Instructivo de llenado de los mantenimientos

SON DOCUMENTOS OFICIALES DE APLICACION OBLIGATORIA, SIRVEN COMO MEDIO DE COMUNICACION Y COORDINACION PARA REGISTRAR Y TRANSMITIR EN FORMA ORDENANDA Y SISTEMATICA INFORMACION DE UNA UNIDAD O ESTABLECIMIENTO. Manuales Operativos. Manuales Administrativos. Manuales Diversos.

¿Qué elementos simplificados establecen los manuales administrativos?. Elementos para el entretenimiento control, difusion capacitacion y actualizacion de la mision, funciones y procedimientos documentados de una unidad o establecimiento. Elementos para el control, difusion capacitacion y actualizacion de la mision, funciones y procedimientos documentados de una unidad o establecimiento. Elementos para la distracción, difusion capacitacion y actualizacion de la mision, funciones y procedimientos documentados de una unidad o establecimiento.

Características de los manuales administrativos. Exhibir una visión de conjunto, delimitar funciones comendadas a cada area y propiciar uniformidad en el trabajo. Exhibir una visión individual, unir funciones y despropiciar uniformidad. Ocultar la visión de conjunto, delimitar funciones y propiciar la diversidad.

¿Qué casos obligan a actualizar un manual ya formalizado?. Modificación modificación de atribuciones o funciones. Cuando se quiere, cuando no hay presupuesto, cuando el manual se pierde. Modificación de estructuras orgánicas, cambio de nivel jerárquico o reorganización operativa, modificación de atribuciones o funciones.

tipos de manuales se emplean en la Secretaría de Marina. Manuales de contabilidad, de marketing y de ventas. Manuales de organización, procedimientos y diversos. Manuales de uso personal.

¿Quiénes son responsables de la elaboración y actualización de manuales administrativos?. El personal de limpieza. Las unidades y establecimientos de la Secretaría de Marina. Empresas externas.

Mencione las tres fases para integrar un manual administrativo. Planeación, creación y distribución. Diseño, impresión y entrega. Planeación, recopilación de la información y análisis de la información.

¿Qué técnicas se utilizan para recabar información para un manual?. Investigación en redes sociales, entrevista indirecta y fantasías. Investigación documental, entrevista directa y realidad observada. Investigación alienígena, entrevista telefónica y sueños.

¿Qué se debe verificar en la revisión de funciones?. Conservar funciones generales, repetir funciones, redactar funciones igual que atribuciones. Eliminar funciones generales, evitar repeticiones, no redactar funciones igual que atribuciones, ordenarlas por importancia, reubicar funciones fuera de competencia, homogenizar áreas afines y uniformar la terminología. Agregar funciones generales, repetir funciones y redactar funciones como se desee.

¿Qué indica la clasificación de la información como “RESERVADO”?. Que la información es confidencial, sin restricciones. Que la información es para uso público. Que compromete la seguridad nacional, la seguridad pública o la defensa nacional.

¿Qué describen los manuales de organización?. La forma en que se fabrican los productos. La forma en que está organizada una unidad o establecimiento y las funciones que debe realizar cada área. La forma en que se decora un edificio.

¿Cuál es el contenido mínimo de un manual de organización de unidades y establecimientos?. Identificación, formalización, índice y directorio. Identificación, índice, introducción, directorio, antecedentes históricos, fundamento legal, misión, atribuciones, estructura orgánica, organigrama y funciones. Identificación, formalización, índice, introducción, directorio, antecedentes históricos, fundamento legal, misión, atribuciones, estructura orgánica, organigrama y funciones.

Aquella relacionada con el objetivo para el cual fue creada el área. Función común. Función sustantiva. Función adjetiva.

¿Cómo deben iniciarse las funciones en un manual?. Con adjetivos, en presente. Con un verbo en infinitivo, evitando adjetivos calificativos y excesivo detalle. En presente, con adjetivos.

Especifican quién, cómo, dónde, cuándo y para qué se realizan las actividades necesarias para desarrollar las funciones. Manual de procedimientos operativos. Manual de procedimientos administrativos. Manual de funciones sustantivas.

¿Qué no deben incluir los manuales de procedimientos administrativos?. Los procedimientos sistemáticos operativos (PSO's). Los procedimientos internos. Todos los procedimientos.

