Cuestionario sobre Tratamiento, Clasificación y Archivo de Documentación Empresarial

¿Qué es la comunicación escrita según el documento?. Comunicación oral a través de un medio escrito. Comunicación en la que el emisor transmite un mensaje al receptor sin coincidir en espacio ni en tiempo. Comunicación que solo se realiza por correo electrónico. Comunicación inmediata entre dos personas.

¿Cuál es la finalidad principal de un archivo empresarial según el documento?. Almacenar documentos sin ningún orden. Facilitar la actividad de la empresa mediante la organización y clasificación de documentos. Proporcionar empleo a personal de archivo. Guardar documentos de forma indefinida.

¿Qué se debe hacer para facilitar la visibilidad de los documentos en una búsqueda posterior?. Doblar las esquinas de los documentos. Guardar los documentos en cajas cerradas. Escribir el contenido en la parte exterior del sobre. Archivar los documentos en orden alfabético.

¿Por qué es importante registrar todas las entradas y salidas de documentos?. Para aumentar el volumen de documentación. Para saber quién ha accedido a cada documento. Para dificultar la búsqueda de documentos. Para eliminar documentos innecesarios.

¿Cuál es la diferencia entre un archivo activo, semiactivo e inactivo?. Por el tamaño de los documentos. Por el soporte de archivo utilizado. Por la frecuencia de uso de los documentos. Por el sistema de gestión empleado.

¿Qué sistema de clasificación permite ordenar documentos por fechas?. Sistema geográfico. Sistema temático. Sistema cronológico. Sistema alfanumérico.

¿Qué es un 'palabra ordenatriz' en el sistema alfabético?. La última palabra del documento. Una palabra clave que representa el documento para su ordenación. La fecha de creación del documento. El nombre del remitente.

¿Qué tipo de material de archivo son las carpetas de anillas con apertura de palanca?. Cajas de archivo. Estanterías. Archivadores A-Z. Carpetas colgantes.

¿Para qué se utilizan las cajas de archivo?. Para el archivo temporal de documentos. Para el archivo definitivo de documentos. Para clasificar documentos por tema. Para archivar documentos digitales.

¿Qué recomendación se da sobre los documentos susceptibles de archivo que tienen escaso valor?. Deben ser conservados indefinidamente. Deben ser destruidos. Deben ser archivados en una sección especial. Deben ser digitalizados y luego destruidos.

¿Qué se debe hacer si un documento archivado se va a utilizar?. Sacarlo del archivo y guardarlo en el escritorio. Devolverlo al archivo lo antes posible después de su uso. Hacer una fotocopia y devolver el original al archivo. Registrar la salida y dejarlo fuera del archivo hasta nuevo aviso.

¿Qué es un archivo informático?. Un sistema de archivo físico con tecnología avanzada. Un conjunto de datos almacenados en soporte informático. Un programa para organizar documentos en papel. Un archivo que solo contiene información de audio y video.

¿Cuál de los siguientes es un ejemplo de equipamiento informático para el archivo?. Archivador A-Z. Caja de cartón. Disco duro extraíble. Estantería metálica.

¿Qué ventaja ofrece el almacenamiento en la nube para la gestión de archivos?. Requiere una conexión a internet constante y de alta velocidad. Permite almacenar datos a través de servidores remotos y acceso por internet. Es menos seguro que el almacenamiento local. Solo es útil para copias de seguridad.

¿Qué es la 'purga' de documentos?. El proceso de clasificación de documentos. La eliminación periódica de documentación con escaso valor. El registro de la entrada y salida de documentos. La digitalización de documentos en papel.

¿Qué permite un sistema de gestión de bases de datos?. Solo almacenar datos. Obtener información, regular el acceso, consulta y eliminación de datos. Imprimir documentos físicos. Crear documentos desde cero.

¿Cuál es una ventaja de los sistemas informáticos de gestión sobre los archivos tradicionales?. Ocupan más espacio físico. No permiten búsquedas rápidas. Permiten la obtención y consulta en cualquier momento y lugar gracias a Internet. Son más difíciles de aplicar.

