Gestión de la Información en la Empresa

¿Qué se define como correspondencia en una empresa?. Solo cartas y telegramas. El conjunto de cartas, telegramas, correos electrónicos y demás documentos que se despachan o reciben. Únicamente los documentos físicos.

¿Cuál es la importancia de la correspondencia comercial?. Es poco importante, solo se refiere a las ventas. Es de gran importancia y requiere un buen control de entradas y salidas. Solo es importante para las empresas grandes.

¿Quién suele encargarse del control de la correspondencia en empresas pequeñas?. El departamento de marketing. Los profesionales de administración. Los becarios.

¿Qué abarca la correspondencia de entrada?. Solo las cartas que llegan a la empresa. Todas las comunicaciones escritas que se reciben en la empresa. Los correos electrónicos salientes.

¿Cuál es el primer paso en el control de la correspondencia de entrada?. Abrir y leer todos los documentos. Numerar los documentos. Seleccionar la correspondencia según categoría y destinatario.

¿Qué se debe hacer con la correspondencia de carácter privado?. Abrirla y leerla para verificar su contenido. Entregarla directamente a la persona indicada sin abrir. Archivarla inmediatamente.

¿Qué es la numeración de la correspondencia de entrada?. Asignar un número de serie a cada documento recibido. Contar el número de documentos recibidos. Dar un número correlativo de entrada a cada documento.

¿Qué información se anota en el libro registro de la correspondencia de entrada?. Solo el remitente y el destinatario. Número de registro, fecha de entrada, tipo de documento, remitente, destinatario y asunto. Solo el número de registro y la fecha.

¿Cuál es el último paso en el control de la correspondencia de entrada?. La apertura y lectura. La numeración. La distribución a los departamentos o personas correspondientes.

¿Qué se hace si un documento afecta a más de un departamento?. Se envía solo al departamento principal. Se le hace una copia y se entrega a todos los departamentos implicados. Se archiva hasta que se decida.

¿Cuándo se debe imprimir un correo electrónico recibido en la empresa?. Nunca, es suficiente tenerlo en el ordenador. Cuando sea necesario por su importancia para la empresa. Solo si el remitente lo solicita.

¿Qué acción se puede realizar con la información que llega a la empresa?. Solo archivarla o distribuirla. Destruirla, distribuirla o archivarla. Solo destruirla o archivarla.

¿Por qué no se pueden guardar todos los documentos que llegan a una empresa?. Porque ocupan demasiado espacio y dificultan la búsqueda de información. Porque son innecesarios. Porque la ley lo prohíbe.

¿Cuándo se pueden tirar documentos que no se quieren recibir (ej. publicidad)?. Después de leerlos. De forma instantánea, sin necesidad de leerlos. Solo si son correos electrónicos.

¿Qué tipo de documentos nunca se deben tirar sin consideración?. Documentos informativos. Documentos con posibles efectos financieros o legales. Correos electrónicos.

¿Qué se debe hacer con la documentación confidencial antes de tirarla?. Romperla y tirarla a la papelera. Destruirla usando una picadora de papel. Guardarla en un lugar seguro.

¿Qué es la correspondencia de salida?. Son los documentos que llegan a la empresa. Son los documentos que se confeccionan en la empresa para enviar al exterior. Son los correos electrónicos recibidos.

¿Qué se debe comprobar antes de enviar la correspondencia de salida?. Que el documento sea de color blanco. Que se incluyan todos los anexos indicados y que estos también estén firmados. Que el remitente sea el director.

¿Qué se debe hacer siempre con los escritos o comunicados que enviamos?. No hacer copias para ahorrar papel. Hacer copias para dejar constancia en la empresa. Enviar solo el original.

¿Qué importancia tiene la seguridad de la información en las empresas?. Es importante solo para la información digital. Es muy importante y se deben tomar medidas para protegerla, especialmente datos personales. No es tan importante como la seguridad física.

¿Existe la seguridad absoluta en la información?. Sí, con los sistemas de seguridad actuales. No, o es muy difícil de conseguir. Solo en empresas muy pequeñas.

¿Cuál es el mejor sistema de seguridad que puede existir en una empresa?. Instalar muchos antivirus. La prevención y el mantenimiento. Contratar personal de seguridad.

¿Qué principio de la seguridad de la información se refiere a que solo los usuarios autorizados puedan acceder?. La disponibilidad. La integridad. La confidencialidad.

¿Qué principio de la seguridad de la información garantiza que la información esté siempre accesible?. La integridad. La disponibilidad. La confidencialidad.

¿Qué principio de la seguridad de la información se refiere a garantizar el correcto tratamiento y evitar errores?. La disponibilidad. La confidencialidad. La integridad.

