Un archivo central es un centro de información donde se conservan los documentos de naturaleza: general particular periférica.
Actualmente las instituciones necesitan conservar la información en medios idóneos para que puede ser verificada y sirva de: referencia para futuras investigaciones memoria permanente de quienes intercambia información Intercambio de registros y duplicidad de información.
Los documentos son la memoria permanente de las instituciones, por lo tanto el interés de preservar la historia de la humanidad se remonta: al siglo XX La edad de piedra Al siglo XXI.
La disposición de los documentos incluye la: razón básica pare conservar los documentos la transferencia, destrucción y conservación permanente de los documentos protección contra el deterioro o pérdida de los documentos.
Los formularios sustitutos de salida de documentos, contribuyen pare saber: cuando y a quien se prestó el documento determinar que regla se aplicó para codificar el documento replicar la información y etiquetar el formulario de salida del documento.
La tecnología adecuada y el personal competente son: Las claves de un sistema de administración de documentos Los procesos de un sistema de administración de documentos los inventarios físicos de un sistema de administración de documentos.
Reconozca la razón por la que existe la Asociación Internacional de Administradores de documentos: Elemento que se considera para decidir et orden alfabético Direcciona las reglas para codificar nombres de individuos e instituciones agrupa a personas interesadas en el campo de la administración de documentos.
AI codificar el nombre de un individuo con dos títulos: Los apellidos compuestos se deben escribir sin espacios entre ellos El de prioridad familiar antecede al otro titulo Se consideran elemento de identificación pare decidir el orden alfabético.
En un sistema computarizado, los apellidos o nombres con prefijos, preposiciones y artículos, así como los apellidos compuestos se deben escribir: Sin espacio entre ellos Manteniendo el apostrofe Sin espacio y sin apostrofe.
La aplicación de las reglas para codificar también le servirá para: Identificar fa documentación en caso de búsqueda avanzada Preparar y ordenar las tarjetas y registrar la información en bases de datos Decidir el orden alfabético en la que se aplicara la unidad documental.
Las reglas para codificar y archivar alfabéticamente son las normas que se siguen al seleccionar y ordenar los títulos bajos los cuales se archivaron los documentos; por lo tanto, estas reglas nos dan la pauta para determinar el orden: y los títulos bajo los cuales se archivaron los documentos y las reglas pare buscar los documentos que se archivaron y las reglas para codificar y ubicar los archivos.
Dentro de las reglas para archivar nombres de individuos, la regla número 1, se refiere a la inversión de nombres de individuos y asegura que: El apellido materno es la unidad clave o primera unidad de archivo El apellido paterno es la unidad clave o primera unidad de archivo El primer nombro es la unidad clave o primera unidad de archivo.
Cuando el número escrito con letras consta de más de una palabra, toda la cifra es considerada como: Una letra o palabra Números romanos Una sola unidad de archivo.
El nombre oficial completo de una institución pública o privada lo determina: La firma del remitente en el documento La firma del destinatario en el documento El membrete o nombre que aparece impreso en el documento.
Se consideran unidad de archivo tal y como aparecen escritos cuando se trata de: Signos de puntuacion, codificación, guiones Títulos profesionales, grados académicos, militares, religiosos Estado civil, preparación académica, formación religiosa.
Identifique cuál de las alterativas descritas corresponde a la regla número 8 para codificar siglas, acrónimos y palabras acuñadas: Primero se anota el nombre del país, estado, territorio provincial Se debe establecer referencia bajo el nombre completo de la institución Se considera el nombre del funcionario y se anota en la base de dates electrónica.
Dentro de los complementos de las bases de datos, formulario de entrada es un complemento que se crea para registrar la información de forma similar a un formulario en papel permite filtrar y ver en forma completa o parcial los datos de una o más tablas se genera para presentar información de la base de dates organizada de una forma especifica.
Toda persona que registra información en los sistemas computarizados debe conocer las características del funcionamiento de ASCII, porque este generalmente determina: El manejo de la información El orden en que se clasificaran los datos Los campos realmente necesarios.
La configuración de un campo consiste en darle características o estilo específico para que los datos registrados en el campo siempre tengan características dadas; de las alterativas descritas identifique los datos que se incluyen en una configuración Establecer el formato específico Campo monetario Campo Único de cada tabla.
Las bases de datos son parte esencial de un sistema de administración de documentos que se integra a los archivos manuales y electrónicos para Para codificar los nombres y preparar las referencias necesarias Facilitar el manejo y localización de la información Para colocar las tarjetas intercalándolas en el tarjetero de referencias.
Los programas de bases de datos son considerados una herramienta que permite a los usuarios Almacenar, acceder, procesar y combinar información Analizar cuidadosamente los requerimientos de los proveedores Visualizar los nombres de las empresas más reconocidas.