¿Qué se debe hacer con la correspondencia de entrada?. Ignorarla hasta que sea urgente. Recibirla, clasificarla, registrarla y distribuirla. Devolverla al remitente. Archivarla directamente sin revisar.

¿Qué implica el tratamiento de la correspondencia de salida?. Recogerla, clasificarla, registrarla y enviarla. Solo registrarla y enviarla. Ignorar las comprobaciones previas. Devolverla a la empresa emisora.

¿Qué son las comunicaciones interiores en el contexto de la correspondencia empresarial?. Correos enviados al extranjero. Comunicaciones entre departamentos de la misma empresa. Mensajes de texto entre empleados. Correos electrónicos internos.

¿Qué es el franqueo electrónico?. Un tipo de sello postal físico. Un sistema para enviar correos electrónicos. Un método para pagar el envío postal de forma electrónica. Una forma de identificar certificados.

¿Qué es un certificado electrónico en el contexto de las administraciones públicas?. Un documento físico emitido por la administración. Una forma de identificación digital para realizar trámites. Un correo electrónico certificado. Un sello de calidad para documentos.

¿Qué normativa es aplicable a la protección de datos personales según el documento?. Ley de Propiedad Intelectual. Ley Orgánica 15/1999 y Ley Orgánica 3/2018. Código de Comercio. Ley de Contrato de Trabajo.

¿Qué implica la Ley Orgánica 3/2018 en relación con los datos personales?. Solo regula la protección de datos en papel. Garantiza la protección de datos personales y los derechos digitales. Se aplica únicamente a empresas del sector tecnológico. Permite la libre divulgación de datos personales.

¿Qué medida se recomienda para la información especialmente sensible?. Divulgarla libremente. Establecer mecanismos que impidan la divulgación y exigir secreto a los trabajadores. Archivarla en cualquier lugar. No tomar ninguna medida especial.

¿Qué se debe incluir en el software de protección para el correo electrónico?. Solo antivirus. Programas de cifrado. Firewall únicamente. Ningún tipo de software de protección.

¿Qué se debe hacer para el acceso a documentos escritos e informáticos con datos personales y confidenciales?. Permitir el acceso a cualquier persona. Establecer mecanismos de identificación. No registrar quién accede. Archivarlos sin ningún tipo de control.

¿Con qué frecuencia se deben auditar las medidas de seguridad según la adaptación a la LOPDPGDD?. Una vez cada cinco años. Al menos dos veces al año. Solo cuando haya una modificación importante. Nunca es necesario auditar.

¿Qué implica la 'adaptación de la actividad empresarial a la LOPDPGDD'?. Ignorar la ley y continuar como siempre. Realizar un análisis inicial, localización, clasificación, establecimiento de seguridad, confección de manual, implantación y auditoría. Contratar a la AEPD para que gestione los datos. Solo notificar los ficheros a la AEPD.

¿Qué información se debe tener en cuenta al localizar e identificar ficheros según la LOPDPGDD?. Solo el nombre del fichero. El origen de cada fichero y el tratamiento de cada uno de ellos. La fecha de última modificación. El tamaño del fichero.

¿Para qué sirve el 'sistema alfanumérico' de clasificación?. Para combinar el sistema alfabético y el numérico. Para clasificar documentos por su tamaño. Para ordenar documentos geográficamente. Para archivar documentos solo en formato digital.

¿Qué se debe hacer antes de abrir un nuevo expediente?. Asegurarse de que no ha sido abierto con anterioridad con una denominación distinta. Crear un nuevo número de expediente sin verificar. Archivar el documento en el primer expediente disponible. Consultar solo a compañeros.

¿Qué es un archivo en el contexto empresarial?. Un lugar donde se almacenan muebles viejos. Un conjunto ordenado y clasificado de documentos empresariales. Una colección de libros. Un sistema de copiado de documentos.

