GESTIÓN DE ARCHIVOS

En el contexto de gestión documental electrónica, ¿qué función cumplen los metadatos en el proceso de valoración y disposición?. Permiten planificar y registrar eventos sobre los documentos, como transferencia, destrucción y control de acceso, pero no garantizado la transparencia y trazabilidad. Para ello se dispone de metadatos específicos dentro de la identificación. Permiten planificar y registrar eventos sobre los documentos, como transferencia destrucción y control de acceso, garantizando transparencia y trazabilidad. Simplemente registran el nombre del documento, resumen de su contenido y fechas. Evitar la destrucción total y definitiva de todos los datos del documento. Garantizan la preservación del contenido de los documentos no conservables en formatos electrónicos reducidos.

Según la norma UNE-ISO 15489, ¿qué factor no constituye un objetivo fundamental de la valoración documental?. Cumplir con requisitos legales y normativos. Facilitar la destrucción inmediata de documentos tras su tramite. Garantizar la gestión y necesidades presentes y futuras de la institución. Atender a las necesidades de usuarios internos y externos.

¿Qué organismo puede declarar y desclasificar documentos como secretos o reservados en España?. El presidente de la comunidad autónoma a la que afecte el asunto. El director del archivo que custodia de la documentación afectada. El Consejo de Ministros. El Ministro de Justicia.

¿Qué plazo debe transcurrir desde la muerte de una persona para que sus datos personales puedan ser consultados públicamente, si se conoce la fecha de fallecimiento?. 50 años. 10 años. No se permite nunca. 25 años.

¿Cuál de las siguientes leyes regula específicamente el derecho de acceso a la información pública y buen gobierno en España?. Ley 41/2002. Ley 9/1968. Ley 16/1985. Ley 19/2013.

¿Qué cambio fundamental experimentan los archivos en el siglo XIX?. Dejan de conservar documentos históricos en los archivos central e intermedios por ley. Aparecen las colecciones facticias de copias documentos para la mejora de la administración y para la preservación de los documentos originales (cartularios). Se abren a nuevos destinatarios más allá de historiadores. Limitan el acceso solo a organismos oficiales (Administración General del Estado y de las Comunidades Autónomas).

¿Cuál de las siguientes NO es un mecanismo común de promoción de archivos?. Publicación en redes sociales. Boletines informativos. Folletos publicitarios. Comodato de documentos en archivos históricos (provinciales o AHN).

¿Cuál es el impacto principal del modelo "records continuum" respecto al paradigma del ciclo vital del documento?. Vuelve a los principios de la Diplomática clásica. Los documentos como prueba de las acciones jurídicas deben permanecer siempre en la primera etapa de su ciclo vital. Los documentos históricos deben reservarse para tipos documentales no archivísticos. Propone la desaparición de la gestión documental, pues en el fondo sus tareas ya forman parte de la archivística o los administrativos de las oficinas. Excluye el valor histórico de los documentos. El valor probatorio o administrativo no desaparece en ningún momento. Rompe la compartimentación clásica de fases y postula la gestión como un proceso continuo e integrado, abordando simultáneamente la dimensión probatoria, organizativa, transaccional e identitaria del documento.

¿Cuál es la principal función de una guía en la descripción archivística?. Describir los grandes fondos documentales y su organización general. Realizar un análisis detallado de la conservación de los documentos por agrupaciones documentales. Describir exhaustivamente todas las unidades documentales jerárquicamente. Catalogar documentos individuales por su tipología en base a criterios de uniformidad, temática y/o funciones.

¿Qué norma internacional ha introducido el concepto de "descripción multinivel" en archivística?. ISAD(G). ISO 15489. ISAAR(CPF). ISO 9001.

¿Qué diferencia principal existe entre inventario y catálogo en archivística?. El inventario detalla documentos individualizados, el catálogo describe someramente series documentales. El inventario es un instrumento analítico, el catálogo agrupa series. El inventario describe someramente series documentales, el catálogo detalla documentos individualizados. El inventario solo se usa en archivos históricos, el catálogo en administrativos con niveles de descripción adecuados a la tipología de archivo y a la edad de los documentos.

¿Cuál es el objetivo principal de la difusión cultural realizada por los archivos?. Cumplir con sus funciones administrativas. Garantizar el derecho ciudadano al acceso cultural, de acuerdo con lo estipulado en la Constitución. El foco está puesto exclusivamente en la realización de exposiciones para especialistas en Paleografía y Diplomática. Limitar el acceso público a los documentos según las directrices contempladas en la LPHE.