La clasificación de los campos varía de acuerdo con el tipo de información que se incluye en cada uno de ellos, reconozca a qué tipo de campo corresponde el siguiente ejemplo: http://www.utpl.edu.ec macarrionx@utpl.edu.ec Campo para anexos Campo de hiperenlace Campo texto.
La aplicación de las reglas presentadas para la codificación, alfabetización de datos y configuración de los campos Facilita el proceso y se evitan errores en la ordenación Distingue entre una cifra y otra Codifica los datos que el usuario programa.
Registrar y ordenar los records y reorganizar los datos en diferente orden con diferentes propósitos constituye una las: Ventajas de los programas de bases de datos Bases de dates teóricas Bases de datos esenciales en un sistema de administración de documentos.
Reconozca de las siguientes opciones cual se refiere a las ventajas de los programas de bases de datos: Codifica la referencia y la coloca en orden alfabético con los nombres del grupo Prepara los documentos para ingresarlos y colocarlos en orden alfabético Permite a los usuarios autorizados compartir datos por medio de una red local o de internet.
El campo que se utiliza para registrar fechas y horas, de acuerdo con el patrón que se seleccione al configurar el campo se denomina: Campo memo Campo de auto numeración Campo de fecha y hora.
Las oficinas médicas utilizan bases de datos que tienen relación con: Socios o miembros de una junta directiva Cuotas o donativos Pacientes o clientes.
El reto principal al mantener los documentos en archivos electrónicos es: Hacer anotaciones directamente en el documento Transferir la información a medios físicos Su preservación y su protección.
Las tarjetas inalámbricas pare internet, tarjetas de red y modem, cumplen la función de procesar datos e información pare que el usuario pueda utilizarla conectar en red y comunicar con otras computadoras para intercambiar datos e información. guardar o archivar las instrucciones, los datos y la información para que se pueda acceder y leer luego.
El programa de aplicación que sirve como una herramienta para crear documentos de naturaleza narrativa, como: cartas, memorandos, informes y literatura de productos o servicios se denomina: administración de base de datos organizador personal procesamiento de palabras.
De los siguientes enunciados, un indicador de la eficacia del sistema de archivo es: corresponder a las necesidades de los documentos identificados la tasa de exactitud al localizar los documentos en un tiempo razonable controlar el acceso a los archivos manuales y computarizados.
Los procedimientos que se siguen en el sistema manual, al igual que los que se siguen en un sistema electrónico, se deben documentar en: gabinetes de archivo para guardar expedientes guías para dividir la gaveta en secciones en un manual de procedimientos para el sistema de archivo.
El sistema de archivo electrónico entrampa la fluidez del trabajo facilita el flujo de trabajo incrementa las tareas laborales.
Un indicador de la eficacia del sistema de archivo es: la tasa de exactitud al localiza los documentos en un tiempo razonable utilizar quipo y programas que correspondan a las necesidades de la institución Documentar el sistema de administración de documentos en un manual.
Las siguientes características corresponden a las carpetas, cuál de ellas se refieren a las carpetas suspendidas: no tienen pestañas fijas y sus bodes están perforados para insertar pestanas movibles en el lugar que se desee tienen varios bolsillos pare clasificar documentos dentro de ella son recomendadas para expedientes de personal de médicos y de proyectos especiales.
Correspondencia externa es la comunicación que se mantiene: con otras instituciones o individuos para uso y distribución entre las sucursales Todos los documentos relacionados con un individuo, firma o asunto.
Para la organización de archivos verticales de tarjetas, se requiere de: un tarjetero, guías y tarjetas fiches, pestanas y carpetas formularios, guías y registro de anotaciones.
En las oficinas médicas y en los hospitales la ley establece que se abra una carpeta individual a cada cliente o asunto aunque este tenga solo: cinco documentos un documento tres documentos.
El uso de formularios y la organización apropiada de los archivos para la Correspondencia y de las bases de datos manuales o electrónicas son fundamentales para: El buen funcionamiento de las instituciones Transferir y categorizar la información física y digital Identificar alternativas de soluciones archivísticas.
En las instituciones diariamente se produce, maneja distribuye y archiva gran cantidad de correspondencia de forma manual y electrónica, por lo tanto el responsable debe saber: Como organizar bases de datos y archivos manuales y electrónicos Como mantener los procesos internos y externos Como reconocer los propósitos de los formularios comerciales
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Los factores que deben considerarse al establecer el método de disposición de documentos son: costos, naturaleza, seguridad y protección condiciones ambientales, deterioro, desastres naturales Destrucción y conservación permanente.
Con la revolución digital del siglo XX, se incorpora: el uso de los archivadores metálicos la aplicación del archivo alfabético el uso de la tecnología y de medios electrónicos digitales.
La microfilmación de archivos y la conservación bajo condiciones adecuadas garantiza una duración de documentos de hasta: 100 años 50 años 500 años.