¿Qué se recomienda hacer con los documentos que ya no son útiles?. Conservarlos indefinidamente. Eliminarlos periódicamente. Archivarlos en una sección separada. Regalarlos a otras empresas.

¿Qué son las carpetas colgantes?. Carpetas que se cuelgan de la pared. Carpetas con solapas y pestañas que se colocan suspendidas sobre bastidores. Carpetas para documentos que cuelgan del techo. Carpetas con asas para llevar.

¿Qué se debe comprobar al abrir el correo ordinario?. Que el remitente tenga buena caligrafía. Que la dirección del remitente aparezca en el documento. Que el sobre esté perfectamente sellado. Que el contenido sea legible a simple vista.

¿Qué información se almacena en el disco duro interno de un equipo informático?. Solo el sistema operativo. Información del sistema, aplicaciones y otros archivos. Únicamente documentos de texto. Archivos de audio y video exclusivamente.

¿Qué son los discos ópticos como CD, CD-RW, DVD y Blu-Ray?. Dispositivos de almacenamiento magnético. Soportes para almacenar información a través de láser. Discos duros externos de gran capacidad. Unidades de estado sólido.

¿Qué permite la clasificación cronológica?. Ordenar documentos por su temática. Ordenar documentos por ubicación geográfica. Ordenar documentos por fechas (entrada, emisión, recepción, etc.). Ordenar documentos alfabéticamente.

¿Qué es un sistema de gestión centralizada de archivo?. Cada departamento gestiona su propio archivo. Un único departamento o persona se encarga de la gestión de todos los archivos. Se combinan sistemas centralizados y descentralizados. El archivo se gestiona de forma remota.

¿Cuál es el requisito formal de un sistema de clasificación 'Resolutivo'?. Debe ser fácil de entender por cualquier persona. Debe dar solución a cualquier tipo de archivo. Debe ser sencillo de aplicar. Debe ser flexible ante el aumento de documentación.

¿Por qué es importante registrar la entrada o salida de un documento previamente archivado?. Para aumentar el papeleo. Para conocer la localización exacta y la persona responsable del documento. Para dificultar el acceso al documento. Para decidir si el documento debe ser destruido.

¿Qué tipo de medios utilizan las memorias USB y tarjetas de memoria para almacenar datos?. Discos magnéticos. Memoria flash. Cintas magnéticas. Discos ópticos.

¿Qué se debe hacer para evitar el extravío del original de un documento?. Archivarlo en un lugar seguro. Realizar copias de seguridad, fotocopias o digitalización. Enviar el original por correo certificado. No permitir que nadie lo consulte.

¿Qué son los 'portafirmas electrónicos'?. Un tipo de archivo digital. Herramientas para firmar documentos electrónicos en administraciones públicas. Un programa para enviar faxes. Un sistema de seguridad para correos electrónicos.

¿Qué se debe hacer con la documentación susceptible de archivo antes de su archivo definitivo?. Destruirla inmediatamente. Clasificarla por tamaño. Prearchivarla aplicando el mismo criterio que la documentación ya archivada. Guardarla en un cajón sin orden.

¿Qué es el 'sistema geográfico' de clasificación?. Ordenar documentos por la fecha de creación. Ordenar documentos por el tema principal. Ordenar documentos según una localización física concreta (domicilio, etc.). Ordenar documentos por el nombre del remitente.

¿Qué son las estanterías en el contexto de archivo de papel?. Muebles con cajones para guardar documentos. Baldas horizontales donde se colocan carpetas y archivadores. Cajas de plástico para almacenamiento. Armarios con ruedas.

¿Cuál es el propósito de la 'auditoría de seguridad periódica' en documentos confidenciales?. Aumentar el número de documentos. Verificar la efectividad de las medidas de seguridad implementadas. Facilitar el acceso a todos los usuarios. Eliminar documentos innecesarios.

¿Qué hace el 'sistema numérico' para ordenar la documentación?. Utiliza letras y números de forma combinada. Ordena por orden alfabético de nombres. Utiliza un número natural determinado, en orden ascendente o descendente. Clasifica por temas o asuntos.