actitud se debe reflejar al usar el teléfono profesionalmente?. Indiferencia. Positiva y profesional, mostrando entusiasmo y deseo de ayudar. Irritación.

¿Qué se debe evitar al usar el lenguaje por teléfono?. Usar términos claros. Usar términos desconocidos o que generen confusión. Explicar con claridad.

¿Cuándo puede ser necesario guardar silencio durante una llamada?. Siempre. Cuando el cliente habla y se aplican técnicas de escucha activa. Cuando se está aburrido.

Si vamos a tardar más de un minuto en atender una llamada, ¿qué debemos hacer?. Dejar colgado. Decírselo al cliente y ofrecer volver a llamar. Ignorar la llamada.

¿Qué se debe hacer antes de realizar una llamada interna?. Pensar en a quién va dirigida y qué se va a decir. Llamar sin pensar. Ver la televisión.

¿Qué pasos se deben seguir durante una llamada interna?. Saludar, presentar, explicar motivo, escuchar activamente, concretar y despedirse. Hablar sin parar. Interrumpir constantemente.

¿Cuánto tiempo debe esperar una llamada antes de ser contestada, idealmente?. Hasta tres tonos. Solo un tono. No importa el tiempo.

¿Qué se debe ofrecer al saludar y presentarse al recibir una llamada?. Silencio. Nuestra ayuda. Una disculpa.

¿Qué se debe hacer para crear una atmósfera positiva durante una llamada?. Ser grosero. Hablar agradablemente y centrarse en la llamada. Mantener conversaciones paralelas.

¿Qué se debe esperar al despedirse de una llamada?. Colgar inmediatamente. Esperar a que la otra persona cuelgue primero. Gritar adiós.

¿Qué tarea se realiza a diario relacionada con la paquetería y documentación?. Organizar fiestas. Recoger, organizar y entregar la prensa, documentos, paquetes y porta-firmas internamente. Limpiar las oficinas.

¿Cómo se define la 'prensa' según el documento?. Documentos oficiales. Publicaciones impresas con diferentes periodicidades (diaria, semanal, mensual). Cartas personales.

¿Qué son los 'documentos' según la definición del texto?. Objetos físicos. Escritos que ilustran hechos o contienen datos importantes. Herramientas de oficina.

¿Qué son los 'paquetes' en este contexto?. Documentos clasificados. Objetos atados o envueltos para ser transportados. Publicaciones diarias.

¿Para qué se utiliza un 'porta-firmas'?. Para transportar herramientas. Para guardar documentos importantes que una persona debe firmar. Para clasificar la prensa.

¿A qué se refiere la 'circulación interna' de paquetería y documentación?. Transporte a nivel internacional. Movimiento de documentos y paquetes dentro de la misma organización. Envío de correos electrónicos.

¿Qué beneficios aporta la circulación interna según el texto?. Aumenta el consumo de papel. Sirve como medio de comunicación, implica a los trabajadores y mejora relaciones. Disminuye la eficiencia.

¿Cuáles son las fases básicas en la gestión de paquetería y documentación interna?. Recepción, registro, clasificación y distribución. Compra, venta y almacenamiento. Diseño, impresión y encuadernación.

¿Qué tipos de soportes pueden tener los documentos?. Solo papel. Textuales, gráficos, sonoros, fotográficos, audiovisuales o informáticos. Solo digitales.

¿Qué son los 'documentos internos'?. Documentos enviados desde fuera de la organización. Documentos que utiliza la organización en su ámbito interno (convocatorias, actas, etc.). Publicaciones externas.

¿Qué es una 'convocatoria'?. Un documento de felicitación. Un documento oficial para citar a personas a un tema o lugar determinado. Una invitación a una fiesta.

¿Qué es un 'acta'?. Un borrador de un documento. Un documento que da fe de hechos o acuerdos de reuniones. Una lista de tareas.

