EXAMEN COMUNICACIÓN T5

¿Por qué una empresa debe conservar ciertos documentos?. Porque ocupan poco espacio. Para tener más papeles en la oficina. Para cumplir leyes, tomar decisiones y defenderse legalmente. Porque es obligatorio tener copias de todo.

¿Qué tipo de archivo contiene documentos que se usan constantemente?. Inactivo. Semiactivo. Activo. Temporal.

¿Cuál es una ventaja de digitalizar documentos?. Es más costoso. Se pierden más fácilmente. Requiere más espacio físico. Permite acceso rápido y simultáneo desde varios lugares.

¿Qué sistema de gestión de archivos se usa cuando se necesita acceso inmediato a un documento original?. Centralizado. Descentralizado. Mixto. Externo.

¿Qué orden se usa para clasificar facturas dentro de un expediente?. Alfabético. Por nombre del cliente. Por orden cronológico. Por código de barras.

¿Qué indica el sello de registro en un documento recibido?. Quién lo escribió. Fecha y número de recepción. Dónde fue impreso. Su destino final.

¿Cuál es una desventaja de no tener reglas uniformes para archivar?. Se ahorra espacio. Es más fácil encontrar documentos. Se pierden documentos o hay errores. Se cumplen las leyes más fácilmente.

¿Qué se debe hacer cuando un documento afecta a varios departamentos?. Se destruye. Se guarda solo una copia. Se entrega el original al departamento principal y copias al resto. Se envía por correo externo.

¿Qué diferencia hay entre dato e información?. No hay ninguna diferencia. El dato es organizado, la información no. El dato tiene contexto, la información no. El dato es un hecho sin analizar; la información es el resultado de procesarlo.

¿Qué ventaja tiene usar el correo electrónico frente a una llamada telefónica?. Requiere respuesta inmediata. No deja registro. Es informal. Deja constancia escrita y permite organizar ideas.

¿Qué tipo de archivo contiene documentos que ya no se usan pero deben conservarse por ley?. Archivo activo. Archivo inactivo. Archivo digital. Archivo compartido.

¿Qué es una ventaja de utilizar señales visuales como etiquetas o colores en el archivo?. Ocupan menos espacio. Son decorativas. Facilitan la localización de documentos. Solo las usan los diseñadores.

¿Cuál de las siguientes afirmaciones es VERDADERA?. No es necesario hacer copias de seguridad de los documentos. La digitalización impide recuperar documentos. Guardar demasiados documentos puede dificultar el archivo. Es mejor archivar todo sin criterio.

¿Cuál es el objetivo del registro de salida de un documento?. Saber cuándo se imprimió. Controlar su movimiento. Ponerle un sello bonito. Guardarlo más rápido.

¿Qué sistema es más recomendable para una empresa con bajo presupuesto en espacio y equipos?. Archivo descentralizado. Archivo caótico. Archivo mixto. Archivo centralizado.

¿Cuál es una ventaja de usar una base de datos para gestionar clientes y proveedores?. Duplica los datos. Aumenta el trabajo manual. Mejora la relación y seguimiento. Se necesita imprimir todos los documentos.

¿Qué deben hacer las empresas con documentos obsoletos o que ya no son útiles?. Guardarlos siempre. Enviarlos por correo. Eliminarlos siguiendo normas. Prestarlos a otros departamentos.

¿Qué se requiere para proteger un documento que sale del archivo?. Copiarlo tres veces. Firmarlo con bolígrafo rojo. Registro, firma, fecha de devolución, control de acceso. Ponerle una portada de colores.

Señale la afirmación correcta respecto a los registros y los campos: El campo es una fila. El campo es una columna que representa un tipo específico de dato. Un ejemplo de campo sería “Nombre”, “Edad”. B y C son correctas.

El tratamiento de la correspondencia de salida pasa por una serie de etapas, índique la opción en la que estas etapas estén ordenadas cronológicamente. Preparación/comprobaciones previas, recogida, registro y expedición o envío. Expedición o envío, registro, preparación/comprobaciones previas y recogida. Recogida, expedición o envío, registro y preparación/comprobaciones previas. Registro, preparación/comprobaciones previas, recogida y expedición o envío.

Un buen sistema de clasificación de documentos debe cumplir con una serie de requisitos, señale cuál de las siguientes opciones no es uno de estos requisitos: Debe ser fácil de entender. Debe ser sencillo de aplicar. No debe ser resolutivo. Debe posibilitar futuras ampliaciones.

En función de la frecuencia de uso de los documentos los archivos pueden clasificarse en: Archivo activo. Archivo convencional. Archivo informático. Archivo mixto.

¿Cuál es una ventaja de una base de datos frente al almacenamiento manual?. Aumenta la necesidad de archivadores físicos. Reduce la privacidad de los datos. Centraliza la información y ahorra tiempo. Hace más lentas las búsquedas de información.

¿Cuál es un posible campo en una base de datos escolar?. Archivo activo. Dirección del alumno. Número de folio. Oficina postal.