La incorporación de la tecnología para el manejo y administración de la documentación se ha constituido en: la oportunidad de mejorar los sistemas de la administración de documentos la expansión de sus operaciones para competir con nuevos mercados la oportunidad de proteger y preservar la información de forma eficiente.
En países de habla inglesa se acostumbra que las mujeres casadas: Para identificarse adopten la preposición (de) adopten el apellido del esposo y el apellido paterno se convierte en un segundo nombre o inicial. Sigan manteniendo su identificación de soltera.
Los prefijos, preposiciones a artículos que forman parte de un apellido o nombre siempre se consideran: Una unidad de archivo idéntica a la segunda a la segunda unidad La tercera unidad y así sucesivamente Parte del apellido o del nombre que le sigue y constituyen una sola unidad de archivo.
Los documentos pertenecientes a instituciones públicas y privadas se archivan: Bajo su nombre oficial completo Siguiendo las normas ARMA Utilizando las letras del alfabeto.
La implementación de un archivo en dependencias gubernamentales amerita: Seguir un patrón fijo de nombres de las dependencias Seguir los principios generales que codificación la revisión del organigrama institucional pare establecer las jerarquías.
Los programas de bases de dates son considerados una herramienta que permite a los usuarios: Almacenar, acceder, procesar y combinar información Analizar cuidadosamente los requerimientos de los proveedores Visualizar los nombres de las empresas más reconocidas.
Reconozca las consideraciones pare crear una base de datos y prepare el diseño de las tablas: Preparar órdenes de compra procesadas Realizar un inventario de la mercadería Hacer consultas para combinar y obtener información de las tablas.
Dentro de las consideraciones para crear una base de datos, el campo común o coincidente es aquel que: Se incluye en el diseño de más de una tabla y por el cual se establecerá la relación entre diferentes tablas Se lo conoce como campo primario o clave Las tablas tienen en común el número de identificación.
La creación de campos coma índice ayudan a que los records se puedan organizar: Cuando se va a registrar en un campo el mismo dato en todos los records Más rápidamente por esos campos y aumente la rapidez en la búsqueda de información Los campos tipo texto que contienen letras coma los apellidos se puedan configurar.
Para obtener el máximo provecho de un programa de base de datos, es necesario: Relacionarse bien con las características particulares del programa en uso Considerar la información del código ASCII Conocer su capacidad, crear un buen diseño pare las tablas y tener interés en aprender.
Las bases de datos reducen el espacio de almacenamiento de información y facilitan: La obtención de la información detallada de un individuo o asunto particular que puede estar en diferentes tablas Las ventajas de configurar los campos que requieran la información Identificar los aspectos relevantes para proteger la información.
El sistema de archivo en donde los documentos se clasifican y se archivan por nombres de los corresponsales, ya sean individuos o instituciones se denomina: sistema numérico sistema por nombre de corresponsales sistema alfabético por zonas geográficas.
El gran número de documentos que se generan en las instituciones diariamente, ameritan procesar y archivar información por medio de sistemas: manuales electrónicos tradicionales.
La digitalización de documentos es el proceso de: transferir a un formato electrónico los documentos que se tienen en papel almacenaje interno y externo en el disco duro guardar o archivar las instrucciones y datos.
Utiliza tarjeteros pare organizar las bases de datos que dan apoyo al sistema; estas características corresponden a un sistema de archivo: electrónico manual mixto.
Dentro de los equipos y materiales para los sistemas manuales de archivo, se denomina gabinetes de archivo verticales: a los que las carpetas descansan en su lado izquierdo y se colocan en posición vertical a los que se usan mucho en hospitales, oficinas médicas y en compañías de seguros A los que son cerrados, lo que da mayor protección a los documentos.
En un sistema de archivo se deben utilizar una guía: por cada 5 a 10 carpetas par cada 12 a 15 carpetas par cada 10 a 20.
Son tarjetas indispensables para dividir el archivo en diferentes secciones y sirven para indicar dónde se deben archivar o localizar las carpetas. El siguiente concepto corresponde: Carpetas Guías Marbetes.
De las alternativas que se presentan a continuación, identificar cual corresponde al concepto de unidad de archivo unidad clave o primera unidad del nombre de un individuo Cada parte del nombre del individuo, de una institución del asunto, que se usa para codificar Elemento que se considera para decidir el orden alfabético cuando hay dos o más nombres completamente idénticos.
En la regla número 5 para archivar individuos con nombres idénticos se permite que La dirección determine el orden alfabético El primer apellido determine el orden alfabético El cargo determine el orden alfabético.