¿Dónde suelen colocarse los 'avisos y anuncios' de carácter general?. En correos electrónicos. En el tablón de anuncios. En la página web interna.

¿Qué son las 'memorias' en el contexto de documentos internos?. Documentos de opinión. Documentos que reflejan datos y actividades principales de la organización durante un período. Recetas de cocina.

¿Qué son los 'documentos externos'?. Documentos solo para el personal directivo. Anuncios, circulares, invitaciones que la organización utiliza hacia el exterior. Informes internos.

¿Para qué se utiliza una 'circular'?. Para comunicar noticias internas. Para anunciar un acontecimiento o evento a otras organizaciones o personas. Para registrar paquetes.

¿Qué es una 'invitación' en el contexto de documentos externos?. Una orden de trabajo. Un documento para establecer un acercamiento con asistentes a un acto social. Un informe técnico.

¿Cuál es la primera tarea al registrar paquetería?. Abrir el paquete. Recoger los paquetes de la zona donde los depositan los proveedores. Clasificar por color.

¿Qué se le pedirá a la persona responsable del envío al efectuar la entrega de un paquete?. Una foto. Que firme y selle los albaranes de entrega. Una muestra del contenido.

¿Según qué criterios se deben clasificar los documentos y paquetes?. Por tamaño y peso. Por despachos, personas destinatarias, urgencia e importancia. Por fecha de creación.

¿Qué se distribuirá en primer lugar?. Documentos no urgentes. Documentos o paquetes urgentes. Publicidad.

¿Por qué es importante pensar en el recorrido antes de distribuir?. Para perder tiempo. Para ser más rápido y no olvidarse de ningún paquete o documento. Para disfrutar del paisaje.

¿Dónde se entrega normalmente la documentación y paquetería?. En la calle. En un lugar específico de cada departamento. En la casa del destinatario.

¿Qué se debe hacer si no se puede con la carga al manipularla?. Intentarlo con fuerza. Pedir ayuda o utilizar una carretilla. Dejarla caer.

¿Cómo se debe coger peso del suelo para evitar lesiones?. Doblando la espalda. Flexionando las rodillas y manteniendo la espalda recta. Levantando las piernas.

¿Cómo se debe transportar peso?. Cerca del cuerpo, espalda recta y sin girar el tronco bruscamente. Lejos del cuerpo. Girando el cuerpo constantemente.

¿Qué es imprescindible para realizar la tarea de distribución de paquetes?. Tener un coche deportivo. Mantener un buen ambiente de trabajo y seguir normas de protocolo. Ser muy rápido.

¿Cómo se debe mantener la imagen personal?. Con ropa sucia. Uniforme o ropa bien abrochada y limpia. Ropa desaliñada.

¿Qué normas de cortesía se deben utilizar al entrar en un despacho?. Entrar sin avisar. Llamar antes, pedir permiso, saludar y despedirse adecuadamente. Gritar al entrar.

¿Qué se debe hacer con los paquetes, documentos y porta-firmas al manipularlos?. Abrirlos y leerlos si son interesantes. No abrirlos, leerlos o manipularlos para garantizar confidencialidad y seguridad. Dejar huellas dactilares.

¿Qué implica la 'confidencialidad' en la manipulación de información?. Compartir la información con todos. Prevenir la divulgación de información a personas o sistemas no autorizados. Borrar información.

¿Qué son las 'medidas preventivas de la organización' para resguardar la información?. Confidencialidad, disponibilidad e integridad. Copias de seguridad constantes. Encriptación de datos.

¿Qué significa que la información tenga 'disponibilidad'?. Que la información esté oculta. Que la información se encuentre a disposición de quienes deben acceder a ella. Que la información sea fácil de borrar.

¿Qué significa mantener la 'integridad' de los documentos?. Modificarlos a conveniencia. Mantenerlos libres de modificaciones no autorizadas. Archivarlos en orden alfabético.