GESTIÓN DE ARCHIVOS

Se conoce como palabra ordenatriz: a) La que en el sistema alfabético nos sirve como clave para ordenar el resto del nombre. b) La que en el sistema geográfico nos sirve como clave para ordenar el resto de palabras que componen una dirección. c) Las respuestas a) y b) son correctas. d) Las respuestas a) y b) no son correctas.

En el sistema alfabético: a) El tener que elegir la palabra ordenatriz supone una ventaja. b) El hecho de ser abierto y permitir la ampliación supone una desventaja. c) Las respuestas a) y b) son correctas. d) Las respuestas a) y b) no son correctas.

Se conoce como testigo: a) La marca que dejamos en un fichero para indicar que falta una ficha. b) La marca que dejamos en un archivo para indicar que falta una carpeta. c) La marca que dejamos en una carpeta para indicar que hemos extraído un documento que falta. d) Todas las respuestas anteriores son correctas.

No es necesario señalar que falta un elemento del archivo si utilizamos el criterio de ordenación: a) Numérico. b) Alfanumérico. c) Geográfico. d) Ninguna de las respuestas anteriores es correcta.

En el sistema de clasificación cronológica: a) Es abierto, y esto supone una desventaja. b) Es necesario conocer la fecha del documento que se va a localizar, y esto supone una desventaja. c) No es necesario dejar marca cuando cogemos un documento de una carpeta. d) Todas las respuestas son incorrectas.

La clasificación geográfica: a) Está basada en el criterio alfabético. b) La capital de la provincia siempre es la primera de su grupo. c) Las respuestas a) y b) son correctas. d) Las respuestas a) y b) no son correctas.

Una de las ventajas del sistema geográfico es: a) Que utiliza palabra ordenatriz. b) Se adapta a la organización empresarial por el sistema geográfico. c) Es adecuado para archivos que contienen mucha documentación. d) Todas las respuestas son correctas.

Para el sistema de ordenación por asuntos o materias: a) El ser un sistema cerrado supone una desventaja. b) Cada documento sólo puede corresponder a un asunto. c) Las respuestas a) y b) son correctas. d) Las respuestas a) y b) no son correctas.

El sistema de ordenación por asuntos o materias: a) Se basa, inicialmente, en el criterio alfabético. b) Puede combinarse con el criterio geográfico. c) Puede combinarse con los criterios numérico o cronológico. d) Todas las respuestas son correctas.

La gestión informatizada de los ficheros: a) Puede ser complementaria de los archivos tradicionales. b) Elimina los archivos físicos de la documentación. c) Sólo se adapta a los ficheros de clientes y proveedores. d) Todas las respuestas son incorrectas.

Los elementos fundamentales del archivo son: a) La documentación y los materiales. b) La documentación y los criterios para ordenarla y clasificarla. c) La documentación, los criterios de ordenación y clasificación y el lugar físico. d) Todas las respuestas son incorrectas.

Podemos considerar como función del archivo: a) Guarda, conservación y custodia de los documentos. b) Ser un centro de información para la empresa. c) Las respuestas a) y b) son correctas. d) Las respuestas a) y b) no son correctas.

El archivo en la empresa: a) Es de interés para muchas secciones o departamentos. b) Responde, exclusivamente, a una obligación legal. c) Existe, únicamente, por el propio interés empresarial. d) Todas las respuestas son correctas.

De acuerdo con la legislación que afecta a las actividades empresariales, la documentación debe guardarse por espacio de: a) Un mínimo de 6 años. b) Un mínimo de 5 años. c) Un mínimo de 5 y un máximo de 6 años. d) Depende del tipo de documentación.

Los documentos se destruyen cuando: a) Lo dice la Ley. b) La empresa lo considere oportuno. c) Las respuestas a) y b) son correctas. d) Las respuestas a) y b) son incorrectas.

En el sistema de archivo centralizado, supone una desventaja el hecho de que: a) Los departamentos dependan del archivo central. b) El personal que lo atiende sea especialista en ese trabajo. c) La documentación se concentre en un lugar único. d) Exista un criterio único de ordenación, clasificación y archivo.

En el sistema de archivo descentralizado, una de sus ventajas es: a) La existencia de un criterio único de ordenación, clasificación y archivo. b) La mayor accesibilidad a la documentación. c) La existencia de varios lugares y equipos para el archivo. d) Todas las respuestas son correctas.

Llamamos archivo activo: a) Al que contiene documentación que se consulta con frecuencia. b) Al que contiene documentación con la que se está trabajando. c) Al que contiene documentación que todavía no se ha traspasado a otro archivo intermedio o definitivo. d) Todas las respuestas son correctas.

El archivo definitivo: a) Contiene documentación que se consulta poco. b) Es un paso previo a la destrucción de documentos. c) Las respuestas a) y b) son correctas. d) Las respuestas a) y b) no son correctas.

