Gestión de la Información y Correspondencia en la Empresa

¿Qué se define como correspondencia en una empresa u organización?. Solo cartas físicas. Cartas, telegramas, correos electrónicos y otros documentos que se despachan o reciben. Solo correos electrónicos. Solo telegramas.

¿Por qué es importante la correspondencia comercial para una empresa?. Porque solo es relevante para empresas grandes. Porque es una forma principal de comunicación y requiere un buen control de entradas y salidas. Porque solo afecta a los departamentos de administración. Porque no es importante si se usan medios digitales.

¿Quién suele encargarse del control de correspondencia en empresas pequeñas?. El director general. Un departamento especializado. Los profesionales de administración. Los empleados de cada departamento.

¿Cuál es una de las tareas principales de un administrativo respecto a la correspondencia?. Solo redactar cartas. Solo archivar documentos. El manejo del correo que entra y sale de la empresa. Solo responder correos electrónicos.

¿En qué dos grupos principales se puede dividir la correspondencia?. Correspondencia interna y externa. Correspondencia urgente y no urgente. Correspondencia de entrada y de salida. Correspondencia física y digital.

¿Qué abarca la correspondencia de entrada?. Solo los documentos enviados por la empresa. Solo los correos electrónicos recibidos. Todas las comunicaciones escritas que se reciben en una empresa. Solo las cartas físicas recibidas.

¿Cuál es el primer paso para tener un buen control de la correspondencia de entrada?. Abrir y leer la correspondencia. Registrar la correspondencia. Seleccionar la correspondencia. Archivar la correspondencia.

Al abrir la correspondencia de entrada, ¿qué se debe comprobar?. Solo el remitente. Que no falte ningún documento adjunto, como cheques. Solo la fecha de recepción. Solo el destinatario.

¿Qué es numerar la correspondencia?. Asignar un número correlativo de salida. Asignar un número correlativo de entrada en la empresa. Asignar un número de registro de archivo. Asignar un número de fax.

¿Qué libro se utiliza para registrar la correspondencia de entrada?. Libro de Actas. Libro de Registro de la Correspondencia de Salida. Libro de Registro de la Correspondencia de Entrada. Libro de Inventario.

¿Qué dato NO se anota en el Libro Registro de la Correspondencia de Entrada?. Fecha de entrada. Destinatario. Hora de envío. Remitente.

¿Cuál es el último paso del control de la correspondencia de entrada?. Numeración. Apertura y lectura. Registro. Distribución.

¿Qué tipo de correspondencia se entrega primero en la distribución?. La correspondencia ordinaria. La correspondencia urgente. La correspondencia con anexos. La correspondencia personal.

¿Qué se debe hacer con los anexos de una carta?. Separarlos de la carta. Graparemos la carta o documento con todos sus anexos. Tirarlos si no son importantes. Archivarlos en una carpeta diferente.

Si un documento de entrada hace referencia a otros documentos anteriores, ¿qué se debe hacer?. Ignorar la referencia. Buscar los documentos anteriores para adjuntarlos. Archivar el documento sin los anteriores. Pedir al remitente que los reenvíe.

¿Cuál de las siguientes NO es una acción básica que se puede realizar con la información que llega a la empresa?. Destruirla. Archivarla. Distribuirla al departamento o persona interesada. Traducirla a otro idioma.

¿Por qué es importante tirar documentos innecesarios?. Para ocupar más espacio. Para dificultar la búsqueda de información. Para evitar desorganización, falta de espacio y estrés. Para que los documentos confidenciales se pierdan.

¿Cómo se debe tirar la documentación confidencial?. En la papelera común. Rompiéndola. Usando una picadora de papel. Reenviándola a otra empresa.

¿Qué es la correspondencia de salida?. La correspondencia recibida por la empresa. La correspondencia que se confecciona en la empresa para enviarla al exterior. La correspondencia interna entre departamentos. La correspondencia digital.

¿Cuál de los siguientes NO es un paso en la gestión de la correspondencia de salida?. Elaboración de los documentos. Firma de los documentos. Comprobación de anexos. Distribución interna.