¿Qué debe contener la identificación de un procedimiento?. Nombre claro del procedimiento, descripción de origen, áreas responsables, numeración progresiva de actividades, formatos y resultados. Serial único, nombre claro del procedimiento, descripción de origen, áreas responsables, numeración progresiva de actividades, formatos y resultados. Serial único, descripción de origen, áreas responsables, numeración progresiva de actividades, formatos y resultados.

Representan de forma grafica la secuencia de actividades, las áreas que intervienen y las tecnologías de información. Los Procedimientos. Diagramas de flujo. Diagramas de la estructura organica.

En los procedimientos administrativos son reglas obligatorias que guían la actuación respecto a funciones, operaciones y/o actividades, prescribiendo límites de responsabilidad. Politicas. Normas. Reglas.

¿Qué son los anexos en un manual de procedimientos?. Solo los resultados. Información que documenta las actividades de los procedimientos, como formatos e instructivos de llenado. Información confidencial.

Supervisa el equipo de trabajo en la elaboración del manual administrativo?. El titular y el suplente. El titular de la unidad o establecimiento. El comandante.

¿Qué papel cumple el coordinador del equipo de trabajo?. Solo distribuir responsabilidades. Mantener coordinación, distribuir responsabilidades y determinar fechas y alcances. Solo determinar fechas y alcances.

¿Qué se debe hacer antes de una entrevista directa para recabar información?. Llegar sin avisar. Tener claro el objetivo y concertar la cita con anticipación. Ir con prisas.

Detectar problemas con mayor precisión e identificar datos omitidos. Finalidad de la observación y la entrevista directa. Finalidad de la observación de la realidad. Finalidad de la entrevista.

Aspecto clave que se debe cuidar en el análisis de la información para un manual?. Usar diferentes criterios. Unificar criterios en terminología y presentación. No cuidar la presentación.

¿En qué formato electrónico se debe elaborar el manual?. En Excel. En Word, tamaño carta, configuración vertical, fuente Arial. A mano.

¿Qué leyenda debe insertarse en los manuales administrativos de la Secretaría de Marina?. La palabra CONFIDENCIAL. La palabra RESERVADO en ángulo superior izquierdo e inferior derecho de cada hoja. Ninguna leyenda.

¿Qué efecto tiene la firma del Acuerdo Secretarial en un manual?. Le da un valor simbólico. Le otorga carácter legal y obligatorio, y establece la fecha de vigencia. No tiene ningún efecto.

¿Quién controla la impresión y distribución de los manuales formalizados?. La Dirección General Adjunta de Programación, Organización y Presupuesto. El área de recursos humanos. El encargado de informática.

¿Qué es la Normateca Interna?. Una biblioteca física. La Normateca Interna. Un grupo de WhatsApp.

¿Qué diferencia hay en el contenido del manual de organización de buques respecto a unidades?. Incluye organización administrativa, organización operativa, representación gráfica, funciones específicas de puestos operativos y servicios de guardia. Solo la organización administrativa. Solo la organización operativa.

¿Qué debe contener la portada exterior de un manual de organización?. Solo el nombre de la unidad. Identificación de la unidad o establecimiento, tipo de manual, fecha y un código con siglas MO y números asignados. El nombre de la persona que lo elabora.

¿Qué se incluye en el capítulo de antecedentes históricos?. La descripción del personal. Descripción histórica desde la creación, disposiciones jurídicas que han modificado su organización y funcionamiento, en orden cronológico y sin nombres de personas. Solo la historia reciente.

¿Qué es una atribución según la guía?. Medio para alcanzar la misión, el derecho de desarrollar funciones asignadas y que determina el ámbito de competencia. El objetivo personal del jefe. Solo las tareas del personal.

¿Cómo se clasifican las funciones en un manual de organización?. Solo en funciones. En funciones sustantivas o básicas y funciones adjetivas o de apoyo. En funciones personales.

¿Qué deben reflejar los procedimientos administrativos respecto a funciones?. Solo la dirección. La interacción de los diferentes niveles jerárquicos de las unidades y establecimientos (dirección, supervisión y ejecución). Solo la supervisión.

¿Qué documento se utiliza para identificar procedimientos antes de describirlos?. La tabla de identificación de procedimientos (Anexo 25). Los datos del personal. El índice.