En el archivo semiactivo: a) Se guarda la documentación que ha perdido vigencia, pero que la Ley obliga a guardar. b) Se guarda la documentación hasta que pasa al archivo definitivo, o se destruye. c) Se guarda la documentación procedente del archivo activo. d) Todas las respuestas son correctas.

¿Para qué es importante la gestión de archivos?. a) Recuperación de la información. b) Estudio de documentación de archivos. c) Ninguna es correcta.

Una de la finalidad y objetivo de la gestión de archivos es…. a) Ahorrar costes en la recuperación de la información. b) Facilitar el orden de los documentos por su utilización. c) a) y b) son correctas.

¿Para qué son los índices de archivo?. a) Para marcar el estudio. b) Para que usuarios de un fichero puedan encontrar fácilmente la información. c) Para hacer resumen de cada documento.

¿Qué es lo más importante de los manuales de ayuda?. a) No se necesitan manuales de ayuda. b) a) y c) son correctas. c) Agilizar el tiempo de búsqueda y encontrar la información más rápida.

¿Qué características debe cumplir el mobiliario utilizado para guardar los archivos?. a) Debe ser accesible para los usuarios. b) No deben llevar llave los de carácter personal. c) Tienes que tardar en encontrar los documentos archivados.

¿Qué podemos destacar como útiles de archivo?. a) Portacarpeta extraíble. b) Una pizarra. c) Ninguna es correcta.

¿Cuáles son los elementos de archivo más utilizados?. a) Etiquetas adhesivas fijas. b) Índices. c) a) y b) son correctas.

¿Qué se debe tener en cuenta para el acceso a bases de datos automatizados?. a) Deben tener clave de acceso. b) No filtrar documentación. c) No recabar la documentación precisa.

¿Qué es una carpeta?. a) Es un contenedor en el que se pueden almacenar archivos. b) Es un contenedor donde no se pueden almacenar archivos. c) Ninguna es correcta.

¿Qué niveles de protección existen?. a) Ancho, largo y flaco. b) Verde, azul y rojo. c) Bajo, medio y alto.

¿Qué nos permite identificar los índices de archivo?. a) Ahorrar costes. b) Facilitan el orden de los documentos. c) Nos permite conocer donde está la documentación.

¿Cuál de los siguientes pasos se realiza para la digitalización de un documento?. a) Hacer una foto con un móvil. b) Captura con un escáner. c) a) y b) son correctas.

Un archivo se puede definir como: a) Sinónimo de fichero en informática. b) Un conjunto ordenado de documentos. c) Todas las respuestas son correctas.

¿Cuál es un elemento de archivo?. a) Etiquetas adhesivas móviles. b) Archivadores de sobremesa. c) Portacarpetas.

¿Qué normativa regula actualmente la protección de datos personales y garantía de los derechos digitales?. a) LO 3/2018. b) LO 15/1999. c) LO 13/2018.

En la Catalogación de Materias (señala la respuesta incorrecta). a) Analiza el documento para no identificar la materia tratada. b) Sintetizar el contenido del documento en un signo. c) Organiza los signos entre sí, para el almacenamiento y recuperación de la información.

¿Cuál es un método de clasificación?. a) Clasificación alfabética-. b) Clasificación numérica. c) Clasificación funcional.

¿Cuál no es un método de ordenación?. a) Ordenación orgánica. b) Ordenación por conceptos. c) Ordenación por materias.

¿Cuál es la ley general de archivo?. a) Real Decreto 1708/2011 de 18 de noviembre. b) Real Decreto 1709/2011 de 19 de noviembre. c) Real Decreto 1708/2011 de 19 de noviembre.

La entrada de acceso al depósito de archivo queda reservada…. a) Al personal autorizado por el mismo centro. b) Al personal autorizados y de mantenimiento. c) a) y b) son correctas.

¿Qué entendemos por clasificar?. a) Actualización de archivos. b) Ordenar los documentos según los criterios establecidos. c) Ninguna es correcta.

Finalidad de la clasificación: a) Acelera la recuperación de la información. b) Archiva los documentos con unos criterios uniformes. c) Ayuda en la recuperación y archivo de la documentación.

No es un sistema de ordenación en la gestión documental: a) Temático. b) Cronológico. c) Provincial.

Según el grado o frecuencia de utilización, un archivo puede ser: a) Activo, semiactivo e inactivo. b) De gestión, intermedio y definitivo. c) a) y b) son correctas.

¿Qué significa expurgo referido a la gestión documental?. a) Retirada de documentos que han perdido su vigencia. b) Cambio de archivo de los documentos que han perdido su vigencia. c) Ninguna es correcta.

Los índices de archivo son: a) Una lista de nombres de toda la documentación contenida en un fichero. b) Marca que se deja en el lugar de donde se extrae un documento, expediente o carpeta. c) Ninguna es correcta.

