Instrucción sobre Gestión Documental Administrativa en la USC

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¿Cuál es el objetivo principal de la "Instrución da Secretaría Xeral para o Tratamento e Xestión da Documentación Administrativa"?. Establecer criterios para la organización y tratamiento de documentos administrativos. Definir las funciones del personal de archivo. Regular el uso de material de oficina. Establecer el procedimiento para la solicitud de material informático.

¿Qué artículos de los Estatutos de la USC fundamentan la instrucción?. Artículos 89.2d) y 151. Artículos 109.2a) y 151. Artículos 89.2d) y 109.2a). Artículos 150 y 151.

¿Quién tiene la responsabilidad de la conservación y ordenación de la parte administrativa del Archivo Histórico Universitario según la instrucción?. La Secretaría Xeral. El Rectorado. Los jefes de departamento. El personal de cada unidad administrativa.

¿Qué se entiende por "sistema de arquivos da USC" según el documento?. La agrupación de los archivos de oficina o gestión y el Archivo Histórico Universitario. Solo el Archivo Histórico Universitario. Todos los archivos de las facultades y centros. Los archivos digitales de la universidad.

¿Cuál es una de las funciones de los archivos de oficina o gestión?. Servir de apoyo a la gestión administrativa. Custodiar documentos históricos. Realizar estudios de valoración documental. Gestionar el préstamo de documentos.

¿Quién es responsable de la conservación y custodia de los documentos en los archivos de oficina o gestión?. La persona que desempeñe la jefatura de la respectiva unidad productora. El director del Archivo Histórico Universitario. El personal del servicio de reprografía. Los propios empleados que utilizan los documentos.

¿Cómo deben estar ordenados los expedientes en papel según la instrucción?. Ordenados e individualizados en carpetas de cartolina con código de identificación y fechas extremas. Apilados cronológicamente en cajas. Guardados en carpetas de plástico sin orden específico. Agrupados por tema sin identificación.

¿Se puede proceder a la eliminación total o parcial de la documentación en archivos de oficina o gestión?. No, a menos que se obtenga autorización del órgano consultivo competente. Sí, si la documentación es antigua. Sí, si hay copias digitales. Solo si los documentos son borradores.

¿Qué tipo de documentos se pueden destruir en archivos de oficina o gestión, aunque no se destruya el original?. Copias, borradores y documentación de apoyo informativo. Expedientes administrativos completos. Documentos con valor legal. Actas de reuniones importantes.

¿Qué es el "Archivo Histórico Universitario" según la instrucción?. Una unidad funcional donde se custodia, conserva y ordena la documentación administrativa generada por la Universidad que no tenga condición histórica. El archivo que contiene únicamente documentos históricos. El archivo centralizado de todas las copias digitales. El lugar donde se guardan temporalmente los documentos.

¿En qué colaborará el Archivo Histórico Universitario con otros órganos de la USC?. Coordinación del sistema y procesos documentales, asesoramiento en técnicas archivísticas y gestión documental. Impresión de documentos y digitalización. Gestión de redes sociales y comunicación externa. Mantenimiento de equipos informáticos.

¿Qué es la "transferencia documental"?. El procedimiento administrativo para la entrega de documentos de una oficina a un archivo o de un archivo a otro. La copia de documentos para uso interno. La eliminación de documentos obsoletos. El préstamo de documentos a otras instituciones.

¿Con qué periodicidad deben realizarse las transferencias documentales ordinarias?. Anual. Semestral. Trimestral. Mensual.

¿Qué objetivo tienen las transferencias documentales, además de la gestión documental?. Reducir el espacio que las oficinas dedican a la custodia de documentos. Aumentar el espacio de almacenamiento en las oficinas. Facilitar el acceso inmediato a todos los documentos. Digitalizar toda la documentación de la universidad.

¿Qué plazo mínimo de antigüedad suele tener la documentación antes de ser transferida al Archivo Histórico Universitario?. Cinco años. Un año. Diez años. No hay un plazo mínimo establecido.

¿Qué información se debe comunicar al Archivo al prever una transferencia documental?. Serie o series documentales, fechas extremas y número de cajas. Solo el nombre del departamento que transfiere. Una lista detallada de cada documento individual. El motivo de la transferencia.

¿Qué tipo de cajas se utilizan generalmente para la transferencia documental?. Cajas de cartón de tamaño folio o folio prolongado. Cajas de plástico con cierre hermético. Archivadores metálicos. Contenedores de madera.

¿Qué tarea de preparación debe realizarse antes del traslado de la documentación?. Revisar expedientes, comprobar que están completos y verificar la ordenación. Eliminar todos los documentos que no sean originales. Crear nuevas carpetas para cada documento. Digitalizar toda la documentación.

¿Qué elementos físicos deben eliminarse de la documentación antes de la transferencia?. Clips metálicos, gomas elásticas, argolas y carpetas de plástico. Solo los clips metálicos. Ningún elemento adicional debe ser eliminado. Solo las carpetas colgantes.

¿Qué documento debe acompañar a toda transferencia documental?. La correspondiente relación de entrega. Una copia de la factura de las cajas. Un informe de valoración documental. Un certificado de autenticidad.