¿Cómo se deben redactar las actividades en un procedimiento?. Con el nombre de la persona. Iniciando con un verbo en presente, tercera persona del singular, y especificando quién, cómo, cuándo y dónde se realizan. De cualquier forma.

¿Qué debe contener la descripción final de un procedimiento?. Solo los resultados. Resultados, áreas participantes y la leyenda "Termina procedimiento". Solo las áreas participantes.

¿Qué son los Instructivos de Trabajo?. Documentos personales. Documentos que detallan tareas realizadas por una sola persona, normalmente fuera de la estructura orgánica, y que apoyan un procedimiento. Documentos sin importancia.

¿Para qué se utilizan los diagramas de flujo?. Solo la secuencia de actividades. Para representar gráficamente la secuencia de actividades, áreas intervinientes y tecnologías utilizadas en un procedimiento. Solo las tecnologías.

¿Qué datos debe contener un diagrama de flujo?. Solo el nombre del procedimiento. Nombres de unidad, áreas y responsables, serial, nombre del procedimiento, listado de áreas, fecha, elaboró, revisó y autorizó. Los datos del personal.

¿Cuáles son las tres acciones para mejorar procedimientos?. Diseño, impresión y entrega. Eliminación, combinación y simplificación. Creación, destrucción y modificación.

¿Qué función tienen las normas dentro de los procedimientos?. Crear confusión. Orientar decisiones, evitar consultas sobre asuntos rutinarios y favorecer la uniformidad. Solo evitar consultas.

¿Qué características deben tener las normas?. Ser opcionales. Ser imperativas, específicas, exactas, claras y concisas, y prever la mayor parte de las situaciones habituales. Ser ambiguas.

¿Qué son los formatos en un manual de procedimientos?. Solo los resultados. Piezas impresas con datos fijos y espacios para información variable que documentan actividades. Solo los datos fijos.

¿Qué debe contener un formato de procedimiento administrativo?. Solo el nombre del formato. Unidad o establecimiento responsable, nombre del formato y campos para los requisitos de información. Solo los campos de información.

¿En qué versiones debe remitirse un manual de procedimientos concluido?. Solo en físico. De forma electrónica e impresa. Solo en la nube.

¿Qué se debe hacer cuando se modifica un manual de organización en relación al manual de procedimientos?. No se hace nada. Se debe verificar la incidencia en el manual de procedimientos para su correspondiente actualización. Solo se actualiza el manual de organización.

¿Quién revisa que las propuestas de manual mantengan uniformidad en la presentación?. La Dirección General Adjunta de Programación, Organización y Presupuesto. Los encargados de cada área. Nadie lo revisa.

¿Qué se debe incluir en la portada interior de un manual de organización?. Encabezado con información personal. Encabezado con Secretaría de Marina-Armada de México y mandos correspondientes, nombre del manual y unidad, y fecha de elaboración. Sin encabezado.

¿Qué se debe evitar al redactar funciones en un manual?. Repetir funciones. Evitar excesivo detalle, no usar adjetivos calificativos, ni repetir funciones con redacciones diferentes. Usar muchos adjetivos.

¿Qué información debe contener el directorio de un manual de organización?. Solo la dirección. Domicilio de la unidad, relación de puestos (sin nombres) y teléfonos de contacto. Solo los nombres.

¿Cómo se debe redactar la misión si no está definida en el acuerdo de creación?. Solo el propósito. Describir la tarea y el propósito de la unidad o establecimiento. Solo la tarea.

¿Qué se debe verificar antes de iniciar la elaboración de procedimientos administrativos?. Que no estén actualizadas. Que las estructuras autorizadas coincidan con la organización actual y que las normas y reglamentos estén actualizados. Que las estructuras no coincidan.

¿Qué se debe indicar en la numeración derivada de actividades con alternativas de decisión?. Se enumeran de cualquier manera. Se numeran como actividad original y luego las alternativas. Se numeran como actividad original (ej. 5) y alternativas como 5.1, 5.2, etc.

¿Qué es un producto administrativo en el contexto de un procedimiento?. Es un gasto. Es el resultado comprobable de un conjunto de actividades alineadas a las funciones. Es una tarea simple.

¿Qué deben prever las normas para ser efectivas?. Solo algunas situaciones. Todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que puedan presentarse. Las peores situaciones.