¿Qué indica que un sistema informático educativo es eficiente?. Elimina toda la documentación en papel. Automatiza tareas y permite el seguimiento del alumno. Sustituye completamente a los docentes. No permite el acceso a padres ni tutores.

¿Qué sucede si no clasificamos la correspondencia antes de distribuirla?. Se agiliza el reparto. Nada relevante. Puede haber retrasos y errores. Los sobres se ven más limpios.

¿Qué sistema de gestión de archivo combina características centralizadas y descentralizadas?. Simple. Mixto. Externo. Virtual.

¿Qué criterio se usa para ordenar nóminas pagadas mensualmente?. Alfabético. Temático. Geográfico. Cronológico.

¿Por qué es importante proteger los datos personales más que otros?. Porque ocupan más espacio. Porque se pierden más fácilmente. Porque están protegidos por ley y afectan la privacidad. Porque son más fáciles de imprimir.

¿Qué se debe hacer cuando no aparece la dirección del remitente en el sobre?. Devolver el documento. Destruir el sobre. Grapar el sobre al documento. Escribir una dirección inventada.

¿Qué sistema de archivo es más flexible y permite consultas desde cualquier lugar?. Archivo físico. Archivo semiactivo. Archivo digital. Archivo mixto.

¿Por qué es útil tener copias de seguridad de los documentos archivados?. Para decorar la oficina. Para tener más archivos. Para proteger la información en caso de pérdida del original. Para cumplir una norma estética.

¿Qué criterio se utiliza para ordenar expedientes por nombre?. Numérico. Geográfico. Alfabético. Cronológico.

¿Qué debe evitarse en la gestión del archivo?. Procesos periódicos de limpieza. Clasificación uniforme. Control de acceso. Acumulación innecesaria de documentos.

¿Qué es un apartado de correos?. Una carta certificada. Un buzón personal en una oficina postal. Una empresa de mensajería. Un tipo de carta urgente.

¿Cuál es el primer paso en la etapa de registro de un documento recibido?. Entregarlo al jefe. Clasificarlo por colores. Estampar un sello con número y fecha. Guardarlo sin revisar.

¿Qué sistema de clasificación se recomienda en empresas con actividad en muchas regiones?. Cronológico. Geográfico. Mixto. Alfabético.

¿Qué característica tiene un archivo activo?. Contiene documentos que ya no se usan. Solo almacena copias. Se usa frecuentemente y tiene documentos vigentes. Es un archivo para destrucción inmediata.

¿Cuál es una ventaja del sistema de gestión centralizada de archivos?. Aumenta el espacio necesario. Disminuye la seguridad. Reduce costos y mejora el control. Permite acceso ilimitado a todo.

¿Qué tipo de empresa debe usar archivo descentralizado?. Una empresa que necesita acceso inmediato a originales. Una empresa sin documentos. Una empresa sin conexión a internet. Una empresa que guarda todo en papel.

¿Qué documento NO es necesario conservar si está obsoleto y no tiene valor legal ni estratégico?. Factura vigente. Contrato en vigor. Documento obsoleto sin utilidad. Escritura legal activa.

¿Cuál es el objetivo principal de la LOPDGDD?. Eliminar los archivos en papel. Proteger los datos personales de las personas físicas. Controlar el acceso a internet. Obligar a usar solo correos electrónicos certificados.

¿Qué debe hacer una empresa que trata datos personales según la LOPDGDD?. Compartirlos libremente con otras empresas. No necesita hacer nada especial. Protegerlos adecuadamente y obtener el consentimiento del usuario. Guardarlos por tiempo indefinido.

¿Qué tipo de datos protege la LOPDGDD?. Solo los datos de empresas públicas. Datos de uso exclusivo empresarial. Datos personales de las personas físicas. Datos meteorológicos y estadísticos.

¿Qué sucede si una empresa no cumple con la LOPDGDD?. Recibe una felicitación. Puede ser sancionada con multas. No ocurre nada. Se le asigna un nuevo responsable.

¿Qué permite una gestión eficiente del ciclo de vida documental en la empresa?. Evitar el acceso de los empleados. Almacenar todo sin revisar. Controlar desde la creación hasta la destrucción de los documentos. Delegar toda la gestión en una persona externa.

¿Cuál es una de las consecuencias positivas de aplicar un sistema de archivo estandarizado?. La documentación se vuelve innecesaria. Se evitan auditorías. Disminuyen los errores humanos en la clasificación. Los documentos se archivan sin revisarlos.

¿Qué ventaja ofrece la automatización de procesos en el uso de bases de datos empresariales?. Dificulta el trabajo en equipo. Requiere más papel. Disminuye errores humanos y mejora la eficiencia. Ralentiza la toma de decisiones.

¿Qué ocurre si se conserva demasiada documentación sin realizar purgas periódicas?. Mejora la productividad. Se gana espacio. Se dificulta la gestión documental. Aumenta el control legal.

¿Qué tipo de archivo incluye documentos que se usan ocasionalmente pero aún pueden ser necesarios?. Inactivo. Semiactivo. Externo. Perdido.