¿Qué medida de seguridad se recomienda para controlar el acceso a la información?. Dejar los armarios sin llave. Cambiar las claves de acceso con frecuencia. Compartir las contraseñas con todos los compañeros.

¿Qué se debe hacer para evitar amenazas de software malicioso?. Ignorar las actualizaciones de seguridad. Instalar y actualizar software de detección y reparación de virus. Abrir todos los archivos recibidos sin precaución.

¿Dónde se deben colocar los lugares de archivo para evitar riesgos de incendios o inundaciones?. En zonas bajas de los edificios. En zonas medias de los edificios, lejos de elementos inflamables. Cerca de fuentes de agua.

¿Qué es muy importante hacer con todos los documentos, tanto informáticos como en papel?. Digitalizarlos todos. Hacer copias de seguridad. Guardarlos en la nube.

¿Qué se debe anotar al realizar una consulta de documentos en el archivo?. Nada, solo devolver el documento. La documentación extraída, la persona que la extrajo y la fecha. Solo la fecha de la consulta.

¿Cuál es el objetivo principal del servicio postal?. Transportar dinero. Transportar documentos escritos y otros paquetes. Enviar correos electrónicos.

¿Qué empresa realiza principalmente la distribución de correspondencia en España?. FedEx. La Sociedad Estatal Correos y Telégrafos (Correos). DHL.

¿Qué tipo de envío de cartas es más usado cuando no se requiere entrega urgente y no supera los 2 kilos?. Carta certificada urgente. Carta ordinaria. Postal exprés.

¿Qué garantiza una carta certificada?. Entrega en menos de 24 horas. La recepción mediante la firma del destinatario o persona autorizada. Envío solo a nivel nacional.

¿Qué ofrece una carta certificada con aviso de recibo?. Solo la garantía de entrega. Una notificación de vuelta que indica la fecha y la recepción correcta. Envío prioritario.

¿Cuál es el plazo de entrega para la paquetería urgente a nivel nacional?. No supera las 24 horas. No supera las 48 horas. No supera las 72 horas.

¿Qué capacidad máxima tiene la paquetería internacional?. Hasta 20 kilos. Hasta 30 kilos. Hasta 50 kilos.

¿Qué servicio financiero permite enviar dinero a cualquier parte del país o del extranjero?. Reembolso. Western Union. Giros.

¿Qué es el reembolso en los servicios financieros de Correos?. El envío de dinero en minutos. El cobro de una venta a distancia a la entrega de la mercancía. El envío de paquetes.

¿Qué servicio de Correos permite recibir correo en un cajetín de recepción sin necesidad de tener domicilio social?. Reenvío postal. Apartado postal. Servicio creamailing.

¿Qué es el reenvío postal?. Enviar paquetes de forma urgente. Permitir reenviar toda la correspondencia a una dirección indicada. Servicio de pago de recibos.

¿Cómo se clasifican los documentos en un sistema alfabético?. Por orden de fecha de recepción. Por temas o asuntos. Tomando como base las iniciales de las palabras en orden del alfabeto.

¿Cuál es la mayor ventaja del sistema de ordenación alfabética?. Es muy preciso. Es muy fácil de usar. Permite clasificar grandes volúmenes de documentos sin problemas.

¿Cuándo se utiliza un sistema de clasificación cronológico?. Para clasificar documentos por países. Para clasificar documentos por fechas de recepción, emisión o vencimiento. Para clasificar documentos por temas.

¿Cuál es la mayor ventaja del sistema de clasificación cronológico?. Permite una fácil localización sin conocer las fechas. Es muy sencillo de utilizar. No requiere ningún índice adicional.

¿Cómo funciona el sistema de clasificación temático?. Clasifica los documentos por orden geográfico. Clasifica los documentos por temas o asuntos. Clasifica los documentos por orden numérico.

¿Cuál es la mayor ventaja del sistema de clasificación temático?. Su sencillez. Que los archivos son ilimitados. La facilidad para conocer el asunto del documento.

¿En qué consiste el sistema de clasificación geográfico?. Clasificar documentos por orden alfabético. Clasificar documentos por zonas o áreas geográficas. Clasificar documentos por fechas.

¿Cuál es el mayor inconveniente del sistema de clasificación geográfico?. Hace falta tener conocimientos de geografía para ordenar correctamente. Es demasiado sencillo. No es útil para empresas que trabajan en muchas zonas geográficas.

¿Cómo funciona el sistema de clasificación numérico?. Asigna números correlativos a los documentos. Clasifica por orden alfabético. Clasifica por temas.

¿Para qué se suele usar el sistema de clasificación numérico en las empresas?. Para ordenar facturas, albaranes o pedidos. Para ordenar cartas comerciales. Para ordenar correos electrónicos.