Según la LPHE, los archivos son instituciones destinadas a la: Utilización de documentos para investigación, cultura, radiodifusión, información y gestión administrativa. Utilización de documentos para investigación, información y gestión administrativa. Utilización de documentos para investigación, cultura, información, fijación del conocimiento en soportes perdurables y gestión administrativa. Utilización de documentos para investigación, cultura, información y gestión administrativa.

¿Qué triple dimensión cultural se asigna a los documentos en los archivos?. Patrimonio, Memoria e Identidad. Seguridad, Digitalización y Publicidad. Legalidad, Control y Administración. Expediente, Registro e Índice.

Según la definición de Cruz Mundet, ¿Qué aspecto diferencial requiere la gestión de los documentos electrónicos en comparación con los documentos físicos?. Su independencia tecnológica y física exige una gestión más activa para garantizar autenticidad, accesibilidad e integridad durante su vida útil. Su dependencia tecnológica y física exige una gestión más activa para garantizar autenticidad, accesibilidad e integridad durante su vida útil. Su ciclo de vida es inherentemente más corto que el de los documentos en papel; en todas sus fases o etapas. No requieren mayores controles ni gestión activa durante su ciclo de vida.

¿Qué innovación destaca en la Corona de Castilla respecto al desarrollo de archivos estatales durante la Edad Moderna?. La generalización del uso de cartularios para acreditar derechos patrimoniales. La fundación del Archivo General de Simancas, pionero en la centralización de documental real. La conservación de tablillas de bronce en depósitos oficiales. La sistematización de inscripciones y monedas como documentos de archivo y su paulatina incorporación al acervo patrimonial de los archivos del reino.

¿Cuál de las siguientes afirmaciones resume de manera más precisa la relación entre gestión de archivos y acceso a la documentación?. El acceso global solo se garantiza mediante digitalización. Sin acceso adecuado los documentos pierden su existencia funcional. El acceso es secundario respecto a la conservación. El acceso depende exclusivamente de un buen proceso de catalogación.

¿Qué aspecto NO corresponde a las implicaciones de la valoración documental que hemos visto en clase?. Garantía de conservación adecuada de documentos histórico-legales. Eliminación selectiva para mejorar la gestión y acceso. Cumplimiento legal y preservación de la memoria institucional. Automatización obligatoria de los procesos de borrado digital.

¿Qué papel juegan las ciencias auxiliares en la archivística?. Apoyan en la creación de expedientes electrónicos exclusivamente. Se utilizan solo en archivos históricos para datar documentos sin fecha. Sirven para crear calendarios de conservación automáticos y/o estandarizados. Permiten interpretar el significado, origen y contexto de los documentos.

¿Qué combinación de funciones refleja mejor el rol de un gestor documental en la actualidad?. Digitalizar documentos, conservar y gestionar en cualquier tipo de formato, asesorar y facilitar acceso seguro. Conservar únicamente documentos físicos, crear inventarios, asesorar en TIC y crear metadatos. Valorar fondos en cualquier formato y gestión de documentación de oficina (1ª edad). Solo describir documentos según las normas internacionales multinivel, sin intervenir en su acceso.

El calendario de conservación en el proceso archivístico se fundamenta en... En exclusiva de los criterios marcados por la administración local a la que están transferidas esas competencias. en la automatización de las transferencias de documentos electrónicos que determinan los metadatos en función de los criterios previstos por el productor. ... en períodos de vigencia establecidos por ley, valor funcional del documento para el productor y el valor cultural del documento. en plazos determinados por el archivero en función de las características materiales de la documentación. Se priorizan los pergaminos.

Diferencia fundamental entre valores primarios y secundarios de un documento: Los primarios están siempre en los archivos de oficina y los secundarios en el momento en que se trasladan al archivo intermedio. Los de mayor valor cultural pasan después a los archivos históricos. Los secundarios se conservan solo por razones administrativas. Los primarios siempre dependen del valor científico y los secundarios son solo legales (valor de prueba). Los primarios tienen utilidad corriente para el organismo de origen; los secundarios aportan valor para la investigación histórica o testimonial.