Las reglas promulgadas por ARMA Internacional son: Una guía general para codificar y ordenar los nombres de individuos, instituciones y asuntos. Un proceso de decidir el orden apropiado en el que se debe colocar las palabras La primera unidad del nombre de un individuo, una institución o un asunto.
identifique el tipo de base de datos electrónicas que facilitan las operaciones que realizan las instituciones educativas planes médicos, paciente o clientes farmacéutica abonados residenciales, abonados comerciales, contratistas estudiantes activos, egresados, personal docente.
A las tablas formularios de entrada, peticiones de información e informes se los denomina Información adicional para completar bases de datos complementos de las bases de datos tablas de bases de datos .
Los componentes de archivo electrónico se componen de: cajas de conservación, rotuladoras computadora, sistema operativo y los programas de aplicaciones folder, grapadora, saca grapas.
Un sistema eficaz de administración de documentos es aquel que utiliza base de datos electrónicas puede proveer la información necesaria a la información indicada en el momento preciso y el menor costo posible Se caracteriza por conservar la mayor parte de los documentos en forma tangible.
una base de datos es una compilación de información de una misma naturaleza por lo tanto permite actualizar Añadir o eliminar información crear carpetas para colocar los documentos físicos utilizar guías para dividir la gaveta en secciones.
dentro de los fundamentos generales de la administración de documentos el término correspondencia se refiere al archivar en gabinetes Generalmente de metal en forma vertical conjunto de cartas informes memorandos contratos mensajes que reciben o envía por medios electrónicos o en papel equipo y materiales más adecuados con base a todo lo que sea disponible en el mercado.
Cuando un sistema de archivo alfabético es pequeño lo recomendable es dividirlo en 26 o 28 secciones principales con una guía principal por cada letra del alfabeto 15 o 30 secciones principales con una guía principal por cada letra del alfabeto 10 o 20 secciones principales con una guía principal por cada letra del alfabeto.
La planificación, organización, dirección y control de las actividades diarias y los procesos que realiza una empresa o institución requiere de: Un sistema tradicional de control Un sistema automatizado de control Un sistema mixto de control.
El organismo que norma la aplicación de los procesos archivísticos en las instituciones públicas y privadas del Ecuador es: la Superintendencia de compañías el Sistema de Rentas Internas el consejo Nacional de Archivos.
El ciclo de un documento contempla una serie de fases, de las descripciones que se plantean, cuál corresponde a la fase de localización y uso. se crea cuando se escribe a mano o en computadora Los documentos pueden conservarse en papel a formatos digitales La razón básica para conservar los documentos es que estos se necesitaran y deben localizarse rápidamente.
Los complementos de las bases de datos estan constituidos por Clientes, ventas, Ordenes de compra, inventario do mercancía Tabla, formularios de entrada, peticiones e información o consultas, informes Información detallada de un individuo o asunto particular.
. El manejo de referencias en las bases de datos electrónicas de administración de documentos, permite utilizar alternativas de búsqueda asociadas al Lugar de trabajo al nombre artístico u oficial Cargo que ostenta en la empresa.
Al sistema operativo de una computadora se lo denomina cerebro modem monitor.
Las bases de datos electrónicas facilitan: registrar, localizar y reorganizar datos en orden alfabético, numérico, por asunto, por zona geográfica La creación de documentos de naturaleza narrativa como cartas, memorandos, informes Llevar a cabo tareas financieras como presupuestos.
Archivar es el arte de conservar en orden debidamente agrupado y protegido los documentos que pertenecen a: a un modelo pedagógico a un individuo, firma, asunto o zona geográfica la edad antropológica.
En una institución de índole financiera, los documentos de crédito sirven para: aportar evidencias y tomar decisiones futuras cumplir con las leyes y disposiciones legales otorgar un crédito y retener al cliente.
De las siguientes opciones determine cuál cumple con una de las alternativas de la regla número 1 de codificación que se utiliza para archivar nombres de individuos Los apellidos unidos por un guion se consideran en el mismo orden que pertenecen Los prefijos, preposiciones o artículos que forman parte de un apellido no nombre siempre se considera parte del apellido Si los títulos acompañan el nombre de una persona se considera a estas unidades de archivo.
Letras unidas por un guion o unidas sin guion se consideran Dos unidades de archivo Una solo unidad de archivo una unidad de archivo compuesta.
En caso de firmas comerciales con sucursales o franquicias de nombres idénticos, para decidir el orden se considera: dirección como elemento de identificación los nombres de los propietarios el número de franquicias.
Las consideraciones para crear una base de datos y preparar un diseño de tablas conlleva Actualizar, organizar y reorganizar datos . Determinar las tablas que contendrá El campo único de cada tabla.
De las siguientes alternativas identifique cual corresponde a una de las ventajas de utilizar formularios. Son piezas pequeñas de cartulina en las que se anota de manera breve y lógica, cierta información La uniformidad en la presentación de los datos hace más fácil su manejo, localización y procesamiento Se utiliza para proveer información y organizar alfabéticamente los nombres de los corresponsables.
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