Los índices de archivo nos permiten: a) Conocer dónde está la documentación, evitar la duplicación, el análisis del propio archivo, efectuar fácilmente las trasferencias y la eliminación de archivos. b) Conocer dónde está la documentación, evitar la duplicación, efectuar fácilmente las trasferencias y la eliminación de archivos. c) Ninguna de las anteriores es correcta.

Son contenedores de archivo: a) Etiquetas adhesivas, móviles o fijas; índices, separadores, bandejas clasificadoras. b) Carpetillas, clasificadores, cajas de archivo, carpetas colgantes, casetes para carpetillas. c) Miniarchivadores de sobremesa, portacarpetas extraíbles, bloque personal y módulos auxiliares.

Podemos definir un sistema operativo como…. a) Programa que garantiza la protección de unos programas frente a otros instalados y que suministra información sobre el uso que se hace de los recursos del ordenador. b) Interpreta los comandos que permiten al usuario comunicarse con el ordenador. c) Todas son correctas.

Real Decreto 1720/2007, de 21 de Diciembre de desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos, estructura una serie de medidas: a) A nivel alto, medio y bajo. b) Centralizada, descentralizada o mixta. c) General y parcial.

Una carpeta es: a) Un contenedor donde se almacenan archivos. b) Un lugar donde guardar información. c) Un archivador para organizar los documentos.

¿De qué fecha es la nueva ley sobre protección de datos personales y garantía de los derechos digitales?. a) 13 de diciembre. b) 5 de diciembre. c) 5 de noviembre.

¿Dónde colocar las copias de seguridad?. a) En un lugar seco y fresco. b) Las copias de seguridad en papel deben situarse en lugares diferentes a los originales. c) Junto a las originales para que no se pierdan.

¿Cuáles son las mejoras ante detección de problemas de organización?. a) Realizar comprobaciones para no duplicar contenidos. b) Gestionar de forma personalizada la búsqueda de información. c) Las dos son correctas.

¿Cuáles son los objetivos de la clasificación y ordenación?. a) Facilitar la ordenación de archivos. b) Conservar los documentos. c) Todas son correctas.

¿Se necesita una clave de seguridad para acceder a una base de datos?. a) No, no se necesita ninguna clave. b) Sí, dependiendo del nivel de seguridad. c) Sí, siempre.

¿En cuántos soportes diferentes pueden estar la documentación guardada?. a) En un contenedor. b) En papel y soporte informático. c) En soporte informático y archivado.

¿Cada cuánto tiempo hay que cambiar las contraseñas?. a) Cada 3 meses. b) Una vez al año. c) Como mínimo una vez al año.

¿Cuántas clases de contenedores hay?. a) Carpetillas, clasificadores, carpetas colgantes y casetes para carpetillas. b) Carpetas, contenedores y carpetas colgantes. c) Carpetas, carpetillas, contenedores.

¿Cuál es la ley de accesos públicos y privados?. a) El Real Decreto 2017/2003. b) El Real Decreto 2007/2000. c) El Real Decreto 1720/2007.

¿Cuál será el principal objetivo de la clasificación?. a) Ahorrar costes en la recuperación de la documentación. b) Facilitar el orden de los documentos por su utilización. c) a) y b) son correctas.

Podemos definir los índices de archivo como: a) Configuración de objetos en sistemas operativos. b) Una lista de nombres de toda la documentación contenida en un fichero. c) Niveles de protección.

¿Qué son los clasificadores?. a) Carpetas de archivadores o <<A-Z>>. b) Son cubiertas que se utilizan para la protección individual de los documentos. c) Son recipientes de plástico en los que se depositan los documentos de forma vertical.

Indica la opción incorrecta sobre los tipos de ordenación: a) Ordenación cronológica. b) Ordenación por conceptos. c) Ordenación funcional.

¿Cuál de las siguientes opciones pertenece al sistema de clasificación?. a) Clasificación orgánica. b) Clasificación por materias. c) a) y b) son correctas.

Un índice... a) Consiste en agrupar carpetas en orden geográfico. b) Evita la creación de duplicados. c) Ninguna es correcta.

La normativa vigente relacionada con la protección de datos es: a) LOPD. b) LOPDGDD. c) LODPGDD.

Una copia de seguridad sirve para: a) Recuperar la información tras una catástrofe. b) Revisar documentos todos los años. c) Actualizar documentos recientes.

¿Cuál sería una mejora ante detección de problemas de organización?. a) Mejorar el buscador, permitir buscar por palabras clave y tipos de documentos. b) Realizar comprobaciones para no duplicar contenidos. c) a) y b) son correctas.

El mobiliario utilizado para guardar los archivos debe cumplir con las siguientes características: a) No debe ser accesible para los usuarios. b) Si contiene datos de carácter personal, debe estar bajo llave. c) No debe facilitar la identificación de los documentos.