¿Qué requisito técnico impone la norma ISO 15489 para la eliminación de documentos electrónicos?. Garantizar la destrucción irreversible de toda la información, incluidos metadatos. El borrado solo de los archivos principales, sin los adjuntos, ni copias ni otras formas secundarias de reproducción (en el caso de los documentos electrónicos). La conservación de una copia en papel u otro formato físico con garantías de perdurabilidad. La creación de copias de respaldo durante el proceso.

¿Por qué es importante normalizar la relación de entrega en las transferencias ordinarias de archivos?. Porque permite asegurar el respeto al criterio adoptado por el archivero en la fase de valoración documental dejando evidencia física de los presupuestos adoptados. Porque permite garantizar trazabilidad, identificación y cumplimiento de plazos de conservación. Porque es el documento que permite identificar al remitente en caso de extravío del envío. Porque es un elemento de garantía del proceso de destrucción documental tras la fase de expurgo.

¿Cuándo debe realizarse la eliminación de documentos según criterios de conservación archivística?. Cuando lo solicite la administración central. Se establecen plazos de obligado cumplimiento en la Ley 39/2015, de 1 de octubre, Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Tan pronto como deje de ser necesario y no esté previsto en los criterios de conservación y vinculación contextual. Cada cinco años, independientemente del tipo de documento, según marca la Ley. Una vez completada la digitalización en el caso de documentos físicos- o cuando han sido asignados los metadatos de conservación en el caso de los documentos electrónicos.

¿Cuál de las siguientes afirmaciones refleja mejor el papel de la valoración documental en el ciclo de vida de los documentos?. Decide si los documentos deben ser conservados o eliminados como fase previa a cualquier tipo de transferencia. Decide si los documentos del archivo de oficina han terminado su vida administrativa y debe pasar al archivo histórico mediante el expurgo selectivo de los expedientes. Decide si los documentos históricos deben ser eliminados o transferidos para su conservación definitiva. Decide si los documentos deben ser conservados, eliminados o transferidos según su importancia, utilidad y vigencia.

¿Cuál es una característica distintiva del modelo norteamericano de gestión documental?. Tiene un enfoque general sobre el patrimonio, con escasa y superficial regulación específica para el patrimonio documental y bibliográfico. Restringe la conservación a documentos de naturaleza religiosa únicamente. (Los más abundantes en la Edad Media y el Renacimiento). Tiene un enfoque excesivamente profundo sobre el patrimonio documental sin delimitar de forma clara qué se debe conservar y qué no. Fue necesaria una regulación posterior para acotar estas cuestiones. Excluye a la documentación pública de sus disposiciones.

¿Qué estándar codificado está basado en XML y está orientado a la descripción archivística electrónica?. ISAAR(CPF). EAD. ISDF. OAIS.

¿Qué principio guía la descripción multinivel propuesta por ISAD(G)?. Repetición exhaustiva de información en todos los niveles en el apartado de identificación para establecer vínculos entre familias de documentos. Descripción de lo particular a lo general. Descripción jerárquica de lo general a lo particular. No vincular las descripciones entre niveles. Se relacionan internamente a través de los metadatos.

¿Cuál de las siguientes características NO es requerida para que un documento administrativo electrónico sea válido según la Ley 56/2007?. Contener información archivada en soporte electrónico. Tener una referencia temporal del momento de emisión. Ser firmado obligatoriamente por notario o por la persona en quien delegue. Incorporar metadatos mínimos exigidos.

¿Cuál es el principal requisito probatorio para que un documento electrónico administrativo tenga valor legal?. Que sea digitalizado a partir de un original en papel. Que sea fácilmente legible a través de los mecanismos adecuados. Que sea inalterable y cuente con mecanismos de control y registro. Que esté almacenado en CD-ROM u otro soporte electrónico compatible.

Según la norma ISO 23081 ¿Qué tipo de metadatos permite identificar unívocamente un documento?. Metadatos de identificación. Metadatos de relación y calificación. Metadatos de plan de eventos. Metadatos de uso y aplicación.

¿Cuál de los siguientes principios constituye la base de la clasificación archivística y garantiza la continuidad lógica del fondo documental?. Records Continuum. El ciclo vital de los documentos. El principio de procedencia. El modelo OAIS.

Respecto a la clasificación funcional de fondos, señale la afirmación correcta. Resulta menos aceptada que la clasificación orgánica por la norma ISO 15489-1:2016. Centra la agrupación de las series en las funciones estables desarrolladas por la institución productora. Organiza la documentación según la estructura jerárquica del productor en relación a su órganos o departamentos. Es la más estable en el tiempo. Ha quedado en desuso dentro del contexto del documento electrónico que se basa en otros modelos conceptuales de clasificación archivística.

