ILERNA M1 - Atención al Cliente - UF3 (3)

El archivo centralizado es aquel que: El archivo se encuentra en distintos puntos de la empresa. Es habitual en grandes multinacionales. El archivo se encuentra físicamente en un único lugar. Guarda documentos importantes por su valor histórico y documental.

Según su grado de utilización los archivos pueden ser: Archivos de documentos, archivos de microfilm y archivos informatizados. Archivos centralizados y archivos descentralizados. Archivos formales y archivos informales. Archivos activos, semiactivos e inactivos.

En la ordenación alfabética: Ninguna respuesta es correcta. Deben tenerse en cuenta solo las graduaciones y el estado civil. Sí se tienen en cuenta los títulos honoríficos y nobiliarios y deben ordenarse de esa manera. No se tienen en cuenta los títulos honoríficos o nobiliarios de las personas para la clasificación.

La carpeta del correo electrónico en la que se guardan los correos pendientes de envío es: Borradores. Bandeja de entrada. Correos enviados. Bandeja de salida.

Con este modo de archivo que almacena mediante microfotografías se reduce el tamaño del papel original y se graba la imagen en una película: Archivo microfilm. Archivo telemático. Archivo informatizado. Archivo de documentos.

Se utiliza para guardar documentación de uso habitual y frecuente. También puede llamarse archivo de oficina o archivo de gestión: Archivo semiactivo. Archivo inactivo. Archivo pasivo. Archivo activo.

No es una fase del proceso de archivo en la empresa: Revisión. Purga. Plan de mejora. Referenciación.

La principal desventaja de la clasificación por materias o temática es: No cuenta con ninguna desventaja. Es complicada la búsqueda de información en este tipo de archivos. Se debe tener muy clara la fecha del documento porque es el principal criterio de orden que se sigue. Un mismo documento puede tener más de una temática y esto puede dificultar su clasificación.

En el nivel de seguridad o protección alto: No es necesario redactar un documento de seguridad. No se incluyen datos sobre creencias, raza, vida sexual o salud. El acceso a los documentos es libre. Solo se pueden copiar o reproducir los documentos bajo el control de personal autorizado.

En la ordenación alfabética, en el caso de sucursales de empresas que tengan el mismo nombre, se ordenarán de acuerdo a: Su población. Su provincia. Su CIF. Su dirección postal.

El derecho del ciudadano que permite que se supriman los datos que resulten inadecuados o excesivos es el de: Oposición. Rectificación. Acceso. Cancelación.

En la clasificación alfabética, la información se muestra por orden alfabético y debe seguir la pauta de: En los nombres de las empresas se deben tener en cuenta palabras genéricas como "Hijos", "Sociedad " o "Compañía" a la hora de establecer un orden. Los nombres propios de las personas se ordenan según el primer apellido y si este coincide se ordenan por el nombre. Los nombres propios de las personas se orden según el nombre de la persona. Los nombres propios de las personas se ordenan según el primer apellido y si este coincide se ordenan por el segundo apellido.

Determina cuál de las siguientes afirmaciones sobre el proceso de archivo es la correcta: Los documentos que queramos utilizar del archivo deben extraerse de manera aislada. Los documentos laborales deben conservarse, al menos, cuatro años en la empresa. Cuando los documentos no son útiles para la empresa, pueden quemarse o enterrarse. Los derechos de propiedad de una empresa son documentos que deben conservarse durante diez años.

Las bases de datos cuentan con diversos elementos, que son: Parte física y parte mental. Parte relacional y parte estructural. Parte física, parte lógica y parte humana. Parte analógica y parte digital.

Los tipos de clasificación de documentos que podemos encontrarnos en las empresas son: Primaria y secundaria. Analógica y digital. Alfabética, geográfica, temática, numérica y cronológica. Cronológica, numérica y geográfica.

El archivo que se encuentra en más de un punto físico en atención a las características y necesidades de la empresa se denomina: Archivo lineal. Archivo descentralizado. Archivo departamentalizado. Archivo centralizado.