Además de la relación de entrega, ¿qué más debe entregar la unidad administrativa remitente?. Una copia de la base de datos donde se relacione la documentación enviada. Un listado de los empleados que realizaron la transferencia. El presupuesto de la transferencia. Un resumen de la documentación.

¿Quién asume el coste del traslado de la documentación para la transferencia?. Cada servicio administrativo. El Archivo Histórico Universitario. La Secretaría Xeral. Se comparte el coste a partes iguales.

¿Qué ocurre una vez que el Archivo Histórico Universitario recibe la documentación transferida?. Se procede al cotejo del contenido con la relación de entrega. Se archiva la documentación sin revisión. Se devuelve la documentación a la unidad de origen. Se procede a su eliminación inmediata.

¿Quién es responsable de la custodia, acceso y tratamiento de los documentos una vez finalizado el procedimiento de transferencia?. El Archivo Histórico Universitario. La unidad administrativa que transfirió los documentos. La Secretaría Xeral. El órgano consultivo competente.

¿Qué motiva una transferencia extraordinaria de documentación?. La supresión o extinción de actividades de una entidad administrativa o académica. La jubilación de un funcionario. La finalización de un proyecto de investigación. La renovación de equipos informáticos.

¿Qué son los "préstamos documentales" según la instrucción?. La facilitación de documentos originales a unidades productoras para continuar trámites o atender intereses legítimos. El préstamo de copias de documentos a otras instituciones. El préstamo de documentos históricos a investigadores externos. La cesión temporal de documentos a otros archivos.

¿A qué se restringe el préstamo de documentación original?. Aquellos trámites en que se requiere disponer de los mismos durante un período de tiempo que excede la consulta puntual. Solo para consultas puntuales. Cuando el documento ya no tiene ninguna utilidad administrativa. Cuando se trata de documentos con valor histórico.

¿Cómo se realizan las peticiones de expedientes o documentos para préstamo?. Mediante el formulario electrónico destinado para estos efectos. Por correo electrónico informal. De forma verbal al personal del archivo. A través de una llamada telefónica.

¿Cuál es la duración máxima de un préstamo documental?. Un mes. Dos semanas. Tres meses. Indefinida.

¿Qué sucede si no se devuelve un documento prestado en el plazo establecido?. Implicará el traspaso de la responsabilidad de custodia. Se aplicará una multa a la unidad administrativa. Se cancelará el acceso a otros servicios. Se enviará una notificación al superior del responsable.

¿Quién prepara la documentación para su remisión por correo interno a la unidad administrativa peticionaria tras recibir una petición de préstamo?. El Archivo Histórico Universitario. La unidad administrativa que realizó la petición. La Secretaría Xeral. Personal de seguridad.

¿Qué información debe reflejarse en la aplicación informática durante el proceso de préstamo?. Número de identificación del préstamo, fecha de envío, fecha de recepción, plazo de devolución y fecha efectiva. Solo el nombre del solicitante. El motivo exacto por el que se solicita el préstamo. La firma del responsable de la unidad administrativa.

¿Cuándo debe devolverse la documentación prestada?. Tan pronto decaiga la necesidad de disponer de ella en la propia oficina. Al finalizar el mes del préstamo. Cuando lo solicite el Archivo. Inmediatamente después de su consulta.

¿Cómo se realiza la devolución de la documentación prestada?. Por correo interno. Personalmente en el Archivo. Mediante mensajería externa. Por correo postal certificado.

¿Cuándo entra en vigor la presente instrucción?. El día siguiente a su publicación en el Taboleiro Electrónico de la USC. Inmediatamente después de su firma. Una semana después de su publicación. Al inicio del siguiente año académico.

¿Quién firma la instrucción como "Secretaria Xeral"?. Dulce Mª García Mella. El Rector. El Director del Archivo Histórico. Un representante de la Secretaría Xeral.

¿Qué ley se menciona como base para la firma digital del documento?. Ley 39/2015 de 1 de outubro, do procedemento administrativo común das administracións públicas. Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos. Ley 34/2002 de servicios de la sociedad de la información y de comercio electrónico. Ley 19/2013 de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno.

¿Cuál es el objetivo de la sistematización de los procesos vinculados a la gestión documental en la USC?. Mejorar la protección de los documentos y la información, así como su control. Reducir el número de empleados del archivo. Facilitar la impresión masiva de documentos. Crear un nuevo sistema de catalogación.

¿Qué se busca proporcionar con la correcta conservación de los documentos?. Estabilidad y uniformidad a la gestión de la documentación. Mayor facilidad para la eliminación de documentos. Un acceso más rápido a documentos antiguos. Una reducción de costes de almacenamiento.

¿Qué tipo de actuaciones pueden acreditar los archivos de oficina o gestión?. Las actuaciones y actividades de la unidad productora. Las decisiones de contratación. Las solicitudes de vacaciones del personal. Los registros de asistencia.

¿Qué deben hacer los archivos de oficina o gestión con los documentos y expedientes producidos?. Organizar, conservar e instalar correctamente. Digitalizar y enviar al Archivo Histórico. Eliminar aquellos que no sean de uso frecuente. Clasificar por orden alfabético exclusivamente.