Gestión de la Información y Comunicación Empresarial

¿Qué se puede definir como correspondencia en una empresa?. Solo cartas físicas. Cartas, telegramas, correos electrónicos y otros documentos que se despachan o reciben. Únicamente correos electrónicos. Solo documentos internos de la empresa.

¿Por qué es importante la correspondencia comercial para una empresa?. Porque es una forma secundaria de comunicación. Porque es una de las principales formas de comunicación y requiere un buen control de entradas y salidas. Porque solo afecta a empresas de gran tamaño. Porque solo se refiere a las cartas físicas.

¿Quién suele encargarse del control de la correspondencia en empresas pequeñas?. Un departamento específico de correspondencia. El CEO de la empresa. Los profesionales de administración. Cada empleado de forma individual.

Una de las tareas principales de un administrativo es el manejo de: Solo la correspondencia de salida. Solo la correspondencia de entrada. El correo que entra y sale de la empresa. Únicamente la redacción de documentos.

¿En cuántos grupos principales se puede dividir la correspondencia?. Tres: entrada, salida y interna. Dos: entrada y salida. Cuatro: cartas, correos, faxes y telegramas. Uno: solo la correspondencia externa.

¿Qué abarca la correspondencia de entrada?. Solo las cartas que envía la empresa. Todas las comunicaciones escritas que recibe una empresa. Únicamente los correos electrónicos recibidos. Los documentos generados internamente.

¿Cuál es el primer paso para tener un buen control de la correspondencia de entrada?. Abrir y leer todos los documentos. Registrar la correspondencia. Seleccionar la correspondencia separándola por categoría y destinatario. Archivar toda la correspondencia inmediatamente.

Al abrir la correspondencia de entrada, ¿qué se debe comprobar siempre?. Que el remitente sea conocido. Que no falte ningún documento o anexo, como cheques. Si el remitente ha usado un sello oficial. Si la carta tiene membrete.

¿Qué significa numerar la correspondencia de entrada?. Darle un número de seguimiento para el envío. Asignarle un número correlativo de entrada en la empresa. Contar cuántos documentos se han recibido. Numerar las páginas de cada documento.

¿En qué libro se registra la correspondencia de entrada?. Libro de clientes. Libro de registro de la correspondencia de entrada. Libro de inventario. Libro de comunicaciones internas.

¿Qué dato NO se anota en el libro de registro de correspondencia de entrada?. Fecha de entrada. Remitente. Número de teléfono del destinatario. Asunto.

¿Cuál es el último paso del control de la correspondencia de entrada?. Numerarla. Registrarla. Abrirla y leerla. Distribuirla a los departamentos o personas correspondientes.

¿Qué tipo de correspondencia se entrega primero durante la distribución?. La que tiene más anexos. La que es más voluminosa. La correspondencia urgente. La que llega de remitentes importantes.

Si una carta hace referencia a documentos anteriores, ¿qué se debe hacer?. Archivarla sin más. Ignorar la referencia. Buscar los documentos anteriores y adjuntarlos. Solicitar los documentos anteriores al remitente.

¿Qué acción básica se puede realizar con la información que llega a la empresa?. Solo distribuirla. Solo archiviarla. Destruirla, distribuirla o archivarla. Solo destruirla.

¿Por qué es importante no guardar todos los documentos indefinidamente?. Porque ocuparía mucho espacio y dificultaría la localización de información útil. Porque los documentos pierden valor con el tiempo. Porque es una norma legal no guardar documentos antiguos. Porque solo los documentos confidenciales deben guardarse.

¿Cómo se debe desechar la documentación confidencial?. Simplemente tirándola a la papelera. Rompiéndola en pequeños trozos. Usando una trituradora de papel. Entregándola a un servicio de reciclaje sin más.

¿Qué es la correspondencia de salida?. La correspondencia que recibe la empresa. La correspondencia que se confecciona en la empresa para enviarla al exterior. La correspondencia interna entre departamentos. Los correos electrónicos que se reciben.

¿Cuál de los siguientes NO es un paso en la gestión de la correspondencia de salida?. Elaboración de los documentos. Firma por la persona responsable. Verificación de anexos. Recepción por el destinatario.

¿Por qué es importante hacer copias de los escritos o comunicados que enviemos?. Para enviarlos también por correo electrónico. Para tener constancia de ellos en la empresa. Para poder enviarlos a diferentes destinatarios. Para usarlas como plantilla en el futuro.

La correspondencia de salida se registra en: El libro de registro de correspondencia de entrada. El libro de inventario. El libro de registro de correspondencia de salida. Un registro de envíos.

¿Qué dato NO se anota en el libro de registro de correspondencia de salida?. Nº registro. Fecha de salida. Número de cuenta del remitente. Destinatario.

En la empresa se maneja diariamente gran cantidad de información, tanto en formato papel como: Oral. Auditivo. Digital o informático. Visual.

