Examen de tipo test sobre Gestión Documental y Archivos

1. .

Password.

2. .

Un arquivo empresarial defínese como: Un conxunto estruturado de documentos vinculados á actividade empresarial. Un sistema organizado de documentos xerados no exercicio das funcións empresariais. Un sistema ordenado e clasificado de documentos producidos no desenvolvemento da actividade empresarial. Un repositorio documental asociado á actividade administrativa.

A finalidade principal dun arquivo empresarial é: Garantir a conservación documental a longo prazo. Facilitar a recuperación eficiente da información cando sexa necesaria. Asegurar o cumprimento normativo en materia documental. Optimizar o almacenamento físico da documentación.

Un arquivo activo caracterízase por incluír: Documentos cun uso frecuente e necesario na actividade operativa. Documentos con valor administrativo pero uso reducido. Documentos con valor histórico pendentes de revisión. Documentos en fase de eliminación controlada.

O arquivo semiactivo está composto por: Documentos en uso constante pero con menor relevancia. Documentos de uso ocasional que manteñen valor administrativo. Documentos transferidos ao arquivo histórico. Documentos sen valor legal pero con utilidade puntual.

O arquivo inactivo contén: Documentos con valor operativo residual. Documentos sen uso frecuente pero con valor legal ou histórico. Documentos pendentes de dixitalización. Documentos almacenados temporalmente.

Nun sistema de arquivo centralizado: A documentación distribúese en función da súa tipoloxía. A documentación xestiónase desde unha unidade única de control. A documentación clasifícase segundo criterios funcionais. A documentación arquívase en función do seu uso.

Nun sistema descentralizado: A documentación é xestionada de forma autónoma por cada unidade organizativa. A documentación é almacenada en función da súa relevancia. A documentación é centralizada para garantir o control. A documentación é clasificada segundo criterios xerais.

Un sistema de clasificación documental eficaz debe cumprir: Estrutura ríxida e criterios fixos. Flexibilidade e capacidade de adaptación ao volume documental. Complexidade para garantir precisión. Especialización técnica elevada.

No sistema alfabético, a palabra ordenatriz é: O primeiro termo significativo que identifica o documento. O conxunto de palabras clave do documento. O título completo do documento. O código asignado ao documento.

O sistema numérico de clasificación documental baséase en: A asignación de números cardinais correlativos aos documentos. A utilización de números ordinais segundo prioridade. A clasificación mediante números romanos por categorías. A combinación de índices numéricos e temáticos.

O sistema alfanumérico caracterízase por: Integrar códigos numéricos e descritores textuais nun único criterio. Empregar números como base e letras como complemento opcional. Combinar secuencias alfabéticas e numéricas de forma estruturada. Utilizar letras para categorías e números para datas.

O sistema cronolóxico de arquivo baséase en: A data de creación como único criterio. A secuencia temporal relevante definida para a xestión documental. A data de rexistro administrativo exclusivamente. A orde de clasificación interna.

O sistema xeográfico clasifica os documentos segundo: A localización administrativa da entidade emisora. A localización física asociada ao contido documental. O lugar de rexistro do documento. O domicilio fiscal das partes.

O sistema temático require: A existencia de categorías abstractas. A definición de temas claros e representativos. A clasificación baseada en códigos internos. A organización por orde cronolóxica.

Ao retirar documentación arquivada: Débese extraer unicamente o documento solicitado. Débese retirar o expediente completo ao que pertence. Débese realizar unha copia antes da retirada. Débese substituír por outro documento.

O rexistro auxiliar ten como finalidade: Clasificar documentos por categorías. Controlar os movementos de entrada e saída documental. Organizar documentos por orde cronolóxica. Identificar documentos duplicados.

A purga documental consiste en: Transferir documentos a outro arquivo. Eliminar documentación sen valor operativo nin legal. Reorganizar a documentación existente. Clasificar documentos antigos.

Un sistema de xestión de bases de datos permite: Almacenar información estruturada. Acceder á información almacenada. Regular o acceso, consulta e eliminación dos datos. Clasificar automaticamente documentos.

Unha vantaxe do arquivo dixital é: Redución do custo administrativo. Eliminación total do soporte físico. Acceso rápido e simultáneo á información. Simplificación da clasificación documental.

A correspondencia de entrada defínese como: Comunicación interna entre departamentos. Documentación xerada pola empresa. Comunicacións recibidas do exterior para tratamento administrativo. Documentos arquivados para consulta.

Unha fase esencial da correspondencia de entrada é: Eliminación documental. Arquivación directa. Distribución tras rexistro. Clasificación sen revisión.

A correspondencia de saída consiste en: Documentación recibida e reenviada. Comunicacións internas. Documentos xerados pola empresa destinados ao exterior. Documentación arquivada.

Unha fase da correspondencia de saída é: Recepción documental. Clasificación inicial. Expedición tras rexistro. Eliminación documental.

O franqueo electrónico permite: Clasificar envíos automaticamente. Preparar envíos dixitais. Xestionar o envío postal mediante sistemas electrónicos. Automatizar a clasificación documental.

A LOPDGDD regula: A xestión documental. A protección de datos persoais e dereitos dixitais. A organización de arquivos. A comunicación empresarial.

Unha medida de seguridade da información é: Uso de software específico. Implementación de copias de seguridade periódicas. Control da documentación física. Clasificación de datos sensibles.

Os datos especialmente sensibles deben: Estar dispoñibles para consulta interna. Ter acceso restrinxido mediante control específico. Ser almacenados en sistemas independentes. Ser eliminados tras o seu uso.

O uso de antivirus permite: Detectar erros do sistema. Detectar e eliminar software malicioso. Controlar accesos ao sistema. Clasificar arquivos automaticamente.

O certificado electrónico permite: Validar documentos físicos. Identificar de forma segura a un usuario en contornos dixitais. Autorizar acceso a documentos. Xestionar arquivos dixitais.

A confidencialidade da información implica: Protexer os datos mediante sistemas informáticos. Limitar o acceso á información a usuarios autorizados. Clasificar a información sensible. Garantir a integridade dos datos.