Para que una base de datos esté informatizada, necesitamos un hardware, ¿qué elemento es?. La parte humana. La parte física. La parte lógica. La parte ambiental.

El derecho del ciudadano a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de carácter personal es el derecho de: Rectificación. Acceso. Oposición. Cancelación.

Contiene documentos importantes por su valor histórico y/o documental, dado que su uso no es necesario actualmente en el seno de la empresa: Archivo inactivo, definitivo o pasivo. Archivo semiactivo. Archivo activo. Archivo provisional.

En una base de datos, los elementos que contienen la información que se atribuye a cada registro son: Tablas. Celdas. Campos. Registros.

La fase del proceso de archivo que consiste en destruir con máquinas destructoras de papel los elementos que ya no son útiles para la empresa se denomina: Purga. Conservación. Incorporación. Utilización.

Los archivos informáticos deben guardarse en lugares ignífugos, lo cual quiere decir que: Son lugares resistentes al fuego. Son archivos que deben incorporar copias de seguridad. Son lugares resistentes a las inclemencias meteorológicas. Son lugares con una importante protección de seguridad para evitar robos o extracciones.

El archivo que almacena sus documentos en formato papel es el: Archivo telemático. Archivo microfilm. Archivo informatizado. Archivo de documentos.

El derecho del ciudadano que permite conocer y obtener de forma gratuita información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento es el de: Acceso. Cancelación. Rectificación. Oposición.

El archivo inactivo es aquel que: Todas las respuestas son correctas. Contiene documentos importantes por su valor histórico. También es denominado archivo definitivo o pasivo. Cuenta con archivos que rara vez se utilizan en la empresa.

En la ordenación alfabética, cuando coincida el primer apellido de la persona clasificaremos según: El segundo apellido. El nombre y apellido. El nombre de la persona. La población de residencia.

La nube es: La base de datos que utilizan las empresas para su día a día. Un sistema de almacenamiento que guarda gran cantidad de documentos sin que llenen espacio en el ordenador. Una carpeta incluida dentro de la aplicación del correo electrónico. El correo electrónico utilizado en las empresas.

En una base de datos, la estructura en la que se almacenan los datos a través de filas y columnas es: Tablas. Celdas. Registros. Campos.

¿Cómo se envía un burofax?. Necesariamente hay que acudir a las oficinas de Correos. El envío se puede realizar acudiendo a las oficinas de Correos o, con la misma validez legal, mediante el servicio online que presta Correos en su página web. No puede enviarse por Internet. Necesariamente hay que enviarlo a través del servicio on-line que presta Correos en su página web.

En qué proceso de la correspondencia se integran los programas informáticos de gestión documental que, a través de la digitalización, convierten los documentos de papel en archivos informáticos que son los que posteriormente serán manipulados: Numeración. Distribución. Registro. Recepción y clasificación.

El primer filtro de la correspondencia lo realiza la persona encargada de recibirla, rechazando la correspondencia equivocada y separando la propaganda, que tendrá un tratamiento distinto. Esta fase de gestión de la correspondencia se denomina: Recepción y clasificación. Numeración y registro. Distribución. Ninguna de las respuestas es correcta.

La gestión de la correspondencia de entrada engloba su tratamiento y registro que, básicamente, integra los pasos de: Ninguna de las respuestas es correcta. Numeración y registro. Recepción, clasificación y distribución. Recepción, clasificación, distribución, numeración y registro.

Los procedimientos de seguridad a la recepción implican: Anotar el carácter de confidencial en el apartado "observaciones" del registro. Ninguna de las afirmaciones es exacta. Anotar en el registro los datos correspondientes al envío. Anotar en el registro los datos relativos al contenido.

El escritorio es: Un contenedor de archivos según el criterio del usuario. Fichero especial que sirve para contener y agrupar archivos y otras carpetas. Conjunto de datos relacionados entre si. El elemento de conexión y comunicación entre el usuario y el ordenador.

El término "archivo" se aplica: Las dos respuestas son correctas. Al lugar donde se conserva un conjunto ordenado de documentos. Ninguna de las dos respuestas es correcta. A la institución encargada de la conservación de los documentos.