En el contexto de los documentos electrónicos, ¿por qué los metadatos adquieren un papel esencial en la organización y recuperación archivística?. Porque sustituyen la necesidad de cuadro de clasificación. Porque permiten que los documentos se autoexpliquen y mantengan su cohesión dentro del proceso de producción. Porque sólo aplican a soportes visuales y no textuales. Porque impiden la destrucción de documentos originales o en su caso mantienen evidencias permanentes sobre su contenido.

¿Cuál de las siguientes funciones es atribución específica del director de archivo conforme a los roles archivísticos?. La elaboración directa de inventarios y catálogos documentales. La expedición de certificados que acrediten documentalmente hechos archivísticos. La destrucción física directa de documentos seleccionados para eliminación. La custodia diaria y ordenación física de los documentos.

Según los principios archivísticos, ¿Qué caracteriza fundamentalmente al principio de procedencia?. Que los documentos constituyen un conjunto orgánico relacionado por un vínculo original que justifica su existencia. Que todos los documentos deban haber sido creados por una única persona física o jurídica. Que el archivo esté formado por colecciones constituidas artificialmente según criterios del archivero profesional tras el conocimiento exhaustivo de las actividades y funciones de la oficina productora. Que todos los documentos sean presentados en un orden cronológico respetando la antigüedad y las relaciones de interdependencia que existen entre ellos.

Cuál de las siguientes afirmaciones caracteriza mejor la diferencia entre el "principio de procedencia" y el "principio del orden original" tal como se desarrollan en la doctrina archivística?. Ambos principios recomiendan la reorganización total de los fondos según criterios temáticos actuales. En la Archivística moderna son tratados como sinónimos. El principio de procedencia se limita a la agrupación por materias y el orden original a la cronología. El principio de procedencia consiste en reconstruir la historia institucional, anulando la disposición original de los documentos. El principio de procedencia exige respetar la estructura y organización interna del productor, mientras que el principio del orden original se centra en mantener el orden dado por la oficina productora en la creación.

¿Qué problemática fundamental surge al aplicar el principio de procedencia a fondos documentales con ingresos no protocolarizados o instituciones de competencias entrelazadas?. Los documentos pierden completamente su valor jurídico al no existir relaciones de contexto. En estos casos no se puede aplicar nunca ni el principio de procedencia ni el principio de orden original. Deben establecerse colecciones facticias de documentos con criterio establecido por el órgano colegiado competente. Todos los documentos deben eliminarse tras la vida administrativa. Solo aplica la reserva de muestreo significativo sobre las series con criterio aleatorio. Saber determinar la adscripción de documentos a un fondo concreto y decidir el criterio de organización, sobre todo en casos de descontextualización funcional.

¿Qué aportación metodológica clave introduce el manual de Müller, Feith y Fruin (1898) respecto a la doctrina archivística internacional?. Elimina cualquier distinción entre archivos, fondos y colecciones. El tratamiento debe hacerse documento por documento con independencia de los niveles superiores de agrupación documental. Propone la destrucción automática de todo documento pasado un plazo; especialmente en el contexto de documentos electrónicos (tradición records management). Es el primer texto en abordar la digitalización sistemática en archivos como técnica archivística integrada (records continuum). Integra y sistematiza los principios de procedencia y de respeto al orden original como base para la organización y descripción de los archivos.

Qué método de selección documental es más adecuado para grandes volúmenes homogéneos y por qué?. Selección por muestreo, porque permite aplicar criterios matemáticos para elegir muestras representativas de series grandes y homogéneas. Selección cualitativa porque analiza el contenido pieza por pieza. El método topográfico, que depende exclusivamente de la localización física de los expedientes. Determina su valor geoestratégico. Selección cronológica, que elimina todos los documentos de una fecha específica.

¿Qué criterio, según la normativa ISO 15489, NO puede justificar nunca la eliminación total de una serie documental?. Interés y utilización justificable con fines de investigación pese a coste alto de conservación. Valor administrativo caducado y ausencia de valor secundario. Deterioro físico irreparable. Series de información esencial ya recogida en otras series recapitulativas.