¿Qué se puede evitar si existe un buen sistema de seguridad en una empresa?. La comunicación interna. La pérdida de información. El uso de correo electrónico. La clasificación de documentos.

¿Por qué motivo puede producirse una pérdida de información?. Solo por desastres naturales. Solo por actuaciones malintencionadas. Por desastres naturales, actuaciones malintencionadas o accidentes. Únicamente por errores informáticos.

¿Qué principio de la seguridad de la información garantiza que solo usuarios autorizados accedan a ella?. La disponibilidad. La integridad. La confidencialidad. La accesibilidad.

La disponibilidad en la seguridad de la información se refiere a: Que la información sea secreta. Que la información esté protegida de errores. Que la información sea fácil de alterar. Que la información esté siempre disponible y accesible para los autorizados.

¿Qué principio garantiza el correcto tratamiento de la información y evita errores?. La confidencialidad. La disponibilidad. La integridad. La seguridad.

¿Por qué motivos se deben usar sistemas de seguridad de la información?. Solo para evitar pérdidas. Solo por motivos legales. Para evitar pérdidas, acceso no autorizado y por motivos legales. Únicamente por exigencias de los clientes.

¿Cuál de las siguientes es una medida para controlar el acceso a la información?. Usar una trituradora de papel. Instalar software antivirus. Almacenamiento en lugares de acceso restringido. Hacer copias de seguridad.

¿Qué se recomienda para evitar amenazas de software malicioso?. Abrir todos los correos electrónicos. Instalar y actualizar software de detección y reparación de virus. Usar Internet sin precaución. Compartir archivos sin verificarlos.

¿Qué se debe hacer con los documentos adjuntos o varios papeles que se archivan?. Archivarlos por separado. Grapárlos juntos. Tirarlos si no son importantes. Dejarlos sueltos en la carpeta.

¿Cómo se deben colocar los documentos más recientes al archivar en una carpeta?. En la parte trasera de la carpeta. En la parte delantera de la carpeta. En el centro de la carpeta. En una subcarpeta separada.

¿Qué es el servicio postal?. Un sistema para enviar solo paquetes. Un sistema para transportar documentos y paquetes a otros lugares. Un servicio de mensajería interna de la empresa. Un método para enviar solo correos electrónicos.

¿Qué empresa en España realiza la distribución de correspondencia?. Solo empresas privadas de mensajería. Correos y Telégrafos, o empresas privadas de mensajería. Únicamente Correos y Telégrafos. Servicios postales internacionales.

¿Cuál de los siguientes servicios NO ofrece Correos según el texto?. Envío de documentos. Envío de paquetería. Servicios financieros. Alquiler de vehículos.

¿Qué tipo de envío se usa cuando no se requiere entrega urgente y no supera los 2 kilos?. Carta certificada. Postal exprés. Carta ordinaria. Burofax.

¿Qué garantiza la carta certificada?. La entrega en 24 horas. La recepción mediante la firma del destinatario. El envío más rápido posible. El seguimiento online del paquete.

¿Cuál es la diferencia principal entre una carta certificada y una carta certificada con aviso de recibo?. La carta certificada con aviso de recibo es más rápida. La carta certificada con aviso de recibo devuelve una notificación de entrega. La carta certificada solo se envía a nivel nacional. La carta certificada no requiere firma.

¿Qué son los Giros de Correos?. Envío de paquetes pequeños. Servicio de envío de dinero a cualquier parte. Entrega de documentos urgentes. Servicio de cobro de ventas.

¿Qué servicio de Correos permite cobrar una venta a distancia en el momento de la entrega de la mercancía?. Giros. Reembolso. Western Union. Carta certificada.

¿Qué permite el servicio de 'Apartado postal'?. Recibir correo en cualquier dirección. Recibir correspondencia en un cajetín específico sin necesidad de tener domicilio allí. Reenviar correo a otra dirección. Enviar paquetes sin coste adicional.

¿Cuál es el objetivo principal de la clasificación de la documentación en una empresa?. Ocupar más espacio en los archivadores. Dificultar la localización de documentos. Asegurar que los documentos sean fácilmente localizables y útiles. Archivar todos los documentos sin excepción.

¿Cuál es el sistema de clasificación de documentos más usado según el texto?. Cronológico. Temático. Geográfico. Alfabético.

¿En qué consiste la ordenación cronológica de documentos?. Clasificar por temas. Clasificar por orden alfabético. Clasificar los documentos por fechas. Clasificar por zonas geográficas.

¿Cuál es la mayor ventaja de la ordenación cronológica?. Es muy compleja de implementar. Es muy sencilla de utilizar. Permite clasificar por temas automáticamente. No requiere conocer las fechas.

La ordenación temática consiste en clasificar los documentos según: Su fecha de recepción. El tema o asunto que tratan. Su origen geográfico. El orden alfabético de palabras clave.

¿Cuál es la mayor ventaja del sistema de clasificación temático?. Sus archivos son limitados. Es fácil conocer el asunto de cada documento. Nuestros archivos son ilimitados. No requiere conocimientos previos.