¿Cuál es la mayor ventaja del sistema de clasificación numérico?. Permite un mejor control de la documentación. Es muy fácil de entender. No requiere ningún índice.

¿Qué es un archivo según la Real Academia Española?. Solo un lugar físico para guardar documentos. El conjunto ordenado de documentos que una persona u organización produce. Un programa informático para gestionar documentos.

¿Cuál es uno de los objetivos principales de un archivo?. Reproducir documentos de la empresa. Almacenaje y conservación de la documentación. Eliminar documentos innecesarios.

¿Qué utilidad tiene el archivo para la empresa?. Solo sirve para guardar documentos antiguos. Facilita la consulta y la rápida localización de documentos. Permite imprimir documentos.

¿Qué tipo de archivo se localiza en un solo sitio y agrupa todos los documentos de la empresa?. Archivo descentralizado. Archivo vertical. Archivo centralizado.

¿Qué tipo de archivo distribuye los documentos en distintos departamentos de la empresa?. Archivo horizontal. Archivo descentralizado. Archivo activo.

¿Qué tipo de archivo utiliza ordenadores como soporte para el almacenamiento de información?. Archivo de documentos. Archivo informático. Archivo semiactivo.

¿Qué tipo de archivo es aquel al que se accede habitualmente (diaria, semanal o mensualmente)?. Archivo inactivo. Archivo semiactivo. Archivo activo.

¿Qué tipo de archivo se accede raramente y su frecuencia de consulta es pequeña?. Archivo activo. Archivo informático. Archivo semiactivo.

¿Qué tipo de archivo se considera de interés histórico pero sin utilidad operativa y que ha cumplido su plazo legal?. Archivo activo. Archivo inactivo. Archivo centralizado.

¿Qué criterio se sigue en el proceso de archivo si no existen procedimientos establecidos en la empresa?. Elegir el sistema de ordenación que mejor se adapte. No archivar los documentos. Archivar todo de forma aleatoria.

¿Qué tipo de mobiliario se utiliza para meter carpetas colgantes?. Armarios especiales para soportes modernos. Armarios convencionales o archivadores. Subcarpetas.

¿Qué requisito debe cumplir un archivo para ser considerado bueno?. Ocupar mucho espacio. Estar actualizado y ser de fácil uso. No cumplir normas de seguridad.

¿Qué consejo se da para que la tarea de archivar sea menos pesada?. Archivar todo al final del día. Ir archivando sobre la marcha o reservar un momento del día. Dejar que los documentos se acumulen.

¿Qué se debe hacer con los archivos y carpetas en el ordenador?. Organizar la documentación informatizada siguiendo reglas similares al archivo en papel. No es necesario organizarlos. Guardarlos todos en una única carpeta.

¿Cómo se organizan los archivos en el ordenador?. De forma aleatoria. Jerárquicamente, en directorios o carpetas. Solo por orden alfabético.

¿Qué se debe hacer con los archivos que ya no se necesitan en el ordenador?. Guardarlos por si acaso. Eliminarlos. Moverlos a una carpeta de 'antiguos'.

¿Qué es una base de datos?. Un documento de texto. Un almacén con gran cantidad de información relacionada y organizada. Un programa para enviar correos electrónicos.

¿Cómo se estructuran las bases de datos relacionales más usadas?. En una sola tabla. En una o más tablas, con columnas (campos) y filas (registros). Como archivos de texto plano.

¿Qué son las columnas en una tabla de base de datos?. Los registros completos. Los campos, que guardan una parte de la información. Las filas.

¿Qué es el correo electrónico o e-mail?. Un servicio de red para enviar y recibir mensajes y archivos rápidamente. Un sistema para enviar cartas físicas. Un programa para gestionar bases de datos.

¿Qué componente básico se necesita para enviar y recibir correo electrónico?. Un número de teléfono. Una dirección de correo electrónico. Una cuenta bancaria.

¿Qué esquema siguen básicamente las direcciones de correo electrónico?. servidor@usuario.dominio. usuario@servidor.dominio. dominio@usuario.servidor.

¿Quién proporciona la dirección de correo electrónico?. El propio usuario. Un proveedor o servidor de correo. El sistema operativo.

¿Qué es un programa de gestión de correo electrónico (cliente de correo)?. Un programa para gestionar bases de datos. Un programa para enviar o leer correos electrónicos. Un programa para navegar por internet.

¿Qué programa de gestión de correo electrónico es muy usado y gratuito, y de código abierto?. Microsoft Outlook. Windows Mail. Thunderbird.

¿Qué es lo primero que se debe hacer al decidir usar un programa de gestión de correo electrónico?. Instalar el programa. Configurar la cuenta de correo electrónico. Enviar un correo de prueba.