De acuerdo con lo que hemos visto en la asignatura, ¿Qué condición debe cumplirse para que el servicio de referencia archivístico tenga éxito dentro de una red de archivos?. Adherirse a las políticas sectoriales o territoriales próximas y adecuar su estrategia a ese contexto. Incluso adaptar las fases y técnicas de ordenación y descripción de sus fondos. Mantener su estrategia aislada para evitar intromisiones y desvíos que alejen el foco del objetivo previsto por el archivero. Solo depende de la formación del archivero y de sus habilidades personales para implementar criterios adecuados según la naturaleza y contexto de los documentos. Interconexión con otras instituciones afines y consolidación de una política clara de servicio prevista por todos los agentes implicados.

La entrevista inicial con el usuario tiene por finalidad... ... Identificar al usuario y sus necesidades para proporcionar un servicio eficaz y personalizado. limitar el acceso a información restringida (la especialmente sensible) o ofrecer sólo los datos requeridos por el demandante. determinar el tiempo de permanencia en sala. solicitar datos para fines estadísticos.

¿Qué función principal tiene el Centro de Información Documental de Archivos (CIDA)?. Normalización y gestión de bases de datos sobre archivos españoles. Conservación de materiales audiovisuales, considerados como materiales especiales y de sensible tratamiento. Es el Portal de Archivos Españoles dependiente del Ministerio de Cultura. Emisión de certificados digitales, copias digitales y gestión de peticiones de documentos en soportes especiales.

¿Cuál es la función principal del subsistema intermedio dentro de la estructura documental de un archivo?. El almacenamiento exclusivo de documentos en trámite para consulta frecuente. La custodia de documentos con valor histórico o cultural para su conservación indefinida. La transferencia y custodia de documentos administrativos vivos que se consultan con poca frecuencia tras la conclusión de su trámite principal. La gestión de metadatos asociados a la administración electrónica previa a la producción documental.

¿Cuál es la medida preceptiva respecto a la preparación de los expedientes para transferir al archivo?. Remitir solo expedientes conclusos y completos, eliminando documentación inútil y acondicionando los documentos en cajas normalizadas con numeración correlativa. Remitir cualquier expediente, sin eliminar ningún tipo de documentación y acondicionando los documentos en cajas normalizadas con numeración correlativa. Remitir solo expedientes conclusos y completos, sin eliminar ningún tipo de documentación y acondicionando los documentos en cajas normalizadas con numeración correlativa. Remitir cualquier expediente, eliminando documentación inútil y acondicionando los documentos en cajas normalizadas con numeración correlativa.

¿Cuál es el aspecto más relevante que distingue el ingreso ordinario del extraordinario de documentos en archivos?. El extraordinario implica automáticamente la destrucción del documento tras su valoración. Pero ambos procesos requieren idénticos procedimientos legales para su formalización. El ingreso ordinario solo se aplica a documentos electrónicos y el extraordinario a documentos en papel o digitalizado. El ingreso ordinario responde a procesos y plazos habituales fijados en calendarios de conservación, mientras que el extraordinario depende de contingencias como donaciones, compras o reintegraciones sin periodicidad establecida. El ingreso extraordinario responde a procesos y plazos habituales fijados en calendarios de conservación, mientras que el ordinario depende de contingencias como donaciones, compras o reintegraciones sin periodicidad establecida.

¿Cuál es el principal objetivo de la relación de entrega en las transferencias documentales?. Garantizar la firma de las dos partes y permitir la destrucción automática. Agilizar la transferencia reduciendo controles y procedimientos, garantizando la ubicación exacta de los documentos conservables, enviando notificación a las oficinas administrativas. Servir como instrumento probatorio, de gestión y de información, asegurando la descripción, trazabilidad y ubicación exacta de los fondos transferidos, con utilidad para remitente y receptor. Facilitar la eliminación por periodos vencidos sin revisión. Viene determinado por el calendario de conservación.

En el contexto de la transferencia de documentos electrónicos, ¿por qué los metadatos adquieren un papel aún más esencial que su equivalencia en la transferencia de documentos físicos?. Porque imposibilitan la preservación y recuperación de la autenticidad, el contexto y la integridad del documento durante y después de la transferencia, en documentos a eliminar sin dejar ningún tipo de huella e información sobre la existencia de esos documentos. Porque siempre sustituyen la relación de entrega tradicional. Porque son los que posibilitan la preservación y recuperación de la autenticidad, el contexto y la integridad del documento durante y después de la transferencia, siguiendo modelos como OAIS. Porque posibilitan la preservación y recuperación de la autenticidad, el contexto y la integridad del documento durante la transferencia, siguiendo modelos como OAIS.