El sistema de clasificación geográfico ordena los documentos por: Temas. Fechas. Zonas o áreas geográficas. Números correlativos.

¿Cuál es la principal desventaja del sistema de clasificación geográfico?. Que es difícil de usar. Que hace falta tener conocimientos de geografía para ordenar correctamente. Que los archivos no son útiles. Que solo sirve para empresas locales.

El sistema de clasificación numérico asigna a los documentos: Un tema. Una fecha. Un número correlativo. Una ubicación geográfica.

¿Cuál es la mayor ventaja del sistema de clasificación numérico?. Su complejidad. La necesidad de llevar un índice. Permite un mejor control de la documentación. No es útil para facturas.

¿Qué se entiende por 'archivo' según la Real Academia Española?. Solo el lugar físico donde se guardan documentos. El conjunto ordenado de documentos que se producen en el ejercicio de funciones. Un sistema de clasificación de documentos. Una base de datos informática.

¿Cuál NO es una función principal de un archivo?. Clasificar documentos. Ordenar documentos. Eliminar documentos sin justificación. Facilitar la consulta de la documentación.

Un archivo centralizado se caracteriza por: Estar distribuido en varios departamentos. Estar localizado en un solo sitio. Ser exclusivamente informático. Ser accesible solo por el personal directivo.

¿Qué tipo de archivo se accede habitualmente, siendo documentación de compras, ventas, etc.?. Archivo semiactivo. Archivo inactivo. Archivo activo. Archivo informático.

¿Cuál es el proceso que se sigue antes de archivar la documentación que requiere conservación?. Tirarla. Gestionarla. Clasificarla. Destruirla.

Para archivar un gran volumen de correspondencia, ¿qué sistema es preferible usar?. Numérico. Temático. Geográfico. Cronológico.

¿Qué tipo de mobiliario NO se menciona como adecuado para archivar?. Armarios convencionales. Archivadores. Estanterías abiertas sin protección. Carpetas y subcarpetas.

Un requisito de un buen archivo es que debe ser: De difícil utilización. Ocupar mucho espacio. Actualizado y de fácil utilización. Inaccesible para el personal.

¿Qué consejo se da para archivar documentos adjuntos o varios papeles?. Archivarlos por separado. Grapárlos. Meterlos en sobres individuales. Tirarlos.

Si alguien saca un documento del archivo, ¿qué se recomienda hacer?. No hacer nada. Indicar en el lugar que está prestado y llevar un registro. Pedirle que lo devuelva inmediatamente. Reemplazarlo por una copia.

¿Por qué es importante organizar el archivo del ordenador?. Porque los archivos en papel ya no se usan. Porque la mayor parte de la información empresarial está en formato digital y debe localizarse rápidamente. Para ocupar menos espacio en el disco duro. Para evitar el uso de software antivirus.

Al nombrar documentos y archivos en el ordenador, ¿qué cualidad deben tener?. Ser lo más cortos posible. Ser fácilmente localizables y descriptivos de su contenido. Usar solo números. Ser iguales para todos los documentos.

¿Qué es una base de datos?. Un programa para enviar correos electrónicos. Un sistema para crear documentos de texto. Un almacén de información relacionada y organizada para su fácil búsqueda. Una red social.

¿Cómo se estructuran las bases de datos relacionales?. En una sola tabla grande. En una o más tablas. En archivos de texto plano. En carpetas sin relación entre ellas.

¿Qué representa una fila (o registro) en una tabla de base de datos?. Un tipo de dato específico. Un campo o columna. Un elemento completo de información. El nombre de la tabla.

¿Qué es el correo electrónico o e-mail?. Un servicio de mensajería postal. Un sistema para enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente a través de una red. Una forma de comunicación oral. Un tipo de archivo informático.

¿Cuál es el esquema básico de una dirección de correo electrónico?. servidor.dominio@usuario. usuario@servidor.dominio. dominio.usuario@servidor. usuario.servidor@dominio.

¿Quién proporciona una dirección de correo electrónico?. El propio usuario. Un proveedor o servidor de correo. El sistema operativo del ordenador. Cualquier página web.

¿Qué se necesita para poder enviar y recibir correos electrónicos?. Una cuenta bancaria. Registrarse en un servicio de correo electrónico. Un número de teléfono móvil. Una dirección física.

¿Qué es un programa de gestión de correo electrónico (cliente de correo)?. Un servidor de correo. Un programa usado para enviar, recibir y leer correos electrónicos. Un tipo de archivo adjunto. Una contraseña de correo.

¿Cuál es uno de los programas de gestión de correo electrónico más conocidos y usados?. Thunderbird. Mailbird. Gmail. Outlook.

¿Qué característica tiene Thunderbird como programa de gestión de correo electrónico?. Es de pago y solo para Windows. Es de código abierto y gratuito. Integra cuentas antiguas de Hotmail. Es menos conocido pero muy completo.