Gestion auxiliar de correspondencia

¿Cuál es el objetivo principal de la gestión de correspondencia?. A) Almacenar documentos de forma indefinida. B) Asegurar la recepción, clasificación, distribución y archivo eficiente de la correspondencia. C) Evitar que los empleados abran el correo. D) Reducir el número de empleados en la oficina.

¿Qué tipo de correspondencia se considera 'interna'?. A) Cartas enviadas a clientes. B) Correos electrónicos entre departamentos. C) Facturas de proveedores. D) Comunicados de prensa.

¿Cuál es el primer paso al recibir correspondencia externa?. A) Devolverla al remitente. B) Clasificarla por orden alfabético. C) Abrirla y verificar el contenido. D) Archivarla inmediatamente.

¿Qué significa 'radicar' un documento?. A) Destruir el documento. B) Asignarle un número de registro único y fecha de recepción. C) Enviarlo por correo certificado. D) Crear una copia digital únicamente.

¿Cuál es la importancia de la fecha y hora en el radicado?. A) Solo es relevante para el remitente. B) Permite establecer el orden cronológico y la oportunidad de respuesta. C) Es un requisito opcional. D) Sirve para fines estadísticos únicamente.

¿Qué se debe hacer si la correspondencia recibida está dañada?. A) Descartarla sin más. B) Anotar el daño en el sobre y reportarlo al remitente o a quien corresponda. C) Intentar repararla de forma casera. D) Ignorar el daño y procesarla normalmente.

¿Qué información se suele incluir en una guía de correspondencia?. A) Solo el nombre del destinatario. B) Número de radicado, fecha, remitente, destinatario y asunto. C) El contenido completo del documento. D) El costo del envío.

¿Cuál es la diferencia entre correspondencia certificada y ordinaria?. A) La certificada es más rápida. B) La certificada ofrece prueba de envío y entrega, la ordinaria no. C) La ordinaria es más segura. D) La certificada solo se usa para documentos internos.

¿Qué rol juega el área de correspondencia en la comunicación externa?. A) Es irrelevante. B) Es la primera cara de la organización ante el exterior. C) Solo se encarga de enviar facturas. D) Filtra qué información puede salir de la empresa.

¿Qué se debe considerar al clasificar la correspondencia para su distribución?. A) El color del sobre. B) La urgencia, el remitente y el destinatario. C) El tamaño del documento. D) La hora del día en que se recibe.

¿Por qué es importante el archivo de la correspondencia?. A) Para ocupar espacio en la oficina. B) Para tener un registro histórico, facilitar la consulta y cumplir con normativas. C) Para perder documentos de forma controlada. D) Solo los documentos muy importantes deben archivarse.

¿Qué es la 'mesa de partes' en la gestión de correspondencia?. A) Un mueble donde se deja el correo. B) El lugar físico o virtual donde se recibe, registra y distribuye la correspondencia oficial. C) La persona encargada de enviar las cartas. D) Un sistema de clasificación por colores.

¿Qué implicaciones puede tener una mala gestión de la correspondencia?. A) Mejorar la eficiencia de la empresa. B) Pérdida de documentos importantes, retrasos en comunicaciones y multas por incumplimiento. C) Aumento de la satisfacción del cliente. D) Reducción de costos operativos.

¿Cuál es la función de un 'acuse de recibo' en la correspondencia?. A) Confirmar que el documento fue enviado. B) Servir como comprobante de que el destinatario recibió la correspondencia. C) Indicar el precio del envío. D) Garantizar que el documento llegue a tiempo.

¿Cómo se debe manejar la correspondencia confidencial?. A) Dejarla a la vista en el escritorio. B) Entregarla directamente al destinatario o a personal autorizado, y mantenerla segura. C) Mezclarla con la correspondencia ordinaria. D) Destruirla después de leerla una vez.