La legislación establece tres niveles de seguridad, respecto de los que deberán adoptarse distintas medidas de privacidad y protección. A los archivos que contengan datos de infracciones penales y administrativas se aplicará las de: Nivel básico. Nivel alto. Nivel medio. Todas.

La información de alto valor que se actualiza frecuentemente, ¿con qué frecuencia debe guardarse?. Semanal. Mensual. Diaria. Anual.

Señala qué afirmación es verdadera: Ninguna de las respuestas es correcta. En ningún caso la forma de doblar las cartas irá condicionada por el formato y tamaño del sobre que se va a utilizar. La forma de doblar las cartas irá condicionada por el tamaño del papel que se va a utilizar. En todo caso, la forma de doblar las cartas irá condicionada por el formato y tamaño del sobre que se va a utilizar.

Los mensajes de texto breve enviados a través de la telegrafía, cuya principal característica es la rapidez de su recepción, se denominan: SMS. Telegramas. Telegramas internacionales. Correos electrónicos.

La parte de la estructura de una base de datos que contiene datos de cada uno de los elementos de la tabla, se denomina: Registros. Campos. Todas la respuestas son correctas. Tablas.

Las bases de datos que permiten el acceso de varios usuarios a la vez se denominan: En red. Relacionales. Orientadas a objetos. Jerárquicas.

¿A qué nivel de protección corresponde la siguiente medida de seguridad?: "La creación y salida de soportes (CD, DVD…) que contengan datos de carácter personal deberá ser previamente autorizada". Nivel de protección medio. Nivel de protección básico. Nivel de protección alto. Corresponde a todos.

La información menos importante pero que aún contenga un cierto valor, además de la información habitual diaria: ¿con qué frecuencia debe guardarse?. Semanal. Diaria. Anual. Mensual.

Los sistemas informáticos que guardan la información deben estar: En lugares ignífugos. En lugares de paso. Todo depende del antivirus. En lugares de uso común.

Son datos de carácter personal: Las creencias religiosas. Nombre, filiación y DNI. Nombre y DNI. Cualquier información concerniente a personas físicas identificadas o identificables.

Todos los documentos que están en un ordenador se guardan en: Archivos. Carpetas y archivos. Carpetas. Unidades de almacenamiento.

En la fase de numeración y registro las nuevas tecnologías aportan soluciones que la hacen mucho más cómoda. ¿En qué sentido?. A través de los programas de digitalización se imprime un sello en la copia digital. Todas son las respuestas correctas. Los programas enlazan con una aplicación con estructura de tablas y registran los documentos digitalizados. Se permite la emisión de etiquetas con un número que se pegan en el documento en papel y permiten su correcto archivado.

Los archivos microfilmados ya prácticamente no se utilizan, ya que esta técnica ha sido sustituida por: Las tres respuestas significan lo mismo. La informatización de documentos. El escaneado de documentos. La digitalización de documentos.

En cumplimiento de la normativa existente, las empresas deben: Aplicar en el tratamiento de su correspondencia procedimientos que impidan el acceso a los mismos por personal no autorizado. Aplicar en el tratamiento de su correspondencia procedimientos que aseguren el respeto a la confidencialidad. Las dos afirmaciones son incorrectas. Las dos afirmaciones son correctas.

¿Cuándo está justificado el archivo?. Sólo está justificado si es práctico. Sólo está justificado si es económico. Sólo está justificado si es eficaz. Sólo está justificado si se consulta con frecuencia.

Una modalidad de servicio que presta Correos consiste en cartas en las que se garantiza la recepción mediante la firma del destinatario o una persona autorizada. Si no pudiera entregarse, se advertirá al receptor mediante un aviso de que dispone de 15 días para recoger el envío en una oficina de Correos. Se denomina: Carta ordinaria. Postal Exprés. Carta urgente. Carta certificada.

En los archivos informatizados se almacenan: Documentos generados en equipos informáticos. Documentos generados en soporte papel y posteriormente digitalizados. Tanto documentos generados en equipos informáticos como en papel. Documentos generados en CD.

¿Cómo se controla y restringe el acceso a la correspondencia?. Controlando la realización de copias. Creando un registro de acceso. Todas las respuestas son correctas. Nombrando un responsable de la custodia.

Clasificar y ordenar los documentos: Debe permitir recuperar la información con facilidad y rápidamente. Debe tener unos criterios de utilización y consulta complicados para que no pueda acceder cualquier persona. El mantenimiento no tiene porqué ser constante. No tiene que ser flexible.

Para guardar los documentos de consulta poco frecuente se utilizará: Ninguna de las respuestas es correcta. El archivo semiactivo. El archivo definitivo. El archivo activo.

Un archivo es: Ninguna de las respuesta es correcta. Un conjunto de documentos acumulados en un lugar determinado. Un conjunto ordenado de documentos guardados en un lugar determinado. Toda la documentación que encontramos en un lugar determinado.

Una vez que la correspondencia se ha registrado el siguiente paso es: Recepción y clasificación. Ninguna de las respuestas es correcta. Distribución. Numeración y registro.

Las funciones del archivo son: Conservar toda la documentación que llegue a la empresa. Conservar y servir de centro de consulta de la documentación. Conservar la documentación y servir de centro de información. Conservar, consultar, servir de elemento probatorio y de centro activo de información.

¿Cómo se gestionan los procedimientos de seguridad y confidencialidad en el envío de la correspondencia?. Ninguna de las respuestas es correcta. Hay que conservar siempre un borrador. No debe conservarse los originales. No deben utilizarse sobres de ventanilla.

El Servicio destinado a empresas que necesitan intercambiar correspondencia periódica o paquetería entre un punto y varios destinos de España, personalizando cada contrato pudiendo elegir los días y horarios de recogida y entrega más convenientes para el cliente, de forma que se agrupan en un embalaje autorizado todos los envíos que se deseen, se denomina: Valija. Correo Urgente Internacional. Paquetería. Postal Express.

Para evitar el deterioro o la destrucción de los archivos informáticos: Debemos contratar a una empresa especializa en estos servicios. Debemos nombrar un responsable de seguridad. Debemos realizar periódicamente copias de seguridad. Debemos imprimir los documentos más importantes.

Respecto a los archivos por microfilm y los informatizados: Realmente los archivos por microfilm han sustituido a los informatizados. Son complementarios, se utilizan conjuntamente. Realmente los informatizados han sustituido a los archivos por microfilm. Son excluyentes si se utiliza uno, no debe utilizarse el otro.

Además del telegrama nacional e internacional, ¿Qué otro tipo de telegrama existe?. Telegrama online. Telegrama express. Telegrama analógico. Telegrama digital.

¿Cuál de los siguientes no es un documento enviado por un servicio de mensajería?. Telegrama. Carta certificada. Valija. Paquetería urgente.

La columna en una base de datos también recibe el nombre de: Fila. Registro. Campo. Tabla.

La clasificación geográfica puede clasificar los documentos teniendo en cuenta: Nombres de personas. Nombres de empresas. Ciudades. Temáticas.

¿Cómo se denomina a la correspondencia enviada entre las filiales de una empresa?. Fax. Valija. Paquete nacional. Carta certificada.

La clasificación alfabética puede clasificar los documentos teniendo en cuenta: Nombres de personas. Fechas. Ciudades. Temáticas.

La fase de separación en el proceso de archivo va justo antes de la fase de: Revisión. Clasificación. Archivo. Referenciación.

La carpeta del correo electrónico en la que se guardan los correos recibidos es: La bandeja de entrada. Los correos enviados. La bandeja de salida. Borradores.

En la ordenación alfabética, cuando coincidan el primer y segundo apellido de la persona, clasificaremos según: La población de residencia. El número de DNI. El nombre de la persona. El segundo apellido.

La fila en una base de datos también recibe el nombre de: Estructura. Registro. Campo. Tabla.